Phần Mềm Tiền Lương và Dịch Vụ Tiền Lương: Khác Biệt & So Sánh

Quản lý bảng lương là một tính năng quan trọng cho các công ty ở mọi quy mô, nhưng có thể rất khó để chọn giải pháp phù hợp. Mặc dù phần mềm trả lương và dịch vụ trả lương đều cung cấp khả năng mạnh mẽ trong việc xử lý dữ liệu lương, nhưng chúng có thể khác nhau nhiều về chức năng, chi phí và kiểm soát. Các công ty đang tìm cách tối ưu hóa hoạt động bảng lương của họ cần phải nhận thức được các lựa chọn khác nhau của phần mềm và dịch vụ trả lương.Mục đích của bài viết này là xem xét các thành phần chính để cân nhắc lợi ích và hạn chế của việc sử dụng cả phần mềm trả lương và dịch vụ trả lương, để chọn cái nào phù hợp nhất cho các loại doanh nghiệp khác nhau. Dù là hướng dẫn hiện tại hay khởi nghiệp về hệ thống trả lương nào, phần mềm trả lương hay dịch vụ trả lương, sẽ hiệu quả nhất cho sự chính xác của dữ liệu bảng lương công ty của bạn, bạn có thể sử dụng hướng dẫn được cung cấp trong tài liệu này.

Phần mềm trả lương là gì và Các tính năng chính

Phần mềm trả lương là một ứng dụng điện tử toàn diện giúp tự động hóa và đơn giản hóa quá trình quản lý bảng lương cho các công ty có quy mô hầu như bất kỳ. Việc loại bỏ sự can thiệp của con người thông qua quá trình trả lương giúp giảm lỗi của con người, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả hoạt động. Các công ty sử dụng sản phẩm này có thể tính toán chính xác lương, phụ cấp và khấu trừ lương của nhân viên, xem xét một loạt các yếu tố khác nhau như giờ làm thêm, thời gian làm việc và quy định thuế.

Tính Toán Và Tự Động Hóa Bảng Lương

Tự động hóa tính toán bảng lương là một trong những chức năng chính và hữu ích nhất của gói kế toán trong phần mềm trả lương so với dịch vụ trả lương. Tính năng này loại bỏ yêu cầu nhập liệu thủ công, từ đó giảm đáng kể khả năng xảy ra lỗi của con người.Nó tự động tính toán tiền công của nhân viên dựa trên các quy tắc và động lực được thiết lập trước, có thể bao gồm lương giờ, lương cố định, giờ làm thêm và tiền thưởng, cũng như các yêu cầu khấu trừ khác nhau như thuế, chăm sóc sức khỏe và phúc lợi. Nó tối ưu hóa toàn bộ chuỗi xử lý lương bằng cách đảm bảo rằng từng cá nhân được trả tiền đúng hạn.

Theo Dõi Thời Gian Làm Việc Của Nhân Viên

Các công cụ theo dõi thời gian phong phú được tích hợp trong nhiều loại gói phần mềm lương, cung cấp cho các công ty một công cụ hoàn chỉnh để giám sát sự tham gia của nhân viên, giờ làm việc, nghỉ giải lao và làm thêm giờ.Tính toán lương được đảm bảo chính xác và hoàn toàn khớp với thời gian làm việc thực tế của từng nhân viên nhờ tích hợp này. Giảm khả năng mắc lỗi của con người trong phần mềm trả lương và tránh tranh chấp có thể xảy ra về số giờ làm việc bằng cách tự động ghi lại dữ liệu từ máy chấm công, thiết bị sinh trắc học hoặc nhập liệu thủ công.

Quản Lý Thông Tin Nhân Viên

Phần mềm trả lương và dịch vụ trả lương là nơi lưu trữ tất cả dữ liệu nhân viên quan trọng, bao gồm tên, địa chỉ và các thông tin nhận dạng cá nhân khác (PII), cũng như thông tin tài khoản ngân hàng để trả lương. Nó cũng lưu trữ an toàn hồ sơ An sinh xã hội và Thuế, cũng như các thông tin cá nhân khác phải được cập nhật để tuân thủ luật pháp và quy định. Hệ thống cũng duy trì một cơ sở dữ liệu phong phú về phúc lợi của nhân viên, báo cáo hiệu suất và hợp đồng lao động.Với quyền truy cập ngay lập tức vào tất cả các tài liệu liên quan đến nhân viên, kho lưu trữ duy nhất này cải thiện việc quản lý dữ liệu tổng thể đồng thời đơn giản hóa việc thu hồi dữ liệu. Nó giảm thiểu khả năng thất lạc tài liệu và đảm bảo rằng tài liệu được cập nhật, có thể truy cập và sắp xếp theo cách có phương pháp.

