9 geriausios apskaitos planavimo programėlės: Greitesni grafikai, Švaresnis atlyginimų apskaičiavimas

Jei jūsų pamainos gyvuoja viename skirtuke, darbo laiko apskaita kitame, o algos trečiame, iš esmės jūs greitai skubate į chaosą. Finansams reikia švarių skaičių. Vadovams reikia tikslių sąrašų. Žmonėms reikia teisingo atlyginimo, laiku. Tiltas, laikantis visus tris ramiai, yra apskaitos ir planavimo programėlės—įrankiai, planuojantys pamainas, fiksuojantys realų laiką ir teikiantys algoms švarią, audituojamą paketą.

Pateiksime funkcijas, kurios iš tikrųjų svarbios, parodysime, kaip jas įgyvendinti be dramos, ir palyginsime populiariausias galimybes. Shifton pateikiamas pirmas, nes jis glaudžiai susieja grafiką → laiką → algų taisykles → eksportavimą. Tuomet nagrinėsime stiprias alternatyvas, tinkančias konkretiems scenarijams (restoranai, sudėtingos pramoginimo taisyklės, „QuickBooks“ centrinės komandos, HR sprendimai).

Be nereikalingų dalykų, be tiekėjo bingo. Tiesiog aiškūs žingsniai, kaip sumažinti administracijai skirtą laiką, sumažinti taisymo poreikį ir užtikrinti nuobodžią (t.y. patikimą) algos dieną kas ciklą.

Kodėl Apskaitos Planavimo Programėlės Yra Svarbios

Algos yra vieta, kur tvarkaraščiai virsta pinigais. Nešvarūs duomenys čia pakenkia pasitikėjimui, kelia atitikties riziką ir suvalgo valandas. Apskaitos ir planavimo programėlės automatizuoja jūsų taisyklių vykdymą (laikini viršvalandžiai, naktiniai/savaitgalio tarifai, pertraukos), tikrina įėjimus į darbą pagal planuotas pamainas ir žymi išimtis, kol jos nepatenka į algas. Tai mažiau gaisro gesinimo situacijų, mažiau pakartotinių paleidimų ir mažiau „kodėl mano atlyginimas ne toks?“ energijos.

Ką gaunate, kai kilpa tvirta:

• Vienas grafikas kuriuo pasitiki visa komanda.

• Vienas laiko žurnalas kuris atspindi realybę.

• Vienas eksportas kuri finansai gali paskelbti be rankos darbo.

Po kapotu, geros apskaitos ir planavimo programėlės atlieka tris darbus gerai:

1. Planuokite darbą. Šablonai, vilk ir mesk, konfliktų tikrinimas, įgūdžių/rolės reikalavimai.

2. Sugaukite realybę. Mobilūs arba kioskiniai atėjimai su GPS/geo apribojimais, protingas pertraukų tvarkymas, švarus redagavimas su priežastimis.

3. Paruoškite pinigus. Jie paverčia valandas į algų kodus, kurių tikisi jūsų algų ir apskaitos sistemos—patikimai ir pakartotinai.

9 populiariausias apskaitos planavimo programėles

Žemiau pateikiamos plačiai naudojamos galimybės. Kiekviena gali veikti— jūsų kontekstas nusprendžia nugalėtoją.

Shifton — galutinis, algoms skirtas dizainas

Shifton laiko pagrindinę kilpą paprastą: greitai kurkite grafikus, užfiksuokite tikrą laiką, automatiškai taikykite algų taisykles, patvirtinkite laiko žurnalus su audito istorija ir eksportuokite nuoseklius duomenis algoms ir apskaitos departamentui. Vadovai dirba greičiau, finansai kovoja su mažiau ugniažolių, o darbuotojai mato atlyginimą, kuris atitinka planą.

Kur Shifton žvilga:

• Greičio: grafikų šablonai, masiniai veiksmai, aiškūs konfliktų tikrinimai.

• Tikslumo: mobilūs atėjimai su apsaugos priemonėmis; kiekvienas redagavimas yra registruojamas.

