Komiteja, kas vada: Kā vadības komanda patiesībā darbojas

Lieliem projektiem nepieciešama skaidra vadība. Bez tās termiņi tiek pārcelti, nauda iztiek, un cilvēki tikai min. Vadības Komiteja to atrisina. Tā ir neliela augstākās vadības grupa, kas nosaka virzienu, novērš šķēršļus un uztur projekta godīgumu. Domājiet par to kā par vadītāja ratu: vadītāji nodrošina dzinēja darbību ikdienā; tā Komiteja nodrošina, ka automašīna ir vērsta uz pareizo galamērķi.

Zemāk ir vienkāršs un praktisks ceļvedis, kuru varat nokopēt Shifton projektiem — kas ir grupa, kas tajā piedalās, kā to uzsākt, ko pievienot darba kārtībā un kā izvairīties no bieži sastopamām kļūdām.

Ko dara vadības komiteja (Vienkārša definīcija)

Vadības Komiteja ir lēmējinstitūcija, nevis uzdevumu komanda. Tā tiekas regulāri (bieži katru mēnesi vai svarīgākajos posmos), lai:

• Apstiprinātu darbības jomu, budžetu un termiņus augstākajā līmenī

• Pieņemtu vai eskalētu lēmumus par to, vai turpināt vai nē, ja parādās riski

• Noteiktu mērogojamos mērķus un sauktu projekta vadītāju pie atbildības

• Atrisinātu konfliktus starp departamentiem

• Atbloķētu resursus (cilvēkus, datus, budžetu, rīkus)

• Nodrošinātu, ka iniciatīva ir saskaņā ar uzņēmuma stratēģiju un vērtībām

The Komiteja nepārvalda ikdienas uzdevumus. Tā uzdod tiešus jautājumus, pārbauda progresu pēc skaidriem rādītājiem un izvēlas starp kompromisiem. Ja tā darbojas, projektu vadītājs vienlaikus jūtas atbalstīts un izaicināts.

Kad izmantot kādu (un kad nē)

Lietojiet vadības grupu, kad darbs ir starpdaļīgs, augstas izmaksas, augsts risks vai ļoti redzams—jauni produktu līnijas, platformas migrācijas, apvienošanās, lielo procesu reformēšana vai valsts ieviešana. Neizmantojiet to īsākiem, zemas riska, viena komandas darbiem; pietiek ar sponsoru un iknedēļas pārbaudēm.

Kas ir jāsēž pie galda (un kāpēc)

Izvēlieties piecus līdz septiņus cilvēkus, tādējādi diskusijas paliks asākas. Izvēlieties cilvēkus, kas var patiešām pārveidot lietas:

• Izpilddirektoru sponsoru, kas atbild par biznesa rezultātu

• Finanšu vadītāju, kas izprot budžetu un ieguldījumu atdevi

• Operāciju vai lauka līderis, kuru pārmaiņas skar

• Tehnoloģiju vai datu īpašnieks, ja sistēmas ir iesaistītas

• HR/Personāla vadītājs, kad mainās lomas, prasmes vai darbinieku izvietojums

• Cienījams klients-tuvs pārstāvis (pārdošana, atbalsts, panākumi)

Funkciju daudzveidība ir svarīga. Vēl svarīgāka ir domāšanas daudzveidība. Pievienojiet neatkarīgu padomdevēju, ja jautājums ir jūtīgs. Jūsu Komiteja vajadzētu iekļaut cilvēkus, kas var teikt “jā”, ne tikai komentēt.

Ko projekta vadītājs nes

Projekta vadītājs ir atbildīgs par plānu. Viņi katru reizi atnes vienu lapu:

• Sarkanā/dzeltenā/zaļā statusa pēc mērķa

• Trīs lielākie riski ar īpašnieku un termiņu

• Budžeta patēriņš salīdzinājumā ar plānu

• Lēmumi, kas nepieciešami no Komiteja (skaidri formulēti)

• Skops “kopš pēdējās reizes / līdz nākamajai reizei” saraksts

Ja atjauninājumu nevar ievietot vienā lapā, tas nav gatavs. Detalizāciju var ievietot pielikumā.

Kā palaist septiņos soļos

1) Precizēt biznesa mērķi

Rakstīt rezultātu vienā teikumā: “Samazināt grafiku izmaksas par 12% 9 mēnešu laikā, vienlaikus uzlabojot laika grafiku ievērošanu līdz 98%.” Sasaistīt to ar stratēģiju, lai Komiteja var spriest par kompromisiem.

