Système de gestion des congés que les employés utilisent réellement

Les congés ne devraient pas être synonymes de conflit. Pourtant, dans de nombreuses équipes, c'est le cas. Quelqu'un demande des vacances par message. Un manager répond des heures plus tard. Les RH mettent à jour un tableur. La paie est informée trop tard. Le planning se casse, et l'équipe finit stressée.

A système de gestion des congés résout ce problème en offrant à chacun un chemin clair : demander, approuver, suivre et planifier. Il remplace les messages désordonnés par un flux de travail d'approbation simple des congés, afin que les managers puissent maintenir la couverture, et que les employés puissent planifier leur vie sans deviner.

Si vous voulez un point de départ simple pour les flux de travail du personnel au-delà des congés, vous pouvez consulter la plateforme principale ici : voir comment Shifton fonctionne

Ce qu'un système de gestion des congés doit faire

Un bon système n'est pas juste un formulaire. C'est un processus qui réduit les erreurs et rend les décisions prévisibles.

Il doit gérer les demandes de congé d'une manière naturelle pour les employés, y compris l'utilisation mobile. Il doit montrer clairement le statut, pour que personne ne se demande "l'avez-vous approuvé" cinq fois. Il doit soutenir le suivi des congés des employés avec un historique clair de qui a demandé, qui a approuvé, et quelles dates ont été impliquées.

Il doit également aider les managers à planifier, pas seulement à approuver. Cela signifie un calendrier de congés clair, une visibilité sur les demandes qui se chevauchent, et un moyen d'éviter les absences non prévues avant qu'elles ne se produisent.

Pour les RH, il doit soutenir la gestion des politiques de congés avec des règles qui restent cohérentes. Pour la paie, il doit faciliter le suivi des congés payés et fournir des totaux propres qui ne nécessitent pas de corrections manuelles en fin de mois.

La gestion des vacances ne devrait pas être plus compliquée que de demander un jour de congé. Le suivi des congés maladie doit être rapide, car les jours de maladie arrivent rarement avec une semaine de préavis.

Pourquoi les tableurs et les messages échouent

Les tableurs échouent car ils dépendent de la perfection humaine. Une personne oublie de mettre à jour une cellule. Une autre modifie la mauvaise ligne. Un manager approuve verbalement et personne ne l'enregistre. Rapidement, vous avez deux vérités et aucune confiance.

Les approbations par messagerie semblent rapides, mais elles créent de la confusion. Les messages disparaissent sous de nouvelles conversations. Un nouveau manager ne peut pas voir ce qui s'est passé le trimestre dernier. Les RH ne peuvent pas répondre aux questions de base sans fouiller dans des captures d'écran.

Un véritable processus de gestion des absences nécessite une source de vérité unique qui soit facile à utiliser, et non un patchwork d'outils.

Le véritable coût d'un suivi des congés désordonné

Une mauvaise gestion des congés n'est pas seulement ennuyeuse. C'est coûteux.

Quand les managers ne voient pas clairement les congés, ils sureffectuent juste pour se sentir en sécurité. Ou ils sous-effectuent et épuisent l'équipe. Quand les employés ne font pas confiance au processus, ils cessent de planifier à l'avance. Ils prennent des congés de dernière minute, et l'entreprise fonctionne en mode panique.

Cela crée également de l'injustice. Certaines personnes obtiennent des approbations rapidement parce qu'elles savent à qui envoyer un message. D'autres attendent plus longtemps parce qu'elles suivent les règles. Avec le temps, cela devient personnel, même si ça ne l'est pas.

Un bon système de gestion des congés rend le processus visible et cohérent, afin que les décisions paraissent justes et faciles à expliquer.

Comment mettre en place une gestion des congés qui fonctionne au quotidien

Vous n'avez pas besoin de règles compliquées. Vous avez besoin de règles claires que tout le monde peut suivre.

Définir des types de congés qui correspondent à la vie réelle

Commencez par une petite liste que les gens utilisent réellement. La plupart des équipes ont seulement besoin de vacances, de congés maladie, de congés personnels et de congés sans solde. Gardez les noms simples. Si les gens ne peuvent pas faire la différence entre deux options similaires, ils choisiront la mauvaise.

Cela aide les logiciels RH de suivi des congés à rester propres et empêche les rapports de se transformer en devinettes.

Rendre les approbations rapides et prévisibles

Les approbations lentes détruisent la confiance. La meilleure approche est généralement une approbation directe par un manager pour la plupart des demandes, et une seconde étape uniquement pour les cas particuliers.

Définissez ce que signifie rapide dans votre équipe. Les managers répondent dans un jour ouvré. Si un manager est absent, la demande est redirigée vers un approbateur de secours. C'est ainsi que vous empêchez les demandes bloquées et réduisez les changements de dernière minute dans le planning.

Utilisez un calendrier des congés pour protéger la couverture

Un calendrier des congés est l'endroit où la planification devient concrète.

Les responsables devraient pouvoir identifier les chevauchements en un coup d'œil. Les employés devraient pouvoir voir si une semaine est déjà chargée, afin d'éviter les conflits avant même de faire une demande. Cela réduit le taux de refus et diminue les conflits.

Lorsque votre calendrier est fiable, les gens arrêtent de doubler leurs engagements personnels et vous arrêtez de surbooker le personnel.

