6 praktiskas tiesību programmatūras izvēles modernām juridiskajām komandām

Juridiskais darbs norit laikā. Reģistrēšanās pieņemšanas telpā sākas plkst. 8. Tiesa izmaiņas notiek. Partneri balansē klientu tikšanās. Paralegāli apstrādā iesniegumus, atklāšanu un pastu. Hibrīdas komandas pārvietojas starp biroju, mājām un tiesu. Bez skaidra plāna cilvēki saduras un termiņi kavējas. Piemērotā juridiskā programmatūra , lai plānotu un kontrolētu laiku, nodrošina visiem vienu un to pašu skatu: kas ir dežūrā, kur un kad, plus tīras laika lapas, kuras var ticēt finanšu nodaļā.

Kāpēc sistēma ir svarīga tieši tagad

Klienti sagaida ātras atbildes un savlaicīgus iesniegumus. Tomēr daudzas firmas joprojām pārvalda kalendārus ar e-pastu pavedieniem un gaitenēm sarunās. Tas sabojājas slimības dienās, izmaiņās tiesā vai jaunu pieteikumu pieplūduma laikā. Vienkārša, kopīga grafika ar dzīviem atjauninājumiem pārvērš haosu par rutīnu. Tas arī aizsargā advokātu koncentrācijas laiku un aizver lokās priekšējā birojā, lietu komandās un finanšu nodaļā.

Problēmas, kuras redzat bez sistēmas

• Maiņas pārklājas, kamēr reģistratūra paliek bez uzraudzības.

• Advokāti tiek dubulti rezervēti; tiesas un klientu tikšanās pārklājas.

• Laika ieraksti tiek iesniegti vēlu; rēķinu izrakstīšana gaida uz koriģēšanu.

• Paralegāli meklē atjauninājumus e-pastos, čatos un izklājlapās.

• Attālināti darbinieki neievēro pēdējā brīža izmaiņas; neviens neredz, kurš faktiski atrodas uz vietas.

Tās nav abstraktas “IT problēmas.” Tās ir nokavēti termiņi un pārstrādāšana. Bez uzticama juridiskā programmatūra, katrs labojums prasa telefona zvanu un atvainošanos.

Kas juridiskā programmatūra patiesībā nozīmē juridiskai komandai

Savā vienkāršākajā formā juridiskā programmatūra darbojoties ir dzīva grafika, kas saistīta ar reālu darbu: lietām, sēdēm, klientu apmeklējumiem un iekšējiem termiņiem. Tā parāda, kurš atbild uz telefoniem, kurš ir tiesā, kurš apstrādā iesniegumus un kurš apstiprina laiku. Tai jārespektē lomas un privātums. Tai jādarbojas arī tad, kad signāls ir vājš (pagrabos, tiesās, liftos) un vēl joprojām jā sinhronizējas, kad ierīces atkārtoti pieslēdzas.

Praktiski, laba juridiskā programmatūra izveido grafikus atbilstoši jūsu realitātei:

• Šorīt tiesa pārcēla datumu. Jūs atkal piešķirat pārklājumu reģistratūrai, pārvietojat partneri uz sagatavošanos un nospiežat brīdinājumus izmēģinājuma komandai vienā minūtē.

• Vakara konsultācijas aizpilda kalendāru. Jūs pievienojat otro reģistratūras slotu, aicināt divvalodu paralegāli un publicējat jaunas stundas tīmekļa vietnes komandai.

• Ārkārtas aizstāšana izšķīdumam. Rezerves advokāts saņem brīdinājumu, pieskaras “pieņemt”, un dienas skats atjauninās visiem—reģistratūrai, rēķinu izrakstīšanai un tiesas atbalstam.

• Daudzbiroju pārklājums. Pilsētas centra un piepilsētu biroji ievēro kopīgos veidņus. Vietējie vadītāji pārvalda savus cilvēkus, bet uzņēmums redz pilnu attēlu.

Rezultāts ir garlaicīgs tīši: mazāk pārsteigumu un tīrāki nodošanas momenti.

Kā izvēlēties: īss kontrolsaraksts, kas darbojas

Salīdzinot juridiskā programmatūra savai firmai izmantojat šo sarakstu, lai atšķirtu burbuļošanu no īstās vērtības:

• Bezsaistes režīms. Iespējai jāpieslēdzas un jādarbojas bez signāla; dati jāsinhronizē vēlāk.

• Mobila pieslēgšanās/atvienošanās. Telefoni vai kopīgotais kiosks ar PIN/QR; ātri vadītāju apstiprinājumi.

• Lomas un atļaujas. Partneri, prakses vadītāji, paralegāli un reģistratūra redz tikai to, kas viņiem nepieciešams; vadītāji apstiprina laiku.