2) Izvēlēties pareizos cilvēkus

Aiciniet tikai lēmumu pieņēmējus. Turiet Komiteja mazu un ātri nomainiet pasīvus locekļus. Sūtiet “kāpēc jūs” piezīmi, lai katrs cilvēks zinātu savu lomu.

3) Definēt lēmumu tiesības

Uzskaitiet to, ko Komiteja izlemj (apjoma izmaiņas virs X%, galvenie pārdevēju izvēles, datuma izmaiņas, kas pārsniedz Y nedēļas) un ko projekta vadītājs izlemj vienpersoniski. Neskaidrība ir lielākās kavēšanās sakne.

4) Nosakiet ritmu

Mēnesī ir parasts; ātrāks pirmajās 90 dienās. Dodiet 60 minūtes. Iepriekš jāsagatavo lasījumi 48 stundas pirms. Ja nav lēmuma pieņemšanai, atceliet sanāksmi un sūtiet rakstisku atjauninājumu.

5) Saskaņot rādītāju sistēmu

Izvēlieties 5–7 metrikas: rezultātu metrikas (klienta ietekme, ieņēmumi, izmaksas), piegādes metrikas (sasniegtie posmi, riski aizvērti), un veselības metrikas (komandas jauda, kvalitāte). Komiteja to izmanto, lai vērotu tendences, nevis lai mikromenedžētu.

6) Plānojiet komunikāciju

Izlemiet, ko pārējā kompānija redz pēc katras sanāksmes. Īsa piebilde „ko nolēmām un kāpēc” ir labāka par baumām. Caurspīdīgums veido uzticēšanos un saglabā enerģiju augstā līmenī.

7) Noslēdziet

Pēc lēmumiem sponsors 24 stundu laikā rakstiski apstiprina īpašniekus un datumus. Tad Komiteja nākamajā sesijā uzrauga šos solījumus.

Rakstiet komitejas hartu (1 Lapa)

Saglabājiet to īsu un publisku. Iekļaujiet mērķi, dalībniekus, lēmumu tiesības, sanāksmju ritmu, ievadi (ko projekta vadītājam ir jāsniedz), un izvadi (ko Komiteja ir jānodrošina—lēmumi, apstiprinājumi, eskalācijas). Vienas lappuses harta novērš mēnešu ilgas diskusijas par to, kurš dara ko.

Parauga darba kārtība, ko varat atkārtoti izmantot

1. Atvēršana (5 min). Panākumi kopš pēdējās sanāksmes; riski, kas kļuvuši par problēmām.

2. Rādītāju panelis (10 min). Tendences skatījums pret mērķiem; apspriediet tikai ārkārtes gadījumus.

3. Padziļināts apskats (25 min). Viena sarežģīta tēma, ierāmēta ar 2–3 variantiem.

4. Lēmumi (10 min). Specifiski piedāvājumi, īpašnieki un termiņi.

5. Riski un atkarības (5 min). Apstiprināt īpašniekus vai paaugstināt.

6. Noslēgums (5 min). Ko nolēmām, kas kuram jāziņo, līdz kuram laikam.

Ja kaut kas nav nepieciešams Komiteja, izņemiet to no darba kārtības. Aizsargājiet laiku.

Piemēri (lai tas būtu pilnīgi skaidrs)

• Sistēmas migrācija. Grupa apstiprina pārslēgšanās logu, paraksta atkāpšanās kritērijus, izvēlas pārdevēju pēc izvērtēšanas un atrisina datu īpašumtiesību jautājumus. Komiteja uzspiež īstu testēšanas plānu pirms palaišanas.

• Daudzu vietņu grafiku jauninājums. Vadītāji no operācijām, HR un finansēm vienojas par panākumu metrikām, saskaņo apmācību laiku maiņu vadītājiem un apstiprina virsstundu buferus ieviešanas laikā. Komiteja nodrošina papildu pagaidu budžetu pirmajai nedēļai, lai segums nekad nekristos.

