Vous devriez suivre les heures des employés pour vous assurer qu'ils sont payés pour toutes leurs heures et facturés avec précision pour les projets. Bien faire les choses vous protège des tracas de la paie et assure votre conformité. Chaque entreprise a sa propre approche. Chez Shifton, nous avons pour mission de partager nos points de vue sur l'importance du suivi des heures et les méthodes les plus efficaces pour le faire. Restez à l'écoute — c'est bénéfique pour toute entreprise !
Pourquoi vous devriez suivre les heures des employés
Travailler sur la gestion du temps des employés vous aide à comprendre comment votre équipe passe ses heures, à améliorer la productivité, la planification des projets et à gérer les coûts efficacement. Voici pourquoi :
- Maîtriser la paie : Une paie précise est essentielle pour les entreprises avec des employés horaires. Le suivi des heures garantit que tout le monde est payé pour son travail et aide à prévenir le vol de temps et les erreurs de paie. Intégrer un suivi du temps automatisé avec votre système de paie simplifie le processus et minimise les erreurs de feuille de temps.
- Rester en conformité : Respecter la législation signifie suivre des règlements comme la Fair Labor Standards Act, qui exige le suivi du temps des employés. Il s'agit de compter leurs heures et salaires quotidiens et hebdomadaires pour garantir que vous êtes dans les clous.
- Parfaire la planification de projet : Lorsque vous suivez les heures des employés, vous comprenez combien de temps prennent les tâches, ce qui est inestimable pour planifier les projets avec précision. C'est gagnant-gagnant pour les patrons et l'équipe.
- Bénéfices pour tout le monde : Suivre les heures aide votre équipe à mieux gérer son temps. Avec un suivi automatisé, moins de temps est passé à remplir des feuilles, et plus de temps est passé à travailler.
- Être un excellent gestionnaire : Si vous ne suivez pas les heures des employés, vous risquez de tout contrôler à outrance. Mais avec un suivi des feuilles de temps, vous avez suffisamment de données pour voir ce qui doit être corrigé et instaurer la confiance avec votre équipe.
5 méthodes simples pour suivre les heures des employés
Maintenant que vous comprenez pourquoi le suivi des heures en centre d'appel est important et sa pertinence pour toute entreprise, examinons les cinq méthodes les plus courantes pour le faire. Commençons :
1. Suivi manuel des heures
Si vous débutez avec le suivi du temps, la façon la plus simple de commencer est la méthode traditionnelle. Demandez à votre équipe d'enregistrer l'heure de début et de fin. Mais attention : additionner les heures à la main peut être un peu fastidieux, et des erreurs sont inévitables.
2. Utilisation des feuilles de temps papier
Les feuilles de temps papier sont un niveau au-dessus de la prise de notes sur papier. Au lieu de cela, vous remplissez les heures sur une feuille de calcul comme Excel ou Google Sheets. Grâce aux formules magiques, il est plus facile de faire le total des heures. Cette méthode fonctionne bien pour les petites équipes où vous ne voulez pas passer trop de temps dessus.
3. Applications de feuille de temps de travail
Le logiciel de suivi du temps surveille les heures des employés sur salaire, horaire ou contractuel. Il fonctionne sur ordinateurs et téléphones et s'intègre même aux applications de feuille de temps du travail, ce qui rend la gestion du temps super facile.
Ces applications aident à suivre le temps facturable et non-facturable, ce qui est fantastique pour maintenir l'efficacité et superviser les plans financiers. Il existe une multitude d'options pour le chronométrage dans les hôtels, restaurants, centres médicaux, centres d'appels, logiciels de suivi du temps immobilier, et toute autre entreprise. Incroyable !
4. Horloges à poinçons
Une horloge de pointage est une solution simple pour les entreprises où tout le monde est principalement en un ou deux endroits. Les employés pointent à l'arrivée et au départ, ce qui est pratique pour des lieux comme les usines où ils ne sont pas toujours sur un ordinateur ou un téléphone.
Installer une horloge de pointage coûte un peu au départ, mais c'est un investissement unique qui facilite grandement le suivi des heures.
5. Check-in GPS
Une application courante de suivi des heures pourrait ne pas suffire si votre équipe est toujours en déplacement. C'est là que le suivi GPS intervient. Avec des applications GPS, vous pouvez voir exactement où se trouve votre équipe. Et ce n'est pas seulement pour les rémunérer — cela peut aussi aider à déterminer d'autres primes basées sur leurs performances. Êtes-vous intéressé? Regardons cela de plus près !
Comment fonctionne le suivi GPS des employés
Le suivi GPS des employés consiste à utiliser la technologie GPS pour suivre les heures des employés au cours de leur journée de travail. Cela est pratique pour les entreprises avec des employés en déplacement, comme les services de livraison ou les techniciens sur le terrain. Dans l'agriculture, la gestion immobilière, la logistique, la livraison ou la construction, le logiciel de feuille de temps amplifie la productivité, termine les tâches efficacement et assure la sécurité.
De grandes entreprises comme UPS utilisent cette technologie pour rendre leurs itinéraires de livraison plus fluides, tandis que les compagnies de services publics envoient leurs équipes de réparation plus rapidement. L'automatisation du suivi du temps rend les opérations plus fluides et assure la sécurité de l'équipe.
Voici comment cela fonctionne : Les employés portent des appareils GPS, comme des smartphones ou des traceurs spéciaux. Ces appareils envoient des données de localisation à un système central, ce qui permet aux gestionnaires de suivre où se trouve tout le monde en temps réel, d'identifier des tendances dans les données et d'ajuster les opérations si nécessaire.
Voici une réflexion finale
Il est essentiel de suivre la quantité de travail de votre équipe. Cela vous aide à prendre des décisions d'affaires éclairées, comme s'assurer que tout le monde donne le meilleur de lui-même, respecte les règles et est correctement payé. Les applications GPS sont un choix populaire pour le suivi. Elles sont faciles à utiliser, surtout sur les téléphones, et ne coûtent pas cher. Elles comportent également des fonctionnalités intéressantes comme montrer où se trouve votre équipe en temps réel et créer des rapports.
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Daria Olieshko
Un blogue personnel créé pour ceux qui cherchent des pratiques éprouvées.
