Vi støder ofte på begrebet planlægning i vores dagligdag. En gang om året planlægger vi omhyggeligt og grundigt vores ture, mindre hyppigt tænker vi på at ændre vores arbejdsplads eller fejre jubilæer og bryllupsdage. Selvfølgelig planlægger næsten alle af os, hvordan det månedlige budget skal bruges, og hvordan familiens midler skal fordeles. Desværre glemmer mange virksomhedsejere og topmedarbejdere nødvendigheden af at forudsige arbejdsstyrkens efterspørgsel. Hvad der er endnu mere interessant er, at der er direktører, der ikke benytter professionelle HR-chefer. De afholder samtaler og administrerer medarbejdere helt på egen hånd. Denne artikel vil forsøge at forklare, hvad forudsigelse af arbejdsstyrkens efterspørgsel er, og bevise, at dette er en nødvendig og afgørende del af at drive enhver virksomhed.
Vi forstår alle, at det er sværere at opnå succes uden kvalificeret personale end med et hold af eksperter. Derfor skal en direktør eller en HR-chef korrekt estimere arbejdsstyrkens efterspørgsel, vælge de mest effektive beregningsmetoder og finde kilder til at dække dette behov, inden de begynder at søge nye medarbejdere. Men før vi når dertil, skal vi starte med det grundlæggende og forstå, hvad forudsigelse af arbejdsstyrkens efterspørgsel betyder.
Forudsigelse af arbejdsstyrkens efterspørgsel er en del af en større arbejdsstyrkeplanlægningsproces. Hovedmålet er at udarbejde en liste over nødvendige stillinger og eksperter, der kan blive vitale i væksten af virksomhedens forretning, opnå mål og milepæle i den nærmeste fremtid.
Mål for arbejdsstyrkeplanlægning:
-
At forsyne virksomheden med nødvendige medarbejdere samtidig med at tid og økonomiske omkostninger holdes nede;
-
At holde virksomheden forsynet med rette, professionelle arbejdere på kortest mulig tid;
-
Forudsigelse af arbejdsstyrkens efterspørgsel muliggør nedskæring af unødvendige arbejdsstyrkesegmenter eller optimering af deres arbejdskraft
-
Den rette planlægning og placering af medarbejdere sikrer korrekt og højeffektiv brug af enhver medarbejders ressourcer baseret på deres færdigheder, viden og evner.
Faktorer, der bør tages i betragtning for korrekt arbejdsstyrkeplanlægning:
-
Hvordan er den økonomiske situation i din virksomhed, og hvad er den nuværende generelle tilstand af økonomien?;
-
Arbejdsstyrkeomorganisering (planer om at nedskære, fyre eller overføre medarbejdere til nye stillinger. Det er også nødvendigt at tage højde for pensioneringer og barselsorlov);
-
At analysere og forstå situationen på arbejdsmarkedet og blandt dine konkurrenter er et andet afgørende punkt;
-
Lønniveauet i virksomheden;
-
Måske en af de vigtigste faktorer er at have strategiske planer og mål for virksomheden.
At vide, hvad der er det aktuelle udviklingsstadie i din virksomhed, skal være en af de faktorer, du skal være opmærksom på, når du forudsiger arbejdsstyrkens efterspørgsel. I de fleste tilfælde kan effektiv planlægning opnås under perioder med aktiv vækst og på tidspunktet for etablering af virksomheden.
Før du går i gang med at forudsige arbejdsstyrkens efterspørgsel, er det også vigtigt at forstå, at det er en proces af kontinuerlige, gennemtænkte handlinger og beslutninger, der har klare mål foran sig. Hovedmålet med planlægning ligger i ideen om, at enhver virksomhed eller succesfuld virksomheds ledelse skal ansætte og beskæftige fair kvalificeret personale på alle stillinger, så arbejdet kan udføres på en høj kvalitets- og effektiv måde.
Typer af arbejdsstyrkeprognose:
-
Strategisk eller langsigtet planlægning;
-
Taktisk (situationel) planlægning.
Når man laver strategiske planer, er det vigtigt at komme med et program, der sigter mod at opdage potentielle medarbejdere, som kan blive nødvendige for virksomheden i fremtiden. Denne proces kræver også at skabe et strategisk program for udvikling af menneskelige ressourcer, der samtidig vurderer nødvendigheden af disse ressourcer på lang sigt.
Taktisk planlægning kræver en præcis analyse af efterspørgslen i medarbejderorganisationen i en periode fastlagt af direktøren. For eksempel kan det omfatte en måned, et kvartal eller et år. Denne nødvendighed vil afhænge af et par faktorer: niveauet af medarbejderomsætning i en given periode, antallet af pensioneringer, barselsorlov samt personalereduktioner.
Planlægningsperioder for arbejdsstyrke
-
Korttidsplanlægning — planlægning for op til 2 år;
-
Mellemtidsplanlægning — en strategi for 2 til 5 år;
-
Langtidsplanlægning — at lave planer for de næste 5 år og derefter.
Så lad os forestille os et øjeblik, at du er ny leder af virksomheden eller en HR-ekspert. Hvad skal du starte med først i forhold til forudsigelse af arbejdsstyrkens efterspørgsel?
Først skal du indsamle information om de resultater og milepæle, en virksomhed skal opnå i det kommende kvartal eller år. Hvis du er en HR-ekspert, skal du få denne information fra dine overordnede. Derefter studerer du alle kort- og langsigtede virksomhedsmål, opgaver og planer.
I de fleste tilfælde vil revisorer og afdelingsdirektører hjælpe med at danne dig en opfattelse af den virksomhed, du arbejder i, og dens planer, uanset om du arbejder i HR-afdelingen eller leder stedet.
Ting der kræves til en vellykket planlægning:
-
Først skal du grundigt gennemgå medarbejderdata. Du skal få fat i personlige sagsfiler, uddele spørgeskemaer og indsamle information, der vedrører medarbejderfærdigheder og -evner, der ikke er relateret til arbejdet udført i virksomheden;
-
En arbejdsplan eller tidsplan for alle virksomhedens medarbejdere;
-
Data om procentdelen af medarbejderomsætning på forskellige stillinger på tværs af afdelinger.
På dette trin udføres en grundig analyse af efterspørgsel efter arbejdsstyrke i virksomheden for forskellige stillinger i en bestemt periode. Det er her, du besvarer et stort antal spørgsmål, der er vitale for planlægningsprocessen: hvor mange medarbejdere skal ansættes, hvor kvalificerede skal de være, og vigtigere, hvornår vil visse medarbejdere være nødvendige for at besætte særlige positioner.
I løbet af denne proces beslutter du også, om du skal inddrage interne menneskelige ressourcer, eller om re-kvalificering af eksisterende medarbejdere vil være en mere økonomisk fornuftig beslutning.
Det er ligegyldigt, om du er en direktør eller en HR-professionel. Husk, at enhver proces skal være konsekutiv, baseret på velovervejede beslutninger og en systemisk tilgang. Så snart du begynder at tage jobbet, som du har dedikeret dit liv en smule mere seriøst til, vil du være i stand til at tage fat på enhver opgave, selv så kompliceret som arbejdsstyrkeplanlægning, med lethed, passion og ildhu.
