Forholdet mellom arbeidsgiver og ansatte er grunnlaget for å danne et mikroklima i enhver organisasjon. Mange administrerende direktører klarer ikke å lære prinsippene for effektiv kommunikasjon med ansatte og tror at de naturlig besitter effektive kommunikasjonsevner. La oss ikke glemme at vi lever i stadig skiftende og dynamiske tider. Det moderne jobbmarkedet er fullt av selvsikre og konkurransedyktige representanter for ulike yrker. Tidligere ble det forventet at ansatte stilletiende skulle tåle uprovosert aggresjon, skjevhet, straffer og irettesettelser. Nå til dags bærer selv ikke de mest kvalifiserte arbeidere seg med respekt og bytter jobb på innfall uten frykt for å være uønsket på jobbmarkedet. Mange erfarne arbeidsgivere vet hvor vanskelig det er å finne kvalifiserte, ærlige og lojale medarbeidere. Derfor spiller finjustert organisatorisk kommunikasjon en viktig rolle i enhver bedrift. For å få en virksomhet til å gå som et urverk, må både ansatte og arbeidsgivere inngå kompromisser og veie hvert ord som ytres og høres, samtidig som de opprettholder et visst nivå av høflighet. La oss prøve å finne ut de riktige måtene å kommunisere med ansatte på og tiltakene som bør settes i verk for å gjøre teamet ditt til den mest effektive arbeidskraften du noen gang har hatt tilfredsheten av å lede.
Mest brukte interne kommunikasjonsteknikker
Det å være leder av et selskap er ikke den enkleste oppgaven. Økonomiske forpliktelser og ansatte er ditt ansvarsområde. En toppsjef må være klok, fleksibel, kontinuerlig veie sine beslutninger og kjenne de riktige måtene å delegere makt på. Det finnes et stort antall teamledelsesseminarer, webinarer og opplæringer der du kan få nødvendig kunnskap og ferdigheter. Enhver selvrespekterende arbeidsgiver må delta på minst ett av disse seminarene for å være oppdatert med de nyeste trendene innen ansettelse og ledelse av ansatte. Du må også jobbe med din egen stil for ansattledelse.
Som en tommelfingerregel er det flere interne kommunikasjonsteknikker som diskuteres under forskjellige profesjonelle treningsseminarer:
-
Autoritær. Alle viktige beslutninger tas utelukkende av arbeidsgiveren. De legger stram systemisk kontroll over utførelsen av alle oppgaver. Under denne ledelsen blir all initiativ og individualitet skjult
-
Anarkistisk. Arbeidsgiveren prøver å holde seg utenfor selskapets daglige virksomhet og ansattes arbeid så mye som mulig, lar ting gå helt løse mens de har gitt opp alt ansvar for resultater
-
Demokratisk. En arbeidsgiver har som mål å øke rollen til ansatte i beslutningsprosesser, gi dem mulighet til å uttrykke sine meninger og ta beslutninger av sekundær betydning på egen hånd. Videre blir alle nye løsninger, kollektive mål og bedriftsmål regelmessig diskutert, med hver arbeider som har rett til å stemme.
I tillegg kan arbeidsgivere bruke felles kreativitet i ansattledelse. Kjernen i denne stilen ligger i å oppnå positive resultater, sette mål og oppgaver gjennom felles innsats fra ansatte og arbeidsgiver.
Hver av disse metodene er gode på sin egen måte og egner seg under visse omstendigheter. Den autoritære tilnærmingen gir noe anstendige resultater på grunn av konstant kontroll, men kan bare brukes i kritiske situasjoner. Den demokratiske metoden kan implementeres når bedriftsleder er svært intelligent og god med ledelsesferdigheter. Uten dette er det praktisk talt umulig å oppnå et godt resultat fra den demokratiske interne kommunikasjonsteknikken.
En erfaren bedriftseier må ha en viss grad av fremsyn. Først og fremst må han analysere oppførselen og karaktertrekkene til alle teammedlemmer, bestemme potensialet til alle ansatte, forutse muligheten for ulike situasjoner som oppstår. Alle disse faktorene må tas i betraktning når man ser etter riktig stil for organisatorisk kommunikasjon.