• Masu paziņojumi. Pārspiedogrammu izmaiņas tiesās, klientu apmeklējumos un steidzamajos iesniegumos.

• Maiņu un dežūru veidnes. Reģistratūra, tiesas pienākumi, jaunu klientu reģistrēšana, dokumentu pārskatīšana, pasts.

• Laika uzskaite apkopotām laika lapām. Viena eksporta komandas un lietas.

• Daudzvalodu saskarne. Skaidras ekrāni, sajauktām komandām un klientiem.

• Ātra ieviešana. Importējiet no izklājlapas; aiciniet ar saiti; sāciet darbību tajā pašā nedēļā.

• Vienkārša atskaite. Stundas pēc personas, komandas un lietas; virsstundas un pārklājuma trūkumi.

Labākie 6 rīki juridiskām operācijām

Turpmāk ir neitrāls skatījums uz rīkiem, kas izmantoti cilvēku plānošanai ap juridisko darbu. Tas ir vērsts uz to, kā komandas organizē grafikus, sazinās un seko līdzi laikam, nevis uz lietu pārvaldību vai dokumentu sistēmām. Šīs izvēles bieži atrodas blakus jūsu kalendāra rīkiem un, daudzās firmās, blakus juridiskā programmatūra lietotajam lietu darbam.

1) Shifton — izveidots dzīvas pārklājuma un tīras laika

Shifton ir viegla operāciju slānis firmām, kas vajag skaidrus rosterus, ātras maiņas un uzticamas laika lapas. Tas nemēģina aizstāt jūsu lietu sistēmu vai kļūt par jūsu juridiskā programmatūra pierakstu sistēmu. Tā vietā tas padara dienas plānu redzamu un saglabā laika datus tīrus.

Kāpēc komandas izvēlas Shifton

• Ātra sākšana. Importējiet personālu, grupējiet pēc biroja un prakses un publicējiet pirmo grafiku vienā sesijā.

• Gatavas veidnes. Reģistratūra, uzņemšanas pieplūdums, tiesas pienākumi, pasta apgaitas, ārpusstundu palīdzības līnija, atklāšanas pārskatīšana.

• Tiešā paziņošana. Tiesa ir pārvietojusies? Nosūtiet izmaiņu pareizajai grupai sekundēs.

• Pieslēgšanās/atvienošanās visur. Mobila un kioska ar PIN/QR; vadītāju apstiprinājumi uz vietas.

• Bezsaistes uzņemšana. Pagrabos un tiesās bieži ir vājāks signāls; pieslēgumi synhronizējas vēlāk.

• Ģeokomutācija (pēc izvēles). Apstiprina klātbūtni birojā, tiesā vai klients vietā.

• Maiņu dublēšana. Kopējiet nedēļu jaunam birojam vai prakses grupai.

• Lomas un tiesības. Partneri un vadītāji pārvalda savus cilvēkus; HR un finanšu redz kopējo attēlu.

• Apvienotas laika lapas. Viens eksports, ko finanšu nodaļa var izmantot rēķinu izrakstīšanai.

• Daudzvalodu ekrāni. Noderīgs uzņemšanas komandām dažādās kopienās.

• Vienkārša atskaite. Pārklājums, virsstundas un vēlas reģistrēšanās acīmredzot.

Shifton atrodas blakus jūsu lietu rīkiem, nemēģinot būt juridiskā programmatūra. Komandas saglabā savu lietu sistēmu un izmanto Shifton grafiku plānošanai — daļu, kuru daudzas juridiskā programmatūra komplekti neatrisina skaidri.

2) Clio

• Plaši pazīstams lietu pārvaldībai un laika/rēķinu izrakstīšanai.

• Kalendāri un uzdevumi ir spēcīgi; maiņu tipa grafiki var pieprasīt papildu programmatūras vai apvedceļus.

• Labs mazām un vidējām firmām; lielākas komandas var to apvienot ar speciālu plānotāju.

• Mobilo lietotņu pamatpakalpojumi; operāciju funkcionalitātes atšķiras pēc iestatījumiem.

3) PracticePanther

• Lietu izsekošana un rēķinu izrakstīšana ar iebūvētajiem taimeriem.

• Kalendāri darbojas; uzlabotas maiņu pārklājuma vajadzības parasti prasa ārēju plānošanu.

• Skaidri klientu portāli; operatīvo paziņojumu sūtīšana var būt ierobežota.

• Noderīgs firmām, kas vēlas tīru lietu sistēmu plus vienkāršu grafiku.

4) MyCase

• Klientu saziņa un dokumentu koplietošana ir stiprās puses.

