Сравнение ПО для расчета зарплаты и услуги расчета зарплаты

Управление заработной платой является важной функцией для компаний любого размера, но выбор правильного решения может быть сложной задачей. Хотя как программное обеспечение для расчета зарплаты, так и услуги по расчету зарплаты предлагают мощные возможности для обработки данных, они могут существенно различаться по функциональности, стоимости и уровню контроля. Компании, которые стремятся оптимизировать и упростить свои операции по расчету зарплаты, должны учитывать различия между этими двумя вариантами.Цель данной статьи – рассмотреть ключевые аспекты, чтобы взвесить преимущества и недостатки использования как программного обеспечения для расчета зарплаты, так и услуг, и помочь выбрать наиболее подходящий вариант для различных типов бизнеса. Независимо от того, требуется ли вам поддержка в текущих или новых начинаниях, руководство в этом документе поможет вам определить, что будет наиболее эффективным для точности данных о зарплатах вашей компании.

Что такое ПО для расчета зарплаты и его ключевые функции

Программное обеспечение для расчета зарплаты — это комплексное электронное приложение, которое помогает автоматизировать и упростить весь процесс управления заработной платой для компаний практически любого размера. Исключение человеческого вмешательства в процесс расчета заработной платы помогает снизить вероятность ошибок, сэкономить время и повысить операционную эффективность. Компании, использующие это программное обеспечение, могут точно рассчитывать заработную плату сотрудников, надбавки и удержания, принимая во внимание такие факторы, как переработка, отработанное время и налоговые нормы.

Автоматизация расчета заработной платы

Автоматизация расчета заработной платы — одна из основных и самых полезных функций программного обеспечения для расчета зарплаты. Эта функция устраняет необходимость ручного ввода данных, значительно снижая вероятность ошибок.Программное обеспечение автоматически рассчитывает компенсацию сотрудников на основе заранее заданных параметров и правил, которые могут включать почасовые ставки, фиксированные ставки, переработку и бонусы, а также различные удержания, такие как налоги, медицинское страхование и льготы. Это оптимизирует весь процесс расчета заработной платы, гарантируя своевременную и точную оплату каждому сотруднику.

Отслеживание рабочего времени сотрудников

Многие пакеты программного обеспечения для расчета зарплаты оснащены инструментами для отслеживания рабочего времени, что предоставляет компаниям полный набор инструментов для контроля посещаемости сотрудников, их рабочего времени, перерывов и переработок.Эта интеграция гарантирует, что расчеты заработной платы соответствуют фактически отработанному времени каждым сотрудником. Автоматическая запись данных с помощью систем учета рабочего времени, биометрических устройств или ручного ввода снижает вероятность ошибок и помогает избежать споров о количестве отработанных часов.

Управление информацией о сотрудниках

Программное обеспечение для расчета зарплаты управляет всеми важными данными сотрудников, такими как имя, адрес и другая личная информация (PII), а также банковские данные для выплаты заработной платы. Оно также хранит социальные и налоговые документы, а также другую личную информацию, которая должна быть актуальной для соблюдения законов и нормативных актов. Система также поддерживает обширную базу данных по льготам сотрудников, отчетам о производительности и трудовым контрактам.Единое хранилище данных упрощает управление данными и их получение, снижая риск утери документации и гарантируя, что все документы организованы и доступны в структурированном виде.

Налоговое и юридическое соответствие

Сильные функции налогового соответствия, которые автоматически рассчитывают федеральные, государственные и местные налоги в соответствии с последними правилами, часто используются в программном обеспечении для расчета зарплаты. Благодаря этой автоматизации удержания налога с каждого сотрудника точно учитывают такие факторы, как налоговые группы, вычеты и льготы. Программа также генерирует необходимые документы, включая налоговые отчеты, формы W-2 и 1099, что снижает административную нагрузку на сотрудников отдела кадров.

