যেকোনো আকারের টিমের জন্য কর্মী শিডিউলিং সফটওয়্যার

শিডিউলিং ধীরে ধীরে নয়, ধাপে ধাপে কঠিন হয়। একটি শেয়ার করা স্প্রেডশিটে একটি টিম ততক্ষণই চলে, যতক্ষণ না দ্বিতীয় একটি টিম একই সময় কভার করতে শুরু করে, কেউ একজন পার্ট টাইমে চলে যান, আর ম্যানেজার শুক্রবারের বিকেলগুলো এমন একটি গ্রিড নতুন করে সাজাতে ব্যয় করতে শুরু করেন যা আর কেউ পড়তে পারে না। ঠিক এই জায়গাতেই কর্মী শিডিউলিং সফটওয়্যার আর নিছক সুবিধা থাকে না, বরং পুরো সপ্তাহটাকে ধরে রাখার জিনিস হয়ে ওঠে।

চাহিদাটা জটিল নয়। কর্মীদের জানা দরকার তাঁরা কখন কাজ করবেন, ম্যানেজারদের জানা দরকার সময়গুলো কভার হয়েছে এবং খরচ সামলানোর মতো, আর দুই পক্ষেরই একই সত্যের একই সংস্করণ দরকার।

শিডিউলিং সফটওয়্যারকে যা ভালোভাবে করতে হবে

ফিচারের তালিকার চেয়ে চারটি কাজ বেশি গুরুত্বপূর্ণ। প্রতিবার ফাঁকা গ্রিড থেকে শুরু না করে দ্রুত পুরো সপ্তাহ বা মাস তৈরি করা। কর্মীদের ফোনে পৌঁছানো, কারণ শিফটে কাজ করা বেশিরভাগ মানুষ কখনোই অফিস ইমেইল খোলেন না। পেরোল চলার পরে নয়, শিডিউল প্রকাশের আগেই কর্মঘণ্টা সীমার ভেতরে রাখা। আর নতুন করে না বানিয়ে পরিবর্তন সামলানো, কারণ পরিকল্পনা সবসময় নড়ে।

এর বাইরে সবই ঐচ্ছিক। যে শিডিউলিং সিস্টেম এই চারটি কাজ ভালোভাবে করে, সেটি এমন ভারী প্ল্যাটফর্মের চেয়ে বেশি টিকে থাকবে যা টিমের নেই এমন সমস্যা সমাধান করে, তা সেটি শিফট অ্যাপ হিসেবেই বিক্রি হোক, ক্রু শিডিউলিং সফটওয়্যার হিসেবেই হোক বা বিভাগভিত্তিক শিডিউলিং সফটওয়্যার হিসেবেই হোক।

শূন্য থেকে শুরু না করে শিডিউল তৈরি

বেশিরভাগ টিমের প্রতি সপ্তাহে নতুন শিডিউল লাগে না। তাদের লাগে গত সপ্তাহের ধরনটি, সঙ্গে তিনটি পরিবর্তন। কার্যকর একটি ধরনকে শিডিউল টেমপ্লেট হিসেবে সংরক্ষণ করলে দুই ঘণ্টার কাজ দশ মিনিটের হয়ে যায়, আর টিম শিডিউল টেমপ্লেট একাধিক বিভাগে ব্যবহার করা যায়: টেমপ্লেটটি একটি বিভাগে প্রয়োগ করুন, ছুটি ও আবেদন অনুযায়ী ঠিক করুন, তারপর প্রকাশ করুন। পুনরাবৃত্ত শিফট ও রোটেশনও একইভাবে সামনে এগিয়ে যায়, তাই ঘূর্ণায়মান ধরন মাসের পর মাস টাইপ না করে একবারই সেট করা হয়।

