給与ソフトウェア対給与サービス：違いと比較

給与管理はあらゆる規模の企業にとって重要な機能でありながら、適切なソリューションを選ぶのは難しい場合があります。給与ソフトウェアと給与サービスのどちらも給与データの管理における強力な機能を提供しますが、機能性、コスト、制御において大きな違いがあります。給与業務を効率化し最適化したい企業は、異なる選択肢について知っておく必要があります。この記事の目的は、給与ソフトウェアと給与サービスの両方を使用することのメリットと制限を評価し、さまざまな種類のビジネスに最も適したものを選ぶための重要な要素を考察することです。会社の給与データの正確性において、現在の指導またはスタートアップ指導がどの給与制度、給与ソフトウェアと給与サービスが最も効果的であるかについての指針として、この文書で提供される指示を使用できます。

給与ソフトウェアとは？主要機能

給与ソフトウェアは、あらゆる規模の企業において、給与管理全体のプロセスを自動化し、単純化するための包括的な電子アプリケーションです。給与プロセスからの人為介入を排除することで、人為的エラーを削減し、時間を節約し、業務効率を向上させます。この製品を使用する企業は、労働時間、勤務時間、税制などの多様な要素を考慮しながら、労働者の賃金、手当、給与控除を正確に計算できます。

給与計算と自動化

給与計算の自動化は、給与ソフトウェアと給与サービスにおける会計パッケージの主要で最も役立つ機能の一つです。この機能は手動でのファイル入力の必要性を排除し、人為的エラーの可能性を劇的に減少させます。設定されたドライバーとルールに基づいて、従業員の補償を自動的に計算し、時給、固定報酬、残業、ボーナス、および税金、医療、福利厚生のような各種控除要件を含むことができます。この機能により、給与処理の全体的な効率が最適化され、各個人が時間通りに正確に支払われることが保証されます。

従業員の時間追跡

様々な賃金ソフトウェアパッケージには豊富な時間追跡ツールが組み込まれており、企業に労働者の出席、労働時間、休憩時間、残業を監視するための包括的なツールを提供します。この統合により、各従業員の実際の労働時間に完全に一致した正確な給与計算が保証されます。タイムクロック、バイオメトリックデバイス、または手動入力からのデータを自動で記録することにより、給与ソフトウェアと給与サービスの人為的ミスの可能性を減らし、労働時間に関する紛争を回避します。

従業員情報管理

給与ソフトウェアと給与サービスが、給与支払いのための銀行口座情報と同様に、名前や住所を含む重要な個人情報（PII）を管理します。また、社会保障と税務記録、および法規制コンプライアンスを維持するために最新の状態に保つ必要がある他の個人情報を安全に保管します。システムはまた、従業員の特典、パフォーマンスレポート、雇用契約の広範なデータベースを維持します。すべての従業員関連の文書に即座にアクセスできるこの単一のリポジトリは、全体的なデータ管理を改善し、データの検索を簡素化します。文書が紛失する可能性を低減し、文書が最新の状態で、アクセス可能かつ体系的に整理されていることを保証します。

税および法令遵守

給与ソフトウェアと給与サービスで一般的に使用される強力な税務コンプライアンス機能は、最新の規則に従って連邦、州、地方税を自動で計算します。この自動化により、各従業員の税控除が所得階層、控除、免除などを考慮して正確であることが保証されます。また、給与税申告書やW-2s、1099sを含む必要書類が作成され、人事部門の管理負担を軽減します。

支払い

給与ソフトウェアと給与サービスにより、プログラムは従業員の銀行口座に直接入金を可能にし、迅速で安全かつ効率的な支払いを保証します。このプロセスは自動化され、手動による小切手の配布を不要にし、管理負担を軽減しエラー発生率を低減します。さらに、週末や祝日にもかかわらず、正確に同じ日に従業員が給料を受け取ることを確実にすることにより、社員満足度を向上させます。異なる従業員グループや部門のために複数のスケジュールを処理する能力により、多様な給与ニーズを抱える企業にとってこの機能は柔軟性があります。たとえば、時間給の従業員は毎週または隔週で支払われるかもしれず、給与制の従業員は月ごとに支払われるかもしれません。