• Taisyklės: viršvalandžiai, diferencialai, pašalpos—koduojama vieną kartą, pritaikoma visur.

• Finansams palankus: eksportai atitinka algų kodus ir kaštų centrus, kuriuos jau naudojate.

Geriausia: pamainoms turtingoms komandoms svetingume, mažmenoje, klinikose, lauko paslaugose ir skambučių centruose, norinčioms naudos iš apskaitos ir planavimo programėlės be konsultavimo projekto.

Deputy — tvarkaraščio galia + pažangios darbo taisyklės

Deputy yra žinoma dėl stiprių tvarkaraščių ir lankščių atlyginimo taisyklių. Jei balansuojate kelias vietas, roles ir baudos tarifus, ji turi valdiklius, kad būtų galima išlaikyti tą pasaulį tvarkingą. Laiko žurnalai sklandžiai pereina į bendrą algų rinkinį, todėl tai patikima pasirinkimas tarp apskaitos ir planavimo programėlės.

Geriausia: daugiauponisiams veiklos subjektams ir komandoms su sudėtingomis premijų/baudos struktūromis.

When I Work — draugiška, SMĮ-pirmiausia

When I Work orientuojasi į paprastumą: vadovai planuoja, darbuotojai praneša apie atėjimus, laiko žurnalai nukreipiami į jau žinomus algų įrankius. Tai svetinga naujoms komandoms apskaitos ir planavimo programėlės ir sutelkiama į greitą priėmimą.

Geriausia: mažoms ir vidutinio dydžio įmonėms, norinčioms lengvai laimėti be gilių pritaikymo logikų.

Homebase — populiari mažoms įmonėms

Homebase kelia ribą mažoms komandoms: paprastas tvarkaraščio sudarymas, laiko stebėjimas ir perdavimas į bendrus algų paslaugas. Daugeliui kavinių, parduotuvių ir vietinių paslaugų tai yra švari integracija į apskaitos ir planavimo programėlės.

Geriausia: biudžetui jautrioms komandoms atsisakant skaičiuoklių.

Connecteam — pirmiausia mobilieji veiklos centrai

Connecteam apjungia tvarkaraštį, laiko stebėjimą ir komandos bendravimą į vieną programėlę. Jei jūsų komanda gyvena jų telefonuose, mobili patirtis ir greitas paleidimas gali būti labai svarbūs— ypač jei norite apskaitos ir planavimo programėlės kuris taip pat būtų kasdienis veiklos įrankis.

Geriausia: lauko/priekine linija dirbančioms komandoms, kurioms reikia paprastų, įrenginyje veikiantčių darbo srautų.

Shiftboard — sukurta sudėtingoms, reguliuojamoms darbams

Shiftboard skirtas operacijoms griežtomis sąlygomis—gamyba, energetika, visuomenės saugumas. Ji patogiai jaučiasi sudėtingose taisyklėse, daugiasluoksnėse patikrinti ir paklausos svyravimuose, todėl tai yra aukštos kontrolės požiūris į apskaitos ir planavimo programėlės.

Geriausia: aplinkai, kurioje tvarkaraščio klaida gali kainuoti brangiai arba būti pavojinga.

7shifts — natyvios restoranai

7shifts buvo sukurtas svetingumui. Ji prognozuoja darbo jėgą vs. pardavimus, valdo FA/BDA realijas ir stumia algoms paruoštas valandas į populiarus teikėjus. Jei valdote restoranus ir norite apskaitos ir planavimo programėlės suderinta su jūsų pasauliu, ši koncentracija atsiperka.

Geriausia: restoranams, kavinėms, barams, GSR.

QuickBooks Time (ankstesnė TSheets) — QB-Centric

Jei QuickBooks yra jūsų finansinė bazė, QuickBooks Time laiko viską šeimoje: patikimas planavimas ir laiko stebėjimas su gimtųjų perkėlimais. Kaip apskaitos ir planavimo programėlės eina, ši yra patraukli, kai jūsų užpakalinė biuro jau sukasi aplink QuickBooks.

