আপনাকে কর্মচারীদের কাজের ঘন্টার হিসাব রাখতে হবে যাতে তারা তাদের সমস্ত কাজের জন্য পেমেন্ট পায় এবং প্রকল্পগুলির জন্য সঠিকভাবে বিল করা হয়। সঠিকভাবে এটা করা আপনাকে বেতন সংক্রান্ত ঝামেলা থেকে রক্ষা করে এবং আপনার অনুবর্তন নিশ্চিত করে। প্রতিটি কোম্পানির নিজস্ব পদ্ধতি রয়েছে। তাই, আমরা শিফটন এ মিশনে আছি আমাদের অন্তর্দৃষ্টিগুলি ভাগ করে নেওয়ার জন্য ঘন্টার মনিটরিং-এর গুরুত্ব এবং সবচেয়ে কার্যকর পদ্ধতির বিষয়ে। আমাদের সাথে থাকুন — এটি যেকোন ব্যবসার জন্য উপকারী!
কেন আপনাকে কর্মচারীদের কাজের ঘন্টার হিসাব রাখতে হবে
কর্মচারী সময় ব্যবস্থাপনার উপর কাজ করলে আপনি বুঝতে পারেন আপনার দল কীভাবে তাদের সময় কাটায়, যা উত্পাদনশীলতা বাড়াতে, প্রকল্প পরিকল্পনা উন্নতি করতে এবং কার্যকরীভাবে খরচ পরিচালনা করতে সাহায্য করে। এখানে কারণগুলি উল্লেখ করা হলো:
- বেতন ব্যবস্থা নিখুঁত করা: ঘন্টাভিত্তিক কর্মচারীদের সাথে থাকা ব্যবসার জন্য সঠিক বেতন ব্যবস্থা অপরিহার্য। কাজের ঘন্টার হিসাব রাখা নিশ্চিত করে যে সকলেই তাদের কাজের জন্য পেমেন্ট পায় এবং সময় চুরি ও পেমেন্ট ত্রুটিগুলি প্রতিরোধ করে। আপনার বেতন ব্যবস্থার সাথে স্বয়ংক্রিয় সময় অনুসরণ সংহত করা প্রক্রিয়াটি সহজ করে এবং সময়সূচীর ভুল কমায়।
- আইনের সঠিক দিকে থাকতে ফেয়ার লেবার স্ট্যান্ডার্ড আইন-এর মতো প্রবিধানগুলি মেনে চলা প্রয়োজন, যেখানে কর্মচারীর কাজের সময়ের হিসাব রাখা আবশ্যক। এটি তাদের দৈনিক ও সাপ্তাহিক ঘন্টা এবং মজুরির হিসাব রাখা সম্পর্কে যা নিশ্চিত করে যে আপনি সঠিক পথে চলছেন।
- প্রকল্প পরিকল্পনা নিখুত করা: যখন আপনি কর্মচারীদের কাজের ঘন্টার হিসাব রাখেন, আপনি বুঝতে পারেন কত সময় কাজগুলিতে লাগে, যা প্রকল্পগুলি সঠিক পরিকল্পনার জন্য অমূল্য। এটি বস এবং দলের উভয়ের জন্যই লাভজনক।
- সকলের উপকার: কাজের ঘন্টার হিসাব রাখা আপনার দলকে তাদের সময় ভালোভাবে পরিচালনা করতে সাহায্য করে। যখন সময়ের হিসাব রাখার কাজ স্বয়ংক্রিয় হয়, কম সময় শীট ভর্তি করতে লাগে এবং কাজ করার বেশি সময় পাওয়া যায়।
- উত্তম ব্যবস্থাপক হওয়া: যদি আপনি কর্মচারীদে কাজের ঘন্টার হিসাব না রাখেন, তাহলে আপনি হয়তো সবকিছু খুব বেশি তদারকি করেন। কিন্তু একজন টাইমশীট ট্র্যাকার থাকার ফলে, আপনার কাছে যথেষ্ট তথ্য থাকে যে কি ঠিক করা দরকার এবং আপনার দলের সাথে বিশ্বাস গড়ে উঠবে।
কর্মচারীদের কাজের ঘন্টার হিসাব রাখার ৫টি সহজ পদ্ধতি
