20 geriausių agentūros valdymo programų įrankių: greitesni projektai, laimingesni klientai

Jūs balansuojate tarp užduočių, terminų, biudžetų ir spinduliuojančios skirtukų sriubos. Jūs norite mažiau chaoso ir daugiau aiškumo—be to, kad jūsų komanda taptų skaičiuoklių zombiais. Būtent čia agentūros valdymo programinė įranga įsitraukia: vienas centras planuoti darbus, sekti laiką, valdyti išteklius, švariai faktūruoti ir informuoti klientus. Šis vadovas tai supaprastina, atsisako žargono ir parodo geriausius įrankius, kurie padeda agentūroms iš tiesų pristatyti..

Žemiau pateiktas tiesus, žmogaus parašytas sąrašas 20 geriausių agentūros valdymo programinės įrangos variantų—kam jie skirti, kur jie išsiskiria ir ko reikėtų atkreipti dėmesį. Mes pakėlėme Shifton pirmą dėl tikslo: tai pats praktiškiausias, žmogui draugiškas būdas suderinti žmones, laiką ir pinigus, kad jūsų agentūra galėtų augti be dramos.

Trumpai tariant (pažymėkite)

• Jei norite vienos, žmogui pirmaujančios operacijų bazės kuri apimtų tvarkaraščių sudarymą, laiko įrašymą, patvirtinimus ir švarų atlyginimų pateikimą, pradėkite nuo Shifton.

• Jei parduodate nuolatinių paslaugų sutartis ir jums reikia matyti pelno, patikrinkite Productive, Scoro, Accelo, Kantata.

• Jei norite lanksčių darbo OS vibracijų, žiūrėkite į Monday.com, ClickUp, Asana, Teamwork, Wrike.

• Jei jums reikia išteklių planavimo super galių, išbandykite Float and Forecast (su Harvest).

Visame šiame vadove mes naudosime frazę agentūros valdymo programinė įranga daug—nes būtent dėl to jūs ir atėjote: įrankiai, kurie padeda jūsų agentūrai veikti, ne nuleisdamas jos į dugną.

Kas yra agentūros valdymo programinė įranga? (greitas apibrėžimas)

Agentūros valdymo programinė įranga yra jūsų valdymo centras. Ji padeda agentūroms planuoti darbus, paskirti žmones, sekti laiką, valdyti pajėgumus, prognozuoti pajamas, faktūruoti klientus ir pranešti pelnus—vienoje vietoje. Vietoj to, kad šokinėtumėte tarp 10 programėlių, jūs turite vieną tiesos šaltinį projektams, žmonėms ir pinigams. Geros programėlės atrodo lengvos, tačiau stiprios, automatizuoja nuobodų administravimą ir padaro pelno matomą be gimnastikos.

Kaip mes pasirinkome laimėtojus

Mes įvertinome kiekvieną platformą naudodamiesi kriterijais, kurie yra svarbūs tikroms komandoms:

• Projekto eiga: nuo užduoties → plano → pristatymo → faktūravimo.

• Išteklių planavimas: pajėgumai, įgūdžiai, prieinamumas ir nulinis perėjimas.

• Laiko fiksavimas: greitas, tikslus, draugiškas mobiliesiems.

• Finansai: biudžetai, įkainiai, nuolatinės, sąskaitų išrašymas, maržos.

• Ataskaitos: paprastos ataskaitų panelės + detalizacijos, kurias iš tikrųjų naudojate.

• Bendradarbiavimas: komentarai, patvirtinimai, klientų matomumas (be chaoso).

• Integracijos: su tokiais įrankiais kaip Slack, Drive, Sheets, apskaita, darbo užmokestis.

• Priėmimas: lengvas nustatymas, draugiškas vartotojo sąsaja, protinga mokymosi kreivė.

• Vertė: ar tai pakeičia tris įrankius, ar tampa ketvirtuoju?

Rezultatas? Praktinis, be pertekliaus sąrašas agentūros valdymo programinė įranga kuriuo galite pasitikėti.

