Программное обеспечение для составления графиков — стоит ли оно того?

Простые решения для составления графиков, включая Microsoft Word и Excel, с трудом поддерживают стабильный рабочий процесс. Поскольку многие отрасли, включая ресторанный бизнес, здравоохранение, розничную торговлю и аутсорсинг, перешли в цифровой век, появилось множество программ для составления расписаний, которые значительно упростили процесс генерации расписаний.

Прежде чем мы углубимся в возможности современного программного обеспечения для составления расписаний, важно ознакомиться с типами рабочих графиков.

Какие типы расписаний можно создать в программе для составления графиков сотрудников

Конечно, большинство современных компаний используют тип фиксированного рабочего графика из-за его простоты: одно и то же количество часов и дней каждую неделю - например, когда компания работает с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Это используется аптеками, небольшими магазинами, службами поддержки клиентов, государственными организациями. В некоторых случаях сотрудники могут работать сверхурочно и получать дополнительную оплату.

• Гибкий

На бумаге это кажется идеальным способом организации рабочей силы: сотрудники и работодатели соглашаются на количество часов и дней, которые должны быть выполнены на еженедельной основе. Они могут работать по 20-30 часов в неделю в любое удобное время или в определенное время дня. Все усложняется, когда большинство сотрудников хотят гибкий график. Если с этим и так сложно справиться, есть несколько подтипов гибкого графика:

Сжатая рабочая неделя. Этот вариант гибкого графика сжимает 40-часовую неделю в несколько дней. Например, сотрудник может работать три 12-часовых или четыре 10-часовых рабочих дня, но получить дополнительный выходной или два.

Флекс. Если сотрудники выбрали этот вариант, они могут выбрать время начала и окончания своей смены, но должны будут отработать одно и то же количество часов каждый день.

Рабочая среда, ориентированная на результат. Он не требует учета рабочих часов для расчета заработной платы, выплаты основаны на объеме выполненной работы: выполнении сроков и завершении задач.

Разделенная смена. Этот тип гибкого расписания позволяет разделить смену на разное время суток. Работник может отработать 3 часа утром и 4 часа вечером.

• Ротационный

Менее часто используемый, тем не менее живой и действующий тип графика - это ротационный график. Если бизнес принимает ротационный график, он сможет работать 24/7, разбивая цикл производства на три смены: дневная, вечерняя и ночная. Этот тип графика сотрудников чаще всего встречается в строительстве, больницах, электростанциях и дорожных работах.

Смены сотрудников меняются еженедельно или ежеквартально в зависимости от производственных требований. Например, те, кто занят на строительных работах, может работать в ночную смену одну неделю и перейти на дневную смену на следующей. Сотрудникам может быть трудно справляться с ними, так как их режим сна и питания постоянно меняется.

Почему стоит перейти на программу для составления графиков сотрудников

Эти типы расписаний могут показаться несколько сложными для управления, но, к счастью, существует множество генераторов расписаний сотрудников. Они предлагают различные функции, которые упрощают составление расписаний для различных типов бизнеса, независимо от того, что они выбирают для всех своих сотрудников или для их группы.

Это стало возможным благодаря различным настройкам, которые предлагает это программное обеспечение:

• Генерация расписаний

Пользователи могут генерировать расписания, независимо от того, какой тип расписания они выбирают для работы. Большинство онлайн программ для составления расписаний предлагают создание любого числа шаблонов смен и расписаний.

• Управление сменами

Если происходят изменения в продолжительности смен, их можно редактировать на ходу. Например, если сотрудник хочет работать больше часов, но меньше дней, некоторые из его смен могут быть удалены, а другие расширены или сокращены на выбранный период. Смены, которые не назначены сотрудникам, могут быть удалены или приняты другими работниками.

• Обмен сменами

В случае возникновения неожиданных обстоятельств сотрудники могут легко обменяться сменами друг с другом, чтобы избежать ненужной потери времени на обмен сменами с использованием стороннего программного обеспечения и поддерживать рабочий процесс. Может возникнуть множество ситуаций, когда эта функция окажется полезной. При этом управление должно подтвердить эти запросы, чтобы иметь некоторый контроль над организацией рабочей силы.

• Запросы на отпуск

Наконец, большинство современных решений для составления графиков сотрудников предлагает способ сотрудникам просить отпуск. Может быть, они слишком устали, нуждаются в отпуске или не будут выходить на работу завтра из-за болезни. Это можно сделать без использования стороннего сервиса. В некоторых случаях пользователи могут приложить документы, подтверждающие, что их отсутствие основано на уважительных причинах.

На рынке доступно множество аналогичных программных продуктов. Они обладают различными упомянутыми выше функциями и некоторыми из своих. С учетом сказанного, мы не можем достаточно настоятельно рекомендовать сервис Shifton, который предоставляет владельцам компаний быстрый способ создания и развертывания рабочих графиков для любого количества сотрудников и обладает различными функциями и системой составления гибких расписаний.

Сервис Shifton является одним из программных продуктов для составления графиков сотрудников, доступных на рынке.