7 veiksmingų kasdienės vadovybės įpročių, kuriuos komandos jaučia kiekvienoje pamainoje

Lyderiai vertinami pagal dieną, ne tik pagal ketvirtį. Jūsų komanda pastebi, ar susirinkimai prasideda laiku, ar perdavimo procesai aiškūs, ir ar sprendimai priimami prieš susikaupiančias eilutes. Geri ketinimai nepakankami. Žmonėms reikia ramaus ritmo ir paprastų įrankių, kurie palaiko darbą. Kai pagrindai griežti, moralė kyla ir klientai jaučia skirtumą. Šis straipsnis paverčia dideles idėjas į kasdienes veikas, kurias galite kopijuoti. Tai veikia kontaktų centruose, restoranuose, mažmeninėse prekybose, logistikos, lauko darbuose ir biuro komandose. Su tvirtomis rutinomis ir sumaniu grafiku jūsų pastangos virsta rezultatais.

Normali savaitė, be dramos

Įsivaizduokite pirmadienį. Du žmonės susirgo. Pradedama dirbti naujokas. Oras sulėtina pristatymus. Klientas prideda skubų užsakymą. Laikas nesustoja. Stiprūs lyderiai mato planą, greitai keičia žmones ir apsaugo dėmesio laiką. Trumpai tariant, jie praktikuoja Efektyvų kasdienį lyderiavimą priimdami mažus, nuoseklius pasirinkimus. Be kalbų. Tiesiog aiškumas, ritmas ir patikimumas, kuriuo kiti gali pasitikti.

Kas yra efektyvus kasdienis lyderiavimas? Vienos eilutės apibrėžimas

Efektyvų kasdienį lyderiavimą reiškia vadovauti žmonėms per šiandienos darbus su aiškiais tikslais, greitais sprendimais ir paprastais, kartojamais įpročiais. Tai praktiška, ne prabanga: apibrėžti planą, prisitaikyti, kai realybė keičiasi, komunikuoti vieną kartą su visais, kurie svarbūs, ir užbaigti, kad niekas neliktų nebaigta.

Štai raktas: standartas yra „ar galime gerai praleisti kitą valandą?“ Kai laimite valandą, diena gerėja. Kai diena gerėja, savaitė taip pat seka.

Septynios savybės, kurios kaupiasi kasdien

1) Aiškumas dėl kito darbo bloko

Komandos dirba greičiau, kai gali atsakyti į tris klausimus: Kas šiuo metu yra svarbu? Kas už tai atsakingas? Kada terminas? Skelbkite šiandienos prioritetus vienoje vietoje. Pririškite kiekvieną prie vardo ir laiko. Pašalinkite neaiškius žodžius, kaip „kuo greičiau“. Aiškumas mažina tarpusavio bendravimą ir sustabdo persitvarkymą prieš jam prasidedant. Tai tyliai forma Efektyvų kasdienį lyderiavimą kadangi ji pašalina spėlionių darbą.

Kopijuokite tai

• Vienas sąrašas kiekvienai komandai, daugiausia penki elementai šiandienai.

• Kiekvienas elementas turi vieną savininką.

• Terminai vietos laiku, ne „dienos pabaigoje“.

2) Trumpi, numatomi ritmai

Nustatykite kasdienį ritmą ir jo laikykitės. Susirinkimas 9:00. Vidurdienio patikra 13:30. Užbaigimas 16:45. Tos pačios valandos, trumpa trukmė, aiškūs tikslai: iškelkite problemas, paskirkite pagalbą, patvirtinkite pokyčius. Numatomi ritmai daro perdavimus lygius ir leidžia žmonėms planuoti gilesnį darbą.

Kopijuokite tai

• 10–15 minučių susirinkimas. Kameros įjungtos, jei nuotolinis.

• Vienas skydas, kurį mato visi (ekranas arba siena).

• Pastabos yra sprendimai + savininkai + datos. Nieko daugiau.

3) Realiu laiku priimamumas

Sprendimai, kurie atvyksta vėliau, beveik kaip „be sprendimo“. Išmokite pasirinkti variantą su turima informacija. Pasakykite vienu sakiniu. Jei atvyks nauji faktai, greitai keiskite ir paaiškinkite kodėl. Žmonės gerbia greitį ir skaidrumą.

Kopijuokite tai

• Naudokite „Spręsti / Kodėl / Peržiūrėti“ kaip šabloną.

• Jei pasirinkimas trukdo daugeliui, rinkitės atvirkštinį kelią, o ne vėlavimą.

• Po pokyčio, siųskite vieną žinutę tinkamai grupei, o ne penkias pokalbius.

4) Rami, vieno pranešimo komunikacija

Kai spaudimas kyla, plačiai sklaidosi žinutės, didindamos skausmą. Siųskite viena aiškią naujieną į tinkamą kanalą, susietą su tinkamu vaidmeniu. Venkite šalutinių temų, kurios prieštarauja viena kitai. Rami rašysena yra dienos signalas apie Efektyvų kasdienį lyderiavimą, ypač mišrioms vietinėms ir nuotolinėms komandoms.

