Простите решения за съставяне на график, като Microsoft Word и Excel, трудно поддържат стабилен работен поток. С прехода на много индустрии, включително ресторанти, здравеопазване, търговия и аутсорсинг към дигиталната ера, се появиха стотици софтуерни продукти за създаване на графици, които значително опростиха процеса на създаване на графици.
Преди да се потопим в възможностите на съвременния софтуер за съставяне на графици, е важно да се запознаем с видовете работни графици.
Какви видове графици могат да бъдат създадени с помощта на софтуер за съставяне на графици на служители
Разбира се, повечето съвременни компании използват фиксиран тип работен график поради своята простота: същият брой часове и дни всяка седмица - например, когато компания работи от понеделник до петък от 9 до 18 часа. Това се използва в аптеки, малки магазини, клиентски услуги, държавни организации. В някои случаи служители могат да работят извънредно и да получават допълнително заплащане.
-
Флексибилен
На хартия това изглежда като идеален начин за организация на работната сила: служителите и работодателите се договарят за броя на часовете и дните, които трябва да бъдат изпълнени на седмична база. Те могат да работят 20-30 часа седмично, когато поискат или през определено време на деня. Работата се усложнява, когато повечето служители искат флексибилен график. Ако това не е достатъчно трудно за справяне, съществуват няколко подтипа на флексибилния график:
Сгъстена работна седмица. Тази вариация на флексибилния график събира 40-часова седмица в няколко дни. Например, един служител може да има три 12-часови или четири 10-часови работни дни, но да получи допълнителен ден или два почивка.
Флекс. Ако служителите изберат тази опция, те могат да изберат кога да започва и свършва тяхната смяна, но ще трябва да работят същия брой часове всеки ден,
Работна среда, ориентирана към резултатите. Тя не изисква отчитане на работните часове за изчисляване на заплатата, а вместо това плащанията са базирани на извършената работа: изпълнени крайни срокове и завършени задачи.
Разделена смяна. Този тип флексибилен график позволява разделянето на смяната на различни часове от деня. Работник може да работи 3 часа сутринта и 4 часа вечерта.
- Въртящ
По-малко използван, но въпреки това съществуващ тип график е въртящият график. Ако бизнес приеме въртящ график, той ще може да работи 24/7 чрез разбиване на цикъла на производство на три смени: дневна, смяна и нощна. Този тип график на служителите се използва основно в строителството, болници, електроцентрали и пътни работи.
Смените на служителите се променят седмично или квартално, в зависимост от работните изисквания. Например, тези, които са заети в строителството, могат да работят нощна смяна за една седмица и да преминат към дневна смяна следващата седмица. Служителите могат да намерят тези смени трудни за управление, тъй като техните модели на сън и хранене трябва постоянно да се променят.
Защо да преминете към софтуер за съставяне на графици на служители
Тези видове графици може да изглеждат малко сложни за управление, но за щастие има изобилие от генератори на служебни графици. Те предлагат различни функции, които правят съставянето на графици лесно за различни видове бизнеси, независимо какво избират за всички свои служители или за група от тях.
Това е възможно благодарение на различните настройки, които този софтуер предлага:
- Генериране на график
Потребителите могат да генерират графици, независимо от типа, който избират да използват. Повечето онлайн софтуери за съставяне на графици предлагат създаване на всякакъв брой шаблони за смени и графици. - Управление на смени
Ако има промени в продължителността на смените, те могат да бъдат редактирани в движение. Например, ако служител иска да работи повече часове, но по-малко дни, някои от смените му могат да бъдат изтрити, докато други се удължават или съкращават за избран период. Смени, които не са назначени на никой служител, могат да бъдат изтрити или заети от други работници. - Размяна на смени
Ако възникнат непредвидени обстоятелства, служителите могат лесно да разменят смени помежду си, за да избегнат ненужно губене на време за размяна на смени с използването на външен софтуер и поддържайки стабилен работен поток. Може да има редица ситуации, когато тази функция ще бъде полезна. С това казано, управлението трябва да потвърди тези искания, за да контролира организацията на работната сила. - Искания за отпуск
И накрая, повечето съвременни решения за съставяне на графици на служители предлагат начин служителите да поискат отпуск. Може би са твърде уморени, нуждаят се от ваканция или няма да се явят на работа утре поради болест. Това може да се направи без използването на външна услуга. В някои случаи потребителите могат да прикачат документи, за да потвърдят, че тяхното отсъствие е базирано на солидни доказателства.
На пазара в момента има изобилие от подобни софтуерни продукти. Те предлагат различни изброени по-горе функции и някои от своите собствени. С това казано, не можем да препоръчаме достатъчно услугата за съставяне на графици Shifton. Тя осигурява на собствениците на компании бърз начин за създаване и внедряване на работни графици за всякакъв брой служители с различни функции и система за генериране на флексибилни графици.
Услугата Shifton е един от софтуерните продукти за съставяне на графици на служители, налични на пазара в момента.
