Intervju s korisnikom. Kafići Coffee Molly

Pozdrav našim pretplatnicima i svima koji su slučajno došli na stranicu tvrtke Shifton. Danas vam nudimo intervju s jednim od naših kupaca - vlasnikom lanca kafića, koji već dulje vrijeme koristi Shifton online uslugu.

Shifton: Pozdrav. Upoznajmo se!

Irina: Zdravo! Moje ime je Irina Uskova, vlasnica sam i upravljam lancem kafića Coffee Molly u Nižnjem Novgorodu (Rusija).

Shifton: Recite nam malo više o svom poslu.

Irina: Do početka 2021. godine tvrtka je imala više od 20 barmena s različitim stupnjevima angažmana. Coffee Molly djeluje u gradu od 2014. godine, razvijajući koncept kafića za uredske radnike. Danas u Nižnjem Novgorodu postoji sedam kafića s ukupnim prometom od 25 milijuna rubalja godišnje.

Shifton: Zašto ste odlučili surađivati s Shiftonom?

Irina: Specifičnost tržišta je takva da su naši zaposlenici prilično mladi ljudi, stoga često mijenjaju poslove. Za većinu njih ovo je prvi posao. Stoga rad s osobljem oduzima puno vremena i uključuje odabir kandidata, obuku, mentorstvo i profesionalni razvoj.

Dugo mi je bilo jasno da ovaj proces treba shvatiti olako, budući da je glavno očuvati osnovnu «kičmu» barmena - 5-6 ljudi. Oni pomažu novopridošlicama da se brzo i lako prilagode.

Sva ova aktivnost utječe na raspored rada na dnevnoj bazi, pa ga treba pravovremeno pratiti, a u slučaju promjena svi moraju biti odmah obaviješteni.

Shifton: Kako ste se nosili s tim problemima prije?

Irina: Prije smo slali ažuriranja u općem chatu, ponekad smo morali osobno nazvati zaposlenike kako bismo se uvjerili da su svjesni promjena. No, što smo više kafića otvarali, to nam je više trebalo automatizirati cijelu rutinu.

Shifton: Treba li vašoj tvrtki automatizirana online usluga za raspored?

Irina: Naravno, oni koji prate trendove svjesni su da se tržište ugostiteljskih usluga sve više prilagođava IT-tehnologijama. Rad na rasporedima svakodnevna je rutina administratora i starijih barista. Kao dio rasporeda, trebali bi uzeti u obzir preferencije zaposlenika (osobne stvari, drugi posao, itd.), učinkovitost barmena u određenom kafiću i specifičnosti dana (vikend ili radni dan). Osim toga, trebamo organizirati obuku za novopridošlice, provesti inventuru ili generalno čišćenje, pronaći zamjenu za bolesne ili podijeliti smjenu između dva zaposlenika. I naravno, trebamo uzeti u obzir sva moguća kašnjenja i prekovremeni rad.

Dugo smo već automatizirali ovaj proces, ali rast tvrtke išao je dalje, i željela sam nešto više od samo programa koji bi postavljao radne rasporede. Tražila sam razvojne partnere koji bi omogućili da program također radi kao obračun plaća za svakog zaposlenika. Imala sam još više ideja...

Shifton: Jesu li se vaša očekivanja ostvarila kako se suradnja s Shiftonom širila?

Irina: Da, potpuno sam zadovoljna! Iskreno govoreći, kada sam slučajno pronašla Shifton trebalo mi je neko vrijeme da primijetim koliko ovaj proizvod može biti prilagodljiv.

U fazi testiranja postavila sam mnogo pitanja o tome što je još planirano implementirati i koje funkcije Shifton nudi, kako bi zaposlenici u svakom trenutku bili sigurni u svoj radni raspored i unaprijed znali iznos koji će primiti na kraju svakog mjeseca. Željela sam da obračun plaća bude obavljen bez kašnjenja, da se provodi u stvarnom vremenu i bude dostupan osobi na njegovom pametnom telefonu u bilo kojem trenutku, a ne samo na dan plaće.

Shifton: Jeste li uspjeli ispuniti svoje zahtjeve? Koliko ste zadovoljni podrškom Shiftonovih programera?

Irina: Svi moji zahtjevi su ispunjeni, i također sam shvatila da se program može dalje modernizirati prema našim potrebama. Blisko sam komunicirala s programerima 6 mjeseci i govorila im što nam se sviđa i što još očekujemo vidjeti. Program smo brzo implementirali i odmah shvatili da ga želimo koristiti sve više i prilagoditi ga našim potrebama.

Shifton: Jeste li do sada uspjeli?

Irina: Uspjeli smo ostvariti sljedeće točke: automatizirali smo raspored za svakog zaposlenika uzimajući u obzir njihove preferencije, dodijelili barmene granama i prilagodili obračun bonusa i kazni. Također smo uklonili greške u obračunu plaća, kada neke smjene nisu bile uzete u obzir ili su plaćene dvaput. Instalirali smo aplikaciju na pametne telefone svih zaposlenika, gdje odmah primaju obavijesti o ažuriranjima i platnim listama. Također smo smanjili vrijeme provedeno na rasporedu za 10 puta i smanjili fluktuaciju, jer zaposlenici vide svoje smjene/plaće i mogu utjecati na njih, tako da smo općenito poboljšali proces planiranja vremena za sve zaposlenike.

Shifton: Sigurno imate još prijedloga za prilagodbu alata Shifton?

Irina: Da, naravno. Čekamo pregledniji korisnički sučelje za unošenje promjena u rasporede. Sada se ne mogu sve pojedinosti mijenjati, a za prilagodbu određenih parametara treba kreirati sve iznova. Čekamo fleksibilnije postavke u izvještajima plaća za opće periode i opciju za ostavljanje komentara na rad. Što se tiče funkcija usluge, trebamo opciju za zaposlenike da ostavljaju komentare i izrađuju izvještaje o obavljenim zadacima u aplikaciji. Također me zanima automatski obračun bonusa u skladu s prodajnim pokazateljima ili ispunjavanjem KPI-a te fleksibilnije postavke sučelja aplikacije za praktičnost zaposlenika: što prikazati na glavnom ekranu, koje obavijesti poslati i o čemu izvijestiti.

Shifton: Hvala vam na detaljnim i informativnim povratnim informacijama, Irina. Možete li preporučiti Shifton online uslugu vlasnicima drugih tvrtki?

Irina: Već preporučujem alat svojim kupcima kojima pomažem u pokretanju njihovih kafića, jer Shifton pomaže uštedi novca, jednostavan je za korištenje i moji ga zaposlenici vole. Prije nego što smo počeli koristiti Shifton, temeljito sam testirala više od 10 različitih aplikacija i programa. Do trenutka kada sam pronašla Shifton, već sam se dogovorila s programerom koji je bio spreman napraviti sličan program za nas. Shifton je u potpunosti riješio sve moje probleme s planiranjem i automatizacijom plaća.