Tuân Thủ Thuế & Pháp Luật

Các tính năng tuân thủ thuế mạnh mẽ tự động tính toán thuế liên bang, tiểu bang và địa phương theo các quy định mới nhất thường được sử dụng với phần mềm trả lương và dịch vụ trả lương. Nhờ tự động hóa này, thuế khấu trừ của từng nhân viên được đảm bảo chính xác, bao gồm các yếu tố như bậc thu nhập, khấu trừ và miễn trừ. Chương trình cũng sản xuất tài liệu cần thiết, bao gồm các tờ khai thuế lương, W-2 và 1099, giảm bớt gánh nặng hành chính cho nhân viên HR.

Thanh Toán

Phần mềm trả lương và dịch vụ trả lương có thể được gửi trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhân viên nhờ chương trình, điều này đảm bảo các khoản thanh toán kịp thời, an toàn và hiệu quả. Quy trình này có thể được tự động hóa để loại bỏ yêu cầu phân phối séc thủ công, giảm bớt gánh nặng hành chính và khả năng sai sót. Hơn nữa, bằng cách đảm bảo rằng nhân viên nhận được séc của họ vào cùng ngày mỗi kỳ - bất kể ngày cuối tuần hay ngày lễ - tiền gửi trực tiếp tăng cường sự hài lòng của nhân viên.Khả năng xử lý nhiều lịch trình cho các nhóm nhân viên hoặc bộ phận khác nhau khiến đây trở thành một tính năng linh hoạt mà các công ty có nhiều nhu cầu trả lương có thể sử dụng. Ví dụ, nhân viên làm việc theo giờ có thể được trả lương hàng tuần hoặc hai tuần một lần, trong khi nhân viên hưởng lương hàng tháng.

Tính Toán Phúc Lợi

Khi nói đến việc quản lý và tính toán phúc lợi của nhân viên như bảo hiểm y tế, kế hoạch nghỉ hưu, nghỉ phép có lương (PTO) và các phúc lợi khác như quyền chọn cổ phiếu hoặc kế hoạch sức khỏe và thể dục, kế toán lương là quan trọng đối với các tổ chức. Các công nghệ này tự động hóa quá trình tẻ nhạt và đôi khi phức tạp để đảm bảo rằng các khoản tiết kiệm nghỉ hưu được bao gồm chính xác trong tính toán phần mềm và dịch vụ trả lương. Đối với các chương trình phúc lợi khác nhau, chương trình có thể tự động khấu trừ các khoản đóng góp, đảm bảo độ chính xác, tuân thủ cũng như quy định của doanh nghiệp.Phần mềm trả lương và dịch vụ trả lương, ví dụ, có thể tích hợp với các nhà cung cấp phúc lợi bên thứ ba, chẳng hạn như quỹ hưu trí hoặc công ty bảo hiểm y tế, để duy trì dữ liệu phúc lợi hiện tại. Điều này làm giảm rủi ro sai sót bằng cách đảm bảo rằng bất kỳ thay đổi nào về vị trí nhân viên, số tiền đóng góp, hoặc mức phí bảo hiểm đều được tự động ghi lại trong hệ thống trả lương.

