Софтуер за заплати срещу услуги за заплати: Разлики и сравнение

Управлението на заплатите е критична функция за компании от всички размери, но може да бъде трудно да се избере правилното решение. Докато както софтуерът за управление на заплатите, така и услугите за управление на заплатите предлагат силни възможности за обработка на данните за заплати, те могат значително да се различават по функционалност, разходи и контрол. Компании, които искат да оптимизират и улеснят своите операции по управление на заплатите, между софтуер за управление на заплатите и услуги за управление на заплатите, трябва да са запознати с различните избори.

Целта на тази статия е да разгледа ключовите компоненти, за да оцени ползите и ограниченията при използването както на софтуер за управление на заплатите, така и на услуги за управление на заплатите, за да избере кое е най-подходящо за различни видове бизнеси. Независимо от настоящето или началното ръководство относно коя система за управление на заплатите, софтуер за управление на заплатите или услуги за управление на заплатите, ще бъде най-ефективна за точността на данните за заплатите на вашата компания, може да използвате ръководството, предоставено в този документ.

Какво е софтуер за управление на заплатите и ключови функции

Софтуерът за управление на заплатите е цялостно електронно приложение, което помага да се автоматизира и улесни целия процес на управление на заплатите за корпорации от почти всякакъв размер. Премахването на човешката намеса чрез процеса на заплати помага за намаляване на човешките грешки, спестяване на време и увеличаване на оперативната ефективност. Компании, използващи този продукт, могат точно да изчислят заплатите на работниците, надбавките и удръжките от заплати, вземайки предвид широк спектър от различаващи се елементи, като например допълнителни часове, отработено време и данъчни регулации.

Изчисление и автоматизация на заплати

Автоматизацията на изчисленията на заплати е една от основните и най-полезните функции на счетоводния пакет в софтуера за управление на заплатите в сравнение с услугите за управление на заплатите. Тази функция премахва необходимостта от ръчно въвеждане на файлове, като по този начин значително намалява възможността за човешки грешки.

Той автоматично изчислява възнагражденията на служителите въз основа на предварително зададени драйвери и правила, които могат да включват почасови ставки, фиксирани ставки, извънреден труд и бонуси, както и различни изисквания за удръжки, като например данъци, здравеопазване и ползи. Той оптимизира цялата верига на обработка на заплатите, като осигурява всяко лице да бъде правилно платено навреме.

Проследяване на времето на служителите

Различни видове софтуерни пакети за заплати предоставят богати инструменти за проследяване на времето, което дава на компаниите цялостен инструмент за наблюдение на присъствието на работниците, работните часове, почивките и извънредния труд.

Изчисленията на заплатите се гарантира, че са точни и напълно съвместими с действителното време, в което работи всеки служител, благодарение на тази интеграция. Намалете вероятността за грешки в софтуера за управление на заплатите спрямо услугите и избягвайте потенциални спорове относно отработените часове, като автоматично записвате данни от часовници, биометрични устройства или ръчни въвеждания.

Управление на информацията за служителите

Това е софтуер за управление на заплатите спрямо услуги за управление на заплатите за цялата важна информация за персонала, включително име, адрес и друга лична идентификационна информация (PII), както и информация за банковата сметка за плащания по заплата. Той също така безопасно съхранява записи за социално осигуряване и данъчни документи, както и друга лична информация, която трябва да се актуализира, за да се спазват законите и нормативните изисквания. Системата също така поддържа обширна база данни с придобивки на служителите, доклади за производителността и договори за заетост.

С незабавен достъп до всички документи, свързани със служителите, това единично хранилище подобрява общото управление на данните, като същевременно улеснява извличането на данни. Намалява възможността за загубени документи и гарантира, че документите са актуални, достъпни и подредени по систематичен начин.

Данъчно и правно съответствие

Силните функции за данъчно съответствие, които автоматично изчисляват федералните данъци, както и щатските и местните данъци по най-новите правила, често се използват със софтуер за управление на заплатите спрямо услуги за управление на заплатите. Благодарение на тази автоматизация, данъчните удръжки на всеки служител се гарантират, че са точни, отчитайки неща като данъчни скоби, удръжки и освобождавания. Програмата също произвежда необходимите документи, включително декларации за данъци върху заплатите, W-2 и 1099, което намалява административната тежест за HR персонала.