20 geriausių agentūros valdymo programinės įrangos įrankių

1) Shifton — Geriausias apskritai už žmogui pirmaujančią operacijų sistemą ir mastelį

Geriausias: agentūroms, kurios nori vienos pagrindinės sistemos žmonėms, pamainoms, projektams ir laikui—be sunkių nuostolių.

Kodėl tai išsiskiria: Shifton sujungia pažangią planavimo sistemą, realiojo laiko sekimą, patvirtinimus, užduočių nuosavybę, atostogas/PTO, ir atlyginimų pateikimą—taip jūsų operacijos pagaliau juda vienu ritmu. Tai daugiakalbė, draugiška mobiliesiems ir skirta išsklaidytoms komandoms, kūrybinėms grupėms, gamybos brigadoms ir lauko vienetams. Mažiau skirtukų keitimo; daugiau pristatymų.

Pagrindinės funkcijos:

• Pamainų ir pajėgumų planavimas su vaidmens/įgūdžių atitikimu.

• Laiko sekimas su veiklos signalais ir išimtimis.

• Užduočių ir komandos valdymas su kontroliniais sąrašais ir patvirtinimais.

• Laiko valdymas (atostogos, ligos, šventės) sinchronizuotas su grafikais.

• Ataskaitos su variantu ir sąnaudų įžvalgomis—matykite sudegimą ir panaudojimą.

• Atlyginimų administravimas ir integracijos uždaryti ciklą.

Kur tai išsiskiria:

• Daugiaveikiančios agentūros—kūrybinė + gamybos + media—gali suderinti vieną laiko liniją.

• Įspėjamieji išsiskirimai (viršvalandžiai, konfliktai) leidžia lyderiams būti aktyviems, o ne reaguoti.

• Švarus eksportas į apskaitą/atlyginimų sąskaitą reiškia mažiau vėlyvų naktų.

Galimos spragos:

• Jei jums reikia tik paprastos užduočių programos, Shifton yra daugiau jėgos nei jums reikia.

Pabaigai: Jei norite agentūros valdymo programinė įranga , kuris traktuoja žmones ir laiką kaip pirmarūšius piliečius—ir paverčia operacijas iš „ugh“ į „ahh“—Shifton yra žingsnis.

2) Productive — Visapusiškas PSA pelno orientuotoms agentūroms

Geriausias: agentūroms, kurios gyvena pagal nuolatines sutartis, reikia gilių maržų ir nori matyti prognozes.

Kodėl tai išsiskiria: Sujungia projektus, biudžetus, panaudojimą, pardavimo kanalą ir sąskaitų išrašymą—taip lyderiai gali matyti pelną realiu laiku ir tikslingai valdyti pajėgumus.

Geras pasirinkimas, jei jums reikia: vaidmens pagrindo įkainių, pajamų prognozavimo ir visos įmonės įžvalgų.

Dėmesio: turtingų funkcijų rinkinys reiškia, kad turėtumėte investuoti į nustatymą.

Naudojimo atvejis: „Mes parduodame nuolatinių sutarčių paslaugas ir stebime pelningumą kas savaitę.“ → Šis agentūros valdymo programinė įranga laiko skaičius sąžiningus.

3) Scoro — Quote-to-cash kontrolė su stipriais finansais

Geriausias: agentūroms, kurioms reikia griežtos kontrolės nuo sąmatų iki invoicingo.

Kodėl tai išsiskiria: Pilnas „sąmata → planas → pristatymas → sąskaita“ srautas, su rimtais projekto finansais, išteklių planavimu ir CRM integracija.

Geras pasirinkimas: jei norite sekti biudžetų degimą ir maržas be skaičiuoklių.

Dėmesio: daugiau struktūros nei lankstūs „užduočių lentos“.

Naudojimo atvejis: daugiarūšių agentūrų norėdamas agentūros valdymo programinė įranga , kuris pakeičia eilę atsiejamų įrankių.