Phân Tích & Báo Cáo

Phần mềm trả lương và dịch vụ trả lương, có phân tích được tích hợp, có thể tạo ra các báo cáo chi tiết về nhiều chủ đề liên quan đến bảng lương, bao gồm chi phí nhân sự, tiền công nhân viên, đóng góp thuế, chi phí phúc lợi và thanh toán giờ làm thêm. Những báo cáo này mang lại thông điệp thông tin về tình hình tài chính của công ty, cho phép các tổ chức nhận ra xu hướng, kiểm soát tốt hơn tài nguyên và đảm bảo chi phí trả lương phù hợp với kế hoạch chi tiêu tổng thể.Phần mềm trả lương và dịch vụ trả lương cũng có thể theo dõi sự phát triển theo thời gian, cho phép doanh nghiệp đánh giá chi phí cụ thể của từng phòng ban, theo dõi tiến trình phát triển của tiền công nhân viên và thậm chí so sánh hiệu suất phần mềm trả lương qua các giai đoạn hoặc địa điểm khác nhau.

Giao Diện Nhân Viên

Đa số phần mềm trả lương đi kèm với một cổng thông tin nhân viên, nơi nhân viên có thể xem thông tin thuế, điều chỉnh thông tin cá nhân và lấy phiếu lương của họ. Lựa chọn tự phục vụ này giảm thiểu đáng kể gánh nặng hành chính cho các phòng ban nhân sự vì ít câu hỏi liên quan đến phần mềm trả lương và dịch vụ trả lương, và dữ liệu nhân viên được chuyển tiếp. Đối với các yêu cầu đơn giản liên quan đến séc lương hoặc khấu trừ thuế của họ, nhân viên không cần liên hệ với phòng nhân sự; thay vào đó, họ có thể truy cập cổng thông tin bất cứ khi nào thuận tiện cho họ và lấy thông tin mà họ muốn.Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi tiền lương của mình theo thời gian nhờ vào các công cụ được tìm thấy trên hầu hết các cổng thông tin nhân viên, chẳng hạn như truy cập trực tiếp vào các phiếu lương trước đây. Nhân viên có quyền truy cập vào lịch sử lương của mình có thể kiểm tra xem tất cả các khoản khấu trừ - bao gồm cả thuế và phúc lợi - có chính xác hay không, điều này có thể giúp họ quản lý tiền một cách khéo léo hơn.

Ưu Và Nhược Điểm Của Phần Mềm Trả Lương

Phần mềm trả lương có những ưu và nhược điểm mà các doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi triển khai. Mặc dù nó có thể làm đơn giản hóa quy trình trả lương và tăng hiệu quả, nhưng có một vài nhược điểm cần lưu ý.

Truy Cập Máy Tính để Bàn Và Di Động

Phần lớn phần mềm có thể được truy cập từ bất kỳ thiết bị máy tính để bàn hoặc di động nào vì nó được xây dựng trên nền tảng đám mây. Đối với các doanh nghiệp ngày nay, loại tiện ích này cực kỳ có giá trị, cho phép người quản lý và chuyên gia nhân sự quản lý trả lương từ hầu như bất kỳ đâu. Người dùng có thể đăng nhập để xem xét thu nhập của mình, đổi thông tin hoặc yêu cầu nghỉ mà không cần phải có mặt tại văn phòng.Ngoài ra, cập nhật thời gian thực và đồng bộ hóa tệp thường được tích hợp sẵn trong phần mềm trả lương và dịch vụ trả lương trên đám mây, đảm bảo tất cả người dùng đều có quyền truy cập vào thông tin mới nhất. Điều này đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp với lực lượng lao động phân tán hoặc làm việc từ xa, giúp dễ dàng hợp tác và giao tiếp qua các chức năng và văn phòng khác nhau.

Bảo Mật Dữ Liệu Và Quyền Riêng Tư

Bảo mật là một trong những mối quan tâm chính trong việc quản lý trả lương. Dữ liệu nhân viên được xử lý trong các hệ thống trả lương, bao gồm dữ liệu kế toán, thông tin nhân sự và hồ sơ trả lương. Do đó, điều quan trọng là phải bảo vệ quyền riêng tư, dữ liệu và lòng tin của người sử dụng. Phần mềm trả lương có các cơ chế an toàn vững chắc để bảo vệ chi tiết kinh doanh riêng tư khỏi việc xem trái phép và tin tặc.Các biện pháp bảo mật này thường sử dụng các phương pháp mã hóa phức tạp để bảo vệ thông tin, trong cả phần mềm trả lương và dịch vụ trả lương khi truyền tải và khi lưu trữ. Dữ liệu riêng tư được mã hóa, khiến nó không thể giải mã với tất cả ngoại trừ người dùng hợp pháp có khóa giải mã cần thiết. Điều này có nghĩa là ngay cả khi dữ liệu bị chặn trong quá trình truyền tải, nó không thể được truy cập bởi các đối tượng xấu.