এখন আপনি নিশ্চিত হয়ে গেছেন যে কল সেন্টার সময়ের হিসাব রাখা একটি বড় ব্যাপার এবং যেকোন ব্যবসার সাথে এর সম্পর্ক রয়েছে, চলুন এটি করার সবচেয়ে সাধারণ পাঁচটি পদ্ধতি দেখে নেওয়া যাক। চলুন শুরু করা যাক:
১. হাতে করে সময়ের হিসাব রাখা
আপনি যদি সময়ের হিসাব রাখতে নতুন হন, সুতীব্র পথ হলো পুরানো পদ্ধতি। আপনার দলকে শুরু এবং শেষ করার সময় ঠিক করতে বলুন। তবে সতর্ক থাকুন: হাতে করে ঘন্টার যোগ করা একটি কাজ হতে পারে এবং ভুল হওয়া স্বাভাবিক।
২. কাগজের টাইমশিট ব্যবহার করা
কাগজের টাইমশিট হল কাগজে লিখে রাখার থেকে একটি উচ্চ মানের পদ্ধতি। এর পরিবর্তে, আপনি এক্সেল বা গুগল শীটের মতো স্প্রেডশীটে ঘন্টাগুলি পূরণ করেন। ফর্মুলার জাদুর জন্য, মোট ঘন্টাগুলি যোগ করা সহজ। এই পদ্ধতিটি সুটু দলের জন্য ভাল কাজ করে যেখানে এর উপর বেশি সময় ব্যয় করতে চাইছেন না।
৩. কাজের টাইমশিট অ্যাপস
সময় অনুসরণের সফটওয়্যার কর্মচারীদের কাজের ঘন্টাগুলি পর্যবেক্ষণ করে বেতন, ঘন্টা বা চুক্তিভিত্তিক ভাবে। এটি কম্পিউটারে এবং ফোনেও কাজ করে এবং এমনকি কাজের টাইমশিট অ্যাপের সাথে যুক্ত হয়, যা সময় ব্যবস্থাপনার জন্য অত্যন্ত সহজ করে তোলে।
এমন অ্যাপ্লিকেশনগুলি চার্জযোগ্য এবং অনা-চার্জযোগ্য সময় পর্যবেক্ষণে সহায়তা করে, যা দক্ষতা বজায় রাখার এবং আর্থিক পরিকল্পনা পরিচালনার জন্য চমৎকার। সময়-রক্ষাকারী হোটেল, রেস্টুরেন্ট, মেডিকেল সেন্টার, কল সেন্টার, রিয়েল এস্টেট সময় অনুসরণ সফটওয়্যার এবং যেকোনো অন্যান্য ব্যবসার জন্য বহু অপশন রয়েছে। দুর্দান্ত!
৪. টাইম ক্লকস
একটি পাঞ্চ ক্লক এমন ব্যবসায়ের জন্য সহজ সমাধান যেখানে সবাই সাধারণত এক বা দুই স্থানে থাকে। কর্মচারীরা পাঞ্চ ইন এবং আউট করেন, যা ফ্যাক্টরির মতো স্থানে কার্যকরী যেখানে তারা সবসময় কম্পিউটার বা ফোনে থাকে না।
টাইম ক্লক সেটআপের জন্য একটু খরচ প্রয়োজন হয়, কিন্তু এটি এককালীন বিষয় যা সময়ের হিসাব রাখা সহজ করে তোলে।
৫. জিপিএস চেক-ইন
যদি আপনার দল সবসময় চলাফেরা করে, তখন নিয়মিত সময়ের হিসাব রাখা অ্যাপে কাজ নাও হতে পারে। সেখানে জিপিএস ট্র্যাকিং আসে। জিপিএস অ্যাপের সাহায্যে আপনি দেখতে পারেন আপনার দল কোথায় আছে। এবং শুধুমাত্র তাদের পেমেন্ট দিতেই নয় — তাদের কর্মক্ষমতার উপর ভিত্তি করে অন্যান্য বোনাস নির্ধারণ করতেও সাহায্য করতে পারে। আপনি আগ্রহী? আসুন আরও বিস্তারিত দেখি!
