Top 9 grāmatvedības grafiku lietotnes: ātrāki darbalaiki, tīrāka algas sistēma

Ja jūsu maiņas ir vienā cilnē, darba laika uzskaite citā un algu saraksts trešajā, būtībā jūs pastāvīgi skrienat pa haosu. Finansēm nepieciešami tīri skaitļi. Vadītājiem ir nepieciešami precīzi grafiki. Cilvēkiem ir nepieciešama godīga alga laikā. Tilts, kas nodrošina mieru visiem trim, ir grāmatvedības grafiku lietotnes— rīki, kas plāno maiņas, uztver reālo laiku un nodod algu sarakstam kārtīgu, pārbaudei gatavu paketi.

Mēs izklāstīsim iezīmes, kas patiesībā ir svarīgas, parādīsim, kā ieviest bez drāmas, un salīdzināsim vadošās iespējas. Shifton iet pirmais, jo tas cieši sasaista grafiku → laiku → algas noteikumus → eksportu. Pēc tam mēs izstaigāsim spēcīgas alternatīvas, kas piemērotas konkrētiem scenārijiem (restorāniem, sarežģītiem atlīdzību noteikumiem, QuickBooks orientētām komandām, personāla pārvaldības komplektiem).

Bez liekiem vārdiem, bez piegādātāju bingo. Tikai skaidri soļi, lai samazinātu administrācijas laiku, samazinātu labojumus un katrā ciklā nodrošinātu garlaicīgu (tas ir, uzticamu) izmaksa dienu.

Kāpēc grāmatvedības grafiku lietotnes ir svarīgas 

Algu saraksts ir vieta, kur grafiki pārvēršas naudā. Šeit nekārtīgi dati kaitē uzticībai, riskē ar atbilstību un aizņem stundas. Grāmatvedības grafiku lietotnes automātiski piemēro jūsu noteikumus (virsstundas, nakts/nedēļas nogales likmes, pārtraukumi), pārbauda pierakstīšanos pēc plānotajiem grafikiem un atzīmē izņēmumus, pirms tie nonāk algu sarakstā. Tāpēc ir mazāk ugunsgrēku, mazāk atkārtojumu un mazāk “kāpēc mana alga ir nepareiza?” enerģijas.

Ko jūs iegūstat, kad cilpa ir cieši savienota:

• Viens grafiks , kuram visa komanda uzticas.

• Viens laika uzskaite , kas atspoguļo realitāti.

• Viens eksports , kuru finanses var izlikt bez manuālas lāpīšanas.

Zem pārsega, labas grāmatvedības grafiku lietotnes dara trīs darbus labi:

1. Plānojiet darbu. Veidnes, vilkšana un nomešana, konfliktu pārbaudes, prasmju/lomu prasības.

2. Uztveriet realitāti. Mobiles vai kioska pierakstīšanās ar GPS/ģeofencēšanu, gudra pārtraukumu apstrāde, tīras rediģēšanas ar iemesliem.

3. Sagatavojiet naudu. Tās pārvērš stundas par algu kodiem, ko jūsu algu un grāmatvedības sistēmas sagaida — uzticami un atkārtojami.

Top 9 grāmatvedības grafiku lietotnes

Zemāk ir plaši lietotas iespējas. Katrs no tiem var strādāt — jūsu konteksts nosaka uzvarētāju.

Shifton — End-to-End, algām gatavs pēc dizaina

Shifton uztur pamata cilpu vienkāršu: ātri uzbūvējiet grafikus, uztveriet godīgu laiku, automātiski piemērojiet jūsu algas noteikumus, apstipriniet darba laika uzskaites ar pārbaudes žurnālu un eksportējiet konsekventus datus uz algu sarakstu un grāmatvedību. Vadītāji strādā ātrāk, finanses risina mazāk ugunsgrēku, un darbinieki redz algu, kas atbilst plānam.

Kur Shifton izceļas:

• Ātrums: grafiku veidnes, masveida darbības, skaidri konflikti pārbaudes.

• Precizitāte: mobilie pieraksti ar drošības prasībām; katra rediģēšana tiek reģistrēta.

• Noteikumi: virsstundas, diferencētas likmes, piemaksas — kodificēts vienreiz, pielietots visur.