Плащания

Софтуерът за управление на заплатите спрямо услугите за управление на заплатите може да бъде директно депозиран в банковите сметки на служителите благодарение на програмата, което гарантира бързи, безопасни и ефективни плащания. Тази процедура може да бъде автоматизирана, за да се премахне необходимостта от ръчно разпространение на чекове, което намалява административната тежест и възможността за грешки. Освен това, гарантирайки, че служителите получават заплатите си на същия ден всеки цикъл - независимо от уикенди или празници - директните депозити повишават удовлетвореността на служителите.

Способността да се обработват множествени графици за различни групи служители или отдели прави това гъвкава функция, която може да бъде използвана от компании с множество нужди за управление на заплатите. Например, почасовите служители могат да бъдат платени всяка седмица или на всеки две седмици, докато месечно платените могат да получават заплатите си месечно.

Изчисление на придобивките

Когато става въпрос за управление и изчисляване на придобивки на служителите, като здравно осигуряване, пенсионни схеми, платени почивки (PTO) и други придобивки като опции за акции или здравословни и фитнес планове, счетоводството на заплатите е от съществено значение за организацията. Тези технологии автоматизират досадния и понякога сложен процес, за да гарантират, че спестяванията за пенсионни схеми са точно включени в изчисленията на софтуера за управление на заплатите спрямо услугите за управление на заплатите. За различни планове за придобивки, програмата може автоматично да приспадне вноските, да осигури точност и съответствие, както и корпоративни правила.

Софтуер за управление на заплатите спрямо услуги за управление на заплатите може, например, да се интегрира с доставчици на придобивки от трети страни, като пенсионни фондове или здравни застрахователни компании, за да поддържа актуални данни, свързани с придобивки. Това намалява риска от грешки чрез осигуряване на автоматичен запис на всякакви промени в позицията на работника, вноските или премийните ставки в системата за заплати.

Анализ и отчитане

Софтуерът за управление на заплатите спрямо услуги за управление на заплатите, който има вградени аналитики, може да съставя изчерпателни доклади по различни теми, свързани със заплатите, включително разходи за персонал, възнаграждения на служители, данъчни вноски, разходи за придобивки и извънредни плащания. Тези доклади предоставят полезни съобщения за финансовото състояние на компанията, което позволява на организациите да идентифицират модели, да получат по-голям контрол върху ресурсите и да осигурят, че разходите за заплати са в съответствие с общите планове за разходи.

Софтуерът за управление на заплатите спрямо услуги за управление на заплатите също може да следи развитието през времето, давайки възможност на бизнеса да оценява разходите по отдели, да наблюдава развитието на възнагражденията на работниците и дори да сравнява изпълнението на софтуера за управление на заплатите спрямо различни периоди или локации.

Интерфейс за служители

Повечето софтуер за управление на заплатите идва с портал за служители, където служителите могат да преглеждат данъчна информация, да актуализират лична информация и да извличат своите фишове за заплати. Административната тежест върху HR отделите значително намалява от тази опция за самообслужване, тъй като по-малко запитвания относно софтуер за управление на заплатите спрямо услуги за управление на заплатите и данни за персонала се изпращат. За прости заявки на своите фишове за заплати или данъчни удръжки, служителите вече не е нужно да се свързват с HR; вместо това те могат да получат достъп до портала, когато им е удобно, и да получат информацията, от която се нуждаят.

Служителите могат лесно да следят своите възнаграждения във времето с помощта на инструменти, открити в повечето портали за служители, като директен достъп до предходни фишове за заплати. Служителите, които имат достъп до историята на заплатите си, могат да проверят, че всички удръжки - включително данъци и придобивки - са правилни, което може да им помогне да управляват финансите си по-умело.

Предимства и недостатъци на софтуера за управление на заплатите

Софтуерът за управление на заплатите има предимства и недостатъци, които бизнес трябва да обмисли преди внедряването му. Докато може да улесни процесите на управление на заплатите и да подобри ефективността, има няколко недостатъка, които трябва да се имат предвид.