Veidnes, kuras varat nokopēt šodien

Vienas lapas harta

• Mērķis (viens teikums)

• Dalībnieki un lomas

• Lēmumu tiesības (punkti)

• Sanāksmju ritms un ilgums

• Ievadi pirms katras sanāksmes

• Izvades, kas tiek nosūtītas pēc katras sanāksmes

Lēmumu īss paskaidrojums (divas lappuses maksimāli)

• Konteksts: problēma un kas notiks, ja neko nedarīsim

• Varianti (2–3) ar priekšrocībām, trūkumiem, izmaksām, laiku

• Ieteicamais variants un kāpēc

• Lēmums, kas nepieciešams no Komiteja un līdz kad

Risku saraksts

• Risks, īpašnieks, varbūtība, ietekme, nākamā darbība, datums

• Pārskatīt trīs galvenos katru sanāksmi; noslēgt vai paaugstināt

Vadība bez birokrātijas

Laba vadība ir ātra un dokumentēta. Izmantojiet īsus veidlapu nevis biezus sējumiem. Saglabājiet protokolus kā lēmumus + īpašnieki + datumi — ne vairāk. The Komiteja jābūt ātrākajai tikšanās reizei mēnesī, jo visi ierodas sagatavojušies, un izvēles ir ierobežotas līdz reāliem variantiem.

Visbiežāk sastopamās lamatas (un kā no tām izvairīties)

• Pārāk liels. Vairāk nekā septiņi locekļi lēnina visu. Samaziniet Komiteja.

• Nenoteikti lēmumi. “Apskatīsim vēlāk” ir kods “mēs neko neizlēmām”. Vienmēr uzrakstiet teikumu, kas sākas ar “Mēs nolēmām…”

• Mikromenedžments. Ja jūs apspriežat uzdevumu sarakstus, esat noklīdis. Atgriezieties pie rezultātiem un metrēm.

• Nav iepriekšēju lasījumu. Lēmumi bez konteksta izšķiež laiku. Atceliet sapulces, kurās iepriekšējie lasījumi netika nosūtīti.

• Slēpti konflikti. Piespiediet kompromisus atklātībā: “Mēs varam izpildīt datumu, saglabāt darbības jomu vai saglabāt budžetu — izvēlieties divus.” The Komiteja eksistē, lai pieņemtu šo lēmumu.

• Vāja sekotība. Izsekotiet lēmumus kā saistības un pārskatiet tās nākamvēlāk.

Kā Shifton palīdz praksē

Lielākā daļa vadības grupu cīnās ar reālās pasaules grafiku un personāla nodrošināšanu izmaiņu laikā. Shifton padara grafikus, atvaļinājumus un komplektēšanu redzamu, kamēr ieviešat jaunas procedūras. Tīri dati sniedz Komiteja īstus signālus (segums, virsstundas, uzsākšana laikā) tā vietā, lai balstītos uz viedokļiem, tāpēc lēmumi tiek pieņemti ātrāk un ir ilgtspējīgāki.

Ātrie J&A

Kāda ir atšķirība starp komiteju un vadības grupu?

Valdes pārvalda visu uzņēmumu. Vadības grupas pārvalda projektu vai programmu. Komiteja pieņem lēmumus ierobežotā darbības jomā un termiņā.

Cik bieži komitejai ir jātiekas?

Katru mēnesi ir kopīgs; kritiskos posmos pāreju uz divreiz nedēļā. Atceliet, ja nav pieņemams lēmums — tā vietā nosūtiet rakstisku atjauninājumu.

Kurš vada sapulci?

Priekšsēdētājs (bieži tas pats sponsors) vada darba kārtību un kontrolē laiku. Projekta vadītājs prezentē, bet Komiteja pieņem lēmumus.

Cik liela tai jāpieder?

Četri līdz septiņi cilvēki. Pietiekami daudz viedokļu, lai pamanītu aklos punktus, pietiekami maz, lai rīkotos ātri.

Kas jāiekļauj protokolos?

Tikai lēmumi, īpašnieki un termiņi. Pārējais pieder iepriekšējiem lasījumiem vai turpmākiem soļiem.

Galvenais secinājums

Lieliska vadības Komiteja ir maza, izšķiroša un vērsta uz rezultātiem. Tā tiekas regulāri, izmanto skaidru rādītāju paneli un dokumentē izvēles vienā teikumā. Tā atbrīvo cilvēkus un naudu bez uzdevumu pārvaldīšanas. Palaižiet to ar vienas lapas hartu, aizsargājiet darba kārtību un ātri noslēdziet katru ciklu. Dariet to, un jūsu lielākie projekti virzīsies ātri un mierīgi — bez drāmas, tikai rezultāti.