• Finansēm draudzīgs: eksporti kartējas ar algas kodiem un izmaksu centriem, kurus jūs jau izmantojat.

Labākais: maiņām piepildītas komandas viesnīcu, mazumtirdzniecības, klīniku, lauku pakalpojumu un zvanu centru nozarēs, kas vēlas gūt labumu no grāmatvedības grafiku lietotnes bez konsultāciju projekta.

Deputy — Iespaidīga plānošana + uzlaboti darba noteikumi

Deputy ir slavens ar spēcīgiem grafikiem un elastīgiem algas noteikumiem. Ja spēlējaties ar vairākiem objektiem, lomām un sankciju likmēm, tam ir iekšējā kontrole, lai uzturētu šo pasauli tīru. Darba laika uzskaites plūst tīri kopīgos algu kopumos, padarot to par uzticamu izvēli starp grāmatvedības grafiku lietotnes.

Labākais: daudzvietīgai darbībai un komandām ar sarežģītām apbalvojumu/sodu struktūrām.

When I Work — Draudzīgs, SMB pirmkārt

When I Work vēršas pie vienkāršības: vadītāji plāno, personāls pierakstās laikus, laiku uzskaites ievirza uz algu rīkiem, kurus jūs jau zināt. Tā ir viesmīlīga komandām, kas jaunas grāmatvedības grafiku lietotnes , un koncentrēta uz ātru adoptāciju.

Labākais: maziem līdz vidēja lieluma uzņēmumiem, kas vēlas vieglus rezultātus bez dziļas pielāgošanas loģikas.

Homebase — Populārs mazo uzņēmumu vidū

Homebase paaugstina mazu komandu iespējas: vienkārša plānošana, laika uzskaite un savienojumi ar kopējiem algu pakalpojumiem. Daudzām kafetērijām, veikaliem un vietējiem pakalpojumiem tā ir tīra uzsākuma rampa grāmatvedības grafiku lietotnes.

Labākais: budžetu jūtīgām komandām, kas atsakās no izklājlapām.

Connecteam — Mobilitāte pirmajā plānā Operāciju centrs

Connecteam apvieno grafiku veidošanu, laika uzskaiti un komandas saziņu vienā lietotnē. Ja jūsu komanda darbojas mobilajos telefonos, mobilā pieredze un ātra ieviešana var būt svarīga—īpaši, ja vēlaties grāmatvedības grafiku lietotnes , kas darbojas arī kā ikdienas operāciju rīku kopa.

Labākais: lauku/aizraujošās komandas, kam nepieciešamas vienkāršas, ierīcē balstītas darba plūsmas.

Shiftboard — Izveidots sarežģītam, regulētam darbam

Shiftboard mērķē darbības ar stingriem ierobežojumiem—ražošana, enerģētika, publiskā drošība. Tas ir ērts ar stingriem noteikumiem, stingrām apstiprināšanas prasībām un pieprasījumu svārstībām, padarot to par augstākas kontroles pieeju grāmatvedības grafiku lietotnes.

Labākais: vidēm, kur kļūda grafikā ir dārga vai bīstama.

7shifts — Restorāniem paredzēts

7shifts ir radīts viesmīlībai. Tas prognozē darba stundas pret ieņēmumiem, pārvalda priekšējās/aizmugurējās lomas un nosūta algu sagatavotas stundas pie populāriem piegādātājiem. Ja jūs pārvaldāt restorānus un vēlaties grāmatvedības grafiku lietotnes , kas ir pielāgots jūsu pasaulei, šis fokuss noteikti atmaksājas.

Labākais: restorāniem, kafē, bāriem, ātrās ēdināšanas vietām.

QuickBooks Time (iepriekš TSheets) — Centrēts uz QuickBooks

Ja QuickBooks ir jūsu finanšu bāze, QuickBooks Time uztur visu savā ģimenē: stabila grafiku un laika uztveršana ar iekšējiem savienojumiem. Kad grāmatvedības grafiku lietotnes iet, šī ir pievilcīga opcija, kad jūsu atbalsta birojs jau riņķo ap QuickBooks.

Labākais: komandām, kuras ir standartizētas uz QuickBooks un vēlas minimālu integrācijas slodzi.

