يجب عليك تتبع ساعات عمل الموظفين لضمان حصولهم على أجورهم عن جميع ساعاتهم وفواتيرهم بدقة للمشاريع. الفعل الصحيح يحميك من مشاكل الرواتب ويضمن امتثال شركتك. لكل شركة نهجها الخاص. لذلك، نحن في شيفتون في مهمة لمشاركة رؤانا حول أهمية مراقبة الساعات وأفضل الطرق للقيام بذلك. ابقَ مطلعًا - إنه مفيد لأي عمل تجاري!
لماذا يجب عليك تتبع ساعات عمل الموظفين
العمل على إدارة الوقت للموظفين يساعدك على فهم كيفية قضاء فريقك لساعاتهم، مما يعزز الإنتاجية، ويحسن تخطيط المشاريع، ويدير التكاليف بفعالية. إليك السبب:
- ضبط الرواتب: الرواتب الدقيقة ضرورية للشركات التي لديها موظفين بدوام جزئي. تتبع الساعات يضمن حصول الجميع على أجورهم عن عملهم ويساعد في منع سرقة الوقت وأخطاء الرواتب. دمج تتبع الوقت الآلي مع نظام الرواتب يبسط العملية ويقلل من أخطاء جداول الزمن.
- الالتزام بالقوانين: البقاء في الجانب الصحيح من القانون يعني الامتثال للوائح مثل قانون معايير العمل العادل، الذي يتطلب تتبع وقت الموظفين. الأمر يتعلق بعدّ ساعاتهم اليومية والأسبوعية وأجورهم لضمان الالتزام.
- إتقان تخطيط المشاريع: عندما تتبع ساعات عمل الموظفين، تفهم كم تستغرق المهام، وهو أمر لا يقدر بثمن لتخطيط المشاريع بدقة. إنه مكسب لكلا المديرين والفريق.
- تحقيق الفائدة للجميع: تتبع الساعات يساعد فريقك في إدارة وقتهم بشكل أفضل. عندما يكون التتبع آليًا، يتم قضاء وقت أقل في ملء الجداول الزمنية، والمزيد في الأداء الفعلي للعمل.
- أن تكون مديرًا رائعًا: إذا لم تقم بتتبع ساعات عمل الموظفين، فقد تجد نفسك تراقب كل شيء بإفراط. ولكن مع أدوات تتبع الجداول الزمنية، لديك بيانات كافية لترى ما يلزم إصلاحه وبناء الثقة مع فريقك.
5 طرق بسيطة لتتبع ساعات عمل الموظفين
الآن بعد أن فهمت لماذا تتبع وقت مركز الاتصال هو أمر حيوي وأهميته لأي عمل تجاري، دعنا نتعرف على الطرق الخمس الأكثر شيوعًا للقيام بذلك. لنبدأ:
1. تتبع الساعات يدويًا
إذا كنت جديدًا على تتبع الوقت، فإن أبسط طريقة للبدء هي الطريقة التقليدية. اجعل فريقك يسجل الوقت عند البدء والانتهاء. لكن حذار: جمع الساعات يدويًا قد يكون متعبًا، والأخطاء حتمية.
2. استخدام جداول زمنية ورقية
الجداول الزمنية الورقية تعتبر تحسنًا عن كتابة الأمور على الورق. بدلاً من ذلك، تملأ الساعات على جدول بيانات مثل إكسل أو جوجل شيتس. بفضل السحر المعالج للصيغ، يصبح من الأسهل جمع الساعات الإجمالية. هذه الطريقة تعمل جيدًا للفرق الصغيرة حيث لا ترغب في قضاء الكثير من الوقت عليها.
3. تطبيقات جدول العمل
برمجيات تتبع الوقت تقوم بمراقبة ساعات عمل الموظفين سواء كانوا براتب أو بالساعة أو بعقد. وهي تعمل على أجهزة الكمبيوتر والهواتف وحتى تتصل بتطبيقات جدولة العمل، مما يجعل إدارة الوقت سهلة للغاية.
تساعد هذه التطبيقات في مراقبة الوقت القابل وغير القابل للفوترة، وهو أمر رائع للحفاظ على الكفاءة والإشراف على الخطط المالية. هناك العديد من الخيارات لتطبيقات تتبع الوقت للفنادق، المطاعم، المراكز الطبية، مراكز الاتصالات، برمجيات تتبع الوقت العقاري، وأي أعمال أخرى. مذهل!