Khả Năng Chi Trả

Phần mềm trả lương có thể yêu cầu chi phí cài đặt lớn ban đầu, thay đổi theo nhà cung cấp và các tính năng nhưng thường tiết kiệm chi phí hơn về lâu dài, ngay cả đối với các doanh nghiệp nhỏ đến tầm trung.Nhiều giải pháp phần mềm trả lương có giá theo các cấp, cho phép các tổ chức tìm ra gói phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của họ. Với khả năng thiếu tài nguyên tài chính có thể, các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ có thể thấy sự linh hoạt này rất có lợi. Sau khi chương trình được cấu hình, thường có phí đăng ký cần thanh toán, cung cấp quyền truy cập độc quyền vào chức năng mới, hỗ trợ kỹ thuật và cập nhật.

Tuỳ Chỉnh

Phần lớn phần mềm trả lương có thể điều chỉnh theo các yêu cầu độc đáo của công ty. Các tổ chức có thể tùy chỉnh hệ thống trả lương của mình theo nhiều cách khác nhau để phù hợp hơn với nhu cầu hoạt động và mục tiêu riêng của họ. Chẳng hạn, công ty có thể thiết kế báo cáo tùy chỉnh nổi bật các số liệu cụ thể hoặc chỉ số hiệu suất chính (KPI) liên quan đến lực lượng lao động. Ban quản lý có thể đưa ra quyết định khôn ngoan với sự hỗ trợ của các báo cáo này, cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất nhân viên, xu hướng làm thêm giờ và chi tiêu bảng lương.

Đường Cong Học Tập

Phần mềm trả lương có nhiều lợi ích to lớn, nhưng thường đi kèm với đường cong học tập. Để tối đa hóa việc sử dụng phần mềm trả lương, các doanh nhân và đội ngũ nhân sự phải đầu tư thời gian và cam kết để hiểu rõ các khả năng và tính năng của nó. Quá trình này có thể đặc biệt khó khăn đối với những người có thể không am hiểu công nghệ hoặc có ít kiến ​​thức về phần mềm và dịch vụ trả lương.Sự đa dạng của các công cụ và lựa chọn được cung cấp, từ các tính toán bảng lương đến quản lý dữ liệu nhân sự, có thể khiến người tiêu dùng bị choáng ngợp lúc đầu. Có thể mất một thời gian để thành thạo việc sử dụng giao diện, nhập dữ liệu một cách chính xác và tận dụng toàn bộ các khả năng. Để đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đều cảm thấy thoải mái khi sử dụng chương trình, các buổi đào tạo hoặc hội thảo bổ sung có thể cần thiết trong nhiều trường hợp vì tính phức tạp của nó.

Thiếu Hỗ Trợ Chuyên Nghiệp

Phần mềm trả lương yêu cầu đội ngũ nội bộ xử lý quản lý bảng lương, so với phần mềm và dịch vụ trả lương, công ty được cung cấp một nhóm nguồn lực chuyên dụng hỗ trợ toàn bộ quá trình trả lương cho công ty. Để sử dụng phần mềm đúng cách, hiểu rõ chức năng của nó và theo kịp những thay đổi trong luật thuế và yêu cầu bảng lương, nhân viên phải được đào tạo.Đối với các công ty không có nhân viên chuyên biệt về lương hoặc ít hiểu biết về nhân sự, việc thiếu sự giúp đỡ chuyên gia có thể rất khó khăn. Những công ty này có thể gặp khó khăn trong việc xử lý bảng lương chính xác, điều này có thể dẫn đến sai sót trong việc trả lương cho nhân viên, khai thuế và tuân thủ luật lao động. Hơn nữa, nhân viên nội bộ chịu trách nhiệm duy nhất cho việc sửa lỗi, điều này có thể khiến họ bỏ qua các nhiệm vụ quan trọng khác của HR.