• Laika uzskaite ir iebūvēta; pārklājuma plānošana ir vienkāršāka.

• Viegli nelielām komandām; sarežģītas daudzbiroju grafikiem var būt nepieciešams cits rīks.

• Atskaites ir vienkāršas par darba stundām un rēķiniem.

5) Smokeball

• Lietu darbplūsmas un veidnes palīdz mazām komandām darbojas ātri.

• Laika ierakstu fiksācija ir stipra; dzīvu maiņu kontrolēšana ir mazāk centrāla.

• Darbvirsmas fokuss ir izplatīts; mobilā lietošana atšķiras atkarībā no komandas.

• Vislabāk darbojas, kad lieto operāciju slāni.

6) CARET Legal (ex-Zola Suite)

• E-pasts, uzdevumi un dokumenti vienuviet.

• Laiks un rēķinu izrakstīšana ir integrēta; maiņu pārklājums parasti prasa papildu iestatījumus.

• Labs firmām, kas vēlas viss vienā platformā.

• Lielākas operācijas komandas bieži pievieno īpašu grafiku rīku.

Katrs rīks var atrasties blakus jūsu juridiskā programmatūra lietotu lietu darbam. Atšķirība izpaužas aizņemtās dienās: cik ātri jūs varat mainīt cilvēkus, paziņot komandām un noslēgt laiku?

Salīdzinājums vienkāršos vārdos

Bezsaistes darbam Shifton koncentrējas uz uzticamiem ierakstiem un vēlāk sinhronizāciju; daudzos lietu centriskajos rīkos tiek pieņemts konstants signāls. Mobilās lietotnes pastāv lielākajā daļā opciju, bet Shifton kiosks, PIN/QR un ātrie apstiprinājumi ir pielāgoti reģistratūras un tiesas komandām. Lomas un atļaujas ir standartizētas visur; Shifton pievieno vienkāršas vadītāju tiesības dzīvām maiņām. Veidnes parādās lielākajā daļā platformu, tomēr Shifton dežūru veidnes ir domātas reģistratūrai, tiesai un uzņemšanai. Paziņojumi ir universāli, bet operāciju fokusēti pārskati Shifton kartēti komandām un vietām. Apvienotas laika lapas ir stipras Shifton un rēķinu pirmajiem sistēmās; atšķirība ir tajā, cik tīri eksports pēc noslogotās nedēļas. Daudzbiroju redzamība ir iespējama dažādās platformās; Shifton uztur vienu grafiku skatījumā par biroju ar uzņēmuma vadību. Ieviešana parasti ir ātrāka Shifton, jo tas sākas ar importiem un praktiskiem veidņiem nevis lieliem pārvietojumiem pa juridiskā programmatūra un dokumentiem.

Kāpēc Shifton ir līderis juridiskā programmatūra opcija mūsdienu juridiskajām komandām

Lielākā daļa juridiskā programmatūra bija veidota ap lietām un rēķiniem, nevis dzīvai pārklājimai. Shifton aizpilda šo plaisu ar vienkāršām, praksē pārbaudītām kontroles metodēm.

• Vakara zvanu smaile. Pieplūdums notiek pēc plkst. 18:00. Vecākais dublē reģistratūras maiņu, pabīda divus cilvēkus uz vēlāku slotu un nosūta brīdinājumu. Tālruņi tiek aizkavēti bez virsstundu neskaidrībām.

• Tiesa pārplāno pusdienlaikā. Izmeklējums pāriet uz ceturtdienu. Izmeklēšanas vadītājs atkal piešķir sagatavošanās laiku, pievieno skrējēju pienākumus un notifiē grupu vienā pieskarienā.

• Jaunā klienta pieplūdums. Mārketinga kampaņa sākta. Jūs pievienojat otro ieņemšanas kanālu uz divām nedēļām un to publicējat reģistratūrā, ar divvalodu pārklājumu skaidri iezīmētu.

• Daudzbiroju vadība. Stacijas vadītāji pārvalda savus grafikus; uzņēmums redz kapacitāti un risku, nevis privātās piezīmes.

• Ātra ieviešana. Aicinat ar saiti un parādat divus ekrānus. Jauni darbinieki pieslēdzas pirmajā dienā bez apmācības.

• Zems signāls, nav problēmu. Cilvēki reģistrē laiku lifos un tiesās; pieslēgmis sinhronizējas vēlāk.

