Sistem Manajemen Cuti yang Sebenarnya Digunakan oleh Karyawan

Cuti seharusnya tidak terasa seperti pertarungan. Namun, di banyak tim, hal ini terjadi. Seseorang meminta cuti melalui pesan obrolan. Seorang manajer membalas beberapa jam kemudian. HR memperbarui spreadsheet. Penggajian mengetahui terlalu terlambat. Jadwal berantakan, dan tim akhirnya merasa stres.

A sistem manajemen cutimemperbaikinya dengan memberikan satu jalur yang jelas: permintaan, persetujuan, pelacakan, dan perencanaan. Ini menggantikan pesan yang berantakan dengan alur kerja persetujuan cuti yang sederhana, sehingga manajer dapat melindungi cakupan, dan karyawan dapat merencanakan hidup mereka tanpa menduga-duga.

Jika Anda ingin titik awal yang sederhana untuk alur kerja tenaga kerja selain cuti, Anda dapat melihat platform inti di sini:lihat cara kerja Shifton

Apa yang harus dilakukan oleh sistem manajemen cuti

Sistem yang baik bukan hanya formulir. Ini adalah proses yang mengurangi kesalahan dan membuat keputusan dapat diprediksi.

Sistem ini harus menangani permintaan cuti dengan cara yang terasa alami bagi karyawan, termasuk penggunaan mobile. Status harus ditampilkan dengan jelas, sehingga tidak ada yang bertanya “apakah Anda sudah menyetujuinya” lima kali. Ini harus mendukung pelacakan cuti karyawan dengan riwayat yang jelas tentang siapa yang meminta, siapa yang menyetujui, dan tanggal-tanggal yang terlibat.

Sistem ini juga harus membantu manajer merencanakan, tidak hanya menyetujui. Itu berarti kalender cuti yang jelas, visibilitas terhadap permintaan yang tumpang tindih, dan cara untuk menghindari kekurangan staf sebelum terjadi.

Bagi HR, sistem ini harus mendukung pengelolaan kebijakan cuti dengan aturan yang konsisten. Bagi penggajian, sistem ini harus mendukung pelacakan cuti berbayar dan total yang bersih tanpa memerlukan perbaikan manual di akhir bulan.

Manajemen liburan seharusnya tidak lebih sulit daripada meminta sehari libur. Pelacakan cuti sakit seharusnya cepat, karena hari sakit jarang disertai dengan pemberitahuan seminggu.

Mengapa spreadsheet dan obrolan gagal

Spreadsheet gagal karena bergantung pada manusia yang sempurna. Seseorang lupa memperbarui sel. Orang lain mengedit baris yang salah. Seorang manajer menyetujui sesuatu secara lisan dan tidak ada yang mencatatnya. Segera Anda memiliki dua kebenaran dan nol kepercayaan.

Persetujuan melalui obrolan terasa cepat, tetapi menciptakan kebingungan. Pesan menghilang di bawah percakapan baru. Manajer baru tidak dapat melihat apa yang terjadi di kuartal sebelumnya. HR tidak dapat menjawab pertanyaan dasar tanpa menggali tangkapan layar.

Proses manajemen ketidakhadiran yang tepat membutuhkan satu sumber kebenaran yang mudah digunakan, bukan tambal sulam alat.

Biaya nyata dari pelacakan cuti yang berantakan

Manajemen cuti yang buruk tidak hanya mengganggu. Itu mahal.

Ketika manajer tidak dapat melihat cuti dengan jelas, mereka menambah staf hanya untuk merasa aman. Atau mereka kekurangan staf dan membebani tim. Ketika karyawan tidak mempercayai prosesnya, mereka berhenti merencanakan ke depan. Mereka mengambil cuti mendadak, dan bisnis beroperasi dalam mode panik.

Hal ini juga menciptakan ketidakadilan. Beberapa orang mendapatkan persetujuan dengan cepat karena mereka tahu kepada siapa harus mengirim pesan. Orang lain menunggu lebih lama karena mereka mengikuti aturan. Seiring waktu, itu terasa pribadi, meskipun sebenarnya tidak.