Достъп от настолен компютър и мобилни устройства

Повечето софтуери могат да бъдат достъпни от всяко настолно или мобилно устройство, тъй като са изградени в облака. За днешните бизнеси този вид удобство е извънредно ценен, позволявайки на мениджъри и HR професионалисти да управляват заплатите от практически всяко място. Потребителите могат да влязат, за да прегледат своите доходи, да променят информацията си или да поискат отпуск, без да се нуждаят да са в офиса.

Освен това, актуализации в реално време и синхронизация на файлове обикновено са вградени в софтуера за управление на заплатите спрямо услуги в облака, което гарантира, че всички потребители имат достъп до най-актуалната информация. Това е особено полезно за компании със разпространени или отдалечени работни сили, което улеснява сътрудничеството и комуникацията между различни функции и офиси.

Сигурност и поверителност на данните

Сигурността е едно от основните притеснения при управлението на заплатите. Данните на служителите се обработват в системите за управление на заплатите, включително счетоводни данни, информация за персонала и записи за заплати. Ето защо, е критично да се защити поверителността, данните и доверието на нашите потребители. Софтуерът за управление на заплатите има стабилни мерки за сигурност, за да защити частните бизнес детайли от неупълномощен достъп и хакери.

Тези мерки за сигурност често използват сложни методи за криптиране, за да защитят информацията, както за софтуера за управление на заплатите, така и за услугите, както в трансфер, така и в покой. Частните данни са криптирани, което ги прави нечетими за всички, освен легитимните потребители, които имат необходимите ключове за декриптиране. Това означава, че дори ако данните бъдат прихванати в трансфер, те не могат да бъдат достъпни от злонамерени лица.

Достъпност

Софтуерът за управление на заплатите може да изисква големи такси за инсталация, които варират според доставчика и функциите, но обикновено е по-достъпен с течение на времето, дори за малки до средни предприятия.

Много решения за софтуер за управление на заплатите имат слоеве на ценообразуване, което позволява на организациите да намерят план, който най-добре отговаря на техните нужди и бюджет. С възможното им липсата на финансови ресурси, стартъпите и малките бизнеси може да намерят такава гъвкавост много изгодна. След като програмата е конфигурирана, обикновено има абонаментни такси за плащане, които предоставят изключителни права на нова функционалност, техническа поддръжка и актуализации.

Персонализация

Повечето софтуери за управление на заплатите са адаптируеми към уникалните изисквания на дадена компания. Организациите могат да персонализират своите системи за управление на заплатите по разнообразни начини, за да отговарят по-добре на собствените си оперативни нужди и цели. Например, компаниите могат да създават персонализирани доклади, които подчертават определени метрики или ключови показатели за производителност (KPI), свързани с работната сила. С помощта на тези доклади мениджмънтът може да взема мъдри решения, които да предложат прозрения за изпълнението на служителите, тенденциите за извънреден труд и разходите за заплати.

Крива на обучение

Софтуерът за управление на заплатите има големи предимства, но често идва с крива на обучение. За да се извлече максимална полза от софтуера за управление на заплатите, предприемачите и HR екипите трябва да инвестират време и усилия, за да разберат неговите възможности и функции. Този процес може да е особено труден за хора, които може да не са технологично грамотни или имат малко познания за софтуера за управление на заплатите спрямо услугите за управление на заплатите.

Разнообразието от инструменти и опции, предлагани от софтуера, от изчисления на заплатите до управление на данните за персонала, може в началото да обърка потребителите. Може да отнеме време, докато потребителите се научат как да използват интерфейса успешно, да въвеждат данни правилно и да използват всички функции. За да се уверите, че всеки член на екипа е удобно при използване на програмата, в много случаи могат да се изискват допълнителни обучителни сесии или работилници поради нейната сложност.

Липса на професионална поддръжка

Софтуерът за управление на заплатите изисква администрирането на заплатите да бъде управлението вътрешно от екипи, за разлика от софтуера за управление на заплатите спрямо услугите, които предоставят посветен екип от ресурси за поддръжка на целия процес на управление на заплатите от името на компанията. За да използват правилно софтуера, да разберат неговите функции и да следят промените в данъчните закони и изискванията за управление на заплатите, персоналът трябва да получи обучение.