4. ساعات الحضور
ساعة الانخراط في العمل هي حل بسيط للأعمال حيث يتواجد الجميع في مكان أو مكانين في الغالب. الموظفون يقومون بتسجيل الدخول والخروج، وهو مفيد للأماكن مثل المصانع حيث لا يكونون دائمًا على أجهزة الكمبيوتر أو الهواتف.
يكلف إعداد ساعة الحضور مقدماً قليلاً، لكنها عملية لمرة واحدة تجعل متابعة الساعات سهلة للغاية.
5. تسجيل الدخول عبر نظام GPS
قد لا يكون تطبيق تتبع ساعات العمل العادي مفيدًا إذا كان فريقك دائمًا في الحركة. هنا يأتي دور تتبع GPS. مع تطبيقات GPS، يمكنك رؤية مكان تواجد فريقك بالضبط. وليس فقط لدفع الأجور — يمكن أيضا أن يساعد في تحديد المكافآت الأخرى بناءً على أدائهم. هل أنت مهتم؟ دعونا نستعرضه عن قرب!
كيف يعمل تتبع GPS للموظفين
يتعلق تتبع GPS للموظفين باستخدام تقنية GPS لتتبع ساعات العمل أثناء أداء عملهم اليومي. إنه مريح للأعمال التي تتطلب موظفين على الحركة، مثل خدمات التوصيل أو الفنيين الميدانيين. في الزراعة، إدارة الممتلكات، اللوجستيات، التسليم، أو البناء، يعزز برنامج تتبع الجداول الزمنية الإنتاجية، يكمل المهام بفعالية، ويضمن السلامة.
الأسماء الكبيرة مثل UPS تستخدم هذه التقنية لجعل مسارات التسليم أكثر سلاسة، بينما ترسل شركات المرافق فرق الإصلاح بشكل أسرع. يجعل أتمتة تتبع الوقت الأمور تسير بسلاسة ويحفظ السلامة للفريق.
إليك كيف يعمل: يحمل الموظفون أجهزة مزودة بنظام GPS مثل الهواتف الذكية أو أجهزة تتبع خاصة. ترسل هذه الأجهزة بيانات الموقع إلى نظام مركزي، مما يسمح للمديرين بمراقبة مكان الجميع في الوقت الحقيقي، اكتشاف الاتجاهات في البيانات، وتعديل العمليات وفقًا للحاجة.
إليك نقطة نهائية للتفكير فيها
من المهم تتبع كمية العمل الذي يؤديه فريقك. إنه يساعدك في اتخاذ قرارات عمل ذكية، مثل ضمان أن الجميع يقومون بأفضل ما لديهم، والامتثال للقوانين، والحصول على الأجور الصحيحة. تطبيقات GPS هي خيار شائع للتتبع. إنها سهلة الاستخدام، خاصة على الهواتف، ولا تكلف كثيرًا. كما أنها تأتي بميزات رائعة مثل إظهار مكان فريقك في الوقت الحقيقي وإعداد التقارير.
ابحث عن تطبيق بسيط مثل شيفتون ليتعاون الجميع. نحن نقدم:
- إعداد مسارات كاملة تعرض مكان تواجد فريقك أثناء نوبتهم، مع جميع الطوابع الزمنية.
- إحصاءات حول كيفية تحرك فريقك للحصول على نظرة عميقة.
هل تشعر بالتوتر بشأن إعداد كل هذا؟ لا داعي للقلق! عندما تتعاون معنا، نحن نلتزم بتقديم الدعم في كل خطوة على الطريق. نحن نتحمل المسؤولية الكاملة لضمان تشغيل كل شيء بسلاسة. فريق دعم العملاء لدينا متاح دائمًا للمساعدة، سواء كان عبر المصادر الإلكترونية، أو مكالمة سريعة، أو تحدث عبر البريد الإلكتروني. مع شيفتون، يمكنك بسهولة تتبع ساعات عمل الموظفين وتعزيز فعالية فريقك!
إذا وصلت إلى هذا الجزء من المقالة، فهذا هو دورك لتجرب عرضنا!
داريا أوليشكو
مدونة شخصية أنشئت لأولئك الذين يبحثون عن ممارسات مثبتة.