Платежи

Программное обеспечение для расчета заработной платы (Payroll software) и услуги расчета заработной платы (Payroll services) позволяют осуществлять прямые депозиты на банковские счета сотрудников, что гарантирует своевременные, безопасные и эффективные выплаты. Этот процесс может быть автоматизирован, устраняя необходимость в ручной выдаче чеков, что снижает административную нагрузку и вероятность ошибок. Более того, прямые депозиты повышают удовлетворенность сотрудников, гарантируя, что они получают свою зарплату в один и тот же день каждого цикла — независимо от выходных или праздничных дней.Возможность обработки разных графиков для различных групп сотрудников или отделов делает эту функцию гибкой и полезной для компаний с множеством потребностей в расчете зарплаты. Например, почасовым сотрудникам может выплачиваться зарплата каждую неделю или каждые две недели, а сотрудникам с фиксированной зарплатой — ежемесячно.

Расчет льгот

При управлении и расчете льгот для сотрудников, таких как медицинская страховка, пенсионные планы, оплачиваемый отпуск (PTO) и другие льготы, например, опции на акции или программы здоровья и фитнеса, расчет заработной платы играет важную роль для организаций. Эти технологии автоматизируют утомительный и иногда сложный процесс, чтобы гарантировать точность включения пенсионных накоплений в расчеты программного обеспечения для расчета заработной платы и услуг. Программа может автоматически вычитать взносы по различным схемам льгот, обеспечивая точность, соответствие требованиям законодательства и корпоративным правилам.Программное обеспечение для расчета зарплаты может интегрироваться с внешними поставщиками льгот, такими как пенсионные фонды или компании по медицинскому страхованию, чтобы поддерживать актуальные данные, связанные со льготами. Это снижает риск ошибок, гарантируя, что любые изменения в статусе сотрудника, суммах взносов или ставках премий автоматически фиксируются в системе расчета заработной платы.

Аналитика и отчеты

Программное обеспечение для расчета заработной платы с встроенной аналитикой может генерировать подробные отчеты по ряду тем, связанных с зарплатой, включая расходы на персонал, компенсацию сотрудникам, налоговые отчисления, затраты на льготы и оплату сверхурочных. Эти отчеты предоставляют полезную информацию о финансовом положении компании, позволяя организациям выявлять тенденции, более эффективно управлять ресурсами и контролировать соответствие затрат на зарплату общим бюджетным планам.Программное обеспечение для расчета заработной платы также может отслеживать изменения во времени, предоставляя компаниям возможность оценивать расходы, связанные с определенными отделами, контролировать изменения компенсаций сотрудников и даже сравнивать эффективность различных периодов или регионов.

Интерфейс для сотрудников

Большинство программ для расчета заработной платы включает портал для сотрудников, где они могут просматривать налоговую информацию, обновлять личные данные и получать свои расчетные листки. Эта опция самообслуживания значительно снижает административную нагрузку на отделы кадров, так как уменьшается количество запросов по поводу заработной платы и данных сотрудников. Для простых запросов, касающихся зарплаты или налоговых удержаний, сотрудникам больше не нужно обращаться в HR — они могут получить доступ к порталу в любое удобное время и получить необходимую информацию.Сотрудники могут легко отслеживать свою заработную плату с помощью инструментов, доступных на большинстве порталов, таких как прямой доступ к предыдущим расчетным листкам. С доступом к истории заработной платы сотрудники могут проверять правильность всех вычетов, включая налоги и льготы, что помогает им лучше управлять своими финансами.

Плюсы и минусы ПО для расчета заработной платы

Программное обеспечение для расчета заработной платы имеет свои преимущества и недостатки, которые предприятия должны учитывать перед его внедрением. Хотя оно может упростить процесс расчета зарплаты и повысить эффективность, есть несколько недостатков, о которых следует помнить.

Доступ с рабочего стола и мобильных устройств

Большинство программ можно использовать с любого рабочего стола или мобильного устройства, так как они работают в облаке. Для современных компаний это очень удобно, так как менеджеры и HR-специалисты могут управлять зарплатами практически из любого места. Пользователи могут войти в систему, чтобы проверить свои доходы, изменить информацию или запросить отпуск, не находясь в офисе.Кроме того, в программное обеспечение для расчета зарплаты часто встроены обновления в реальном времени и синхронизация файлов, что гарантирует доступ всех пользователей к актуальной информации. Это особенно полезно для компаний с распределенной или удаленной рабочей силой, так как позволяет легко сотрудничать и общаться между различными отделами и офисами.