যে অংশগুলো বদলায় সেগুলো আলাদাভাবে সামলানো হয়। খালি শিফট সেই কাজ কভার করে যাতে এখনো কাউকে দেওয়া হয়নি, আর তা একজন একজন করে না দিয়ে যোগ্য সবার কাছে একসঙ্গে পাঠানো হয়। অদলবদলের প্রস্তাব কর্মীরাই দেন এবং ম্যানেজার এক টাচেই অনুমোদন করেন। প্রাপ্যতা ও ছুটির আবেদন গ্রিড বানানোর আগেই সংগ্রহ করা হয়, আর এটিই প্রকাশিত রোস্টারের পরে যে দীর্ঘ কথাবার্তা চলে তার বেশিরভাগ দূর করে।

বৃদ্ধি সামলানো হয় বিশাল এক গ্রিড দিয়ে নয়, আলাদা করে। বিভাগ, সাইট ও চুক্তি প্রত্যেকে নিজস্ব প্রজেক্ট বা শিডিউল হয়ে ওঠে, ফলে একজন লিড শুধু নিজের দায়িত্বের বোর্ডে ফিল্টার করেন, আর মালিক সবকিছুই দেখতে পান। যিনি দুই টিমে কাজ করেন তিনি তালিকায় একবারই থাকেন, ফলে তাঁর মোট ঘণ্টা দুই ফাইলে ভাগ হয়ে হারিয়ে না গিয়ে সঠিক থাকে। ঠিক এখানেই স্প্রেডশিট শিডিউল তৈরির টুল থাকে না, ঝুঁকি হয়ে যায়।

প্রকৃত চাহিদার সঙ্গে কর্মীসংখ্যা মেলানো

একই সংখ্যক কর্মী রাখা দুই দিকেই ব্যয়বহুল। শান্ত সকালে বেশি লোক মুনাফা খেয়ে ফেলে, ব্যস্ত সময়ে কম লোক সেবার মান নষ্ট করে। চাহিদার পূর্বাভাস প্রত্যাশিত কাজের চাপকে দিনভর ঘণ্টাভিত্তিক রেখা হিসেবে আঁকে, এরপর নির্দিষ্ট সংখ্যার বদলে সেই রেখা ধরেই শিফট বণ্টন হয়।

স্বয়ংক্রিয় বণ্টন প্রথম ধাপটি করে দেয়, চাহিদা যেখানে সেখানেই শিফট বসায় এবং আপনার ঠিক করা ওভারটাইম নিয়ম মানে। ম্যানেজার শূন্য থেকে শুরু না করে দেখে নিয়ে ঠিক করে নেন। যেসব কাজে ব্যস্ততার ধরন আগে থেকে অনুমান করা যায়, সেখানে এই একটিই পরিবর্তন শিডিউলিং সফটওয়্যারকে কেবল হিসাব রাখার টুল থেকে সংখ্যায় প্রভাব ফেলা জিনিসে বদলে দেয়। ইভেন্ট কর্মীদের শিডিউলিং পুরোটাই এর ওপর দাঁড়িয়ে, কারণ সেখানে চাহিদা সমান রেখায় নয়, থোকায় থোকায় আসে।

সঠিকভাবে প্রকাশ করা যতটা জরুরি, আগে প্রকাশ করাও ততটাই। এক সপ্তাহ আগে পাওয়া শিডিউল মানুষকে বাকি জীবন সেই অনুযায়ী গুছিয়ে নিতে দেয়, ফলে শেষ মুহূর্তের অদলবদলের আবেদন কমে যায়। যেসব টিম কভারেজ দরকারের আগের দিন শিডিউল দেয়, তারা এই পার্থক্যের দাম দেয় ফোন কল আর সদিচ্ছা দিয়ে, আর সেই খরচ কোনো রিপোর্টে ওঠে না।

কর্মঘণ্টা, ওভারটাইম ও খরচ নিয়ন্ত্রণ

শ্রম খরচই সাধারণত সবচেয়ে বড় খাত যেখানে একজন ম্যানেজার সপ্তাহে সপ্তাহে প্রভাব ফেলতে পারেন, আর স্প্রেডশিটে সেই ক্ষতি বেতনের বিল আসার আগ পর্যন্ত অদৃশ্য থাকে। দীর্ঘ হয়ে যাওয়া একটি শিফট, শান্ত বিকেলে ডেকে আনা বাড়তি একজন, ভুলে পেরিয়ে যাওয়া ঘণ্টার সীমা: হাতে সময় থাকতে এর কোনোটিই চোখে পড়ে না।

