En kundesamtale. Coffee Molly kaffebarer

Hilsen til vores abonnenter og alle, der tilfældigt kom til Shifton-selskabets side. I dag tilbyder vi et interview med en af vores kunder - ejeren af en cafékæde, der har brugt Shifton online-service i ret lang tid.

Shifton: Hej. Lad os lære hinanden at kende!

Irina: Hej! Mit navn er Irina Uskova, jeg ejer og driver en kæde af kaffebarer Coffee Molly i Nizhny Novgorod (Rusland).

Shifton: Fortæl os lidt mere om din forretning.

Irina: I begyndelsen af 2021 havde virksomheden mere end 20 bartendere med forskellige grader af beskæftigelse. Coffee Molly har været aktiv i byen siden 2014, og udvikler konceptet med kaffebarer til kontoransatte. I dag er der syv kaffehuse i Nizhny Novgorod med en samlet omsætning på 25 millioner rubler om året.

Shifton: Hvorfor besluttede du at samarbejde med Shifton?

Irina: Markedets særpræget er, at vores medarbejdere er ret unge mennesker, og derfor skifter de ofte job. For de fleste er det deres første job. Derfor tager arbejdet med personalet meget tid og inkluderer udvælgelse af ansøgere, træning, mentorordninger og faglig udvikling.

Det har længe stået klart for mig, at denne proces bør tages let, eftersom det primære punkt er at bevare den vigtigste «rygrad» af bartendere - 5-6 personer. De hjælper nytilkomne med hurtigt og let at tilpasse sig.

Alle disse dynamiske aktiviteter påvirker arbejdsplanen dagligt, så den bør overvåges hurtigt, og i tilfælde af ændringer skal alle straks informeres.

Shifton: Hvordan har du tidligere håndteret disse problemer?

Irina: Tidligere sendte vi opdateringer i en fælles chat, nogle gange måtte vi ringe til medarbejderne personligt for at sikre os, at de var klar over ændringerne. Men jo flere kaffebarer vi åbnede, desto mere havde vi behov for at automatisere hele rutinen.

Shifton: Har din virksomhed brug for en automatiseret online planlægningsservice?

Irina: Selvfølgelig, dem der følger med i trendene, er klar over, at fødevaremarkedet mere og mere tager IT-teknologier til sig. At arbejde på skemaer er en daglig rutine for administratoren og seniorbaristaerne. Som en del af planlægningen bør de tage hensyn til medarbejdernes præferencer (personlige forhold, andet job osv.), bartenderens effektivitet på en bestemt kaffebar og dagens særlige karakteristika (weekend eller hverdag). Derudover skal vi arrangere træning for nytilkomne, foretage en opgørelse eller generel rengøring, finde en erstatning for en syg, eller opdele skiftet mellem to ansatte. Og selvfølgelig bør vi tage alle mulige forsinkelser og overarbejde i betragtning.

Vi havde automatiseret denne proces i lang tid, men virksomhedens vækst fortsatte, og jeg ønskede mere end bare et program, der kunne sætte arbejdsplaner. Jeg ledte efter partnerudviklere, der ville gøre det sådan, at programmet også kunne fungere som løn- og fradragsstyring for hver medarbejder. Der var endnu flere ideer...

Shifton: Blev dine forventninger opfyldt, mens samarbejdet med Shifton blev udvidet?

Irina: Ja, jeg føler mig fuldstændig tilfreds med det! Ærligt talt, da jeg ved et tilfælde fandt Shifton, tog det mig noget tid at bemærke, hvor fleksibelt dette produkt kan være.

I testfasen stillede jeg mange spørgsmål om, hvad der ellers planlægges implementeret og hvilke funktioner Shifton tilbyder, så medarbejdere til enhver tid kunne være sikre på deres arbejdsplan og vide på forhånd, hvilket beløb de ville få ved slutningen af hver måned. Jeg ønskede, at lønkørselen skulle blive udført uden forsinkelser, at den blev gennemført i realtid og var tilgængelig for personen på hans smartphone på ethvert tidspunkt og ikke kun på lønningsdagen.

Shifton: Lykkedes det at opfylde dine ønsker? Hvor tilfreds er du med supporten fra Shifton-udviklerne?

Irina: Alle mine forespørgsler blev opfyldt, og jeg indså også, at programmet yderligere kan moderniseres efter vores behov. Jeg kommunikerede tæt med udviklerne i 6 måneder og fortalte dem, hvad vi kunne lide, og hvad vi ellers forventede at se. Vi implementerede programmet hurtigt og indså straks, at vi ønskede at bruge det mere og mere og tilpasse det til vores behov.

Shifton: Har I haft succes indtil videre?

Irina: Vi formåede at opfylde følgende punkter: vi automatiserede skemaet for hver medarbejder under hensyntagen til deres præferencer, tildelte bartendere til afdelinger og justerede beregningen af bonusser og bøder. Vi eliminerede også fejl i lønregningerne, når nogle skifter ikke blev taget i betragtning eller blev betalt for to gange. Vi installerede også applikationen på alle medarbejdernes smartphones, hvor de straks modtager meddelelser om opdateringer og løn. Vi skar også ned på den tid, der blev brugt på planlægning med 10 gange, og reducerede personaleomsætningen, da medarbejderne ser deres skift/løn og kan påvirke dem, hvilket generelt forbedrede tidsplanlægningsprocessen for alle medarbejdere.

Shifton: Har du helt sikkert flere forslag til tilpasning af Shifton-værktøjet?

Irina: Ja, selvfølgelig. Vi venter på en mere brugervenlig grænseflade til at foretage ændringer i skemaerne. Nu kan ikke alle detaljer ændres, og for at justere visse parametre skal man lave alt på ny. Vi venter på mere fleksible indstillinger i lønrapporter for generelle perioder og muligheden for at efterlade kommentarer på arbejdsgangen. Hvad angår servicefunktionerne, har vi brug for muligheden for, at medarbejdere kan efterlade kommentarer og udarbejde rapporter om de gennemførte opgaver i applikationen. Jeg er også interesseret i den automatiske beregning af bonusser afhængigt af salgsindikatorer eller KPI-opfyldelse og mere fleksible indstillinger af applikationsgrænsefladen til medarbejdernes bekvemmelighed: hvad der skal vises på hovedskærmen, hvilke meddelelser der skal sendes, og hvad der skal rapporteres om.

Shifton: Tak for din detaljerede og informative feedback, Irina. Kan du anbefale Shifton online service til andre virksomhedsejere?

Irina: Jeg anbefaler allerede værktøjet til mine kunder, som jeg hjælper med at starte deres kaffebarer, da Shifton hjælper med at spare penge, det er nemt at bruge, og mine medarbejdere kan lide det. Før jeg begyndte at bruge Shifton, testede jeg grundigt mere end 10 forskellige applikationer og programmer. Da jeg fandt Shifton, havde jeg allerede aftalt med en udvikler, der var klar til at skabe et lignende program til os. Og Shifton løste fuldstændigt alle mine problemer med planlægning og lønautomatisering.