4) Accelo — Klientų darbas, nuolatinių sutarčių ir automatizacijos

Geriausias: agentūroms, kurios nori pardavimų → projektų → nuolatinių sutarčių viename automatizuotame sraute.

Kodėl tai išsiskiria: Tiksliniais klientų darbais, su nuolatinėmis sutartimis, pajėgumais ir automatizacija, kuri sujungia jūsų gyvenimo ciklą.

Geras pasirinkimas: paslaugų firmos skalęs už pagrindinių projektų valdymo įrankių.

Dėmesio: gali jaustis „PSA-sunkus“ labai mažoms komandoms.

Naudojimo atvejis: agentūros, ieškančios agentūros valdymo programinė įranga , kuris automatizuoja administravimą ir iškelia pelningumą.

5) Kantata (PS Cloud) — Įmonės lygio PSA profesionalioms paslaugoms

Geriausias: didesnėms agentūroms ar toms, kurios naudojasi Salesforce, reikalingas tvirtas valdymas.

Kodėl tai išsiskiria: Gilūs išteklių valdymas, prognozavimas ir projekto kontrolė su brandžiomis ataskaitomis. Taip pat leidžia apgalvotus vadovus apie agentūros operacijas.

Geras pasirinkimas: sudėtingi įsitraukimai, daugiabiuriai ištekliai.

Dėmesio: įmonės nustatymas; planuokite savo įgyvendinimą.

Naudojimo atvejis: kai agentūros valdymo programinė įranga turi patenkinti vykdomųjų lygmens ataskaitas ir atitiktį.

6) Monday.com — Lanksti „darbo OS“ kampanijoms ir pristatymui

Geriausias: vizualinių planuotojams, kuriems reikia pritaikomų lentų, automatizacijų ir panelių.

Kodėl tai veikia agentūroms: lengvi įtraukimo formos, būklės srautai ir tarpkomandinis matomumas.

Dėmesio: finansinis gylis reikalauja priedų/kūrybinių nustatymų.

Naudojimo atvejis: jums reikia prieinama agentūros valdymo programinė įranga , kurį komandos greitai priima.

7) ClickUp — Viena programa, skirta pakeisti daugelį

Geriausias: agentūros, maišančios produktą, kūrybą ir operacijas su intensyviomis užduočių apimtis.

Kodėl tai veikia: dokumentai, užduotys, baltos lentos, tikslai, automatizacijos—lengvas, bet platus.

Dėmesio: susilaikykite savo darbo vietą arba ji gali išsiplėsti.

Naudojimo atvejis: jūs norite agentūros valdymo programinė įranga , kuris yra lankstus ir prieinamas.

8) Asana — Švari koordinacija daugiaveikiančioms komandoms

Geriausias: agentūros, kurioms rūpi aiškumas ir terminai.

Kodėl tai veikia: aiškios užduotys, priklausomybės, darbo krūvio ir portfelio vaizdai.

Dėmesio: finansai/laikas reikalauja integracijų.

Naudojimo atvejis: jums reikia agentūros valdymo programinė įranga pristatymo drausmei ir pasirengimo klientams kelrodžiams.

9) Teamwork — Sukurta agentūroms ir jų agentūroms

Geriausias: klasikiniai agentūros darbo srautai su laiku, sąskaitų išrašymu ir klientų leidimais.

Kodėl tai veikia: šablonai nuolatiniams sutarciams/projektams, klientų peržiūros kontrolės.

Dėmesio: pažangios prognozavimas yra lengvesnis nei PSA įrankiai.

Naudojimo atvejis: vidutinio dydžio įmonės, norinčios praktiško agentūros valdymo programinė įranga , be įmonės bagažo.

10) Wrike — Galingas darbo orkestravimas

Geriausias: agentūroms, kurios mėgsta pritaikomus darbo srautus ir patvirtinimus.

Kodėl tai veikia: šablonai, užklausos formos, įrodymų ir stiprios automatizacijos.