Безопасность данных и конфиденциальность

Безопасность является одной из главных задач при управлении зарплатой. В системах расчета заработной платы обрабатываются данные сотрудников, включая бухгалтерскую информацию, данные о персонале и записи о заработной плате. Поэтому очень важно защитить конфиденциальность данных и доверие пользователей. Программное обеспечение для расчета зарплаты имеет надежные механизмы безопасности, чтобы защитить конфиденциальные бизнес-данные от несанкционированного доступа и хакеров.Эти меры безопасности часто используют сложные методы шифрования для защиты информации как в процессе передачи, так и при хранении. Личные данные зашифрованы, что делает их недоступными для всех, кроме законных пользователей, обладающих необходимыми ключами для расшифровки. Это означает, что даже если данные будут перехвачены в процессе передачи, злоумышленники не смогут получить к ним доступ.

Доступность

Программное обеспечение для расчета заработной платы может потребовать крупных начальных затрат, которые зависят от поставщика и функций, но в долгосрочной перспективе оно обычно более доступно даже для малых и средних предприятий.Многие решения для расчета заработной платы предлагают поэтапное ценообразование, позволяя организациям выбирать план, который лучше всего соответствует их потребностям и бюджету. С их возможной нехваткой финансовых ресурсов стартапы и малый бизнес могут считать такую гибкость очень полезной. После настройки программы обычно требуется оплачивать подписку, которая предоставляет эксклюзивный доступ к новым функциям, технической поддержке и обновлениям.

Настраиваемость

Большинство программ для расчета заработной платы можно адаптировать к уникальным потребностям компании. Организации могут настраивать свои системы расчета заработной платы различными способами, чтобы лучше соответствовать своим операционным нуждам и целям. Например, компании могут создавать настраиваемые отчеты, которые подчеркивают определенные показатели или ключевые показатели эффективности (KPI) сотрудников. Эти отчеты могут предоставить информацию о производительности сотрудников, тенденциях сверхурочной работы и расходах на заработную плату, что поможет руководству принимать обоснованные решения.

Кривая обучения

Программное обеспечение для расчета зарплаты имеет множество преимуществ, но часто требует времени на обучение. Чтобы извлечь максимальную пользу из программного обеспечения для расчета зарплаты, предприниматели и HR-команды должны инвестировать время и усилия в изучение его возможностей и функций. Этот процесс может быть особенно сложным для людей, которые не знакомы с технологиями или имеют недостаточные знания о программном обеспечении для расчета зарплаты по сравнению с услугами расчета зарплаты.Разнообразие инструментов и опций, предлагаемых, от расчетов зарплаты до управления данными сотрудников, может сначала вызвать у пользователей замешательство. Может потребоваться время, чтобы освоиться с интерфейсом, правильно вводить данные и использовать все функции. Чтобы убедиться, что каждый член команды чувствует себя уверенно при использовании программы, в многих случаях могут потребоваться дополнительные учебные занятия или семинары из-за ее сложности.

Отсутствие профессиональной поддержки

Программное обеспечение для расчета зарплаты требует, чтобы управление расчетом зарплаты осуществлялось внутренними командами, в отличие от услуг расчета зарплаты, которые предоставляют специализированную команду ресурсов для поддержки полного процесса расчета зарплаты от имени компании. Для правильного использования программного обеспечения, понимания его функций и отслеживания изменений в налоговом законодательстве и требованиях к расчету зарплаты, сотрудникам необходимо пройти обучение.Для компаний, у которых нет специализированного персонала по расчету зарплаты или недостаточно опыта в HR, отсутствие профессиональной помощи может стать серьезной проблемой. Эти компании могут столкнуться с трудностями в правильной обработке расчетов зарплаты, что может привести к ошибкам в вознаграждении сотрудников, подаче налоговых деклараций и соблюдении трудового законодательства. Более того, внутренний персонал несет полную ответственность за исправление ошибок, что может привести к игнорированию других важных HR-обязанностей.

