Sustav koji zaposlenici zaista koriste za moderno upravljanje odsustvima

Slobodno vrijeme ne bi smjelo izgledati kao borba. Ali u mnogim timovima to jest. Netko zatraži odmor putem poruke u chatu. Menadžer odgovara nakon nekoliko sati. HR ažurira proračunsku tablicu. Plaće saznaju prekasno. Raspored se raspadne, a tim završava pod stresom.

A sustav upravljanja odsustvimarješava to pružajući svima jasan put: zatražiti, odobriti, pratiti i planirati. Zamjenjuje neuredne poruke jednostavnim procesom odobravanja odsustva, pa menadžeri mogu zaštititi pokrivenost, a zaposlenici mogu planirati svoje živote bez nagađanja.

Ako želite jednostavnu početnu točku za radne tijekove izvan slobodnog vremena, možete pogledati osnovnu platformu ovdje: pogledajte kako Shifton funkcionira

Što učinkovito upravljanje odsustvima treba omogućiti

Dobar sustav nije samo obrazac. To je proces koji smanjuje pogreške i čini odluke predvidljivima.

Trebalo bi obrađivati zahtjeve za slobodnim vremenom na način koji zaposlenicima izgleda prirodno, uključujući korištenje mobitela. Trebalo bi jasno prikazivati status, tako da nitko ne pita “jesi li ga odobrio” pet puta. Trebalo bi podržavati praćenje odsustva zaposlenika s čistom poviješću tko je zatražio, tko je odobrio i koji su datumi bili uključeni.

Trebalo bi također pomoći menadžerima u planiranju, ne samo odobravanju. To znači jasan kalendar odsustva, uvid u preklapajuće zahtjeve i način izbjegavanja nedostataka osoblja prije nego što se dogode.

Za HR, trebalo bi podržavati upravljanje politikom odsustava s pravilima koja ostaju konzistentna. Za plaće, trebalo bi podržavati praćenje plaćenih odsustava i uredne totalne koji ne zahtijevaju ručne ispravke na kraju mjeseca.

Upravljanje odmorima ne bi trebalo biti teže od zahtjeva za slobodnim danom. Praćenje bolovanja bi trebalo biti brzo, jer bolesni dani rijetko dolaze s tjednim upozorenjem.

Zašto proračunske tablice i chatovi ne uspijevaju

Proračunske tablice ne uspijevaju jer ovise o savršenim ljudima. Jedna osoba zaboravi ažurirati ćeliju. Druga osoba uređuje krivi red. Menadžer nešto odobri usmeno i nitko to ne zabilježi. Ubrzo imate dvije istine i nula povjerenja.

Odobrenja putem chata djeluju brzo, ali stvaraju zabunu. Poruke nestaju pod novim razgovorima. Novi menadžer ne može vidjeti što se dogodilo prošlog kvartala. HR ne može odgovoriti na osnovna pitanja bez pretraživanja screenshotova.

Pravilni proces upravljanja izostancima treba jedan izvor istine koji je jednostavan za korištenje, a ne zakrpan skup alata.

Pravi trošak neurednog praćenja slobodnog vremena

Loše upravljanje odsustvom nije samo dosadno. Skupo je.

Kad menadžeri ne mogu jasno vidjeti slobodno vrijeme, pretjeraće sa zaposlenima samo da bi se osjećali sigurno. Ili će imati premalo osoblja i iscrpiti tim. Kad zaposlenici ne vjeruju procesu, prestaju planirati unaprijed. Uzmu slobodno u zadnji čas, a posao radi prema panici.

Stvara i nepravdu. Neki ljudi dobiju odobrenja brzo jer znaju koga kontaktirati. Drugi čekaju duže jer slijede pravila. S vremenom, to se čini osobnim, čak i kad nije.

Dobar sustav upravljanja odsustvima čini proces vidljivim i konzistentnim, tako da odluke izgledaju fer i lako ih je objasniti.

Kako postaviti upravljanje odsustvima koje funkcionira svakodnevno

Ne trebate komplicirana pravila. Trebate jasna pravila koja svi mogu slijediti.

Postavite vrste odsustva koje odgovaraju stvarnom životu

Počnite s malim popisom koji ljudi zaista koriste. Većina timova treba samo godišnji odmor, bolovanje, osobno odsustvo i neplaćeno odsustvo. Održavajte nazive jednostavnima. Ako ljudi ne mogu razlikovati dvije slične opcije, odabrat će pogrešnu.

Ovo pomaže softveru za odsustva HR-a ostati uredan i sprječava da izvještavanje postane igra pogađanja.

Učinite odobrenja brzim i predvidljivim

Spori postupak odobravanja uništava povjerenje. Najbolji pristup je obično jedno izravno odobrenje menadžera za većinu zahtjeva, a drugi korak samo za posebne slučajeve.

Definirajte što znači brzo u vašem timu. Menadžeri odgovaraju unutar jednog radnog dana. Ako je menadžer odsutan, zahtjev se preusmjerava na rezervnog odobravatelja. Tako sprječavate zaglavljene zahtjeve i smanjujete promjene u rasporedu u zadnji čas.

Koristite kalendar odsustva za zaštitu pokrivenosti

Kalendar odsustva je mjesto gdje planiranje postaje stvarnost.

Menadžeri bi trebali moći primijetiti preklapanja na prvi pogled. Zaposlenici bi trebali vidjeti ako je tjedan već zauzet kako bi izbjegli konflikte prije nego što uopće zatraže. Ovo smanjuje stopu odbijanja i smanjuje sukobe.

Kada je vaš kalendar pouzdan, ljudi prestaju dvostruko rezervirati osobne obaveze, a vi prestajete dvostruko rezervirati osoblje.