За компании без специализиран персонал за заплати или с малко експертиза в областта на човешките ресурси, липсата на експертна помощ може да бъде много трудна. Тези компании могат да имат затруднения с правилното обработване на заплатите, което може да доведе до грешки с възнагражденията на служителите, данъчните декларации и спазването на трудовото законодателство. Освен това, вътрешният персонал има изключителната отговорност за коригирането на грешките, което може да ги доведе до пренебрегване на други важни задължения на човешките ресурси.

Повтарящи се такси за софтуера

Софтуерът за заплати често е по-евтин от услугите за заплати, но фирмите все пак трябва да вземат предвид и други разходи, като например текущите такси за членство. Покупките на софтуер за заплати могат да изглеждат по-достъпни в началото, отколкото повторяемите разходи от използването на софтуер за заплати в сравнение с доставчика на услуги за заплати, но е важно да се отчетат тези разходи във времето.

Цените за абонаменти за софтуер за заплати обикновено включват достъп до нови функции, поддръжка на клиенти и актуализации на софтуера. Фирмите може да се наложи да актуализират софтуера си за заплати в сравнение с услугите за заплати или да закупят допълнителни лицензи за потребители, за да се справят с новоназначени служители, тъй като работната им сила се разширява и изискванията им за заплати стават по-сложни. Тези допълнителни разходи могат бързо да се натрупат и в крайна сметка да изискват значителна парична инвестиция.

Трябва ли вашият бизнес да закупи софтуер за заплати

В зависимост от уникалните изисквания на вашата компания, трябва да инвестирате в софтуер за заплати. Въпреки че програмата има много предимства, като точност, спестяване на разходи и автоматизация, тя може да не е най-добрият избор за всеки вид бизнес. Когато решавате дали софтуерът за заплати е най-добрият вариант за вашата компания, вземете предвид следните критерии.

Стартиращи фирми и малки предприятия

Софтуерът за заплати може да бъде достъпна опция за малки организации с по-малко работници. Това прави автоматизацията лесна без нужда от скъпи услуги за заплати.

Компании с вътрешни HR екипи

Софтуерът за заплати често е идеален за компании със опитни HR отдели. Групата може да следи програмата и да осигури плавен процес на заплата.

Бизнеси с отдалечени и разпределени екипи

Софтуерът за заплати в сравнение с услугите за заплати е идеален за организации с разпределен или географски отделен персонал. Служителите и ръководителите могат да извършват заплатите от всяко облачно активирано хранилище, осигурявайки лесна употреба и гъвкавост.

Кой използва софтуер за заплати

Бизнеси от всички размери, от стартиращи до добре установени фирми, използват софтуер за заплати. Софтуерът за заплати е сравнително евтин вариант за малки фирми с ограничени ресурси. По-големите компании с вътрешни HR екипи използват софтуера поради неговата контрола и гъвкавост.

Какви са услугите за заплати и основните характеристики

От друга страна, услугите за заплати предлагат по-децентрализирана администрация на заплатите. С този софтуер за заплати в сравнение с услугите за заплати, обработката на заплатите се възлага на външна компания, която управлява всички въпроси, свързани със заплати, включително спазване на нормативните изисквания, подаване на данъци и плащания.

Обработка на заплати

Обработката на заплати се извършва изцяло от услуги за заплати. Това включва осигуряване на изпълнението на всички задачи от експерти и включва обработка на данъчните удръжки, изплащане на служителите и изчисляване на заплатите.

Персонализирано консултиране

Много софтуерни решения за заплати в сравнение с услугите за заплати предоставят персонализирани консултации, осигурявайки професионални съвети за социални придобивки на служителите, управление на заплатите и спазване на данъчното законодателство. Тази консултация може да бъде изключително важна за организации без вътрешен опит в управлението на заплатите.

Подаване на данъци и спазване на законодателството

Услугите за заплати гарантират, че компаниите следват всички приложими данъчни правила и разпоредби. Като управляват подаването на данъци и осигуряват необходимата документация, те намаляват възможността за правни проблеми.