Geriausia: komandoms, standartizuotoms naudojant QuickBooks, kurios nori sumažinti integravimo sunkumus.

Paycor Scheduling — dalis visiško HR/algų paketo

Paycor Scheduling telpa į platesnę HR/algų platformą. Jei norite vieno tiekėjo per HRIS + algos + planavimą, jis siūlo tvarkingą, vieningą kelią į apskaitos ir planavimo programėlės kategoriją.

Geriausia: organizacijoms, konsoliduojančioms tiekėjus ir duomenis po vienu stogu.

Ko Ieškoti (Funkcijų Patikrinimo Sąrašas)

• Išmanus tvarkaraštis: šablonai, taisyklės, įgūdžių/rolės patikra, jokių dvigubų užsisakymų.

• Sunku klastoti laiką: GPS/geo apribojimai, kioskas, devaiso patikimumas, pertraukų patvirtinimai.

• Algų taisyklių variklis: viršvalandžiai, šventės, diferencialai, padalintos pamainos—be skaičiuoklių.

• PTO/atostogų sinkronizavimas: prašymai atnaujina tvarkaraštį ir laiko žurnalą automatiškai.

• Patvirtinimai + auditas: kas pakeitė ką, kada ir kodėl—prieš išeksportuojant.

• Eksportai/integracijos: teisingi algų kodai ir dimensijos algoms/GL.

• Kaštų matomumas: gyvas darbas vs. Biudžetas, kad vadovai galėtų pasukti vidurio savaitę.

• Leidimai: darbuotojai patys tvarkytųsi; vadovai tvirtina; finansai skelbia.

• Mobilus UX: komanda iš tikrųjų jį naudos—kasdien.

Kaip Palyginti Apskaitos Planavimo Programėles per Valandą

Atsiimkite vieną realią savaitę duomenų į kiekvieną demonstraciją. Paprašykite tiekėjo:

1. Sukurti savo sukant stažuotės šabloną ir užpildyti spragas.

2. Registruoti kelias bandomąsias pamainas (mobilūs + kioskas) ir tada pataisykite praleistą įėjimą su priežastimi.

3. Taikyti savo viršvalandžių ir diferencialus taisykles.

4. Patvirtinkite laiko žurnalus, uždarykite periodą, eksportuokite failą algoms ir vieną apskaitai.

5. Rodykite kaštų skydelį: darbo jėga vs. Biudžetas pagal dieną/komanda/darbą.

Jūs iš karto pamatysite, kas atitinka jūsų smegenis—ir kas reikia sistemų integratoriui, kad kvėpuotų.

Įgyvendinimas (Keturių Savaičių, Be Dramos)

1 savaitė — Nuspręskite pinigų taisyklių.

Dokumentuokite viršvalandžius, baudas, premijas, apvalinimus ir pertraukų logiką. Susiekite roles su atlygio elementais. Apibrėžkite patvirtinimo vartai (vadovas → alga → finansai). Patvirtinkite eksporto formatus, kuriuos tikisi žemupio sistemos.

2 savaitė — Sukurkite ir išbandykite.

Importuokite žmones, roles ir vietas. Sukurkite šablonus, priskirkite komandas ir išbandykite atėjimus realiais įrenginiais. Repetuokite patvirtinimus ir uždarytus laikotarpius. Paskelbite trumpą „kaip mes darome laiką“ politiką.

3 savaitė — Paralelinė alga.

Vykdykite vieną pilną algų periodą gyvą, bet procesas tiek sena, tiek nauja. Palyginkite viso ir kategorijas, koreguokite taisykles, patikrinkite kaštų centro susiejimą. Dabar taisykite keistus kraštutinius atvejus, ne gyvos savaitės.

4 savaitė — Eikite gyvai ir uždarykite valdiklius.

Mokykite vadovus apie išimtis; mokykite darbuotojus apie atėjimus ir PTO. Įjungti pranešimus apie praleistus įėjimus ir viršvalandžių riziką. Užšaldykite srautą; iteruokite kas mėnesį su mažais patobulinimais.

