Vous devriez suivre les heures de travail des employés pour vous assurer qu'ils sont payés pour toutes leurs heures et facturés correctement pour les projets. Bien faire cela vous protège des tracas de la paie et garantit votre conformité. Chaque entreprise a sa propre approche. Ainsi, chez Shifton, nous avons pour mission de partager nos idées sur l'importance du suivi des heures et les méthodes les plus efficaces pour le faire. Restez informé - c'est bénéfique pour toute entreprise !
Pourquoi Vous Devriez Suivre les Heures de Travail des Employés
Travailler sur la gestion du temps des employés vous aide à comprendre comment votre équipe passe ses heures, augmentant la productivité, améliorant la planification des projets et gérant efficacement les coûts. Voici pourquoi :
- Parfaire la Paie : Une paie précise est essentielle pour les entreprises avec des employés horaires. Suivre les heures assure que tout le monde est payé pour son travail et aide à prévenir le vol de temps et les erreurs de paie. L'intégration d'un suivi automatisé du temps avec votre système de paie simplifie le processus et minimise les erreurs de feuille de temps.
- Rester en Conformité : Être du bon côté de la loi signifie suivre des réglementations comme le Fair Labor Standards Act, qui exige le suivi du temps des employés. Il s'agit de compter leurs heures quotidiennes et hebdomadaires ainsi que leurs salaires pour vous assurer que vous respectez les règles.
- Perfectionner la Planification des Projets : Lorsque vous suivez les heures des employés, vous comprenez combien de temps prennent les tâches, ce qui est inestimable pour planifier précisément les projets. C'est gagnant-gagnant pour les patrons et l'équipe.
- Bénéfice pour Tous : Le suivi des heures aide votre équipe à mieux gérer son temps. Lorsque le suivi est automatisé, moins de temps est passé à remplir des feuilles et plus de temps est consacré au travail.
- Être Un Super Manager : Si vous ne suivez pas les heures de travail des employés, vous pourriez surveiller tout trop souvent. Mais avec un suiveur de feuille de temps, vous avez suffisamment de données pour voir ce qui doit être corrigé et établir une confiance avec votre équipe.
5 Méthodes Simples pour Suivre les Heures des Employés
Maintenant que vous comprenez pourquoi le suivi du temps dans un centre d'appels est important et sa pertinence pour toute entreprise, voyons les cinq manières les plus courantes de le faire. Commençons :
1. Suivi des Heures Manuellement
Si vous débutez dans le suivi du temps, la manière la plus simple de commencer est à l'ancienne. Demandez à votre équipe de noter l'heure de début et de fin. Mais attention : additionner les heures à la main peut être un peu fastidieux, et les erreurs sont inévitables.
2. Utiliser des Feuilles de Temps en Papier
Les feuilles de temps papier sont une amélioration par rapport à tout écrire sur papier. Au lieu de cela, vous remplissez les heures dans une feuille de calcul comme Excel ou Google Sheets. Grâce à la magie des formules, il est plus facile d'additionner le total des heures. Cette méthode fonctionne bien pour les petites équipes où vous ne voulez pas passer trop de temps dessus.
3. Applications de Feuille de Temps
Le logiciel de suivi du temps surveille les heures des employés sur salaire, horaire ou contrat. Il fonctionne sur ordinateurs et téléphones et se connecte même aux applications de feuille de temps, rendant la gestion du temps super facile.
Ces applications aident à surveiller le temps facturable et non-facturable, ce qui est fantastique pour maintenir l'efficacité et gérer les plans financiers. Il existe de nombreuses options pour le temps-keeping dans les hôtels, restaurants, centres médicaux, centres d'appels, logiciels de suivi du temps immobilier, et toute autre entreprise. Génial !
4. Horloges de Temps
Une horloge de pointe est une solution simple pour les entreprises où tout le monde est principalement à un ou deux endroits. Les employés pointent à l'entrée et à la sortie, ce qui est pratique dans des lieux comme les usines où ils ne sont pas toujours sur des ordinateurs ou des téléphones.
Installer une horloge de temps coûte un peu cher au départ, mais c'est un investissement unique qui facilite le suivi des heures.
5. Enregistrement GPS
Une application de suivi habituel des heures ne suffira peut-être pas si votre équipe est toujours en déplacement. C'est là que le suivi GPS intervient. Avec des applications GPS, vous pouvez voir exactement où se trouve votre équipe. Et ce n'est pas seulement pour les payer — cela peut aussi aider à déterminer d'autres bonus basés sur leur performance. Êtes-vous intéressé ? Regardons cela de plus près !
Comment Fonctionne le Suivi GPS des Employés
Le suivi GPS des employés consiste à utiliser la technologie GPS pour suivre les heures des employés pendant qu'ils effectuent leur journée de travail. C'est pratique pour les entreprises avec des personnes en déplacement, comme les services de livraison ou les techniciens de terrain. Dans l'agriculture, la gestion de propriété, la logistique, la livraison ou la construction, le logiciel de feuille de temps amplifie la productivité, accomplit efficacement les tâches et garantit la sécurité.
Les grands noms comme UPS utilisent cette technologie pour optimiser leurs itinéraires de livraison, tandis que les sociétés de services publics envoient plus rapidement leurs équipes de réparation. L'automatisation du suivi des temps facilite le bon fonctionnement des choses et assure la sécurité de l'équipe.
Voici comment cela fonctionne : les employés portent des appareils dotés de GPS, tels que des smartphones ou des traceurs spéciaux. Ces appareils envoient des données de localisation à un système central, permettant aux gestionnaires de surveiller où se trouve tout le monde en temps réel, de repérer des tendances dans les données et d'ajuster les opérations selon les besoins.
Voici une Dernière Réflexion à Considérer
Il est essentiel de suivre combien votre équipe travaille. Cela vous aide à prendre des décisions commerciales intelligentes, comme vous assurer que tout le monde donne le meilleur de lui-même, respecte les règles et est correctement payé. Les applications GPS sont un choix populaire pour le suivi. Elles sont faciles à utiliser, notamment sur les téléphones, et ne coûtent pas cher. Elles proposent également des fonctionnalités intéressantes comme montrer où se trouve votre équipe en temps réel et faire des rapports.
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Daria Olieshko
Un blog personnel créé pour ceux qui recherchent des pratiques éprouvées.