福利厚生計算

医療保険、退職プラン、有給休暇（PTO）などの従業員の福利厚生を管理し計算する際に、給与会計は組織にとって重要です。これらの技術は、時として複雑なプロセスを自動化し、退職貯蓄が給与ソフトウェアと給与サービスの計算に正確に含まれていることを保証します。多種多様な福利厚生制度について、プログラムは自動的に拠出金を控除し、正確性および規制におけるコンプライアンス、並びに企業のルールを確保します。給与ソフトウェアと給与サービスはたとえば、年金基金や健康保険会社のような第三者ベネフィットプロバイダーとインターフェース可能で、ベネフィット関連データを最新の状態に保ちます。これにより、従業員の地位変更、拠出金額、プレミアムレートに対する変更が給与システムに自動記録されることにより、エラーのリスクを軽減します。

分析と報告

内蔵の分析をもつ給与ソフトウェアと給与サービスは、人件費、従業員報酬、税拠出金、福利厚生費用、残業料などのさまざまな給与関連トピックに関する詳細なレポートを作成することができます。これらのレポートは会社の財務状況に関する示唆に富んだメッセージを提供し、組織がパターンを特定し、リソースをよりよく管理し、給与コストを全体の支出計画に合致させることを可能にします。給与ソフトウェアと給与サービスはまた、時間を追っての進捗を追跡し、部門ごとの支出を評価し、従業員報酬の進捗を監視し、異なる期間または場所で給与ソフトウェアのパフォーマンスを比較する能力を企業に与えます。

従業員インターフェース

ほとんどの給与ソフトウェアには、従業員が税情報を確認し、個人情報を変更し、給与明細を取得できる従業員ポータルが付属しています。このセルフサービスオプションにより、人事部門への給与ソフトウェアと給与サービス、および個人データに関する問い合わせが減少し、管理負担が大幅に軽減されます。従業員は支払いや税控除に関して簡単な要求を行う際に、もはや人事部門に連絡する必要はなく、便利な時にポータルにアクセスして必要な情報を入手できます。ほとんどの従業員ポータルには、過去の給与明細に直接アクセスすることができ、従業員が時間を追って自分の給与を簡単に追跡できるツールが備わっています。従業員は自分の給与履歴にアクセスすることで、税金や福利厚生を含むすべての控除が正確であることを確認でき、自分の財務をより巧みに管理する手助けになります。

給与ソフトウェアの利点と欠点

給与ソフトウェアを導入する前に、考慮するべき利点と欠点があります。給与プロセスを効率化し効果を高めることができる一方で、注意が必要な不利な点もいくつかあります。

デスクトップとモバイルでのアクセス

ほとんどのソフトウェアはクラウドに構築されており、デスクトップまたはモバイルデバイスからアクセスできます。現代のビジネスにとって、このような便利さは極めて価値があり、マネージャーやHR専門家がほぼどこからでも給与管理を行うことが可能です。ユーザーはオフィスにいる必要なく、収入を確認し、情報を変更し、休暇を申請するためにログインできます。さらに、リアルタイムの更新とファイルの同期は通常クラウド内の給与ソフトウェアと給与サービスに組み込まれており、すべてのユーザーが最新情報にアクセスできるようにしています。これは、分散型またはリモートの労働力を持つ企業にとって特に有利であり、異なる機能やオフィス間での協力と通信を容易にします。

データセキュリティとプライバシー

給与管理を行う上での主要な懸念の一つがセキュリティです。給与システムでは、会計データ、個人情報、および給与記録などの従業員データが処理されます。そのため、我々のユーザーのプライバシー、データ、信頼を守ることが非常に重要です。給与ソフトウェアには、不正アクセスやハッカーからのビジネスの詳細情報を保護するための堅牢な安全メカニズムがあります。これらのセキュリティ対策は、給与ソフトウェアと給与サービスの情報を送信中かつ保管中の両方で保護する洗練された暗号化方法を使用することが一般的です。個人情報は暗号化され、必要な復号キーを持つ正当なユーザー以外には解読できません。これにより、たとえ情報が転送中に傍受されたとしても、悪意ある人物によってアクセスされることはありません。

費用対効果

給与ソフトウェアはキャリアや機能ごとに異なる大きな初期設定費用を要するかもしれませんが、それは一般的に時間の経過とともに中小企業においても経済的です。多くの給与ソフトウェアソリューションには段階的な価格設定があり、組織が自分のニーズと予算に最適なプランを見つけられるようになっています。限られた資金を有する可能性のあるスタートアップや小規模企業にとって、このような柔軟性は非常に有益です。プログラムが設定された後には、技術支援、新機能、アップデートの排他的な権利を提供するサブスクリプション料金を支払う必要が通常あります。

