Top 20 aģentūras vadības programmatūras rīki: ātrāki projekti, laimīgāki klienti

Jūs žonglējat ar brīfiem, termiņiem, budžetiem un krāšņu tabu zupu. Jūs vēlaties mazāk haosa un vairāk skaidrības — bez jūsu komandas pārvēršanas izklājlapu zombijos. Un te nāk talkā aģentūru vadības programmatūra : viens centrs, lai plānotu darbu, sekotu laikam, pārvaldītu resursus, tīri rēķinātu un uzturētu klientus lietas kursā. Šis ceļvedis to padara vienkāršu, samazina žargonu un parāda jums labākos rīkus, kas tiešām palīdz aģentūrām piegādāt.

Zemāk ir taisna, cilvēka formāta saraksts ar 20 labākajām aģentūru vadības programmatūrām – kam tās ir paredzētas, kur tās izceļas un kam jāpievērš uzmanība. Šiftonu mēs tīšām novietojām pirmajā vietā: tas ir vispraktiskākais un visvairāk cilvēka draudzīgs veids, kā saskaņot cilvēkus, laiku un naudu, lai jūsu aģentūra varētu attīstīties bez drāmas. Shifton first on purpose: it’s the most practical, human-friendly way to align people, time, and money so your agency can scale without the drama.

TL;DR (atzīmējiet šo)

• Ja vēlaties vienotu, cilvēka prioritātes darbību kodolu kas iekļauj grafiku izveidi, laika fiksāciju, apstiprinājumus un tīru algu nodošanu, sāc ar Shifton.

• Ja jūs pārdodat apkalpošanu un jums nepieciešama peļņas pārskatāmība, aplūkojiet Productive, Scoro, Accelo, Kantata.

• Ja vēlaties elastīgas darba OS vibrācijas, aplūkojiet Monday.com, ClickUp, Asana, Teamwork, Wrike.

• Ja jums ir nepieciešamas resursu plānošanas superspējas, izmēģiniet Float and Forecast (ar Harvest).

Visā šajā ceļvedī mēs bieži izmantosim frāzi aģentūru vadības programmatūra — jo tas ir tieši tas, ko jūs meklējāt: rīki, kas pārvalda jūsu aģentūru, neievedot to postā.

Kas ir aģentūru vadības programmatūra? (ātra definīcija)

Aģentūru vadības programmatūra ir jūsu vadības centrs. Tā palīdz aģentūrām plānot darbu, piešķirt cilvēkus, sekot laikam, pārvaldīt kapacitāti, prognozēt ieņēmumus, rēķināt klientus un ziņot par peļņu —vienā vietā. Tā vietā, lai pārvietotos starp 10 lietotnēm, jūs saņemat vienu patiesības avotu projektiem, cilvēkiem un naudai. Labi rīki ir viegla vēl spēcīga, automatizē garlaicīgus administratīvos darbus un padara peļņu redzamu bez gimnastikām.

Kā mēs izvēlējāmies uzvarētājus

Mēs izvērtējām katru platformu, izmantojot kritērijus, kas ir svarīgi reālām komandām:

• Projekta plūsma: no brīfa → plāna → piegādes → rēķina.

• Resursu plānošana: kapacitāte, prasmes, pieejamība un nulles pārrezervācija.

• Laika fiksēšana: ātra, precīza, mobilajām ierīcēm draudzīga.

• Finanšu rādītāji: budžeti, cenas, apkalpošana, rēķināšana, starpības.

• Ziņošana: vienkārši paneļi + detalizēts pārskats jums būs nepieciešams.

• Sadarbība: komentāri, apstiprinājumi, klientu pārredzamība (bez haosa).

• Integrācija: ar tādām rīkprogrammatūrām kā Slack, Drive, Sheets, grāmatvedība, alga.

• Pieņemamība: viegla uzstādīšana, draudzīgs lietotāja interfeiss, saprātīga mācīšanās līkne.

