Una entrevista con el cliente. Cafeterías Coffee Molly

Saludos a nuestros suscriptores y a todos los que llegaron a la página de la compañía Shifton por casualidad. Hoy ofrecemos una entrevista con uno de nuestros clientes, el dueño de una cadena de cafeterías que ha estado usando el servicio en línea de Shifton durante bastante tiempo.

Shifton: Hola. ¡Vamos a conocernos!

Irina: ¡Hola! Mi nombre es Irina Uskova, soy dueña y gestiono una cadena de cafeterías Coffee Molly en Nizhny Novgorod (Rusia).

Shifton: Cuéntanos un poco más sobre tu negocio.

Irina: A principios de 2021, la empresa contaba con más de 20 baristas con diferentes grados de ocupación. Coffee Molly ha estado operando en la ciudad desde 2014, desarrollando el concepto de cafeterías para trabajadores de oficina. Hoy en día, hay siete cafeterías en Nizhny Novgorod con una facturación total de 25 millones de rublos al año.

Shifton: ¿Por qué decidiste asociarte con Shifton?

Irina: La especificidad del mercado es tal que nuestros empleados son personas bastante jóvenes, y por lo tanto a menudo cambian de trabajo. Para la mayoría de ellos es su primer empleo. Por eso, el trabajo con el personal toma mucho tiempo e incluye selección de candidatos, capacitación, mentoría y desarrollo profesional.

Desde hace tiempo tengo claro que este proceso debe tomarse a la ligera, ya que el punto principal es preservar el principal «núcleo» de baristas - 5-6 personas. Ellos ayudan a los nuevos a adaptarse rápida y fácilmente.

Toda esta actividad efervescente afecta a la programación de trabajo diariamente, por lo que debe ser monitoreada puntualmente, y en caso de cambios, todos deben ser notificados inmediatamente.

Shifton: ¿Cómo has manejado estos problemas antes?

Irina: Anteriormente, enviábamos actualizaciones en un chat general, a veces teníamos que llamar personalmente a los empleados para asegurarnos de que estuvieran al tanto de los cambios. Pero cuantas más cafeterías abríamos, más necesitábamos automatizar toda la rutina.

Shifton: ¿Necesita tu empresa un servicio en línea de programación automatizada?

Irina: Por supuesto, aquellos que siguen las tendencias son conscientes de que el mercado de servicios alimentarios está adaptando más y más tecnologías TI. Trabajar en horarios es una rutina diaria del administrador y de los baristas principales. Como parte de la programación, deben tener en cuenta las preferencias de los empleados (asuntos personales, segundo empleo, etc.), la eficiencia del barista en una cafetería en particular y las especificidades del día (fin de semana o día laboral). Además, necesitamos organizar la capacitación para los nuevos, realizar un inventario o limpieza general, encontrar un reemplazo para los enfermos, o dividir el turno entre dos empleados. Y por supuesto, debemos tener en cuenta todos los posibles retrasos y horas extra.

Habíamos automatizado este proceso durante mucho tiempo, pero el crecimiento de la empresa continuó, y quería algo más que solo un programa que estableciera los horarios de trabajo. Buscaba desarrolladores socios que hicieran que el programa pudiera trabajar también como nomina para cada empleado. Había aún más ideas...

Shifton: ¿Se hicieron realidad tus expectativas a medida que se expandía la cooperación con Shifton?

Irina: ¡Sí, estoy completamente satisfecha! Sinceramente, cuando encontré Shifton por accidente me tomó un tiempo darme cuenta de lo flexible que puede ser este producto.

Durante la fase de pruebas, hice muchas preguntas sobre qué más se planea implementar y qué funciones ofrece Shifton, para que los empleados en cada momento tuvieran confianza en su horario de trabajo y supieran de antemano la cantidad que recibirán al final de cada mes. Quería que la nómina se realizara sin retrasos, y que se llevara a cabo en tiempo real y estuviera disponible para una persona en su smartphone en cualquier momento dado, y no solo el día de pago.

Shifton: ¿Lograste cumplir tus solicitudes? ¿Qué tan satisfecho estás con el apoyo de los desarrolladores de Shifton?

Irina: Todas mis solicitudes fueron cumplidas, y también me di cuenta de que el programa puede modernizarse más según nuestras necesidades. Me comuniqué de cerca con los desarrolladores durante 6 meses y les dije lo que nos gusta y lo que aún esperamos ver. Implementamos el programa rápidamente y de inmediato nos dimos cuenta de que queríamos usarlo cada vez más y personalizarlo para nuestras necesidades.

Shifton: ¿Has tenido éxito hasta ahora?

Irina: Logramos cumplir con los siguientes puntos: automatizamos el horario para cada empleado, teniendo en cuenta sus preferencias, asignamos baristas a sucursales y ajustamos el cálculo de bonos y sanciones. También eliminamos errores en los cálculos de salarios, cuando algunos turnos no se tomaron en cuenta o se pagaron dos veces. También instalamos la aplicación en los smartphones de todos los empleados, donde reciben instantáneamente notificaciones sobre actualizaciones y nómina. Asimismo, redujimos el tiempo dedicado a la programación en 10 veces y disminuimos la rotación, ya que los empleados ven sus turnos/salario y pueden influir en ellos, por lo que en general mejoramos el proceso de planificación del tiempo para todos los empleados.

Shifton: ¿Seguramente tienes más sugerencias para la personalización de la herramienta Shifton?

Irina: Sí, por supuesto. Esperamos una interfaz más amigable para realizar cambios en los horarios. Ahora no se pueden cambiar todos los detalles, y para ajustar ciertos parámetros, necesitas crear todo de nuevo. Esperamos configuraciones más flexibles en los informes de nómina para períodos generales y la opción de dejar comentarios sobre el trabajo. En cuanto a las funciones del servicio, necesitamos la opción de que los empleados dejen comentarios y elaboren informes sobre las tareas realizadas en la aplicación. También me interesa el cálculo automático de bonos dependiendo de los indicadores de ventas o cumplimiento de KPI y configuraciones más flexibles de la interfaz de la aplicación para la conveniencia de los empleados: qué mostrar en la pantalla principal, qué notificaciones enviar y sobre qué informar.

Shifton: Gracias por tu detallada e informativa retroalimentación, Irina. ¿Puedes recomendar el servicio en línea de Shifton a propietarios de otras empresas?

Irina: Ya recomiendo la herramienta a mis clientes, a quienes ayudo a lanzar sus cafeterías, ya que Shifton ayuda a ahorrar dinero, es fácil de usar y a mis empleados les gusta. Antes de comenzar a usar Shifton, probé a fondo más de 10 aplicaciones y programas diferentes. Para cuando encontré Shifton, ya había acordado con un desarrollador que estaba listo para crear un programa similar para nosotros. Y Shifton resolvió completamente todos mis problemas con la programación y automatización de nómina.