Phí Phần Mềm Định Kỳ

Phần mềm bảng lương thường rẻ hơn dịch vụ bảng lương, nhưng các công ty vẫn cần tính đến các chi phí khác, chẳng hạn như phí hội viên đang diễn ra. Việc mua phần mềm bảng lương ban đầu có thể rẻ hơn so với các chi phí định kỳ khi sử dụng phần mềm bảng lương so với nhà cung cấp dịch vụ bảng lương, nhưng điều quan trọng là phải tính những chi phí này vào lâu dài.Giá thuê bao phần mềm bảng lương thường bao gồm quyền truy cập vào các tính năng mới, hỗ trợ khách hàng và nâng cấp phần mềm. Các doanh nghiệp có thể cần cập nhật phần mềm bảng lương của họ so với dịch vụ bảng lương hoặc mua thêm giấy phép người dùng để quản lý nhân viên mới khi lực lượng lao động của họ mở rộng và yêu cầu bảng lương của họ trở nên phức tạp hơn. Những chi phí bổ sung này có thể tăng nhanh chóng và cuối cùng có thể yêu cầu đầu tư tiền mặt đáng kể.

Có Nên Mua Phần Mềm Bảng Lương Không

Tùy thuộc vào nhu cầu độc đáo của công ty bạn, bạn phải đầu tư vào phần mềm bảng lương. Mặc dù chương trình có nhiều lợi ích, như độ chính xác, tiết kiệm chi phí, và tự động hóa, nó có thể không phải là lựa chọn tốt nhất cho mọi loại doanh nghiệp. Khi quyết định liệu phần mềm bảng lương có phải là lựa chọn tốt nhất cho công ty của bạn hay không, hãy xem xét các tiêu chí sau.

Công Ty Khởi Nghiệp Và Doanh Nghiệp Nhỏ

Phần mềm bảng lương có thể là lựa chọn phải chăng cho các tổ chức nhỏ với ít nhân viên hơn. Nó làm cho việc tự động hóa trở nên đơn giản mà không cần dịch vụ bảng lương đắt đỏ.

Các Công Ty Có Đội Ngũ Nhân Sự Nội Bộ

Phần mềm bảng lương thường lý tưởng cho các công ty có bộ phận nhân sự dày dạn kinh nghiệm. Nhóm có thể theo dõi chương trình và đảm bảo quy trình bảng lương suôn sẻ.

Doanh Nghiệp Với Nhóm Làm Việc Từ Xa Và Phân Tán

Phần mềm bảng lương so với Dịch vụ bảng lương là lý tưởng cho các tổ chức có nhân viên phân tán hoặc tách biệt về mặt địa lý. Nhân viên và các nhà quản lý có thể thực hiện bảng lương từ bất kỳ lưu trữ đám mây nào, cung cấp sự tiện lợi và linh hoạt.

Ai Sử Dụng Phần Mềm Bảng Lương

Các doanh nghiệp ở mọi quy mô, từ công ty khởi nghiệp đến các công ty lâu đời, đều sử dụng phần mềm bảng lương. Phần mềm bảng lương là lựa chọn hợp lý cho các công ty nhỏ có nguồn lực hạn chế. Các công ty lớn hơn có đội ngũ nhân sự nội bộ sử dụng phần mềm do tính kiểm soát và linh hoạt của nó.

Dịch Vụ Bảng Lương Và Các Tính Năng Chính

Ngược lại, dịch vụ bảng lương cung cấp một phương pháp quản lý bảng lương phân tán hơn. Với phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương này, việc xử lý bảng lương được thuê ngoài cho một công ty bên thứ ba quản lý tất cả các vấn đề liên quan đến bảng lương, bao gồm tuân thủ, khai thuế, và thanh toán.

Xử Lý Bảng Lương

Dịch vụ bảng lương hoàn toàn xử lý việc xử lý bảng lương. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi các chuyên gia và bao gồm xử lý trừ thuế, trả lương cho nhân viên, và tính toán lương.

Tư Vấn Cá Nhân Hóa

Rất nhiều phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương cung cấp dịch vụ tư vấn cá nhân hóa, cung cấp lời khuyên chuyên nghiệp về lợi ích nhân viên, quản lý bảng lương, và tuân thủ thuế. Tư vấn này có thể là cần thiết cho các tổ chức thiếu kinh nghiệm bảng lương nội bộ.