Управление на предимствата

Управлението на предимствата, което подпомага корпоративното управление на плановете за социални предимства на служителите, като здравни планове, пенсионни планове и вноски за пенсионните планове на служителите, често е включено в софтуерните решения за заплати в сравнение с услугите за заплати.

Плащания и депозити

Службите за наблюдение на директни депозити на заплати гарантират навременното изплащане на служителите и гарантират целостта на всички операции.

Плюсове и минуси на услугите за заплати

Услугите за заплати предоставят професионална помощ при управление на задълженията, свързани със заплатите, но както всяко друго решение, всяко има своите силни и слаби страни. Бизнесите могат да определят дали наемането на компания за услуги за заплати на трета страна е най-добрият вариант, като са наясно с тези.

Надеждни експертни услуги

Бизнесите могат да получат квалифицирани специалисти по заплати, като използват услуги за заплати. Това гарантира точност и намалява възможността за грешки в заплатите.

Без допълнителни режийни разходи или проблеми с управлението

Тъй като услугите за заплати управляват всичко, бизнесите не трябва да се притесняват за актуализиране на софтуера или самостоятелна обработка на заплатите. В резултат на това има по-малко корпоративни разходи и повече време, фокусирано върху основния бизнес.

Разширяемост

Услугите за заплати могат да растат заедно с подкрепата за вашия бизнес. Услугите за заплати са достатъчно гъвкави, за да отговорят на вашите изисквания, ако разширявате работната си сила или навлизате в нови области.

По-висока първоначална инвестиция

Основният недостатък на услугите за заплати е тяхната цена. Софтуерът за заплати в сравнение с услугите за заплати може да бъде скъп, особено за по-малките предприятия, които могат да намерят за трудно да оправдаят по-големите първоначални разходи.

Загриженост за сигурността и поверителността на данните

Услугите за заплати управляват чувствителна информация, но външното изпълнение може да предизвика проблеми с поверителността. За да осигурят сигурността на данните за служителите, фирмите трябва да са сигурни, че доставчикът на услуги има строги политики за архивиране на място.

Кой използва услуги за заплати

По-големи компании или тези без вътрешно знание за обработка на заплатите са по-склонни да използват услуги за заплати. Компаниите, които се стремят да намалят административното натоварване на заплатите, обикновено търсят тези услуги за удобство и спокойствие.

Софтуер за заплати срещу услуги за заплати: Пет разлики

Бизнесите могат да управляват своите заплати по-ефективно, ако знаят главните разлики между софтуера за заплати и услугите за заплати. По-долу са пет важни разлики, които показват как всеки избор отговаря на различни нужди на фирмите.

1. Функционалност и контрол

Бизнесите могат директно да управляват своето управление на заплати с помощта на софтуер за счетоводство на заплати. Настройките за заплати, управлението на данните за персонала и генерирането на отчети са адаптивни от потребителите, за да отговорят на техните нужди. Софтуерът за заплати в сравнение с услугите за заплати е направен гъвкав чрез тази функция, която позволява на отделите за човешки ресурси да модифицират програмата за своите нужди.

Услугите за заплати, от друга страна, обикновено следват набор от процедури, които са стандартизирани и определени от доставчика. Въпреки че това може да намали обучителната крива и да улесни управлението, може да не разполага с персонализираните функции, които някои организации искат. За фирми, които искат специални промени или интеграции с текущи системи за човешки ресурси, софтуерът за заплати може да бъде най-добра алтернатива.

2. Разходи и инвестиции

При вземане на решение между софтуерно решение за заплати и услугите за заплати, разходите са важен фактор. Софтуерът за заплати обикновено има първоначална покупна цена и след това текущи разходи за абонамент за поддръжка и актуализации. За фирми със стабилна работна сила тази стратегия може да бъде по-икономична в дългосрочен план от периодически плащания за услуги. От друга страна, разходите за услугите за заплати често се определят от броя на служителите и сложността на бизнес процесите на предлаганите услуги.

Докато първоначалните разходи за софтуер за заплати спрямо услугите за заплати може да са по-ниски, те могат да се увеличат с времето, особено за по-големите фирми. Следователно, за да се установи кое решение предлага най-голяма стойност, фирмите трябва внимателно да проучат своите планове за растеж и бюджети.