Tilbakemelding er en verdifull ferdighet i kommunikasjon med ansatte
Evnen til å sette opp riktig tilbakemelding regnes for å være en av de viktigste kommunikasjonsevner nødvendig for effektiv ansattkommunikasjon blant bedriftsledere i ganske lang tid. Selv de unge og erfarne administrerende direktørene må være i stand til å snakke med ansatte, ordne opp i enhver unøyaktighet, rose eller påpeke ting som kan forbedres, riktig delegere myndighet, gi råd om ulike oppgaver. Kommunikasjon med ansatte bør ikke være et problem for en administrerende direktør. En leder for et selskap skal kunne kontakte alle arbeidstakere, selv de mest uregjerlige og egenrådige, da riktig tilbakemelding er hjørnesteinen i gjensidig fordelaktig kommunikasjon. Først kan det se ut som om å kalle inn en medarbeider for å diskutere ting du har problemer med er den enkleste oppgaven. Det viser seg at det ikke er lett i det hele tatt. De fleste psykologiske og sosiologiske undersøkelser utført av hundrevis av selskaper over hele verden viser at tilbakemelding er den mest problematiske delen av forholdet mellom arbeidsgiver og ansatt. Mange arbeidstakere er stresset under dårlig håndterte ansikt til ansikt-samtaler med sine overordnede og på grunn av mangel på en ordentlig etablert tilbakemeldingsprosess. De er for redde for å si sin mening, føler seg undervurdert, verdiløs og ydmyket. Et ikke-eksisterende eller dårlig oppsatt tilbakemeldingssystem forvirrer arbeidere i organisasjonen og reduserer deres lyst til å streve mot det felles målet. En talentfull og klok administrerende direktør må forstå at tilbakemelding er et godt verktøy som gjør det mulig å:
-
Korrigere en ansattes oppførsel i teamet
-
Rette en ansatt mot vekst og utvikling i en bestemt avdeling
-
Uttrykke takknemlighet og understreke betydningen av en ansatt
-
Motivere arbeidstakere mot nye prestasjoner
-
Bestemme årsaken til en ansattes feil oppførsel
La oss nå se på noen av de interne kommunikasjonsteknikkene som vil hjelpe deg å sette opp et riktig tilbakemeldingssystem. Ved å følge dem vil du enkelt kunne kommunisere med dine ansatte.
Regel N1: Vær presis med mål
Før du har et møte med en ansatt, forstå hva mål du forfølger og skriv det ned på et papirark. Spør deg selv: “Hva ønsker jeg å oppnå under dette møtet?” Du vil gjøre samtalen mye enklere på denne måten.
Regel N2: Ha en tid og et sted for samtaler
Det er avgjørende at du bare diskuterer de nylige hendelsene når du snakker med arbeideren. Den beste praksisen er å kontakte en ansatt og diskutere en hendelse som nylig skjedde med ham. Det er ingen vits i å ta opp tiden da han var sen på jobb for 3 år siden hvis han kom sent inn i løpet av forrige uke. Når du så at noen ansatte opplevde problemer med prosjektet i går eller for et par dager siden, er det på tide å diskutere dette problemet og gi noen råd.
Regel N3: Involver ansatte i diskusjoner
Alle ansatte i alle selskaper ønsker å være nødvendige, viktige og hørt. La dine ansatte si sine meninger. For det første er det en god måte å fremme arbeidstakeres uavhengighet og ansvar for beslutningene du vil ta under diskusjonen. For det andre, ved å nekte ansatte retten til å uttrykke sine meninger, kan du nekte deg selv nyttig informasjon og til og med sette deg selv i en pinlig situasjon. Du kan også lære om det sanne potensialet til en bestemt ansatt, få et par gode ideer og til og med få ny erfaring.
Regel N4: Ros offentligt, kritiser privat
Dette er en veldig viktig regel! Det er mange grunner til å gjøre det. Offentlig kritikk ydmyker og demoralisere dypt sett arbeidstakere. Det kan ikke være riktig kommunikasjon hvis lederen tillater seg å kritisere medarbeidere offentlig med et snev av hån. Forstå at hvis du gjør dette med noen ansatte, vil du gjøre det med andre arbeidere, som umiddelbart vil få deg på deres dårlige side. Ros bør deles oppriktig, enten offentlige eller private.
Regel N5: Diskuter hendelser og handlinger
Det er ikke greit å bli personlig og sette etiketter på folk under noen omstendigheter. Når du snakker med dine ansatte både privat og kollektivt, diskuter bare hendelser og handlinger, ikke arbeidere. Det er veldig enkelt å merke eller fornærme folk, men det kan ta måneder eller år å gjenopprette kommunikasjon i teamet.
Måten du kommuniserer med dine ansatte og hvilken kommunikasjonstil du bruker, avhenger helt av deg. Du kan ignorere våre råd og mislykkes i å etablere tilbakemelding med arbeiderne, men på den måten vil din karriere være veldig kortvarig. Som administrerende direktør bør du forstå en enkel ting: Både du og dine ansatte må være orientert mot å oppnå felles mål og oppgaver samt gjøre teamets atmosfære så hyggelig som mulig. Lykke til, kjære arbeidsgivere. Ikke gi opp å forbedre dine ferdigheter, og du vil oppnå alt!
