Jak Prawidłowo Priorytetyzować Zadania w Pracy

Napisane przez

Daria Olieshko

Opublikowano dnia

26 lip 2022

Czas czytania

3 - 5 min czytania

Powtarzające się zmiany w planie pracy nieustannie zakłócają listę priorytetów. Może to prowadzić do negatywnych konsekwencji w produktywności i postępach zespołu, nieracjonalnego zarządzania czasem i opóźnionych terminów. Czy istnieje sposób, aby zachować kontrolę nad wszystkim i znaleźć czas na wszystko?

Najlepszym sposobem na priorytetyzację zadań jest ich zapisanie

Na początek musisz zaplanować najbliższą przyszłość poprzez stworzenie szczegółowej listy wszystkich zadań i ich terminów na dzień, tydzień lub miesiąc. Zamiast starać się zapamiętać wszystko, powinieneś zacząć prowadzić dziennik pracy i zapisywać wszystkie swoje zadania. Ten psychologiczny trik podkreśla znaczenie twojej pracy.

Zorganizuj wszystko

Kiedy już sporządzisz listę zadań, możesz zauważyć podobieństwa między nimi. To nie jest zaskakujące, ponieważ większość zadań można podzielić na trzy kategorie: jedno, powtarzające się i projektowe.

Pojedyncze Jeśli otrzymasz pojedyncze zadanie, lepiej zrobić je jako pierwszą rzecz jutro. Sporządź listę małych zadań i codziennie wykreślaj kilka z nich. Zanim zdecydujesz się na najważniejsze zadania, zastanów się, jak pilne są i ile czasu potrzebujesz na ich ukończenie. Twoim celem jest ukończenie zadań podczas swojej zmiany. Jeśli nie masz czasu, zrób zadanie jutro. Zauważ, że ta metoda nie działa przy natychmiastowych zadaniach.
Powtarzające się Nie musisz zapisywać każdej rzeczy, która jest do zrobienia na co dzień. Na przykład, jeśli udostępniasz artykuły w mediach społecznościowych lub jesteś odpowiedzialny za kampanie e-mailowe. Mimo to, harmonogram powinien być przygotowany dla zadań związanych z określonymi godzinami i dniami. To znacznie uprości sortowanie priorytetów pracy.
Projekty Projekty to zadania trudniejsze do zakończenia niż proste zadania. Pracuj nad nimi tak długo, jak możesz, ale nie próbuj zajmować się kilkoma projektami jednocześnie. Zalecamy sporządzenie listy projektów i wybranie spośród nich najpilniejszych i najważniejszych. Nie podejmuj nowego projektu bez ukończenia poprzedniego.

Ważne zadania jako pierwsze

Tworzenie alfabetycznej lub numerycznej listy nie będzie skuteczne. Twoim celem nie jest ślepe podążanie za punktami na liście, ale skoncentrowanie się na zadaniach o wysokim priorytecie. Pozostała praca może być wykonana w dowolnej kolejności, którą uznasz za konieczną.Z czasem nauczysz się wybierać pracę o najwyższym poziomie priorytetu i nie pozwolisz, aby stała się problemem. Jeśli będziesz przestrzegać tych zasad, nie uwierzysz, jak szybko stanie się proces pracy.