3. Експертиза и поддръжка

Бизнесите използват софтуер и услуги за заплати и разчитат на вътрешни знания за управляване на заплатите. Персоналът по човешки ресурси трябва да бъде информиран за законите за заплатите и най-добрите практики в индустрията, за да го направят. Въпреки че множество софтуерни решения осигуряват ресурси и клиентска поддръжка, по-малките бизнеси без специализирани HR екипи може да имат трудности с отговор на нивото на необходимите знания.

Въпреки това, достъпът до квалифицирани специалисти по заплати, които са запознати с правни и регулаторни промени, е осигурен чрез софтуера за заплати спрямо услугите за заплати. Това може значително да намали възможността за проблеми със спазването на изискванията. Бизнеси, които нямат експертиза или капацитет за управление на заплатите, могат да намерят спокойствие и съответствие с регулаторните изисквания, като ги външно възложат на доставчик на заплати.

4. Спазване на изискванията и управление на риска

Спазването на данъчните правила и трудовото законодателство е от съществено значение за всяка фирма и както софтуерът за заплати, така и услугите за заплати предлагат различни методи за управление на рисковете. По принцип, софтуерът за заплати разполага с вградени инструменти за спазване на изискванията, които подпомагат автоматизацията на данъчните изчисления и генерирането на необходимите отчети. За да се отчетат промените в правилата и регламентите, фирмите трябва да се уверят, че актуализират софтуера редовно.

Услугите за заплати, от друга страна, са отговорни за уверяване, че процедурите за заплати спазват законовите стандарти. Те са експерти в спазване на изискванията и управление на риска. Това може да бъде особено полезно за компании, които работят под услуги за заплати и различни регулации в няколко юрисдикции. Потенциалните опасности, свързани с неспазването, могат да доведат до глоби и санкции, правейки знанията, предлагани от софтуера за заплати в сравнение с услугите за заплати, жизненоважни.

5. Разширяемост и гъвкавост

Разширяемостта е още едно важно нещо, върху което да се мисли. Когато става въпрос за разширяване на малки и средни предприятия, софтуерът за заплати може да бъде отличен избор. Софтуерът за заплати често позволява бързи промени, докато организацията расте, като настанява повече персонал и функции. Въпреки това, докато бизнесът расте, някои софтуерни решения може да се наложи да бъдат актуализирани до по-скъпи версии, което може да доведе до непредвидени разходи.

За разлика, софтуерът versus услугите за заплати могат лесно да се адаптират към променящите се нужди на фирмата, независимо дали това означава работа с временни работници или позволява бързо разрастване. Без тежестта на софтуерните актуализации, те предоставят гъвкавостта да мащабират услугите нагоре или надолу в зависимост от днешните нужди на бизнеса.

Софтуер за заплати срещу услуги за заплати: Какво е най-добро за вашия бизнес

Подобрете процеса по управление на заплатите със Shifton

Shifton е иновативно решение за управление на заплатите, разработено да подобри точността и ефективността на обработката. Shifton улеснява управлението на заплатите за компании от всички размери, като комбинира съвременни функционалности и интуитивни потребителски интерфейси.

Бизнеси, които използват Shifton, се възползват от:

• Пълно управление на заплатите: С няколко кликвания автоматизирайте изчисленията и плащанията на служителите;
• Безпроблемна интеграция: За подобряване на работния поток и опростяване на управлението на данни, просто свържете със съществуващите HR системи;
• Експертна поддръжка: Свържете се с отдадения екип за поддръжка за помощ с всякакви въпроси относно заплатите или съответствието;
• Анализи в реално време: Направете стратегически решения, като се запознавате с резултатите на служителите и разходите за заплати.

Инвестирането в система като Shifton може значително да подобри процеса по управление на заплатите ви, освобождавайки вашата компания да се концентрира върху удовлетворението и развитието на служителите, като същевременно поддържа съответствие и точност в управлението на заплатите. Преминаването към съвременна система за управление на заплатите може да бъде ключът към увеличаване на продуктивността, адаптивността и контрола върху вашите процеси за заплати.