Kopijuokite tai

• Pradėkite nuo sprendimo, tada pridėkite kontekstą.

• Minėkite vardus tik veiksmams, ne kaltinimams.

• Baikite su „Ką mes patikrinsime kitą kartą ir kada.“

5) Pagarbi atsakomybė

Laikykite liniją be teatrališkumo. Jei kas nors praleidžia žingsnį, parodykite standartą, parodykite spragą, suderinkite sprendimą ir toliau sekite. Privačiai pirmiausia, viešai tiktai kada pasikartoja šablonas. Standartai tampa tikri, kai jie tikrinami maloniai ir dažnai.

Kopijuokite tai

• Naudokite „Laukimas / Realybė / Kitą kartą“ per dvi minutes ar mažiau.

• Sekite įsipareigojimus viename matomame sąraše.

• Peržiūrėkite sąrašą kito susirinkimo pradžioje.

6) Koučingas mažomis dozėmis

Ilgos mokymo sesijos nusilpsta. Mikrokoučingas lieka. Suteikite vieną įgūdžio patarimą per dieną: geresnis pasisveikinimas, spartesnis patikros sąrašas, švaresni perdavimo užrašai. Prašykite žmonių išbandyti tai vieną pamainą ir grįžti atgal. Mažos pergalės kaupiasi į stiprią kultūrą.

Kopijuokite tai

• „Šios dienos 1%“ kortelė plokštėje arba programėlėje.

• Poruoti naują darbuotoją su nuolatiniu kolega pirmajai valandai.

• Įrašykite 60 sekundžių ekrano arba telefono pavyzdį komandai.

7) Dokumentuokite kartą, panaudokite visada

Jei rašote tą patį nurodymą du kartus, paverskite tai kontrolnės lapu, fragmentu ar šablonu. Laikykite jį ten, kur vyksta darbas. Tikslas yra mažinti pakartotinių aiškinimų ir palaikyti kokybę užimtose dienose. Tai yra nenušlifuota Efektyvų kasdienį lyderiavimąpusė, kuri atsiperka kas savaitę.

Kopijuokite tai

• Sukurkite tris šablonus pirmiausia: perdavimas, incidentas ir „kaip atidaryti“.

• Peržiūrėkite šablonus kas mėnesį; ištrinkite pasenusius žingsnius.

• Susiekite šablonus savo tvarkaraščio ar užduočių įrankyje.

Įrankiai ir įpročiai, kurie išlaiko dieną paprastą

Jums nereikia sunkaus sistemos geram vadovavimui. Jums reikia vieno puslapio, kuriuo komanda pasitiki. Šis puslapis rodo šiandienos planą, esančius darbuotojus, pagrindines rizikas ir kitą sprendimo laiką. Poruokite tai su greitaisiais pranešimais, kurie pasiekia tik tuos, kuriems jie reikalingi. Pridėkite švarią laiko sekimą, kad diena baigtųsi be paieškų. Šie pagrindai nugalės dvylika prietaisų lentų, kurių neatidarote.

Kaip Shifton padeda įgyvendinti šiuos elgesius

Shifton padeda lyderiams vykdyti mažus svarbius dalykus. Jis leidžia matyti tvarkaraščius, greitai keisti žmones ir paverčia laiko duomenis švariais eksportais. Galite:

• Importuoti personalą per kelias minutes ir grupuoti pagal vietą, vaidmenį arba komandą.

• Naudoti pamainų šablonus ir dubliuoti savaitinius modelius vienu paspaudimu.

• Siųsti masines notifikacijas pakeitimams ir rinkti patvirtinimus.

• Leisti žmonėms žymėti laiką mobiliuoju arba kiosku su PIN/QR.

• Naudoti geografinį aptvėrimą, kad patvirtintumėte buvimą ten, kur reikia.

• Fiksuoti laiką neprisijungus, kai signalas silpnas, ir sinchronizuoti vėliau.

• Sukti paprastus vaidmenis, kad vedėjai reguliuotų savo komandas, o vadovai matytų visumą.

• Eksportuoti konsoliduotas laiko ataskaitas algalapiams ir analizei.

Tai niekas nepakeis vadovavimo. Tai pašalina trintį, kad lyderiai galėtų praktikuoti Efektyvų kasdienį lyderiavimą kur tai svarbiausia: per sekančią valandą darbo.

Atvejų momentiniai vaizdai įvairiose pramonės šakose

Mažmeninės prekybos atsargų centras
Problema: pavėluoti sunkvežimiai sukūrė netikėtą viršvalandinį darbą ir praleistas perdavimo laikas.
Veiksmas: vadovai įvedė 3 kartus per dieną ritmą ir naudojo greitus pamainų keitimus skubiems laikotarpiams.
Rezultatas: mažiau paskutinės minutės skambučių, stabilesnis užimtumas ir anksčiau uždaryti laikai.

Kontaktų centras
Problema: reklaminės piktogramos užtvindė chat'ą; pertraukos sumetėsi, o eilės augo.
Veiksmas: vadovai pervedė du agentus iš balso į chat'ą 90 minučių ir išsiuntė vieną signalą su naujais tikslais.
Rezultatas: eilės laikas sumažėjo; prisitaikymas atsistatė be koučingo atšaukimo.