カスタマイズ

ほとんどの給与ソフトウェアは企業のユニークな要件に合わせて適応可能です。組織は、自らの業務ニーズと目標により良く対応するために、さまざまな方法で給与システムをカスタマイズできます。たとえば、特定のメトリクスや労働力関連の重要業績評価指標（KPI）を強調するカスタムレポートを設計するかもしれません。これらのレポートは、従業員の業績、残業のトレンド、給与支出に関する洞察を提供し、管理陣が賢明な決定を下すのに役立ちます。

習得曲線

給与ソフトウェアには多大な利点がありますが、たびたび習得するのに一つの曲線が伴います。経営者やHRチームが給与ソフトウェアから最大限に活用するためには、その機能や特徴を理解するために時間と労力を投資しなければなりません。このプロセスは、技術に不慣れな人や給与ソフトウェアと給与サービスに関する知識が少ない人にとって特に難しい場合があります。給与計算から個人情報管理まで提供される様々なツールと選択肢が、初めての利用者を圧倒するかもしれません。インターフェースの操作に習熟し、正確にデータを入力し、すべての機能を活用するのに時間がかかる場合があります。その複雑さのために、多くの状況では、プログラムの使用に慣れさせるために追加のトレーニングセッションやワークショップが必要になることがよくあります。

専門サポートの欠如

給与ソフトウェアは企業内でチームが給与管理を処理することを必要とし、給与ソフトウェアと給与サービスが、会社を代表してフル給与プロセスをサポートするための専用のリソースチームを割り当てることとは対照的です。スタッフはソフトウェアを適切に利用し、その機能を理解し、税法や給与要件の変更に遅れずについていくためにトレーニングを受ける必要があります。専門の給与管理担当者がいない、あるいは人事知識がほとんどない企業にとって、専門家の助けがないことは非常に難しいことです。これらの企業は給与を正しく処理することが困難であり、従業員の報酬、税金の還付、および労働法の遵守に誤りが生じる可能性があります。さらに、内部スタッフは誤りを修正する責任を負い、それが他の重要な人事業務を放置する原因になるかもしれません。

繰り返されるソフトウェア料金

給与ソフトウェアはしばしば給与サービスよりも安くなることがありますが、企業は定期的な会費などの他の費用も考慮する必要があります。給与ソフトウェアの購入は他の給与サービスの頻繁な経費と比較して最初はより手頃に見えるかもしれませんが、それらのコストを長期的に考慮に入れることが重要です。給与ソフトウェアのサブスクリプション料金には通常、新機能へのアクセス、カスタマーサポート、およびソフトウェアのアップグレードが含まれます。企業の人員が増え、給与管理が複雑になるにつれて、給与ソフトウェアの更新または追加のユーザーライセンスの購入が必要になる場合があります。これらの追加費用はすぐに積み重なり、最終的には結構な資金が必要になる可能性があります。

企業は給与ソフトウェアを購入すべきか

会社の特定のニーズに応じて、給与ソフトウェアに投資する必要があります。プログラムには精度、コスト削減、自動化など多くの利点がありますが、すべてのビジネスに最適な選択肢というわけではありません。給与ソフトウェアが会社にとって最適な選択であるかどうかを判断する際には次の基準を考慮してください。

スタートアップと中小企業

給与ソフトウェアは従業員が少ない小規模組織にとって手頃な選択肢です。それは高価な給与サービスを必要とせずに自動化を簡単にします。

内部の人事チームを持つ企業

給与ソフトウェアは経験豊富な人事部門を持つ企業にとって理想的です。グループはプログラムを監視し、円滑な給与手続きを確保することができます。

リモート＆分散チームを持つ企業

給与ソフトウェアは、分散したり地理的に離れたスタッフを持つ組織に最適です。従業員とスーパーバイザーは、どのクラウド対応ストレージからでも給与を行うことができ、使いやすさと柔軟性を提供します。

誰が給与ソフトウェアを使用しているのか

スタートアップから確立された企業まで、すべての規模の企業が給与ソフトウェアを利用しています。給与ソフトウェアは、限られたリソースを持つ小規模企業にとって比較的手頃な価格のオプションです。内部の人事チームを持つ大規模な企業は、その制御性と柔軟性のためにソフトウェアを使用します。

給与サービスとは何かとその主要な特徴

対照的に、給与サービスはより分散された給与管理方法を提供します。この給与ソフトウェアとは異なり、給与の処理はすべての給与関連事項（コンプライアンス、税務申告、支払いを含む）を管理する3社の会社に外注されます。