Постоянные расходы на программное обеспечение

Программное обеспечение для расчета зарплаты обычно дешевле, чем услуги расчета зарплаты, но компаниям все равно нужно учитывать другие расходы, такие как регулярные членские взносы. Покупка программного обеспечения для расчета зарплаты может показаться более доступной на первый взгляд, чем повторяющиеся расходы на использование программного обеспечения для расчета зарплаты по сравнению с услугами расчета зарплаты, но важно учитывать эти расходы в долгосрочной перспективе.Цены на подписку программного обеспечения для расчета зарплаты, как правило, включают доступ к новым функциям, техническую поддержку и обновления программного обеспечения. С ростом численности рабочей силы и усложнением требований к расчету зарплаты, компаниям может понадобиться обновить свое программное обеспечение или приобрести дополнительные лицензии для новых сотрудников. Эти дополнительные расходы могут быстро накапливаться и в конечном итоге потребовать значительных финансовых затрат.

Стоит ли вашей компании покупать программное обеспечение для расчета зарплаты

В зависимости от уникальных потребностей вашей компании, вам нужно инвестировать в процесс принятия решения о покупке программного обеспечения для расчета зарплаты. Хотя программа имеет множество преимуществ, таких как точность, экономия средств и автоматизация, она может не быть лучшим выбором для каждого типа бизнеса. При принятии решения о том, является ли программное обеспечение для расчета зарплаты наилучшим вариантом для вашей компании, учитывайте следующие критерии.

Стартапы и малые предприятия

Программное обеспечение для расчета зарплаты может быть доступным вариантом для малых организаций с меньшим числом сотрудников. Оно упрощает автоматизацию без необходимости в дорогих услугах расчета зарплаты.

Компании с внутренними HR-командами

Программное обеспечение для расчета зарплаты часто идеально подходит для компаний с опытными HR-отделами. Команда может контролировать программу и обеспечивать плавный процесс расчета зарплаты.

Бизнесы с удаленными и распределенными командами

Программное обеспечение для расчета зарплаты по сравнению с услугами расчета зарплаты идеально подходит для организаций с распределенным или географически удаленным персоналом. Сотрудники и руководители могут выполнять расчеты зарплаты из любого облачного хранилища, что обеспечивает удобство и гибкость.

Кто использует ПО для расчета заработной платы

Компании любого размера, от стартапов до хорошо устоявшихся фирм, используют программное обеспечение для расчета заработной платы. Для небольших компаний с ограниченными ресурсами это доступный по цене вариант. Более крупные компании с внутренними HR-командами используют его из-за его управляемости и гибкости.

Что такое услуги по расчету заработной платы и их ключевые функции

В отличие от программного обеспечения для расчета заработной платы, услуги предоставляют более децентрализованный способ управления зарплатой. При этом расчеты заработной платы передаются на аутсорсинг сторонней компании, которая занимается всеми вопросами, связанными с расчетом, включая соблюдение норм, подачу налоговых деклараций и выплаты.

Обработка заработной платы

Обработка заработной платы полностью выполняется службами расчета заработной платы. Это включает в себя обеспечение того, чтобы все задачи выполнялись профессионалами, включая обработку налоговых удержаний, выплаты сотрудникам и расчет заработных плат.

Персонализированные консультации

Многие службы расчета заработной платы предлагают индивидуальные консультации, предоставляя профессиональные советы по управлению льготами сотрудников, администрированию заработной платы и соблюдению налоговых требований. Эти консультации могут быть особенно полезны для организаций, в которых нет опыта в управлении заработной платой.

Подача налоговых деклараций и соблюдение юридических норм

Службы расчета заработной платы гарантируют, что компании соблюдают все применимые налоговые законы и правила. Управляя подачей налоговых деклараций и предоставляя необходимые документы, они снижают вероятность возникновения юридических проблем.

Управление льготами

Управление льготами, которое помогает компаниям администрировать планы дополнительных льгот для сотрудников, таких как медицинские программы, пенсионные планы и взносы в пенсионные фонды, часто включается в услуги по расчету заработной платы.

Платежи и депозиты

Услуги мониторинга прямых депозитов заработной платы обеспечивают своевременную выплату сотрудникам и гарантируют целостность всех операций.

Плюсы и минусы услуг по расчёту заработной платы

Услуги расчета заработной платы предоставляют профессиональную помощь в управлении задачами, связанными с выплатой зарплат. Однако, как и у любого другого решения, у них есть свои сильные и слабые стороны. Компании могут решить, является ли привлечение сторонней компании для расчета зарплаты лучшим вариантом, осознавая эти моменты.