Dėmesio: gali jaustis sunkiasvoriai; gerai mokykite savo komandą.

Naudojimo atvejis: jūs norite agentūros valdymo programinė įranga atitikčiai ir perdavimams.

11) Smartsheet — Lapo pagrindo valdymas

Geriausias: komandos, kurios mąsto tinkleliuose ir myli formules.

Kodėl tai veikia: pažįstama vartotojo sąsaja, projektai + pajėgumai + panelės.

Dėmesio: finansinis gylis priklauso nuo to, kiek toli einate su lapais.

Naudojimo atvejis: lapo pirmo žvilgsnio į agentūros valdymo programinė įranga , su suaugusiu valdymu.

12) Notion — Dokumentai, projektai ir žinios viename drobėje

Geriausias: turiningos agentūros, kurioms reikia gyvų dokumentų + užduočių.

Kodėl tai veikia: lanksčios duomenų bazės, vikiai, įterpimai nuo užduočių iki pristatymo.

Dėmesio: laiko/finansams reikia integracijų.

Naudojimo atvejis: lengvas agentūros valdymo programinė įranga turinio srautams.

13) Jira Work Management — Kai inžinerija ir kūryba susiduria

Geriausias: agentūros, kurios balansuoja tarp kūrimo ir dizaino.

Kodėl tai veikia: darbo srautai, problemų tipai, keliai; stiprus techniniam pristatymui.

Dėmesio: kūrybinės komandos gali teikti pirmenybę paprastesnėms UX.

Naudojimo atvejis: agentūros valdymo programinė įranga hibridinėms kūrybiškumo kūrybos grupėms.

14) Basecamp — Minimalistiniai projektų centrai

Geriausias: mažos studijos ir klientų bendradarbiavimas.

Kodėl tai veikia: pranešimai, darbai, failai, tvarkaraščiai—paprasta ir ramus.

Dėmesio: riboti gimtieji finansai.

Naudojimo atvejis: be jokios pomos agentūros valdymo programinė įranga aiškiam bendravimui.

15) Trello — Kanban pirmosios koordinacijos

Geriausias: mažos komandos ir vizualinės srovės.

Kodėl tai veikia: lentos, sąrašai, kortelės—greitas ir draugiškas.

Dėmesio: plečiami operacijos reiškia daug priedų.

Naudojimo atvejis: pradžia agentūros valdymo programinė įranga paprastoms srautams.

16) Workamajig — Kūrybinė klasika operacijoms

Geriausias: agentūros, norinčios srauto, finansų ir kūrybos po vienu stogu.

Kodėl tai veikia: seniai nusistovėjusios kūrybinės operacijos savybės, patvirtinimai ir apskaitos integracijos.

Dėmesio: palikimo vartotojo patirtis; planuokite mokymą.

Naudojimo atvejis: įsitvirtinusios įmonės, kurioms reikia patvaraus agentūros valdymo programinė įranga.

17) Function Point — Projektas + finansai kūrybinėms dirbtuvėms

Geriausias: dizaino/reklamos studijos su citatų, laiko ir sąskaitų išrašymo poreikiais.

Kodėl tai veikia: sąmata → pristatymas → apmokestinimo ciklas vienoje vietoje.

Dėmesio: mažiau panelių kiekiai nei naujesni įrankiai.

Naudojimo atvejis: tiesmukiškas agentūros valdymo programinė įranga mažoms/vidutinėms studijoms.

18) Float — Grynai išteklių planavimo palaima

Geriausias: agentūros, kurioms reikia srityse ir prieinamume.

Kodėl tai veikia: tempimo-ir-nuleidimo planavimas, įgūdžiai ir laikas viename žemėlapyje.

Dėmesio: jungtis su PM/finansų įrankiu.

Naudojimo atvejis: papildymas jūsų agentūros valdymo programinė įranga kristalo skaidrumo resursams.

19) Harvest + Forecast — Laiko + planavimo kombinacija

Geriausias: švarus laiko sekimas su ištekliais ir sąskaitų išrašymu.

