Een klanteninterview. Coffee Molly Koffiehuizen

Groeten aan onze abonnees en iedereen die toevallig op de Shifton bedrijfspagina terecht is gekomen. Vandaag bieden we een interview aan met een van onze klanten - de eigenaar van een cafeketen die de online dienst van Shifton al geruime tijd gebruikt.

Shifton: Hallo. Laten we kennis maken!

Irina: Hallo! Mijn naam is Irina Uskova, ik ben eigenaar en manager van een keten van koffiehuizen genaamd Coffee Molly in Nizhny Novgorod (Rusland).

Shifton: Vertel ons wat meer over uw bedrijf.

Irina: Begin 2021 had het bedrijf meer dan 20 bartenders met verschillende bezettingsgraden. Coffee Molly is sinds 2014 actief in de stad en ontwikkelt het concept van koffiehuizen voor kantoorwerkers. Vandaag de dag zijn er zeven koffiehuizen in Nizhny Novgorod met een totale omzet van 25 miljoen roebel per jaar.

Shifton: Waarom heeft u besloten om met Shifton samen te werken?

Irina: De marktspecificiteit is zodanig dat onze medewerkers vrij jonge mensen zijn, die daarom vaak van baan wisselen. Voor de meesten van hen is het hun eerste baan. Daarom kost het werken met personeel veel tijd en omvat het de selectie van kandidaten, training, begeleiding en professionele ontwikkeling.

Het was me al lang duidelijk dat dit proces luchtig moet worden benaderd, aangezien het belangrijkste punt is om de belangrijkste «ruggengraat» van bartenders te behouden - 5-6 mensen. Zij helpen nieuwkomers zich snel en gemakkelijk aan te passen.

Al deze bruisende activiteit beïnvloedt dagelijks het werkrooster, dus het moet snel worden gevolgd, en in geval van wijzigingen moet iedereen onmiddellijk op de hoogte worden gebracht.

Shifton: Hoe heeft u deze problemen eerder aangepakt?

Irina: Voorheen stuurden we updates in een algemene chat, soms moesten we medewerkers persoonlijk bellen om zeker te zijn dat ze op de hoogte waren van de veranderingen. Maar hoe meer koffiehuizen we openden, hoe meer we de hele routine moesten automatiseren.

Shifton: Heeft uw bedrijf een geautomatiseerde online planningsdienst nodig?

Irina: Natuurlijk, degenen die de trends volgen weten dat de foodservice markt steeds meer IT-technologieën adopteert. Werken aan schema's is een dagelijkse routine van de beheerder en senior barista's. Als onderdeel van het plannen moeten ze rekening houden met de voorkeuren van medewerkers (persoonlijke zaken, tweede baan, etc.), de efficiëntie van de bartender in een specifiek koffiehuis en de specificiteit van de dag (weekend of werkdag). Daarnaast moeten we trainingen voor nieuwkomers organiseren, een inventarisatie of grote schoonmaak uitvoeren, een vervanger vinden voor een zieke, of de shift tussen twee medewerkers verdelen. En natuurlijk moeten we rekening houden met alle mogelijke vertragingen en overuren.

We hadden dit proces al lang geleden geautomatiseerd, maar de groei van het bedrijf ging door, en ik wilde iets meer dan alleen een programma dat werkroosters instelt. Ik zocht naar partnerontwikkelaars die ervoor zouden zorgen dat het programma ook kon functioneren als een salarisadministratie voor elke medewerker. Er waren nog veel meer ideeën...

Shifton: Voldoen uw verwachtingen nu de samenwerking met Shifton uitgebreid is?

Irina: Ja, ik voel me er helemaal goed bij! Eerlijk gezegd, toen ik per ongeluk Shifton vond, duurde het een tijdje voordat ik in de gaten had hoe flexibel dit product kan zijn.

In de testfase stelde ik veel vragen over wat er nog meer geïmplementeerd zou worden en welke functies Shifton biedt, zodat medewerkers elk moment van de tijd vertrouwen zouden hebben in hun werkrooster en van tevoren zouden weten welk bedrag ze aan het eind van elke maand ontvangen. Ik wilde dat de loonuitbetaling zonder vertragingen werd uitgevoerd, in realtime en beschikbaar zou zijn voor een persoon op zijn smartphone op elk moment en niet alleen op de betaaldag.

Shifton: Heeft u uw verzoeken kunnen vervullen? Hoe tevreden bent u met de ondersteuning van Shifton-ontwikkelaars?

Irina: Al mijn verzoeken zijn vervuld, en ik besefte ook dat het programma verder gemoderniseerd kan worden volgens onze behoeften. Ik communiceerde zes maanden nauw met de ontwikkelaars en vertelde hen wat we leuk vonden en wat we nog verwachten te zien. We implementeerden het programma snel en realiseerden ons meteen dat we het meer en meer wilden gebruiken en aanpassen aan onze behoeften.

Shifton: Heeft u tot nu toe succes geboekt?

Irina: We slaagden erin de volgende punten te realiseren: we automatiseerden het schema voor elke medewerker, rekening houdend met hun voorkeuren, wezen bartenders toe aan vestigingen, en pasten de berekening van bonussen en boetes aan. We elimineerden ook fouten in salarisberekeningen, wanneer sommige shifts niet werden meegerekend of dubbel werden uitbetaald. We installeerden de applicatie ook op de smartphones van alle medewerkers, waar ze direct meldingen ontvangen over updates en salarisadministratie. We verminderden ook de tijd die aan planning werd besteed met 10 keer, en verminderden het personeelsverloop, omdat medewerkers hun shifts/salaris zien en deze kunnen beïnvloeden, waardoor we in het algemeen het tijdplanningsproces voor alle medewerkers verbeterden.

Shifton: U heeft zeker meer suggesties voor de aanpassing van de Shifton-tool?

Irina: Ja, natuurlijk. We wachten op een gebruiksvriendelijker interface om veranderingen in de planningen aan te brengen. Nu kunnen niet alle details worden aangepast en om bepaalde parameters bij te stellen, moet alles opnieuw worden aangemaakt. We wachten op flexibelere instellingen in loonrapporten voor algemene periodes en de optie om opmerkingen achter te laten over het werk. Wat betreft de servicemogelijkheden, hebben we de optie nodig voor medewerkers om opmerkingen te maken en rapporten op te stellen over de uitgevoerde taken in de applicatie. Ik ben ook geïnteresseerd in de automatische berekening van bonussen afhankelijk van verkoopindicatoren of KPI-vervulling en meer flexibele instellingen van de applicatie-interface voor het gemak van medewerkers: wat te tonen op het hoofdscherm, welke meldingen te verzenden, en wat te rapporteren.

Shifton: Bedankt voor uw gedetailleerde en informatieve feedback, Irina. Kunt u de Shifton online dienst aanbevelen aan eigenaren van andere bedrijven?

Irina: Ik beveel de tool al aan bij mijn klanten, die ik help bij het opzetten van hun koffiehuizen, aangezien Shifton helpt om geld te besparen, het gemakkelijk te gebruiken is en mijn medewerkers het leuk vinden. Voordat ik Shifton ging gebruiken, heb ik meer dan 10 verschillende applicaties en programma's grondig getest. Tegen de tijd dat ik Shifton vond, had ik al een overeenkomst met een ontwikkelaar die klaar was om een soortgelijk programma voor ons te creëren. En Shifton loste al mijn problemen met planning en automatiseren van loonadministratie volledig op.