Lauko paslaugų komanda
Problema: lietus pakeitė lauko darbus; ekipos prarado laiką laukdamos.
Veiksmas: vadovai paskyrė du furgonus į vidaus užduotis ir naudojo viena eilute atnaujinimą, kad patvirtintų tvarką.
Rezultatas: padidėjo naudojimas, o diena baigėsi pagal planą.

Dažniausios klaidos (ir jų sprendimai)

• Neaiškūs planai. Jei jūsų „šiandien“ sąraše yra dešimt elementų, jūs neturite prioritetų. Ribokite iki penkių.

• Per daug kanalų. Pasirinkite vieną vietą naujienoms; atspindėkite, jeigu reikia, bet šaltinis lieka vienas.

• Susitikimai, kurie išsiplečia. Laiko rėmas ir užbaigti sprendimais tik.

• Herojaus kultūra. Pagirti švarius perdavimus daugiau nei paskutinės minutės gelbėjimus.

• Nėra sekos. Pradėkite kitą dieną tikrindami vakar dienos įsipareigojimus.

Dviejų savaičių pradinis žaidimo scenarijus

Dienos 1–2: Rašykite „šiandienos“ sąrašo šabloną ir nustatykite susirinkimo laikus.
Dienos 3–5: Sukurkite tris pagrindinius kontrolinius sąrašus ir laikykite juos ten, kur vyksta darbas.
Dienos 6–7: Nustatykite pamainų šablonus ir sukurkite signalų grupes.
Savaitė 2: Praktikuokite vieną ėjimą per dieną: greitesnį perdavimą, vieną paprastą koučingo patarimą, vieną aiškų sprendimo užrašą.
Užbaikite kiekvieną dieną eksportuodami laiką ir siųsdami „ką pasikeitė ir kodėl“ santrauką. Šis pasiektas ritmas yra Efektyvų kasdienį lyderiavimą.

Kodėl Shifton padeda komandoms praktikuoti efektyvų kasdienį lyderiavimą

Vakarinis pikas restorane? Imituokite šabloną, perkelkite du padavėjus į terasą ir nusiųskite vieną žinutę, kuri atnaujina vaidmenis ir laikus. Lenta atitinka tai, ką žmonės mato telefonuose. Vėluojantys pristatymai sandėlyje? Perdalykite iškrovimo komandą valandai ir pažymėkite naują kontrolės punktą; laiko stebėjimas lieka švarus. Nuotoliniai agentai dviejose laiko juostose? Vadovai sureguliuoja pertraukas nesutrinkdami prisitaikymo, ir viena sparta pasiekia tinkamą eilę. Silpnas signalas vietoje? Žmonės žymi laiką neprisijungę ir sinchronizuoja vėliau, kad atlyginimas būtų tikslus. Šie maži veiksmai rodo lyderiavimą ir padaro dieną ramiau.

FAQ

Ar šis modelis yra tik vadovams?

Ne. Kiekvienas, kuris koordinuoja žmones pamainai, gali jį naudoti. Įpročiai plečiasi nuo mažų komandų iki daugiažidinių operacijų.

Kaip pradėti, jei komanda yra pervargusi?

Sumažinkite apimtį dviem dienoms. Vykdykite penkių sąrašą, taisykite perdavimus ir siųskite vieną dienos santrauką. Pridėkite daugiau tik tada, kai ritmas stabilus.

Ką daryti, jei sprendimai yra aukštesni už mano atlyginimo lygį?

Paruoškite pasirinkimus po vieną eilutę, rekomenduokite vieną ir nustatykite peržiūros laiką. Persiųskite rinkinį. Greitis vis tiek padeda.

Kaip išlaikyti nuotolinius ir vietinius darbuotojus suderintus?

Naudokite tą patį vienintelį tiesos šaltinį ir tuos pačius susirinkimo laikus. Siųskite naujienas vieną kartą pagal vaidmenį pagristą sąrašą, o ne asmeniniams pokalbiams.

Kaip matuoti pažangą?

Pasirinkite tris signalus: laiku prasidedantys, perdavimo kokybė ir perdirbimo lygis. Tikrinkite kas savaitę. Jei visi trys rodo pagerėjimą, jūsų diena tampa sveikesnė.

Atlygis

Kasdienis gyvenimas darbe turėtų būti prognozuojamas, net kai užsakymai nėra. Kai lyderiai nustato aiškius tikslus, palaiko pastovų ritmą, greitai priima sprendimus ir užbaigia procesus, komandos juda su ramiu greičiu. Įrankiai kaip „Shifton“ leidžia matyti planus, palaiko švarius laiko duomenis ir padeda pokyčiams pasiekti tinkamas rankas. Tai išlaisvina vadovus vadovauti ir suteikia žmonėms teisingą šansą į gerą dieną. Praktikuokite šiuos įpročius ir užsitarnausite pasitikėjimą, pamaina po pamainos.

Sukurkite savo „Shifton“ paskyrą ir paskelbkite savo pirmosios komandos planą šiandien.