Надёжные экспертные услуги

Используя услуги расчета заработной платы, компании получают доступ к опытным специалистам. Это гарантирует точность и снижает вероятность ошибок при расчете заработной платы.

Отсутствие дополнительных расходов и управленческих проблем

Поскольку службы расчета заработной платы управляют всеми аспектами, компаниям не нужно беспокоиться о регулярном обновлении программного обеспечения или самостоятельном ведении расчетов. Это снижает корпоративные затраты и позволяет уделить больше времени основному бизнесу.

Масштабируемость

Услуги расчета зарплаты могут развиваться вместе с вашим бизнесом. Они достаточно гибкие, чтобы удовлетворить ваши потребности, если вы увеличиваете штат или расширяете деятельность на новые рынки.

Высокие первоначальные затраты

Основным недостатком услуг по расчёту заработной платы является их стоимость. Эти услуги могут быть дорогими, особенно для малых предприятий, которым сложно оправдать более высокие первоначальные расходы.

Проблемы с безопасностью данных и конфиденциальностью

Услуги расчета зарплаты управляют конфиденциальной информацией, но аутсорсинг может вызывать вопросы по поводу конфиденциальности. Чтобы защитить данные сотрудников, компании должны убедиться, что у поставщика услуг есть строгие правила резервного копирования.

Кто использует услуги по расчёту зарплаты

Крупные компании или те, у кого нет внутренних специалистов по расчету зарплаты, чаще всего используют такие услуги. Компании, стремящиеся уменьшить административную нагрузку, связанную с зарплатами, обычно обращаются к этим услугам для удобства и спокойствия.

Пять отличий ПО для расчета зарплаты и услуг расчета зарплаты

Компании могут более эффективно управлять своими процессами начисления зарплаты, если понимают ключевые различия между программным обеспечением для расчета зарплаты и услугами расчета зарплаты. Ниже приведены пять важных различий, которые демонстрируют, как каждый вариант удовлетворяет разные потребности бизнеса.

1. Функциональность и контроль

Программное обеспечение для расчета зарплаты позволяет компаниям напрямую управлять процессами управления зарплатой и выплатами. Пользователи могут настраивать параметры начисления зарплаты, управление данными сотрудников и генерацию отчетов в соответствии с их собственными потребностями. Это делает программное обеспечение более гибким, позволяя отделам HR адаптировать программу к своим потребностям.Услуги по расчету зарплаты, напротив, обычно следуют стандартным процедурам, определенным поставщиком. Хотя это может снизить необходимость обучения и упростить управление, такие услуги могут не включать настроек, которые требуются некоторым организациям. Для компаний, которым нужны специфические настройки или интеграция с существующими HR-системами, программное обеспечение для расчета зарплаты может быть лучшим выбором.

2. Стоимость и инвестиции

При выборе между программным обеспечением для расчета зарплаты и услугами важным фактором является стоимость. Программное обеспечение для расчета зарплаты обычно требует первоначальных затрат на покупку и последующих регулярных платежей за поддержку и обновления. Для компаний со стабильным штатом сотрудников такой подход может быть более экономичным в долгосрочной перспективе по сравнению с периодическими платежами за услуги.Однако стоимость услуг по расчету зарплаты часто определяется количеством сотрудников и сложностью бизнес-процессов. Первоначальные расходы на услуги могут быть ниже, но со временем они могут возрасти, особенно для крупных компаний. Поэтому фирмы должны тщательно оценить свои планы роста и бюджеты, чтобы определить, какой вариант обеспечит наибольшую выгоду.

3. Экспертиза и поддержка

Компании, использующие программное обеспечение для расчета зарплаты, полагаются на внутренние знания для выполнения задач по начислению зарплаты. Персонал HR должен быть осведомлен о законах по зарплате и лучших практиках отрасли. Хотя многие программные решения предлагают ресурсы и поддержку клиентов, небольшим компаниям без специализированных HR-отделов может быть сложно достичь необходимого уровня знаний.С другой стороны, услуги по расчету зарплаты предоставляют доступ к экспертам, которые всегда в курсе изменений в законодательстве и нормативных актах. Это значительно снижает вероятность возникновения проблем с соблюдением норм. Компании, которые не обладают необходимыми знаниями или ресурсами для самостоятельного ведения расчетов, могут получить уверенность и соблюдение норм, передав эти задачи на аутсорсинг.