Khai Thuế Và Tuân Thủ Pháp Luật

Dịch vụ bảng lương đảm bảo rằng các công ty tuân theo tất cả các quy tắc và quy định thuế áp dụng. Bằng cách quản lý khai thuế và cung cấp các giấy tờ cần thiết, họ giảm khả năng gặp vấn đề pháp lý.

Quản Lý Phúc Lợi

Quản lý phúc lợi, hỗ trợ quản lý lợi ích biên của nhân viên như kế hoạch sức khỏe, kế hoạch hưu trí, và đóng góp vào kế hoạch hưu trí nhân viên, thường được bao gồm trong phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương.

Thanh Toán Và Nộp Tiền

Dịch vụ giám sát tiền gửi trực tiếp đảm bảo thanh toán đúng thời hạn cho nhân viên và đảm bảo tính toàn vẹn của tất cả các hoạt động.

Ưu Và Nhược Điểm Của Dịch Vụ Bảng Lương

Dịch vụ bảng lương cung cấp sự hỗ trợ chuyên nghiệp với các nhiệm vụ liên quan đến bảng lương, nhưng như bất kỳ giải pháp nào khác, mỗi dịch vụ đều có ưu và nhược điểm. Các doanh nghiệp có thể xác định liệu việc thuê một công ty dịch vụ bảng lương bên thứ ba có phải là lựa chọn tốt nhất không bằng cách hiểu biết về chúng.

Dịch Vụ Chuyên Gia Đáng Tin Cậy

Các doanh nghiệp có thể tiếp cận các chuyên gia bảng lương có kỹ năng bằng cách sử dụng dịch vụ bảng lương. Điều này đảm bảo độ chính xác và giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót bảng lương.

Không Có Chi Phí Cao Hoặc Vấn Đề Quản Lý Bổ Sung

Vì dịch vụ bảng lương quản lý mọi thứ, các doanh nghiệp không cần phải lo lắng về phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương về việc cập nhật phần mềm hoặc tự mình quản lý bảng lương. Kết quả là giảm chi phí doanh nghiệp và tập trung nhiều hơn vào kinh doanh cốt lõi của bạn.

Khả Năng Mở Rộng

Dịch vụ bảng lương có thể phát triển cùng với việc hỗ trợ doanh nghiệp của bạn. Dịch vụ bảng lương đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của bạn nếu bạn đang mở rộng lực lượng lao động hoặc phân nhánh ra các khu vực mới.

Đầu Tư Ban Đầu Cao

Nhược điểm chính của dịch vụ bảng lương là chi phí của chúng. Phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương có thể đắt tiền, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn mà có thể thấy khó để biện minh cho chi phí ban đầu lớn hơn.

Quan Ngại Về An Ninh Dữ Liệu Và Quyền Riêng Tư

Dịch vụ bảng lương quản lý thông tin nhạy cảm, tuy nhiên, việc thuê ngoài có thể gây ra lo ngại về quyền riêng tư. Để bảo vệ dữ liệu nhân viên, các doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ có các hướng dẫn dự phòng nghiêm ngặt.

Ai Sử Dụng Dịch Vụ Bảng Lương

Các công ty lớn hoặc những công ty không có kiến thức nội bộ về bảng lương có nhiều khả năng sử dụng dịch vụ bảng lương. Các công ty muốn giảm tải hành chính của bảng lương thường chuyển sang dịch vụ này để tiện lợi và yên tâm.

Phần Mềm Bảng Lương So Với Dịch Vụ Bảng Lương: Năm Khác Biệt

Các doanh nghiệp có thể quản lý bảng lương của họ hiệu quả hơn nếu họ biết những khác biệt chính giữa phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương. Dưới đây là năm điểm tương phản quan trọng cho thấy mỗi lựa chọn đáp ứng các yêu cầu công ty khác nhau như thế nào.