Mazie gadījumi no lauka

Reģionālā advokātu firma, 60 darbinieki
Nepieciešamība. Virsstundas un palaistas nodošanas starp reģistratūru un tiesas atbalstu. Rēķinu izrakstīšana katru mēnesi vēlu noslēgta.
Iestatīšana. Importējiet personālu pēc biroja; izveidojiet veidnes reģistratūrai, tiesas pienākumiem, pastam un tiešās palīdzības līnijai; aktivizējiet vadītāju apstiprinājumus; iestatiet vienkāršas ģeoreferences birojā un vietējās tiesās.
Rezultāts. Pārklājuma trūkumu kritums notika divu nedēļu laikā. Virsstundas stabilizējās. Eksporti ieradās laikā un saskanēja ar rēķiniem. Shifton savienojums ar firmas juridiskā programmatūra turēja izmeklēšanas un ieņemšanu saskaņotu.

Tiesvedības komanda ar blīvu tiesu kalendāru
Nepieciešamība. Biežas pārplānošanas izraisīja pēdējā brīža maiņas un garas grupu čatas.
Iestatīšana. Tuvs rezervju baseins ar izspiedīšanas brīdinājumiem; kioska pieslēgšanās reģistratūrā; nakts plāna kopsavilkums “rītdienas”.
Rezultāts. Aizpildījumi notika minūtēs. Mazāk palaistie uzdevumi; tīrāki nodošanas momenti sagatavošanai tiesai.

Daudzbiroju prakse
Nepieciešamība. Trīs atrašanās vietas izmantoja dažādas izklājlapas; uzņēmums neredzēja dzīvu skatu.
Iestatīšana. Pašu veidnes izmantotas birojos; vietējie vadītāji apstiprināja laiku; finanšu nodaļa katru piektdienu izgāja vienu eksportu.
Rezultāts. Prognozējama pārklājuma, ātrāki slēgšanas un mazāk zvani brīvdienās. HQ saglabāja vienu skatu visās birojos, kamēr juridiskā programmatūra saglabāja koncentrēšanos uz lietām un dokumentiem.

Biežās kļūdas (un kā izvairīties no tām)

• Nepievēršana uzmanības bezsaistes darbam. Tiesas un lifti pārtrauc signālu. Ja ieraksti tur neizdodas, izvēlieties citu rīku.

• Nav lomu vai tiesību. Bez vadītāju atļaujām, uzņēmums kļūst par šauru vietu.

• Apgrūtināta ieviešana. Ja iestatīšanai nepieciešamas nedēļas, personāls turpinās izmantot tērzētavas. Pieprasiet importus ar failu un ielūgumus pa saiti.

• Nav masu brīdinājuma. Grafika izmaiņām ātri jānonāk pie pareizajiem cilvēkiem.

• Nav apkopotas laika. Ja laika lapas nepieciešams manuāli tīrīt, ieguvumi izzūd.

FAQ

Vai bezsaistes atbalsts ir pieejams?

Jā, Shifton. Cilvēki pieslēdzas vietās, kur signāls ir vājš, un dati sinhronizējas vēlāk.

Cik ātrs ir ieviešanas process?

Importējiet darbiniekus, izveidojiet dežūru veidnes, aiciniet ar saiti un publicējiet. Daudzas firmas izveido dzīvo grafiku tajā pašā nedēļā.

Kā mēs nosakām lomas un atļaujas?

Dodiet partneriem un prakses vadītājiem tiesības pār savām komandām. HR un finanšu nodaļa saglabā pilnīgu redzamību, kamēr reģistratūra un paralegāli redz tikai to, kas viņiem nepieciešams.

Mobilā pieslēgšanās/atvienošanās uz vietas?

Jā. Personāls izmanto telefonus vai kopīgoto kiosku ar PIN/QR. Vadītāji uz vietas apstiprina izņēmumus.

Vai mēs varam ātri mainīt maiņas starp birojiem?

Jā. Izmantojiet rezervju baseinus un atrašanās vietas paziņojumus; pirmais pieņem atjaunina grafiku visiem.

Vai tas aizstāj mūsu lietu sistēmu?

Nē. Shifton papildina jūsu juridiskā programmatūra lietu un dokumentu sistēmu, apstrādājot dzīvās apgūtās maiņas un laiku.

Secinājums

Shifton ir piemērots juridiskām komandām, kurām vajag skaidru pārklājumu, ātras maiņas un tīru laiku—bez maiņām, kā viņi pārvalda lietas. Tas samazina stresu partneriem, paralegāliem un uzņemšanas komandām, saglabājot vienu dzīvo plānu visā birojos un hibrīdajos grafikos. Tas arī palīdz jebkuram maiņu bāzētam biznesam—mazumtirdzniecībai, loģistikai, pakalpojumiem—vadīt stabilas dienas. Vissvarīgāk, Shifton papildina jūsu juridiskā programmatūra, nevis konkurē ar to.

Izveidojiet savu Shifton kontu un ieplānojiet savu pirmo juridisko komandu šodien.