Paycor Scheduling — Daļa no pilna HR/Algu komplekta

Paycor Scheduling iekļaujas plašākā HR/algu platformā. Ja vēlaties vienu piegādātāju visā HRIS + algas + grafiku jomā, tā piedāvā tīru, vienotu ceļu grāmatvedības grafiku lietotnes kategorijā.

Labākais: organizācijām, kas konsolidē piegādātājus un datus zem viena jumta.

Ko meklēt (Iespēju kontrolsaraksts)

• Gudra plānošana: veidnes, noteikumi, prasību/lomu pārbaudes, bez dubultās rezervēšanas.

• Grūti viltots laiks: GPS/ģeofencēšana, kiosks, ierīces uzticība, pārtraukumu apstiprinājumi.

• Algu noteikumu dzinējs: virsstundas, svētki, diferences, dalītās maiņas—bez izklājlapām.

• PTO/atvaļinājuma sinhronizācija: pieprasījumi automātiski atjaunina grafiku un laika uzskaiti.

• Apstiprinājumi + audits: kas ko izmainīja, kad un kāpēc—pirms eksporta.

• Eksporti/integrācijas: pareizie algas kodi un dimensijas algu/GL vajadzībām.

• Izmaksu pārredzamība: dzīvas darbaspēka izmaksas pret budžetu, lai vadītāji varētu vadīt nedēļas vidū.

• Atļaujas: darbinieki paši apkalpo; vadītāji apstiprina; finanses publicē.

• Mobilā lietotāja pieredze: komanda patiešām to izmantos—ik dienu.

Kā salīdzināt grāmatvedības grafiku lietotnes vienā stundā

Nesiet nedēļas datus uz katru demonstrāciju. Pieprasiet, lai izplatītājs:

1. Uzbūvēju jūsu rotējošu veidni un aizpildītu plaisas.

2. Pieņēmu dažas izmēģinājuma maiņas (mobilās + kiosk), tad salaboju izlaisto ierašanos ar iemeslu.

3. Piemērojiet savus virsstundu un diferenciālos noteikumus.

4. Apstipriniet darba laika uzskaiti, bloķējiet periodu, eksportējiet failu algām un vienu grāmatvedībai.

5. Parādiet izmaksu paneli: darbaspēka izmaksas pret budžetu pēc dienas/komandas/darba.

Jūs uzreiz redzēsiet, kas atbilst jūsu domāšanai—un kurš ir nepieciešams sistēmu integrators elpošanai.

Ieviešana (Četras nedēļas, bez drāmas)

1. nedēļa — Izvēlieties naudas noteikumus.

Dokumentējiet virsstundas, sodus, prēmijas, noapaļošanu un pārtraukumu loģiku. Kartējiet lomas uz algas vienībām. Definējiet apstiprinājuma vārtus (uzraugs → algas → finanses). Apstipriniet eksporta formātus, kas atbilst nākamajām sistēmām.

2. nedēļa — Būvēšana un testēšana.

Importējiet cilvēkus, lomas, un atrašanās vietas. Izveidojiet veidnes, piešķiriet komandas un pārbaudiet laika uzskaiti reālās ierīcēs. Reprizējiet apstiprinājumus un bloķētos periodus. Publicējiet īsu “kā mēs veicam laiku” politiku.

3. nedēļa — Paralēlās algas.

Veiciet vienu pilnu algu periodu dzīvajā režīmā, bet procesējiet algas gan pēc vecā, gan jaunā. Salīdziniet kopējās summas un kategorijas, noregulējiet noteikumus, pārbaudiet izmaksu centru kartēšanu. Labojiet dīvainus izņēmuma gadījumus tagad, nevis dzīvajā nedēļā.

4. nedēļa — Uzsākšana un kontroles bloķēšana.

Apmāciet vadītājus par izņēmumiem; apmāciet personālu par laika uzskaiti un atvaļinājumiem. Ieslēdziet brīdinājumus par izlaistajām ierašanās reizēm un virsstundu risku. Iesaldējiet plūsmu; katru mēnesi veiciet nelielus uzlabojumus.