1. Tính Năng Và Kiểm Soát

Các doanh nghiệp có thể quản lý trực tiếp việc quản lý lương và tiền lương của họ với những phần mềm kế toán bảng lương. Cài đặt bảng lương, quản lý dữ liệu nhân viên và tạo báo cáo đều có thể tùy chỉnh bởi người dùng để đáp ứng nhu cầu riêng của họ. Phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương được làm cho linh hoạt bởi tính năng này, cho phép các bộ phận nhân sự sửa đổi chương trình để phù hợp với nhu cầu của họ.Dịch vụ bảng lương, mặt khác, thường theo một bộ quy trình tiêu chuẩn hoá và xác định bởi nhà cung cấp dịch vụ. Mặc dù điều này có thể hạ thấp độ phức tạp và dễ quản lý, nhưng nó có thể không có các tính năng tùy chỉnh mà một số tổ chức mong muốn. Đối với các công ty muốn thay đổi cụ thể hoặc tích hợp với các hệ thống HR hiện tại, phần mềm bảng lương có thể là sự thay thế tốt nhất.

2. Chi Phí Và Đầu Tư

Khi quyết định giữa phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương, chi phí là một yếu tố quan trọng. Phần mềm bảng lương thường có giá mua ban đầu và sau đó là chi phí đăng ký liên tục để bảo trì và nâng cấp. Đối với các doanh nghiệp có lực lượng lao động ổn định, chiến lược này có thể tiết kiệm hơn về lâu dài hơn là các khoản thanh toán dịch vụ định kỳ. Mặt khác, chi phí của dịch vụ bảng lương thường được xác định bởi số lượng nhân viên và độ phức tạp của quy trình kinh doanh của các dịch vụ cung cấp.Mặc dù các chi phí ban đầu đối với phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương có thể thấp hơn, chúng có thể tăng lên theo thời gian, đặc biệt là đối với các công ty lớn hơn. Do đó, để xác định lựa chọn nào mang lại giá trị nhiều nhất, các công ty cần cẩn thận xem xét kế hoạch phát triển và ngân sách của họ.

3. Chuyên Môn Và Hỗ Trợ

Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương và dựa vào kiến thức nội bộ để xử lý các nhiệm vụ bảng lương. Nhân viên HR phải biết đến các luật lệ lương bổng và các thực tiễn tốt nhất trong ngành để làm được điều này. Mặc dù nhiều giải pháp phần mềm cung cấp tài nguyên và hỗ trợ khách hàng, nhưng các doanh nghiệp nhỏ không có đội ngũ HR chuyên dụng có thể thấy khó khăn để đáp ứng mức độ kiến thức cần thiết.Tuy nhiên, việc tiếp cận các chuyên gia bảng lương giàu kinh nghiệm luôn cập nhật các phát triển pháp lý và quy định được dễ dàng hơn thông qua phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương. Điều này có thể giảm đáng kể khả năng gặp các vấn đề về tuân thủ. Các doanh nghiệp không có kinh nghiệm hoặc khả năng xử lý bảng lương tự mình có thể tìm thấy sự yên tâm và tuân thủ quy định bằng cách thuê ngoài cho một nhà cung cấp bảng lương.

4. Tuân Thủ Và Quản Lý Rủi Ro

Tuân thủ các quy định thuế và luật lao động là điều cần thiết cho bất kỳ công ty nào, và cả phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương cung cấp các phương pháp quản lý rủi ro khác nhau. Thường thì phần mềm bảng lương có các công cụ tuân thủ tích hợp sẵn, giúp tự động hóa tính toán thuế và tạo ra báo cáo cần thiết. Để đối phó với các thay đổi về quy định, công ty cần đảm bảo rằng họ cập nhật phần mềm đều đặn.Dịch vụ bảng lương, mặt khác, có trách nhiệm đảm bảo rằng các quy trình bảng lương tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý. Họ là chuyên gia trong việc tuân thủ quy định và quản lý rủi ro. Điều này có thể đặc biệt hữu ích cho các công ty hoạt động dưới các dịch vụ bảng lương và các quy định khác nhau tại nhiều địa điểm. Các rủi ro tiềm tàng liên quan đến việc không tuân thủ có thể dẫn đến các hình phạt và tiền phạt, do đó sự hiểu biết do phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương cung cấp là rất quan trọng.