Kodėl tai veikia: greitos laikinos tarnybos, paprasti biudžetai, patogūs rangovams.

Dėmesio: ribotas projektų/portfelių gylis.

Naudojimo atvejis: modulinis būdas pridėti agentūros valdymo programinė įranga esminiai dalykai.

20) Zoho Projects (ir Zoho One) — Biudžetinis rinkinys

Geriausias: verčių medžiotojai, kurie mėgsta integruotas CRM, stalo ir finansų parinktis.

Kodėl tai veikia: projektai plius viena ekosistema (CRM, Knygos, Darbo Stalas) po vienu stogu.

Dėmesio: kai kurios funkcijos atrodo pagrindinės, palyginti su PSA platformomis.

Naudojimo atvejis: pradinio lygio agentūros valdymo programinė įranga , kuris auga su jumis.

Shifton palyginu su kitais (realiame gyvenime)

• Vienas ritmo darbas ir apmokėjimas: Tvarkaraščiai ir realaus laiko laiko fiksavimas susijungia į patvirtinimus ir atlyginimų pateikimą. Toks griežtas ciklas reiškia mažiau „Kur dingo valandos?“ akimirkų.

• Išskirtinis valdymas: Viršvalandžiai, konfliktai arba trūksta laiko išryškėja prieš jiems tampant nelaimėmis.

• Žmoniškas vartotojo sąsaja: Vadovai planuoja, komandos prisijungia, vadovai mato įžvalgas. Nėra dramos.

• Dydžio skalėje Nuolatiniai, fiksuoto atlyginimo, gamybos sprintai—Shifton prisitaiko.

Jei jūsų agentūra nori agentūros valdymo programinė įranga kuris mažina administravimą didinant kontrolę, Shifton yra trumpiausias kelias nuo chaoso iki aiškumo.

Greitas pasirinkimas: kuria vaga jūs važiuojate?

• Mes parduodame nuolatinius ir norime matyti pelną: Productive, Scoro, Accelo, Kantata.

• Mums reikia lankstaus „lentų + automatizacijų“: Monday.com, ClickUp, Asana, Teamwork, Wrike.

• Norime išteklių planavimo super galių: Shifton, Float, Forecast.

• Mes maži ir norime to laikyti paprastai: Basecamp, Trello, Function Point.

• Mes norime prieinamo rinkinio: Zoho Projects (arba Zoho One).

• Mes norime human-first ops core: Shifton.

Visos šios yra agentūros valdymo programinė įranga vienu ar kitu būdu—tinkamas pasirinkimas priklauso nuo jūsų srauto, maržų ir kultūros.

Kaip pasirinkti tinkamą agentūros valdymo programinę įrangą 

1. Sukurkite savo srautą (priėmimas → įvertinimas → planas → pristatymas → sąskaita).

2. Išskirkite būtinybes (pvz., darbuotojų tvarkaraščiai, laikas, sutarčių įrašai, pirkimo užsakymai, patvirtinimai).

3. Apibrėžkite taisykles (biudžetai, apmokestinami tikslai, panaudojimo lūkesčiai).

4. Patikrinkite integracijas (Slack, Drive, apskaita, darbo užmokestis).

5. Išbandykite su tikru klientu 2–4 savaites.

6. Matavimų rezultatai (laiku pristatymas, pelningumas, sutaupyti administravimo valandas).

7. Priimkite sprendimą—vienas agentūros valdymo programinė įranga turėtų būti tiesos šaltinis.

8. Įgyvendinkite etapais (pirmiausia operacijos, tada visi kiti).

9. Išmokykite ir pradėkite—įtvirtinkite geriausią praktiką.

10. Peržiūrėkite kas ketvirtį—valykite lentas, atnaujinkite automatiką, peržiūrėkite tarifus.

Šis požiūris užtikrina, kad jūsų agentūros valdymo programinė įranga tikrai įsigalės—ir atsiperka pats.