Pēc tam jūsu komanda izmanto sistēmu kā muskuļu atmiņu: plāns → uztvere → apstiprināšana → eksports. Grāmatvedības grafiku lietotnes pazūd fonā—labākajā veidā.

Pircēju scenāriji (Izvēlieties savu ceļu)

• “Mēs esam jauni un vēlamies vieglu režīmu.” Shifton vai When I Work. Sāciet vienkārši; pievienojiet noteikumus tikai tad, kad tas ir nepieciešams.

• “Mūsu noteikumi ir sarežģīti.” Deputy vai Shiftboard. Dziļākas algas noteikumu sistēmas; vairāk iestatīšanas, mazāk sāpju vēlāk.

• “Mēs esam restorāni.” 7shifts. Vertikālas zināšanas priekšējai/aizmugurējai līdzdarbībai, dzeramnaudas, darba stundas pret ieņēmumiem.

• “Mēs esam pilnīgi saistīti ar QuickBooks.” QuickBooks Time vai Shifton ar QB nodošanu.

• “Mēs vēlamies vienu piegādātāju.” Paycor Scheduling vai citu HR/algu komplektu.

• “Mēs esam mobilie un izplatīti.” Connecteam vai Shifton—izvēlieties lietotni, kuru cilvēki patiesībā atver.

Izmaksas un IA (Reālās sarunas)

Licence ir mazais skaitlis. Lielas uzvaras nāk no:

• Mazāka korekcija uz algām un dārgas atkārtojumi.

• Zemāks atbilstības risks (tīri noteikumi, tīri apstiprinājumi).

• Vadītājiem izdevās veikt grafikus minūšu, nevis stundu laikā.

• Finansējums publicē darbaspēka izmaksas ātri, bez papildus darba.

• Darbinieku algas ir pareizas pirmo reizi (moralitāte ↑, rotācija ↓).

Labi realizēta iestatīšana bieži atmaksājas pašā ceturksnī, izslēdzot kļūdas. Pievienojiet vienmērīgu mēneša beigu slēgšanu, un mīkstās uzvaras kļūst par cietiem skaitļiem—ātri. Tas ir, kāpēc komandas saka grāmatvedības grafiku lietotnes “atpirkt” laiku.

Parastās kļūdas (Un kā tās izvairīties)

• Izlaist noteikumu darbnīcu. Ja noteikumi nav uzrakstīti, sistēma tos nevar piemērot. Veiciet mājasdarbu.

• Pielaidiet rediģējumus pēc apstiprināšanas. Pieprasiet izmaiņu iemeslus; bloķējiet periodus pirms eksporta.

• Ēnu izklājlapas. Ja vadītāji saglabā ārpus platformas failus, jūsu “vienīgais patiesības avots” tieši sadalījās. Atsakāt ēnas.

• Nulles apmācība. Piecas minūtes iepazīšanās ietaupa nedēļas “kā es pierakstos?” ziņojumu.

• Ignorējot finanses. Iekļaujiet grāmatvedību agri, lai algas kodi un izmaksu centri būtu precīzi.

Apies grāmatvedības grafiku lietotnes kā pamata infrastruktūra, nevis blakus rīks. Tās skar naudu, atbilstību un atskaiti.

Drošība un konfidencialitāte (Dariet pamatus)

• Lomu balstītas atļaujas; vadītāji redz tikai savas komandas.

• MFA administratoriem un algu lomām.

• Ierīces un atrašanās vietas pārbaudes, kur piemērots.

• Datu glabāšanas politikas, kas saskaņotas ar likumiem un jūsu audita vajadzībām.

Mazs kontroles skaits novērš lielas galvassāpes auditu vai strīdu laikā. Klusums ir mērķis.

Integrācijas modeļi (Bez drāmas versija)

Parasti jūs izvēlaties vienu no trim:

1. Dabisks algu savienojums. Apstiprinātas stundas novirziet tieši—daži soļi, minimāla failu sablīvēšana.

2. Eksportu/importu faili. Caurspīdīgs, uzticams; saskaņojiet kolonnas ar algas kodiem un GL laukiem.

3. Starpprogrammatūra/iPaaS. Noderīgs, ja jums ir daudzsistēmas darbu izmaksas vai sarežģītas transformācijas.

Neatkarīgi no tā, ko izvēlaties, publicējiet aizvēršanas laiku. Izmaiņas pēc aizvēršanas tiek automātiski atliktas uz nākamo ciklu, ja vien algas neizsniedz izņēmumu. Skaidri noteikumi = mierīgas piektdienas.

