Vi møter ofte begrepet planlegging i hverdagen vår. En gang i året planlegger vi turene våre nøye og grundig, og vi tenker sjeldnere på å bytte arbeidsplass eller feire jubileer og bryllupsdager. Selvfølgelig planlegger nesten alle av oss hvordan den månedlige budsjettet skal brukes og hvordan familiens midler skal fordeles. Dessverre glemmer mange bedriftsledere og ansatte i toppstillinger nødvendigheten av å forutsi arbeidskraftbehov. Hva som er enda mer interessant, er at det finnes administrerende direktører som ikke benytter seg av profesjonelle HR-ledere. De gjennomfører intervjuer og administrerer ansatte helt selv. Denne artikkelen vil forsøke å forklare hva forutse arbeidskraftbehov er og bevise at dette er en nødvendig og avgjørende del av å drive enhver bedrift.
Vi forstår alle at det er vanskeligere å oppnå suksess uten kvalifisert personell enn med et team av eksperter. Dette er grunnen til at en administrerende direktør eller en HR-leder må riktig estimere arbeidskraftbehovet, velge de mest effektive beregningsmetodene og finne kilder for å dekke dette behovet før de ser etter nye ansatte. Men før vi kommer dit, må vi starte med det grunnleggende og forstå hva det betyr å forutse arbeidskraftbehov.
Å forutsi arbeidskraftbehov er en del av en større arbeidskraftplanleggingsprosess. Dets hovedmål er å lage en liste over nødvendige stillinger og eksperter som kan bli avgjørende for å utvikle bedriften, oppnå mål og milepæler i nær fremtid.
Mål for arbeidskraftplanlegging:
-
Å sørge for at bedriften har nødvendige medarbeidere samtidig som tids- og finansielle kostnader holdes lave;
-
Å holde virksomheten forsynet med riktige, profesjonelle arbeidere på kortest mulig sikt;
-
Å forutse arbeidskraftbehov gjør det mulig å kutte unødvendige arbeidssegmenter eller optimalisere deres arbeidskraft
-
Riktig planlegging og plassering av medarbeidere opprettholder riktig og høyeffektiv bruk av enhver arbeidstakers ressurser, basert på deres ferdigheter, kunnskap og evner.
Faktorer som bør tas i betraktning for riktig arbeidskraftplanlegging:
-
Hvordan er den økonomiske situasjonen i bedriften din, og hva er den nåværende generelle tilstanden til økonomien?;
-
Arbeidskraftreorganisering (planer om å kutte, sparke eller overføre ansatte til nye stillinger. Det er også nødvendig å vurdere pensjoner og foreldrepermisjoner);
-
Å analysere og forstå situasjonen i arbeidsmarkedet og blant dine konkurrenter er et annet avgjørende punkt;
-
Lønnsnivået i bedriften;
-
Kanskje en av de viktigste faktorene er å ha strategiske planer og mål for selskapet.
Å vite hva som er det nåværende utviklingsstadiet til bedriften din må være en av faktorene du bør være klar over når du forutser arbeidskraftbehov. I de fleste tilfeller kan effektiv planlegging oppnås i perioder med aktiv vekst og ved etablering av virksomheten.
Før du takler forutsigelse av arbeidskraftbehov, er det også avgjørende å forstå at det er en prosess av påfølgende, gjennomtenkte handlinger og beslutninger med klare mål foran seg. Hovedmålet med planlegging ligger i ideen om at enhver virksomhet eller suksessrik bedriftskatalog må ansette og sysselsette ganske kvalifisert personell i alle stillinger, slik at arbeidet kan utføres på en høy kvalitetsmessig og effektiv måte.
Typer av forutsi arbeidskraftbehov:
-
Strategisk eller langsiktig planlegging;
-
Taktisk (situasjonsbasert) planlegging.
Når du lager strategiske planer, er det avgjørende å komme opp med et program som har som mål å oppdage potensielle ansatte som kan bli nødvendige for selskapet i fremtiden. Denne prosessen krever også å lage et strategisk program for utvikling av menneskelige ressurser som samtidig evaluerer nødvendigheten av disse ressursene på lang sikt.
Taktisk planlegging krever en grundig analyse av etterspørselen i arbeidstakerorganisasjonen i en periode fastsatt av administrerende direktør. For eksempel kan det omfatte en måned, et kvartal eller et år. Denne nødvendigheten vil avhenge av et par faktorer: nivået av arbeidstakeromsetning i en gitt periode, antall pensjoner, foreldrepermisjoner så vel som personalreduksjoner.
Perioder for arbeidskraftplanlegging
-
Korttidsplanlegging — planlegging for opptil 2 år;
-
Mellomlangsiktig planlegging — en strategi for 2 til 5 år;
-
Langsiktig planlegging — å lage planer for de neste 5 årene og utover det.
Så la oss forestille oss et øyeblikk at du er en ny leder av selskapet eller en HR-ekspert. Hva bør du begynne med først når det gjelder forutsi arbeidskraftbehov?
Først må du samle informasjon om resultatene og milepælene et selskap har å oppnå i det kommende kvartalet eller året. Hvis du er HR-ekspert, få den informasjonen fra dine overordnede. Studer deretter alle korte og langsiktige virksomhetsmål, oppgaver og planer.
I de fleste tilfeller vil regnskapsførere og avdelingsdirektører hjelpe deg med å finne ut av virksomheten du jobber i og dens planer, enten du jobber i personalressurser eller driver stedet.
Ting som kreves for vellykket planlegging:
-
Først må du nøye gå gjennom ansatteinformasjonen. Du må få tilgang til personlige saksmapper, dele ut spørreskjemaer, samt samle informasjon som angår arbeidstakerferdigheter og evner som ikke er relatert til arbeid utført i virksomheten;
-
En arbeidstidsplan eller en timeplan for alle ansatte i selskapet;
-
Data om andelen ansatteomsetning på forskjellige stillinger på tvers av avdelinger.
På dette stadiet utføres en grundig analyse av arbeidskraftbehovet i selskapet for forskjellige stillinger i en viss tidsperiode. Det er da du svarer på et stort antall spørsmål som er avgjørende for planleggingsprosessen: hvor mange ansatte må ansettes, hvor kvalifiserte må de være, og hva som er viktigere, når vil visse arbeidere kreves for å fylle bestemte stillinger.
I løpet av denne prosessen tar du også en beslutning om hvorvidt du skal hente inn interne personalressurser eller om det å reklassifisere eksisterende ansatte vil være en mer økonomisk fornuftig beslutning.
Det spiller ingen rolle om du er administrerende direktør eller HR-profesjonell. Husk at enhver prosess må være påfølgende, basert på gjennomtenkte beslutninger og en systematisk tilnærming. Så snart du begynner å ta jobben mer seriøst, vil du kunne nærme deg enhver oppgave, selv så komplisert som arbeidskraftplanlegging, med letthet, lidenskap og iver.
