Schemaläggningsprogram för biltvätt och personal

Väderprognosen är ett bemanningsdokument

En biltvätt har en ingång som ingen styr över och som alla planerar runt. Tre torra dagar efter en blöt vecka och kön når vägen redan på förmiddagen. En blöt lördag och samma lag står under taket med betalt för att vänta. Skillnaden mellan de två dagarna är hela helgens marginal.

Det är därför ett stelt veckomönster fallerar här på ett sätt det inte gör på ett kontor. Mönstret är inte fel i genomsnitt, det är fel just de dagar som betyder något, och att ha fel en torr lördag kostar flera gånger mer än att ha fel en onsdag.

Den riktiga planeringsdagen är torsdag

De anläggningar som hanterar detta bra försöker inte förutsäga månaden. De ritar en rimlig vecka, tittar på prognosen på torsdagen och justerar. Det fungerar bara om justeringen tar minuter och laget får veta direkt, vilket är en verktygsfråga och inte en ledningsfråga.

Korta pass är inget avrundningsfel

En topp på en biltvätt kan vara tre timmar lång. Att bemanna den med ett helt pass slösar bort hälften, och att inte bemanna den alls förlorar bilarna. System byggda kring åttatimmarsblock knuffar tyst anläggningen mot ett av dessa två misstag, eftersom det obekväma alternativet är det som tar längre tid att mata in.

När ett pass på tre timmar är lika lätt att lägga som ett helt börjar planen stämma med dagen. Två personer från tio till ett, fyra från ett till fem, en på stängningen. Det är inget komplicerat schema, det är bara tröttsamt att bygga för hand varje vecka.

Ett lag som byts ut och en anläggning som inte kan

Biltvättar drivs av helgpersonal, studenter och första jobb. Folk kommer i april, jobbar en sommar och åker tillbaka till studierna, och anläggningen måste fortsätta öppna. Kunskapen om vem som kör tunneln, vem som är betrodd i kassan och vem som fortfarande lär sig förtvättslinjen kan inte bo i huvudet på den som råkar vara i tjänst.

Att notera upplärningen på personen löser det tyst. Den nya personen placeras i ett mönster som redan fungerar, schemat erbjuder bara positioner som personen är godkänd för, och de kortare timmarna som gäller yngre drivs igenom av planen och inte av en arbetsledares minne.

Första veckan avgör om de stannar

Hög omsättning är delvis en lönefråga och delvis en organisationsfråga. Den nya personen som får sina pass via ett meddelande kvällen innan slutar snabbare än den som ser sina kommande två veckor i telefonen. Publicerat i tid, synligt för personen och ändrat med förvarning: det är större delen av den kraft att behålla folk som en anläggning faktiskt råder över.

Löneraden så länge den går att ändra

Arbetskraft är den enda kostnad en biltvätt kan flytta från dag till dag, och den syns normalt två veckor senare i en lönesammanställning. Då är den regniga eftermiddagen med fyra personer på planen redan historia, och pengarna också.

Att visa beräknad lön medan veckan ritas ändrar beslutet, inte rapporten. En arbetsledare ser vad lördagen kommer att kosta innan den publiceras, ser timmen som knuffar någon in i övertid innan den arbetas, och jämför de timmar anläggningen gjorde av med mot de bilar den faktiskt tog emot. De två talen bredvid varandra är hela kostnadsstyrningen på planen.

Två anläggningar, ett problem

En andra plats fördubblar inte bemanningsarbetet, den ändrar dess form. Kön på den ena tvätten och den tysta timmen på den andra är samma eftermiddag, och båda betalas så länge ingen tittar på dem tillsammans.

En skärm för gruppen visar det medan det fortfarande går att åtgärda. Någon upplärd åker till planen där kön står, ett sommarhelgsmönster som fungerade kopieras till den nyare anläggningen, och timmar och kostnad jämförs mellan platser i en rapport i stället för i två kalkylblad. Shiftons funktionspaket håller schemat, stämplingen, aviseringarna och rapporterna under en inloggning.

Vad detta inte är

Det här säljer inga tvättar, sköter inga abonnemang och tar inte betalt i kassan. Det täcker personerna: vem som är i tjänst, vad de är upplärda på, vilka timmar som arbetades och vad veckan kostade. Anläggningar börjar oftast titta på det när laget passerar ungefär åtta personer eller när en andra plats öppnar.

Så kommer du igång

Ett lag på tio personer eller färre går utan avgift och utan tidsgräns, och det täcker en anläggning: schemat, den grundläggande stämplingen, telefonappen och rapporterna. Över tio läggs moduler till en i taget för 0,50 dollar per anställd och månad, var och en med upp till 60 dagars prövotid, så en anläggning hinner köra en hel sommar genom kostnadsrapporteringen innan den binder upp sig på något.

Abonnemang ändrar veckans form

Ett obegränsat paket gör tillfälliga kunder till återkommande, och den återkommande kunden kommer efter sin egen kalender i stället för att vänta på den första torra lördagen. Anläggningar som säljer abonnemang ser topparna plana ut något och vardagsgolvet stiga, och det är ett annat bemanningsproblem än det anläggningen byggdes kring.

Planen måste följa den förändringen och inte minnet av hur anläggningen gick förr. Arbetade timmar mot tvättade bilar, jämförda vecka för vecka, är enda sättet att märka förskjutningen medan den pågår i stället för i en kvartalsgenomgång.

Stängningen är ett pass, inte en tjänst

Halvtimmen efter den sista bilen betyder något: kemikalier, mattor, borstar och själva tunneln. När den tiden saknas i schemat är den antingen obetald, vilket förklarar en stor del av varför lag slutar, eller betald utan att någonsin ha planerats, vilket tyst flyttar löneraden varje kväll.