Sistem manajemen cuti yang baik membuat proses terlihat dan konsisten, sehingga keputusan terasa adil dan mudah dijelaskan.

Cara mengatur manajemen cuti yang efektif setiap hari

Anda tidak memerlukan aturan yang rumit. Anda memerlukan aturan yang jelas yang dapat diikuti oleh semua orang.

Tentukan jenis cuti yang sesuai untuk manajemen cuti yang efektif

Mulailah dengan daftar kecil yang benar-benar digunakan orang. Kebanyakan tim hanya membutuhkan liburan, cuti sakit, cuti pribadi, dan cuti tanpa bayar. Jagalah nama-nama tetap sederhana. Jika orang tidak dapat membedakan antara dua opsi yang mirip, mereka akan memilih yang salah.

Ini membantu perangkat lunak cuti HR tetap bersih dan mencegah pelaporan menjadi permainan tebak-tebakan.

Buat persetujuan cepat dan dapat diprediksi

Persetujuan yang lambat merusak kepercayaan. Pendekatan terbaik biasanya persetujuan manajer langsung untuk sebagian besar permintaan, dan langkah kedua hanya untuk kasus khusus.

Tentukan apa arti kecepatan dalam tim Anda. Manajer merespons dalam waktu satu hari kerja. Jika seorang manajer tidak ada, permintaan dialihkan ke penyetuju cadangan. Itulah cara Anda mencegah permintaan tertunda dan mengurangi perubahan jadwal pada menit terakhir.

Gunakan kalender cuti untuk melindungi cakupan

Kalender cuti adalah tempat perencanaan menjadi nyata.

Manajer harus dapat melihat tumpang tindih secara sekilas. Karyawan harus bisa melihat apakah minggu sudah ramai, sehingga mereka menghindari konflik sebelum mereka bahkan meminta. Ini menurunkan tingkat penolakan dan mengurangi konflik.

Ketika kalender Anda dapat diandalkan, orang berhenti melakukan double booking kegiatan hidup, dan Anda berhenti melakukan double booking staf.

Hubungkan cuti dengan penjadwalan dan kehadiran

Cuti harus mengubah ketersediaan. Jika seseorang disetujui untuk cuti, mereka seharusnya tidak muncul sebagai tersedia untuk shift selama tanggal tersebut. Itu adalah perbedaan antara sistem yang menyimpan permintaan dan sistem yang melindungi operasional.

Jika Anda mengelola tim berbasis shift, menghubungkan cuti dengan penjadwalan membuat perbedaan besar. Shifton mendukung alur semacam ini di sini:alat permintaan dan persetujuan cuti

Ketika Anda juga membutuhkan total yang bersih untuk kehadiran dan penggajian, hubungkan keputusan cuti dengan pelacakan jam kerja di sini:lacak jam kerja tanpa lembar waktu manual

Pengelolaan cuti untuk tim dengan risiko shift dan cakupan

Beberapa tim dapat bertahan lebih lama dengan pengelolaan cuti yang berantakan daripada yang lain. Tim kantor mungkin merasa kesakitan, tetapi tim shift merasakannya sebagai bencana.

Dalam perawatan kesehatan, satu orang yang hilang dapat membebani seluruh unit. Dalam ritel, kesenjangan selama jam puncak merugikan pendapatan dan pengalaman pelanggan. Dalam pekerjaan fasilitas, satu teknisi yang hilang dapat menunda tugas-tugas kritis.

Jika pekerjaan Anda bergantung pada cakupan, sistem pengelolaan cuti bukan hanya kebersihan HR. Itu adalah keselamatan operasional.

Tim fasilitas adalah contoh kuat karena mereka memerlukan cakupan yang andal setiap hari. Halaman ini menunjukkan jenis pemikiran cakupan yang paling penting:bagaimana tim fasilitas tetap tercakup

Praktik terbaik yang membuat karyawan mempercayai proses

Sebuah sistem hanya berfungsi jika karyawan percaya itu adil. Kepercayaan datang dari kejelasan, bukan dari ketatnya aturan.