5. Khả Năng Mở Rộng Và Linh Hoạt

Khả năng mở rộng là một điều quan trọng khác cần cân nhắc. Khi mở rộng các doanh nghiệp nhỏ và vừa, phần mềm bảng lương có thể là lựa chọn tuyệt vời. Phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương thường cho phép các điều chỉnh nhanh chóng khi tổ chức tăng trưởng bằng cách chứa thêm nhân viên và tính năng. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, một số giải pháp phần mềm có thể cần được nâng cấp lên các phiên bản đắt đỏ hơn, điều này có thể gây ra các chi phí không lường trước được.Ngược lại, phần mềm bảng lương so với dịch vụ bảng lương có thể thuận tiện điều chỉnh theo nhu cầu thay đổi của công ty, dù có nghĩa là xử lý nhân viên thời vụ hoặc cho phép phát triển nhanh chóng. Không cần lo lắng với việc nâng cấp phần mềm, họ cung cấp sự linh hoạt để điều chỉnh dịch vụ tăng lên hay giảm xuống dựa trên nhu cầu hiện tại của công ty.

Phần Mềm Bảng Lương So Với Dịch Vụ Bảng Lương: Cái Nào Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp Của Bạn

Tính Năng	Phần Mềm Bảng Lương	Dịch Vụ Bảng Lương
Kiểm Soát	Kiểm soát hoàn toàn đối với xử lý bảng lương	Kiểm soát hạn chế, phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ
Chi Phí	Đầu tư ban đầu cộng với phí thuê bao	Phí dịch vụ đang diễn ra dựa trên số lượng nhân viên
Chuyên Môn	Yêu cầu chuyên môn nội bộ để quản lý	Các chuyên gia bảng lương chuyên nghiệp xử lý mọi thứ
Tuân thủ	Tính năng tuân thủ tự động, nhưng cần cập nhật	Quản lý tuân thủ tận tâm bởi các chuyên gia
Khả năng mở rộng	Có thể tiết kiệm chi phí nhưng có thể cần nâng cấp	Rất có khả năng mở rộng mà không cần nâng cấp
Tùy chỉnh	Mức độ tùy chỉnh cao cho các nhu cầu cụ thể	Tùy chỉnh hạn chế, thường là quy trình chuẩn hóa
Đường cong học tập	Có thể có đường cong học tập đứng hơn	Thường dễ sử dụng với sự hỗ trợ sẵn có
Quản lý rủi ro	Cần sự cẩn thận để đảm bảo tuân thủ	Rủi ro thấp hơn với sự giám sát chuyên nghiệp

Nâng cao quy trình trả lương của bạn với Shifton

Shifton là một giải pháp trả lương tiên tiến được phát triển để cải thiện độ chính xác và hiệu quả xử lý. Shifton đơn giản hóa việc quản lý trả lương cho các công ty có các quy mô khác nhau bằng cách kết hợp các tính năng tiên tiến và giao diện người dùng trực quan.Các doanh nghiệp sử dụng Shifton nhận được những lợi ích sau:

• Quản lý trả lương toàn diện: Chỉ với vài cú nhấp chuột, tự động hóa tính toán và thanh toán cho nhân viên;
• Tích hợp liền mạch: Để cải thiện quy trình công việc và đơn giản hóa việc quản lý dữ liệu, chỉ cần kết nối với hệ thống HR hiện tại;
• Hỗ trợ chuyên nghiệp: Liên hệ với đội ngũ hỗ trợ tận tâm để được giúp đỡ với bất kỳ câu hỏi nào bạn có về trả lương hoặc các vấn đề tuân thủ;
• Phân tích theo thời gian thực: Đưa ra quyết định chiến lược bằng cách tìm hiểu thêm về hiệu suất nhân viên và chi phí trả lương.

Đầu tư vào một hệ thống như Shifton có thể cải thiện rất nhiều quy trình trả lương của bạn, cho phép công ty của bạn tập trung vào sự hài lòng và phát triển của nhân viên trong khi vẫn duy trì tuân thủ và chính xác trong quản lý trả lương. Thay đổi sang một hệ thống trả lương hiện đại có thể là chìa khóa để tăng năng suất, khả năng thích ứng và kiểm soát quy trình trả lương của bạn.