給与処理

給与処理は完全に給与サービスによって行われます。これには、専門家による業務の実施を確保し、税金の控除、従業員への支払い、給与の計算を含みます。

個別相談

多くの給与ソフトウェアや給与サービスは、従業員の福利厚生、給与管理、税務コンプライアンスに関する専門的な助言を提供する個別相談を提供しています。これは社内で給与の専門知識が不足している組織にとって非常に重要です。

税務申告と法令遵守

給与サービスは、企業がすべての関連する税法と規制を遵守することを保証します。彼らは税務申告を行い、必要な書類を提供することで法的な問題の可能性を減らします。

福利厚生管理

企業の健康保険、退職金、従業員年金プランへの寄与などの従業員の福利厚生プランの管理を支援する福利厚生管理は、しばしば給与ソフトウェアや給与サービスに含まれます。

支払いと入金

給与直接入金の監視サービスは、従業員への時間通りの支払いとすべての業務の整合性を確保します。

給与サービスの長所と短所

給与サービスは給与関連の業務を処理する上でプロフェッショナルな助けを提供しますが、他のソリューションと同様に、それぞれの利点と欠点があります。企業はこれらを認識しておくことで、サードパーティの給与サービス会社を雇うことが最適な選択かどうかを判断することができます。

信頼性のある専門サービス

企業は給与サービスを利用することで熟練した給与専門家を得ることができます。これにより、精度が保証され、給与の誤りの可能性が減少します。

追加の間接費や管理問題がない

Since payroll services manage everything, businesses do not need to bother with payroll software vs. payroll services about updating software or conducting payroll themselves. As a result, there is less corporate expense and more time focused on your core business.

スケーラビリティ

給与サービスは企業を支援しながら成長することができます。企業が従業員数を増やしたり新しい分野に進出するなら、給与サービスはその要求に応じるのに柔軟です。

初期投資が高い

給与サービスの主な欠点はその費用です。特に小規模な企業にとってはより高額な初期投資を正当化するのが難しいかもしれません。

データセキュリティとプライバシーの懸念

給与サービスは機密情報を扱いますが、アウトソーシングはプライバシーの問題を引き起こすかもしれません。従業員データを保護するためにはサービスプロバイダーが厳格なバックアップガイドラインを持っていることを企業が確認する必要があります。

給与サービスを利用するのは誰か

より大規模な企業や社内の給与ノウハウがない企業が給与サービスを利用する可能性が高いです。給与の管理上の負担を軽減しようとする企業は通常、利便性と安心のためにこれらのサービスに頼ります。

給与ソフトウェアと給与サービスの5つの違い

企業が給与ソフトウェアと給与サービスの違いを理解すると、より効率的に給与を管理することができます。以下に、各選択肢がさまざまな企業ニーズをどのように満たすかを示す5つの重要な対比を示します。

1. 機能性と制御

給与会計ソフトウェアは企業が直接給与管理を行うのに役立ちます。給与設定、社員データ管理、レポート生成などは、ユーザーが自分のニーズに合わせてカスタマイズできます。この機能は給与ソフトウェアと給与サービスを柔軟にし、人事部門が自分たちのニーズに合わせてプログラムを調整できるようにしています。対照的に、給与サービスは通常、供給者によって標準化され指定された一連の手順に従います。これにより学習の手間を減らし管理を容易にするかもしれませんが、特定の組織が望むカスタマイズ機能を備えていない可能性があります。現行のHRシステムとの特定の変更やインターフェースが必要な企業には、給与ソフトウェアが最適な選択肢かもしれません。

2. コストと投資

給与ソフトウェアと給与サービスの選択を決定する際、コストは重要な要因です。給与ソフトウェアはしばしば最初の購入価格があり、その後維持とアップグレードのための継続的なサブスクリプションコストがあります。安定した労働力を持つ企業にとっては、この戦略は長期的には定期的なサービス費用よりもより費用対効果が高いかもしれません。一方で、給与サービスのコストはしばしば従業員数と提供されるサービスのビジネスプロセスの複雑さによって決定されます。給与ソフトウェアと給与サービスの初期費用は安いかもしれませんが、特に大規模企業にとっては時間が経つにつれて増加する可能性があります。それゆえに、どの選択肢が最大の価値をもたらすのかを把握するためには、企業は成長計画と予算を慎重に検討する必要があります。