Tampilkan saldo dengan jelas. Jika orang tidak tahu berapa banyak pelacakan PTO yang tersedia, mereka akan terus bertanya kepada HR atau mereka akan berhenti meminta dengan benar.

Buat aturan terlihat sebelum seseorang mengajukan permintaan. Jika ada tanggal blackout, aturan pemberitahuan minimum, atau batasan pada cuti tumpang tindih, tunjukkan sejak awal. Jangan menunggu sampai setelah permintaan dikirim.

Jaga keputusan tetap mudah dijelaskan. Ketika manajer menolak permintaan, alasan harus sederhana dan konsisten, seperti batas cakupan atau tumpang tindih.

Simpan riwayat. Ketika pertanyaan muncul kemudian, Anda menginginkan fakta, bukan opini.

Untuk tim di AS, membantu untuk merujuk panduan yang dapat dipercaya tentang dasar-dasar upah dan jam kerja:dasar-dasar upah dan jam kerja resmi

Rencana peluncuran yang tidak mengganggu tim

Sebagian besar peluncuran gagal karena terasa seperti lebih banyak pekerjaan. Peluncuran yang baik terasa seperti pekerjaan yang lebih sedikit sejak hari pertama.

Pertama, atur jenis dan aturan cuti dengan cara yang sesuai dengan cara orang berbicara. Kemudian latih manajer dalam satu kebiasaan: setujui cepat dan periksa cakupan. Setelah itu, alihkan permintaan ke sistem dan berhenti menerima persetujuan dalam obrolan. Jika Anda menjaga dua saluran terbuka, orang akan selalu memilih yang berantakan.

Akhirnya, tinjau apa yang terjadi dalam dua minggu pertama. Jika karyawan terus memilih jenis cuti yang salah, beri nama ulang. Jika persetujuan lambat, tetapkan orang yang bertanggung jawab sebagai cadangan. Terus tingkatkan proses hingga terasa mudah.

Jika Anda menginginkan cara tercepat untuk menguji alur kerja dengan tim Anda sendiri, mulailah di sini:buat workspace Shifton Anda

FAQ

Apa itu sistem pengelolaan cuti?

Sistem manajemen cuti adalah perangkat lunak yang membantu karyawan mengajukan permohonan cuti dan membantu manajer menyetujuinya sambil menjaga catatan, saldo, dan kalender cuti bersama yang akurat.

Seperti apa seharusnya alur kerja persetujuan cuti yang baik?

Ini harus mengarahkan permintaan ke manajer yang tepat, menampilkan status dengan jelas, menyimpan riwayat keputusan, dan mencegah permintaan macet ketika seseorang sedang tidak ada.

Bagaimana ini membantu dalam manajemen absensi?

Ini memberikan satu sumber yang andal untuk siapa yang tidak hadir dan kapan, sehingga Anda dapat merencanakan penugasan lebih awal dan menghindari kekosongan tenaga kerja pada menit terakhir.

Dapatkah ini menangani pelacakan PTO dan pelacakan cuti berbayar?

Ya. Sistem yang tepat melacak saldo dan total cuti sehingga karyawan tahu apa yang tersedia dan penggajian dapat memproses cuti tanpa koreksi manual.

Bagaimana kita harus menangani pelacakan cuti sakit?

Buatlah cepat dan sederhana. Cuti sakit sering terjadi tanpa pemberitahuan, jadi sistem harus memungkinkan permintaan cepat dan dokumentasi yang jelas tanpa langkah ekstra.

Apa alasan terbesar tim gagal mengadopsi perangkat lunak cuti HR?

Mereka terus menyetujui cuti lewat chat sementara juga meminta orang menggunakan sistem tersebut. Pilih satu saluran, latih manajer untuk merespon dengan cepat, dan kebiasaan ini akan tetap ada.

Bagaimana cara kita mengurangi konflik dalam manajemen liburan?

Gunakan kalender cuti yang menunjukkan tumpang tindih dan batasan staf lebih awal. Ketika karyawan dapat melihat konflik sebelum mereka mengajukan, permintaan menjadi lebih cerdas dan persetujuan menjadi lebih cepat.