Ieviešanas komunikācija (Nolaupiet šo plānu)

• T-7 dienas: Kāpēc mēs maināmies; 2 minūšu video demonstrācija.

• T-3 dienas: Vadītāju apmācība—uzbūvējiet grafiku, labojiet kļūdu, apstipriniet, eksportējiet.

• T-2 dienas: Darbinieku atgādinājums—kā pierakstīties, pieprasīt atvaļinājumu, pārbaudīt stundas (viena lapa ar ekrānuzņēmumiem).

• Uzņēmuma nedēļa: Kopīgs kanāls jautājumiem; ātras atbildes.

• Pēc pirmās algas: 30 minūšu retrospektīva—kas strādāja, ko pielāgot, ko dokumentēt.

Laba komunikācija pārvērš skeptikus jaudas lietotājos. Tā ir kā šie grāmatvedības grafiku lietotnes paliek.

Rādītāji, kas pierāda, ka tas strādā

Sežiet 90 dienas:

• Grafiku izveides laiks/nedēļā → mērķis −30–50%.

• Ierašanās izņēmumu līmenis → samaziniet uz pusi.

• Virsstundu precizitāte → pārbaudiet katru nedēļu; strīdiem vajadzētu mazināties.

• Algu atkārtošana → uz nulli.

• Ātrums slēgšanai → ātrāka darbaspēka izmaksu publicēšana.

• Darba izmaksas pret budžetu → mazāk nepatīkamu pārsteigumu nedēļas vidū.

Ja skaitļi mainās, jūsu stresa līmenis samazinās. Tā ir solītā grāmatvedības grafiku lietotnes—izmērāms miers.

Uzlaboti soļi (Kad pamata cilpa ir stabila)

• Pieprasījuma prognozēšana no pārdošanas/rezervācijām/biļetēm → gudrāks personāla nodrošinājums

• Prasmes/sertifikāti kartēti maiņām → drošāki grafiki.

• Maiņas solīšana/pašplānošana ar vadītāja apstiprinājumu → ātrākas aizpildīšanas likmes.

• Darba izmaksas/projektu tagi → reāllaika rentabilitāte.

• Operacionālie brīdinājumi (virsstundu risks, izlaistas pārtraukumi, neapstiprinātas izmaiņas) → novērst problēmas agrāk.

Pievienojiet tās pa vienai; neieslēdziet visas uzreiz pirmajā dienā.

BUJ (Ātri un skaidri)

Vai tas ir tikai lieliem uzņēmumiem?

Nē. Mazas komandas bieži iegūs vislielāko priekšrocību. Grāmatvedības grafiku lietotnes samazināt apjomu labi.

Vai mums nepieciešams konsultants?

Parasti ne. Sāciet ar noklusējumiem, veiciet pilotprojektu nelielā grupā, tad pievienojiet tieši tās noteikumus, kas jums ir nepieciešami.

Kas notiks, ja mūsu noteikumi mainīsies?

Atjauniniet vienreiz, centrāli. Sistēma piemēro jauno loģiku turpmāk un saglabā pilnu audita vēsturi.

Cik ātri mēs redzam rezultātus?

Bieži vien jau pirmajā pilnajā algas periodā: mazāk labošanas, tīrāki eksporta dati, mierīgākas algas dienas.

Kāpēc Shifton bieži uzvar

• No sākuma līdz beigām: grafiks → laiks → noteikumi → apstiprinājumi → eksports.

• Vadītāju ātrums: veidnes un kopīgi labojumi saglabā plānošanu ciešā kontroli.

• Finanšu skaidrība: eksporti nonāk pie pareizajiem kodiem un dimensijām.

• Pieņemšana: cilvēki to ātri apgūst; tas netraucē darbam.

Ja vēlaties praktiskos labumus no grāmatvedības plānošanas aplikācijas bez lielām piepūlēm, Shifton ir spēcīga pirmā izvēle.