Connecter les congés à la planification et à la présence

Les congés doivent modifier la disponibilité. Si quelqu'un obtient un congé approuvé, il ne devrait pas apparaître comme disponible pour des postes pendant ces dates. C'est la différence entre un système qui stocke les demandes et un système qui protège les opérations.

Si vous gérez des équipes basées sur les quarts, associer les congés à la planification fait une grande différence. Shifton prend en charge ce type de flux ici : outils de demande et d'approbation des congés

Lorsque vous avez également besoin de totaux clairs pour la présence et la paie, connectez les décisions de congé avec le suivi des heures ici : suivre les heures de travail sans feuilles de temps manuelles

Gestion des congés pour les équipes avec risques de couverture et de quarts

Certaines équipes peuvent supporter un suivi de congés désordonné plus longtemps que d'autres. Une équipe de bureau peut ressentir de la gêne, mais une équipe par quarts ressentira un désastre.

Dans le domaine de la santé, une personne manquante peut surcharger toute une unité. Dans le commerce de détail, une absence pendant les heures de pointe nuit aux revenus et à l'expérience client. Dans le domaine des installations, un technicien manquant peut retarder des tâches critiques.

Si votre travail dépend de la couverture, un système de gestion des congés n'est pas seulement une question d'hygiène RH. C'est une question de sécurité opérationnelle.

Les équipes d'installations sont un excellent exemple car elles ont besoin d'une couverture fiable chaque jour. Cette page montre le type de réflexion sur la couverture qui est le plus important : comment les équipes d'installations maintiennent leur couverture

Les meilleures pratiques qui font que les employés ont confiance dans le processus

Un système ne fonctionne que si les employés croient qu'il est équitable. La confiance vient de la clarté, non de la sévérité.

Montrez clairement les soldes. Si les gens ne savent pas combien de PTO est disponible pour le suivi, ils continueront à demander aux RH ou cesseront de faire des demandes correctement.

Faites en sorte que les règles soient visibles avant que quelqu'un ne soumette une demande. S'il y a des dates d'interdiction, des règles de préavis minimum ou des limites sur les congés qui se chevauchent, montrez-les tôt. N'attendez pas que la demande soit envoyée.

Gardez les décisions explicables. Lorsqu'un responsable rejette une demande, la raison doit être simple et cohérente, comme les limites de couverture ou les chevauchements.

Conservez l'historique. Lorsque des questions surgissent plus tard, vous voulez des faits, pas des opinions.

Pour les équipes aux États-Unis, il est utile de se référer à des conseils de confiance sur les bases du salaire et des heures : bases officielles des salaires et des heures

Un plan de déploiement qui ne contrarie pas l'équipe

La plupart des déploiements échouent parce qu'ils semblent demander plus de travail. Un bon déploiement semble demander moins de travail dès le premier jour.

Tout d'abord, configurez les types de congés et les règles d'une manière qui correspond à la façon dont les gens en parlent déjà. Ensuite, formez les gestionnaires à une habitude : approuver rapidement et vérifier la couverture. Après cela, transférez les demandes au système et arrêtez d'accepter les approbations par chat. Si vous gardez deux canaux ouverts, les gens choisiront toujours le plus désorganisé.

Enfin, examinez ce qui se passe au cours des deux premières semaines. Si les employés continuent de choisir le mauvais type de congé, renommez-le. Si les approbations sont lentes, désignez un approbateur de secours. Continuez à améliorer le processus jusqu'à ce qu'il paraisse sans effort.

Si vous voulez la façon la plus rapide de tester le flux de travail avec votre propre équipe, commencez ici : créez votre espace de travail Shifton

FAQ

Qu'est-ce qu'un système de gestion des congés ?

Un système de gestion des congés est un logiciel qui aide les employés à soumettre des demandes de congé et aide les managers à les approuver tout en gardant des dossiers précis, des soldes et un calendrier de congés partagé.

À quoi devrait ressembler un bon flux de travail d'approbation des congés ?

Il devrait acheminer les demandes vers le bon manager, montrer clairement le statut, garder un historique des décisions et empêcher les demandes de rester bloquées quand quelqu'un est absent.

Comment cela aide-t-il à la gestion des absences ?

Il fournit une source unique et fiable pour savoir qui est absent et quand, vous permettant ainsi de planifier la couverture à l'avance et d'éviter les pénuries de personnel de dernière minute.

Peut-il gérer le suivi des congés payés et des congés rémunérés ?

Oui. Un système adéquat suit les soldes et les totaux de congés afin que les employés sachent ce qui est disponible et que la paie puisse traiter les congés sans corrections manuelles.

Comment devons-nous gérer le suivi des congés maladie ?

Rendre cela rapide et simple. Les congés maladie se produisent souvent sans préavis, donc le système devrait permettre des demandes rapides et une documentation claire sans étapes supplémentaires.

Quelle est la principale raison pour laquelle les équipes échouent à adopter un logiciel de gestion des congés RH ?

Ils continuent d'approuver les congés par chat tout en demandant également aux gens d'utiliser le système. Choisissez un canal, formez les managers à répondre rapidement, et l'habitude prendra.

Comment réduire les conflits dans la gestion des vacances ?

Utilisez un calendrier de congés qui montre les chevauchements et les limites de personnel à l'avance. Lorsqu'ils peuvent voir les conflits avant de soumettre, les demandes deviennent plus intelligentes et les approbations plus rapides.