Realaus pasaulio pavyzdžiai (greitos situacijos)

• Kampanijos sprintai su laisvai samdomais darbuotojais: Shifton planuoja dizaino ir kopijavimo blokus, seka laiką realiuoju laiku ir nurodo viršijimus, kad projektu vadovai iš naujo nustatytų apimtį, kol sąskaita netapo nevaldoma.

• Sėdinė su kintama apimtimi: Produktyvūs/Scoro modelių sėdiniai, seka sunaudojimą ir numato pajėgumą, kad sąskaitos vadybininkai galėtų iš anksto derėtis.

• Studija su pasikartojančiomis užduotimis: Teamwork arba Function Point palengvina šabloninį pristatymą; Shifton tvarko personalą ir viršvalandžių riziką.

• Hibridinis kūrybinis + kūrimo: Jira Work Management + Asana/ClickUp hibridinei srautai; Shifton arba Float pajėgumų planavimui.

Kiekvienoje situacijoje jūsų agentūros valdymo programinė įranga turėtų parodyti geriausią kitą sprendimą, o ne versti jus ieškoti jo.

DUK

K1: Ar tikrai mums reikia agentūros valdymo programinės įrangos, jei jau naudojamės lentomis ir skaičiuoklėmis?

Taip—kai darbuotojų skaičius, klientai ar sėdiniai auga, skaičiuoklės lūžta. Agentūros valdymo programinė įranga suteikia vieną vietą laikui, pajėgumams, biudžetams ir kvitams.

K2: Kokias minimalias funkcijų savybes reikia turėti, kad tai būtų laikoma agentūros valdymo programine įranga?

Projektai, laiko sekimas, išteklių planavimas ir pagrindiniai finansai (biudžetai/kainos). Pridėkite sąskaitų išrašymą ir ataskaitos, kad būtų tikra agentūros valdymo programinė įranga pamatinė sistema.

K3: Kiek laiko turėtų užtrukti įgyvendinimas?

Sutelktą agentūrą galima išbandyti agentūros valdymo programinė įranga per 2–4 savaites, tada vykdyti etapais. Išmokykite, naudokite šablonus ir iš pradžių laikykite paprastais dalykais.

K4: Kaip gauti komandos pritartimą?

Pasirinkite agentūros valdymo programinė įranga su greitu laiko įvedimu, aiškiais tvarkaraščiais ir švariomis darbastalomis. Jei pirmą dieną sutaupys žmonėms laiko, pritarimas užtikrintas.

K5: Ar galime derinti įrankius?

Žinoma. Daugelis komandų naudoja Shifton žmonių/laikas + PM įrankiams užduoties aprašymams. Triukas: pasirinkite vieną agentūros valdymo programinė įranga kaip tiesos sistemą.

Metodologija

Palyginome platformos dokumentus ir viešus produktų puslapius, peržiūrėjome agentūroms svarbias funkcijas (sėdiniai, pajėgumai, sąskaitų išrašymas) ir ieškojome paprastų veiklos srautų, kurie sumažina administravimą. Taip pat prioritetą teikėme tam, kaip gerai kiekvienas agentūros valdymo programinė įranga tvarko realaus pasaulio klientų darbą: kintančios apimtys, mišrus apmokėjimas, paskirstytos komandos ir greiti patvirtinimai.

Galutinės mintys: pasirinkite įrankį, kuris grąžina Jūsų laiką

Galų gale, Jūsų klientai nemoka Jums už priklausomybę nuo įrankių—jie moka Jums už puikų darbą. Tinkamas agentūros valdymo programinė įranga fonduose išnyksta ir grąžina jums valandas, kurias švaistote skaičiuoklėms ir statuso susitikimams.

Jei norite vienos sistemos, kuri žmones, laiką ir pinigus vertina kaip vieninga istoriją, pradėkite su Shifton. Tai trumpiausias, maloniausias kelias nuo „per daug skirtukų“ iki „tai turime“.