3. 専門知識とサポート

企業は給与ソフトウェアと給与サービスを利用し、社内の知識に依存して給与の業務を管理します。これを行うためには、HR担当者は給与法と業界のベストプラクティスについて情報を得る必要があります。多くのソフトウェアソリューションはリソースと顧客サポートを提供していますが、専任のHRチームがいない小さな企業にとっては必要な知識レベルに到達するのが難しいかもしれません。しかし、給与ソフトウェアと給与サービスを利用することで、法律と規制の変化に通じた有能な給与専門家へのアクセスを提供します。これにより、コンプライアンスの問題の可能性を大幅に減少させることができます。自社で給与を管理するための専門知識や能力がない企業は、給与プロバイダーにアウトソーシングすることで安心感と法令遵守を得ることができます。

4. コンプライアンスとリスク管理

税法と労働法の遵守はあらゆる企業にとって重要であり、給与ソフトウェアと給与サービスは異なるリスク管理手法を提供します。一般的に、給与ソフトウェアにはコンプライアンスツールが組み込まれており、税金の計算と必要なレポートの作成を自動化します。企業は規則や規制の変更に応じてソフトウェアを定期的に更新することを保障する必要があります。対照的に、給与サービスは給与手続きが法的基準に従うことを保証する責任を負っています。彼らはコンプライアンスとリスク管理の専門家です。これは、複数の法域において給与サービスを操作し、さまざまな規制を受ける企業に特に役立ちます。非コンプライアンスに関連する潜在的な危険は罰金やペナルティを引き起こす可能性があり、給与ソフトウェアと給与サービスが提供する知識は非常に重要です。

5. スケーラビリティと柔軟性

スケーラビリティもまた重要な考慮事項です。小規模から中規模の企業を拡大する際には、給与ソフトウェアが優れた選択肢となることがあります。給与ソフトウェアと給与サービスはしばしば、組織が成長するにつれてより多くのスタッフと機能を収容する急速な調整を可能にします。しかし、ビジネスが成長するにつれて、一部のソフトウェアソリューションはより高価なバージョンにアップグレードしなければならない場合があり、それが予想外の経費をもたらす可能性があります。対照的に、給与ソフトウェアと給与サービスは、臨時従業員の取り扱いや迅速な拡大への対応など、企業の変化するニーズに容易に適応できます。彼らはソフトウェアのアップグレードの手間をかけずに、今日のビジネスのニーズに基づきサービスを上または下にスケールする柔軟性を提供します。

給与ソフトウェアと給与サービス：企業に最適なのは

特徴	給与ソフトウェア	給与サービス
制御	給与処理に完全な制御	限られた制御、サービスプロバイダーに依存
コスト	初期投資プラスサブスクリプション料金	従業員数に基づく継続的なサービス料金
専門知識	管理には社内の専門知識が必要	専門の給与専門家がすべて管理
コンプライアンス	コンプライアンス機能は自動化されていますが、更新が必要です	専門家による専用のコンプライアンス管理
スケーラビリティ	コスト効果が高い場合もありますが、アップグレードが必要なことがあります	アップグレードなしで高いスケーラビリティ
カスタマイズ	特定のニーズに高いカスタマイズが可能	限定的なカスタマイズ、通常は標準化されたプロセス
学習曲線	学習曲線が急になる可能性があります	一般的にユーザーフレンドリーでサポートが利用可能
リスク管理	コンプライアンスを保証するために注意が必要です	専門家の監視によりリスクが低下します

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Shiftonは処理の正確性と効率を向上させるために開発された最先端の給与ソリューションです。最先端の機能と直感的なユーザーインターフェースを兼ね備え、あらゆる規模の企業向けに給与管理をスムーズにします。Shiftonを使用する企業の利点:

• 給与管理全体: 数回のクリックで計算と従業員への支払いを自動化;
• シームレスな統合: ワークフローを改善し、データ管理を簡単にするために既存のHRシステムと簡単にリンク;
• 専門的なサポート: 給与やコンプライアンスに関する質問について、専任のサポートスタッフと連絡を取り合い、サポートを受ける;
• リアルタイム分析: スタッフのパフォーマンスと給与コストについて知識を深め、戦略的な意思決定を行う。

Shiftonのようなシステムへの投資は、給与プロセスを大幅に改善し、給与管理のコンプライアンスと正確性を維持しながら、従業員の幸福と発展に集中できるようになります。現代的な給与システムへの移行は、生産性、適応性、給与プロセスの管理を向上させる鍵となり得るでしょう。