প্রতি কর্মীর ঘণ্টার সীমা আর চলমান সাপ্তাহিক যোগফল ওভারটাইমকে আবিষ্কার নয়, সিদ্ধান্তে পরিণত করে। ওভারটাইম নিয়মে বাড়তি ঘণ্টা দেওয়ার আগে স্পষ্ট অনুমোদন বাধ্যতামূলক করা যায়। পরে বাজেট ও মজুরি হারের রিপোর্ট দেখায় প্রতিটি প্রকাশিত শিডিউলে পদ ও সময়কাল অনুযায়ী আসলে কত খরচ হয়েছে। এই চক্রটিই সেই সফটওয়্যারের সঙ্গে পার্থক্য গড়ে দেয় যা কেবল ইতিহাস লেখে, আর সেই সিস্টেমের যা ইতিহাস বদলে দেয়।

সময় হিসাব, উপস্থিতি ও পরিষ্কার টাইমশিট

শিডিউল হলো পরিকল্পনা, টাইমশিট হলো যা আসলে ঘটেছে। উপস্থিতি হিসাবের সফটওয়্যার হিসেবে ব্যবহার করলে এটি দুই দিকেই একইভাবে কাজ করে: কর্মীরা মোবাইল অ্যাপ থেকে ক্লক ইন ও ক্লক আউট করেন, বিরতি শিফটেই লেখা হয়, আর বোনাস, কর্তন ও মজুরি হারের পরিবর্তন আলাদা নোটে না থেকে ঘণ্টার পাশেই থাকে। প্রতিটি সম্পাদনা লগে থেকে যায়, তাই ঘণ্টা নিয়ে বিরোধ রেকর্ড দেখেই মিটে যায়।

রিপোর্টিং এই এন্ট্রিগুলোকে পেরোলের ব্যবহারযোগ্য কিছুতে বদলে দেয়। কর্মঘণ্টা, ন্যূনতম ঘণ্টা, নিশ্চিত করা শিফট, দেরিতে আসা, ছুটি ও ছুটির ব্যালেন্স সবই মাস ও পদ অনুযায়ী এক্সপোর্ট হয়। কাজের জায়গাতেই এসব ধরে রাখা টাইমশিট অ্যাপ মাস শেষের পুরো পুনর্গঠনের কাজটাই তুলে দেয়। যেসব টিমের অবস্থানের প্রমাণ দরকার তারা জিওলোকেশন ম্যাপ যোগ করতে পারে, যা ফ্রি প্ল্যানের অংশ নয়, একটি পেইড মডিউল। ক্লক ইন ও টাইমশিটের খুঁটিনাটি আমাদের টাইম ট্র্যাকিং পেজে বলা আছে।

ভূমিকা, অনুমতি ও কর্মী যুক্ত করা

একাধিক মানুষ শিডিউল বানাতে শুরু করলেই অ্যাক্সেস গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে। টিমের প্রত্যেকের একটি পদ ও অনুমতির স্তর থাকে, ফলে বিভাগীয় প্রধান নিজের বোর্ড সামলাতে পারেন আর অ্যাকাউন্টের মালিক পুরো ছবিটা ধরে রাখেন। পদ থাকার কারণে নাম গুনে নয়, ভূমিকা ধরে কভারেজ পড়া যায়, আর এটিই চারজনের বদলে চল্লিশ জনের ক্ষেত্রে গ্রিডকে কাজে লাগায়।