Povežite godišnji odmor sa rasporedom i evidencijom prisutnosti

Godišnji odmor treba promijeniti dostupnost. Ako je nekome odobren odmor, ne bi trebali biti dostupni za smjene tijekom tih datuma. To je razlika između sustava koji pohranjuje zahtjeve i sustava koji štiti operacije.

Ako upravljate timovima koji rade u smjenama, povezivanje vremena odsustva s rasporedom čini veliku razliku. Shifton podržava ovakav tijek rada: alati za zahtjev i odobrenje godišnjeg odmora

Kada također trebate čiste ukupne iznose za prisutnost i obračun plaće, povežite odluke o odsustvu s praćenjem sati ovdje: praćenje radnih sati bez ručnih listi prisutnosti

Upravljanje odsustvima za timove sa smjenama i rizicima pokrivenosti

Neki timovi mogu duže preživjeti loše praćenje odsustava od drugih. Uredski tim možda osjeti problem, ali tim koji radi u smjenama osjeti katastrofu.

U zdravstvenoj skrbi, jedan nedostajući član tima može preopteretiti cijelu jedinicu. U maloprodaji, praznina tijekom vršnih sati šteti prihodima i korisničkom iskustvu. U radnom okruženju, nedostajući tehničar može odgoditi kritične zadatke.

Ako vaš rad ovisi o pokrivenosti, sustav za upravljanje odsustvima nije samo HR higijena. To je operativna sigurnost.

Timovi za održavanje su jak primjer jer im je potrebna pouzdana pokrivenost svaki dan. Ova stranica pokazuje vrstu razmišljanja o pokrivenosti koja najviše vrijedi: kako timovi za održavanje osiguravaju pokrivenost

Najbolje prakse koje čine da zaposlenici vjeruju u proces

Sustav radi samo ako zaposlenici vjeruju da je pošten. Povjerenje dolazi iz jasnoće, a ne iz strogosti.

Prikažite stanja jasno. Ako ljudi ne znaju koliko je dostupno praćenje PTO-a, nastavit će pitati HR ili će prestati pravilno tražiti.

Učinite pravila vidljivima prije nego što netko podnese zahtjev. Ako postoje crni datumi, pravila minimalnog obavještavanja ili ograničenja na preklapanje odsustva, pokažite to ranije. Ne čekajte dok zahtjev nije poslan.

Održavajte odluke objašnjivima. Kada menadžer odbije zahtjev, razlog bi trebao biti jednostavan i konzistentan, poput ograničenja pokrivenosti ili preklapanja.

Čuvajte povijest. Kada se kasnije pojave pitanja, želite činjenice, a ne mišljenja.

Za timove u SAD-u, pomaže se osloniti na pouzdane smjernice o osnovama plaća i sati: službene osnove plaća i sati

Plan uvođenja koji ne iritira tim

Većina uvođenja ne uspijeva jer izgledaju kao dodatni rad. Dobro uvođenje se od prvog dana osjeća kao manje rada.

Prvo, postavite vrste i pravila za odsustvo na način koji se podudara s načinom na koji ljudi već razgovaraju. Zatim obučite menadžere na jednoj navici: brzo odobravanje i provjera pokrivenosti. Nakon toga, prebacite zahtjeve na sustav i prestanite prihvaćati odobrenja putem chata. Ako zadržite dva otvorena kanala, ljudi će uvijek izabrati onaj neuredan.

Na kraju, pregledajte što se događa u prva dva tjedna. Ako zaposlenici i dalje biraju pogrešnu vrstu odsustva, preimenujte je. Ako su odobrenja spora, postavite zamjenskog odobravatelja. Nastavite poboljšavati proces dok ne postane bez napora.

Ako želite najbrži način da testirate tijek rada sa svojim timom, započnite ovdje: kreirajte svoj Shifton prostor za rad

FAQ

Što je sustav za upravljanje odsustvima?

Sustav za upravljanje dopustima je softver koji pomaže zaposlenicima da podnesu zahtjeve za slobodne dane i pomaže menadžerima da ih odobre uz precizno vođenje evidencije, stanja, i zajedničkog kalendara dopusta.

Kako bi trebao izgledati dobar tijek odobravanja dopusta?

Trebalo bi preusmjeriti zahtjeve pravom menadžeru, jasno prikazati status, voditi povijest odluka i spriječiti da se zahtjevi zaglave kada je netko odsutan.

Kako ovo pomaže u upravljanju odsutnostima?

Pruža pouzdan izvor informacija o tome tko je odsutan i kada, kako biste mogli unaprijed planirati pokrivenost i izbjeći nedostatak osoblja u zadnji čas.

Može li sustav pratiti PTO i plaćeni dopust?

Da. Pravilni sustav prati stanja i ukupne dopuste tako da zaposlenici znaju što im je dostupno, a platna lista može obraditi slobodne dane bez ručnih ispravaka.

Kako bismo trebali pratiti bolovanja?

Učinite to brzo i jednostavno. Bolovanja se često događaju bez najave, pa sustav treba omogućiti brze zahtjeve i jasnu dokumentaciju bez dodatnih koraka.

Koji je najveći razlog zašto timovi ne prihvaćaju HR softver za dopuste?

Nastavljaju odobravati slobodne dane putem chata dok istovremeno traže od ljudi da koriste sustav. Odaberite jedan kanal, obučite menadžere da brzo odgovaraju i navika će se primiti.

Kako smanjiti sukobe u upravljanju godišnjim odmorima?

Koristite kalendar dopusta koji rano pokazuje preklapanja i ograničenja osoblja. Kada zaposlenici mogu vidjeti sukobe prije nego što podnesu zahtjev, zahtjevi postaju promišljeniji, a odobrenja brža.