Po to, jūsų komanda traktuoja sistemą kaip raumenų atmintį: planuoti → užfiksuoti → patvirtinti → išeksportuoti. Apskaitos ir planavimo programėlės pavirsti foniniu vaizdu—geriausiu būdu.

Pirkimo scenarijai (pasirinkite savo kelią)

• „Mes esame nauji ir norime lengvo režimo.” Shifton arba When I Work. Pradėkite paprasta; pridėkite taisykles tik tada, kai reikia.

• „Mūsų taisyklės yra komplikuotos.” Deputy arba Shiftboard. Giliai veikia algų taisyklių varikliai; daugiau nustatymo, mažiau skausmo vėliau.

• „Mes restoranai.” 7shifts. Vertikalūs protingumas FA/BDA, patarimai, darbo jėga vs. pardavimai.

• „Mes esame visiškai naudojame QuickBooks.” QuickBooks Time arba Shifton su QB perkėlimu.

• „Mes norime vieno tiekėjo.” Paycor Scheduling arba kita HR/algų paketas.

• „Mes esame mobilūs ir pasiskirstę.” Connecteam arba Shifton— pasirinkite programą, kurią žmonės iš tikrųjų atidaro.

Kaštai ir IG (realios kalbos)

Licencija yra mažas skaičius. Didžiosios laimėjimai ateina iš:

• Mažiau algų korekcijų ir brangių pakartotinių vykdymų.

• Mažesnė atitikties rizika (švarios taisyklės, švarūs patvirtinimai).

• Vadovai skiria minutes, ne valandas, grafikams.

• Finansai greitai paskelbia darbo sąnaudas be papildomo darbo.

• Darbuotojai išmokami teisingai pirmą kartą (moralės ↑, apyvartos ↓).

Gerai įgyvendinta sistema dažnai atsiperka pati per ketvirtį tiesiog pašalinant klaidas. Pridėkite sklandesnį mėnesio uždarymą, ir minkštos laimėjimai tampa kietais skaičiais—greitai. Tai kodėl komandos sako apskaitos ir planavimo programėlės „nusipirkite“ laiką.

Dažnos klaidos (ir kaip jų išvengti)

• Praleidus taisyklių dirbtuvę. Jei taisyklės neparašytos, sistema negali jų įgyvendinti. Atlikite namų darbus.

• Leidžiant redaguoti po patvirtinimo. Reikalauti priežasčių pakeitimams; uždaryti laikotarpius prieš eksportą.

• Žinių skaičiuoklės. Jei vadovai laiko neplatformo failus, jūsų „vienintelė tiesos kryptis“ tiesiog suskilo. Pasitrauk kieturias.

• Nulis mokymų. Penkios minutės mokymo taupo savaites „kaip įeiti?“ užklausų.

• Ignoruojantis finansus. Įtrauk finansus anksčiau, kad algos kodai ir kaštų centrai teisingai atsidurtų.

Laikyti apskaitos ir planavimo programėlės kaip pagrindinė infrastruktūrą, ne šonine priemonę. Jie liečia pinigus, atitiktį ir ataskaitas.

Saugumas ir privatumas (padarykite pagrindinius dalykus)

• Leidimų pagrįstas pagal vaidmenis; vadovai mato tik savo komandas.

• Daugiapakopė autentifikacija administratoriui ir algų vaidmenims.

• Patikrinkite įrenginį ir vietą dėl atėjimų, kur tinkama.

• Duomenų laikymo politikos, derinamos su įstatymais ir jūsų audito poreikiais.

Mažos kontrolės neleidžia didelių galvos skausmų auditų ar ginčų metu. Tikslas yra tyla.

Integracijos modeliai (be dramos leidimas)

Paprastai pasirinksite vieną iš trijų:

1. Gimtoji algų jungtis. Perkelti patvirtintas valandas tiesiogiai—keli veiksmai, minimalūs failų perjungimai.

2. Eksportuoti/importuoti failus. Skaidrus, patikimas; suderinkite stulpelius su algų kodais ir GL laukais.

3. Tarpinės programinės įrangos/iPaaS. Naudinga, kai turite daugiasistemį darbo kaštų apskaičiavimą arba sudėtingus pertvarkymus.