প্রকৃত আকারে কর্মী যুক্ত করা একটি সামষ্টিক কাজ। একজন একজন করে যোগ না করে কর্মীদের ইমপোর্ট করা যায়, প্রত্যেকের পদ, যোগাযোগের তথ্য ও টাইম জোনসহ, আর আমন্ত্রণের অবস্থা দেখায় কে গ্রহণ করেছেন আর কে করেননি। বিভিন্ন টাইম জোনে ছড়িয়ে থাকা টিম নিজেদের শিফট স্থানীয় সময়ে দেখে, যা শিফট শুরু ভুলে যাওয়ার একটি সাধারণ কারণ দূর করে।

আবেদন, অনুমোদন ও কম বিঘ্ন

শিডিউলিংয়ে ম্যানেজারের সময়ের বড় অংশ যায় শিডিউলে নয়, আবেদনে। ছুটি, বিনা বেতনের ছুটি, শিফট পরিবর্তন ও প্রাপ্যতার হালনাগাদ আসে বার্তায়, আধা মনে থাকে, আর রোস্টার ভুল হলে আবার সামনে আসে।

এগুলো এক সারিতে আনলে সপ্তাহের চেহারাই বদলে যায়। আবেদন অ্যাপে জমা হয়, এক জায়গাতেই অনুমোদন বা বাতিল হয় এবং সঙ্গে সঙ্গে বোর্ডে দেখা যায়, আর ব্যালেন্স চোখের সামনে থাকায় একই জিনিস দুইবার অনুমোদন হয় না। আমাদের ছুটি ব্যবস্থাপনা ফিচারে বলা আছে কীভাবে আবেদন, অনুমোদন ও ব্যালেন্স টিমগুলোর মধ্যে মিলে যায়।

আপনার টিমের জন্য শিডিউলিং সফটওয়্যার বাছাই

যেকোনো রোস্টারিং সফটওয়্যার সেভাবেই পরীক্ষা করুন যেভাবে আপনার টিম সেটি ব্যবহার করবে, আপনি কয়েকটি বিকল্প তুলনা করুন বা স্প্রেডশিট বদলান। একটি সত্যিকারের সপ্তাহ বানান এবং সময় মেপে দেখুন। ভবনের সবচেয়ে পুরনো ফোনে সেটি খুলুন। প্রকাশ করুন, তারপর একটি শিফট বদলে দেখুন সংশ্লিষ্ট সবাই এক মিনিটের মধ্যে জানছেন কি না। কর্মঘণ্টার রিপোর্ট এক্সপোর্ট করে দেখুন পেরোল সেটি যেমন আছে তেমনই ব্যবহার করতে পারে কি না। এরপর দেখুন বড় হলে কী হয়: আরেকটি বিভাগ, আরেকটি সাইট, আরও বিশজন।

Shifton ঠিক এই পথের জন্যই তৈরি। দৈনিক, সাপ্তাহিক ও মাসিক ভিউ, টেমপ্লেট ও রোটেশন, খালি শিফট ও অদলবদল, প্রাপ্যতা ও ছুটির আবেদন, স্বয়ংক্রিয় বণ্টনসহ চাহিদার পূর্বাভাস, ঘণ্টার সীমা ও ওভারটাইম নিয়ম, টাইমশিট লগসহ টাইম ক্লক, QuickBooks ও Zapier ইন্টিগ্রেশন এবং ঘণ্টা, বাজেট ও মজুরি হারের রিপোর্ট। ১০ জন পর্যন্ত সময়সীমা ছাড়াই ফ্রি প্ল্যানে চলে, যা ছোট টিমের জন্য একে সত্যিই ফ্রি শিডিউলিং অ্যাপ করে তোলে, আর পেইড মডিউলের দাম প্রতি কর্মী প্রতি মাস হিসেবে, বিস্তারিত আছে আমাদের মূল্য পেজে।

আপনার টিম যা-ই করুক, শিডিউলই সেই অংশ যার ওপর বাকি সব নির্ভর করে। প্রথম সপ্তাহটি বানান এবং দেখুন এর সঙ্গে কত প্রশাসনিক কাজ মিলিয়ে যায়।