4. Соответствие требованиям и управление рисками

Соблюдение налоговых правил и трудового законодательства является критически важным для любой компании, и как программы для расчета заработной платы, так и услуги по управлению зарплатой предлагают различные методы управления рисками. Обычно в программное обеспечение для расчета зарплаты встроены инструменты соблюдения требований, которые помогают автоматизировать налоговые вычисления и создавать необходимые отчеты. Компаниям необходимо регулярно обновлять программное обеспечение, чтобы учитывать изменения в законах и правилах.С другой стороны, услуги по управлению зарплатой несут ответственность за то, чтобы процедуры расчета зарплаты соответствовали юридическим стандартам. Эти службы специализируются на соблюдении требований и управлении рисками, что может быть особенно полезно для компаний, работающих в нескольких юрисдикциях с разными правилами. Потенциальные риски, связанные с несоблюдением законодательства, могут привести к штрафам, что делает знания, предоставляемые программами и услугами по расчету заработной платы, чрезвычайно важными.

5. Масштабируемость и гибкость

Масштабируемость — еще один важный аспект, который нужно учитывать. Для расширения малых и средних предприятий программы для расчета зарплаты могут быть отличным выбором. Эти программы часто позволяют быстро вносить изменения по мере роста организации, добавляя новых сотрудников и функции. Однако по мере роста бизнеса некоторые решения могут потребовать обновления до более дорогих версий, что может привести к неожиданным расходам.В свою очередь, услуги по управлению зарплатой могут легко адаптироваться к меняющимся потребностям компании, будь то работа с временными сотрудниками или быстрое расширение. Без необходимости обновления программного обеспечения они обеспечивают гибкость для увеличения или сокращения объема услуг в зависимости от текущих нужд бизнеса.

Что лучше для бизнеса ПО или услуги для расчета зарплаты

Функция	ПО для расчета зарплаты	Услуги по расчету зарплаты
Контроль	Полный контроль над процессом расчета зарплаты	Ограниченный контроль, полагается на поставщика услуг
Стоимость	Первоначальные вложения плюс абонентская плата	Постоянные сборы за услуги на основе количества сотрудников
Экспертиза	Требуется внутренняя экспертиза для управления	Профессиональные эксперты по расчету зарплаты выполняют всю работу
Соответствие требованиям	Автоматизированные функции, но требуются обновления	Специалисты по соблюдению нормативных требований управляют этим
Масштабируемость	Может быть экономичным, но могут потребоваться обновления	Высокая масштабируемость без необходимости обновлений
Настройка	Высокий уровень настройки для специфических нужд	Ограниченная настройка, часто стандартизированные процессы
Кривая обучения	Может быть более сложной для освоения	Обычно удобен для пользователя, доступна поддержка
Управление рисками	Требуется внимательность для обеспечения соответствия	Более низкий риск благодаря профессиональному контролю

Улучшите процесс расчета зарплаты с Shifton

Shifton — это современное решение для расчета зарплаты, разработанное для повышения точности и эффективности обработки. Shifton упрощает управление расчетом зарплаты для компаний всех размеров, сочетая передовые функции и интуитивно понятные пользовательские интерфейсы.Компании, использующие Shifton, получают следующие преимущества:

• Полное управление зарплатой: Автоматизируйте расчеты и выплаты сотрудникам всего за несколько кликов.
• Бесшовная интеграция: Просто свяжитесь с существующими HR-системами, чтобы улучшить рабочий процесс и упростить управление данными.
• Экспертная поддержка: Свяжитесь с преданным персоналом поддержки для получения помощи по любым вопросам, связанным с расчетом зарплаты или соблюдением норм.
• Аналитика в реальном времени: Принимайте стратегические решения, получая больше информации о производительности сотрудников и затратах на зарплату.

Инвестирование в такую систему, как Shifton, может значительно улучшить ваш процесс расчета зарплаты, освободив вашу компанию для сосредоточения на удовлетворенности и развитии сотрудников, одновременно поддерживая соблюдение норм и точность в управлении расчетом зарплаты. Переход на современную систему расчета зарплаты может стать ключом к увеличению производительности, адаптивности и контроля над вашими процессами расчета зарплаты.