Whatever you choose, publish a cut-off time. Pataisymai po ribinio laikotarpio pereis į kitą ciklą, nebent algos suteiktų išimtį. Aiškios taisyklės = ramūs penktadieniai.

Įdiegimo bendravimas (pavogti šį planą)

• T-7 dienos: Kodėl mes keičiame; 2 minučių vaizdo demonstracija.

• T-3 dienos: Vadovo mokymai—sukurti tvarkaraštį, pataisyti įėjimą, patvirtinti, eksportuoti.

• T-2 dienos: Darbuotojų pranešimas—kaip įeiti, užsakyti PTO, patikrinti valandas (vienas vienkartinis su ekrano nuotraukomis).

• Eiga gyvai savaitė: Bendrinis kanalas klausimams; greiti atsakymai.

• Po pirmos algos: 30 minučių peržiūra—kas veikia, kas pataisyti, ką dokumentuoti.

Geras bendravimas skeudžia skeptikus į įgaliotus naudotojus. Tai kaip apskaitos ir planavimo programėlės prisiriši.

Metrai, įrodantys, kad tai veikia

Sekite 90 dienų:

• Tvarkaraščio sudarymo laikas/savaitė → tikslas −30–50%.

• Įėjimo išimčių dažnis → sumažinti per pusę.

• Viršvalandžių tikslumas → tikrinti kas savaitę; ginčai turėtų mažėti.

• Algų pakartojimai → mažinamas iki nulio.

• Uždarymo greitis → greitesnis darbo sąnaudų paskelbimas.

• Darbo jėga vs. biudžeto skirtumas → mažiau nemalonių siurprizų vidurio savaitę.

Jei skaičiai juda, jūsų streso lygis krenta. Tai yra apskaitos ir planavimo programėlės— matuojamas ramumas.

Išplėstiniai žingsniai (kai pagrindinė kilpa yra tvirta)

• Poreikio prognozavimas iš pardavimų/rezervacijų/bilietų → protingesnis personalas.

• Įgūdžiai/sertifikatai atvaizduoti pamainai → saugesni grafikai.

• Pamainos siūlymas/patsipasirinkimas su vadovo patvirtinimu → greitesnės užpildymo normos.

• Darbo kaštų/prūsų žymos → realaus laiko pelningumas.

• Operatyviniai įspėjimai (viršvalandžių rizika, praleistos pertraukos, nepatvirtinti redagavimai) → anksti išspręskite problemas.

Pridėkite juos po vieną; neįjunkite visų nustatymų pirmą dieną.

DUK (greitai ir aiškiai)

Ar tai skirta tik didelėms įmonėms?

Ne. Mažos komandos dažnai gauna didžiausią naudą. Apskaitos ir planavimo programėlės Puikiai veikia ir mažesnio masto.

Ar mums reikia konsultanto?

Paprastai ne. Pradėkite nuo numatytųjų, išbandykite su maža grupe, tada pridėkite tik tiksliai reikiamas taisykles.

Ką daryti, jei keičiasi mūsų taisyklės?

Atnaujinkite vieną kartą, centriniai. Sistema taiko naują logiką į priekį ir saugo pilną audito pėdsaką.

Kaip greitai pamatysime rezultatus?

Dažnai per pirmąjį visą atlyginimo laikotarpį: mažiau pataisymų, švaresni eksportai, ramesnės atlyginimo dienos.

Kodėl Shifton dažnai laimi

• Visapusiškas procesas: tvarkaraštis → laikas → taisyklės → patvirtinimai → eksportas.

• Vadovo greitis: šablonai ir masiniai redagavimai užtikrina planavimo efektyvumą.

• Finansinis aiškumas: eksportai pasiekia tinkamus kodus ir dimensijas.

• Priėmimas: žmonės greitai supranta; tai nesimaišo.

Jei norite praktinės naudos iš apskaitos tvarkaraščių programėlės be didelio darbo, Shifton yra tvirtas pirmasis pasirinkimas.