কিভাবে কর্মচারীদের জিপিএস ট্র্যাকিং কাজ করে
কর্মচারী জিপিএস ট্র্যাকিং সম্পর্কে হলো তাদের কাজের দিনযাত্রায় জিপিএস প্রযুক্তি ব্যবহার করে কর্মচারীদের কাজের ঘন্টা নির্ণয় করা। এটি চলাফেরা করা কর্মী থাকতে এমন ব্যবসায়ের জন্য সুবিধাজনক, যেমন ডেলিভারি সার্ভিস বা ক্ষেত্র প্রযুক্তিবিদ। কৃষি, সম্পত্তি ব্যবস্থাপনা, লজিস্টিকস, ডেলিভারি অথবা নির্মাণে, টাইমশিট সফটওয়্যার উত্পাদনশীলতা বাড়ায়, কাজগুলি সফলভাবে সম্পন্ন করে, এবং সুরক্ষা নিশ্চিত করে।
ইউপিএসের মতো বড় নামগুলি এই প্রযুক্তি ব্যবহার করে তাদের ডেলিভারি রুট slicker করতে, যেখানে ইউটিলিটি কোম্পানিগুলি দ্রুততর তাদের মেরামতকারী দলগুলি প্রেরণ করে। সময় পর্যালোক্তরণ অটোমেটিং জিনিসগুলি মসৃণভাবে চালাতে এবং দলের সুরক্ষা রক্ষায় সাহায্য করে।
এটি কিভাবে কাজ করে: কর্মীরা সঙ্গে জিপিএস সক্ষম ডিভাইস বহন করে, যেমন স্মার্টফোন বা বিশেষ ট্র্যাকার। এগুলি লোকেশন ডেটা কেন্দ্রীয় ব্যবস্থায় প্রেরণ করে, যা ম্যানেজারদের প্রত্যেকের অবস্থান সরাসরি পর্যবেক্ষণ করতে, ডেটাতে প্রবণতা চিন্হিত করতে এবং প্রয়োজন অনুসারে কার্যাবলী সংশোধন করতে অনুমতি দেয়।
এখানে একটি চূড়ান্ত চিন্তা বিবেচনা করা উচিত
আপনার দলের কার কাজ কতটা সময় লাগছে তা পর্যবেক্ষণ করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এটি বুদ্ধিমান ব্যবসায়িক সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করে, যেমন নিশ্চিত করা সবার কাজের সেরাটা দিচ্ছে, নিয়মগুলি পালন করছে এবং সঠিকভাবে বেতন পায়। জিপিএস অ্যাপগুলি একটি জনপ্রিয় পছন্দ সময়ে আসন্ন করার জন্য। এগুলি ব্যবহার করা সহজ, বিশেষ করে ফোনে, এবং এগুলির খরচও কম। তারা আরো কিছু দুর্দান্ত বৈশিষ্ট্য নিয়ে আসে যেমন আপনার দলকে রাস্তার সময়ে কোথায় আছে দেখানো, এবং রিপোর্ট তৈরি করা।
শিফটনের মতো একটি সহজ অ্যাপ খুঁজুন যাতে সবাই এতে যোগ দিতে পারে। আমরা উপলব্ধ করছি:
- পূর্ণাঙ্গ রুট মানচিত্র দেখাচ্ছে আপনার দল তাদের শিফটে কোথায় ছিল, সকল টাইমস্ট্যাম্পসহ।
- আপনার দলের চলাফেরার পরিসংখ্যান কিছু বিশদ অন্তর্দৃষ্টির জন্য।
এটি সেটআপ করার বিষয়ে нервাসী অনুভব করছেন? কোন ঝামেলা নয়! যখন আপনি আমাদের সাথে অংশীদারি করেন, আমরা প্রতিটি পদক্ষেপে আপনার পাশে থাকি। আমরা সবকিছু মসৃণভাবে চালানোর জন্য সম্পূর্ণ দায়িত্ব গ্রহণ করি। আমাদের কাস্টমার সাপোর্ট টিম সবসময় একটি হাত বাড়ানোর জন্য প্রস্তুত থাকে, অনলাইন রিসোর্স, দ্রুত কল বা ইমেল চ্যাটের মাধ্যমে হোক। শিফটনের সাথে, আপনি সহজে কর্মচারীদের কাজের ঘন্টা নির্ণয় করতে পারেন এবং আপনার দলের কার্যকারিতা বাড়াতে পারেন!
আপনি যদি এই পর্যন্ত আর্টিকেল পড়ে থাকেন, তবে এখন আপনার সময় এসেছে আমাদের প্রস্তাব চেষ্টা করে দেখার!
ডারিয়া ওলিয়েশকো
প্রমাণিত অনুশীলন খুঁজছেন তাদের জন্য তৈরি একটি ব্যক্তিগত ব্লগ।