• Vērtība: vai tā aizvieto trīs rīkus, vai kļūst par ceturto?

Rezultāts? Praktisks, bez liekvārdiem saraksts no aģentūru vadības programmatūra uz kuru varat paļauties.

Labākie 20 aģentūru vadības programmatūras rīki

1) Shifton — Vislabākais cilvēka rīcības prioritātes darbību un mēroga rīks

Piemērots: aģentūrām, kas vēlās vienu centrālo sistēmu cilvēkiem, maiņām, projektiem un laikam — bez sarežģītas slodzes.

Kāpēc tas izceļas: Shifton apvieno gudru grafiku veidošanu, reāllaika laika uzskaiti, apstiprinājumus, uzdevumu īpašumtiesības, atsevišķības/laika izslēgšanas pieteikumus, un algas nodošanu— tāpēc jūsu darbības beidzot pārvietojas vienā ritmā. Tas ir daudzvalodu, mobilēm draudzīgs un izstrādāts izplatītām komandām, radošām grupām, ražošanas komandām un lauka vienībām. Mazāk pārslēgšanos starp tabiem; vairāk piegāžu.

Pamata iespējas:

• Maiņu un kapacitātes plānošana ar lomu/prasmju saskaņošanu.

• Laika uzskaite ar aktivitātes signāliem un izņēmumiem.

• Uzdevumu un komandas vadība ar kontrolsarakstiem un apstiprinājumiem.

• Laika atvaļinājumu vadība (atvaļinājumi, slimības, brīvdienas) sinhronizēti ar grafikiem.

• Ziņošana ar atšķirībām un izmaksu ieskatīgiem datiem — redziet izlietojumu un izmantošanu.

• Algu vadība un integrācijas lai noslēgtu loku.

Kur tas izceļas:

• Sava veida radošums + ražošana + mediji — var koordinēties vienā laika grafikā.

• Uz cilvēkiem saistītas izņēmuma situācijas (pārcelšanās, konflikti) palīdz līderiem būt proaktīviem, nevis reaktīviem.

• Tīra eksportēšana uz grāmatvedību/algas nozīmē mazāk vēlu nakšu.

Potenciālie trūkumi:

• Ja jums ir nepieciešama tikai vienkārša darāmo darbu lietotne, Shifton ir spēcīgāks, nekā jums nepieciešams.

Apkārtne: Ja vēlaties aģentūru vadības programmatūra kas attiecas uz cilvēkiem un laiku kā pirmās klases pilsoņiem un pārvērš darbības no “ugh” uz “ahh” — Shifton ir īstais solis.

2) Productive — Viss vienā PSA profitcentrētajām aģentūrām

Piemērots: aģentūrām, kas dzīvo no apkalpošanas, nepieciešamas dziļas margins un vēlas prognozu redzamību.

Kāpēc tas izceļas: Apvieno projektus, budžetus, izmantošanu, pārdošanas caurules un rēķināšanu — tā, lai līderi varētu redzēt peļņu reālajā laikā un ar nolūku vadītu kapacitāti.

Labi piemērots, ja nepieciešams: lomu balstītas cenas, ieņēmumu prognozēšana un uzņēmuma mēroga ieskats.

Vērošanas punkti: bagātīgs funkciju komplekts nozīmē, ka jums jāiegulda uzstādīšanā.

Lietojuma gadījums: “Mēs pārdodam apkalpošanu un katru nedēļu sekojam līdzi rentabilitātei.” → Tas aģentūru vadības programmatūra uztur skaitļus taisnā virzienā.

3) Scoro — No piedāvājuma līdz naudai ar spēcīgiem finanšu rādītājiem

Piemērots: aģentūrām, kas nepieciešama cieša kontrole no aplēsēm līdz rēķinu izrakstīšanai.

Kāpēc tas izceļas: Pilns “piedāvājums → plāns → piegāde → rēķins” plūsma ar nopietniem projekta finanšu rādītājiem, resursu plānošanu un CRM.

Labs piemērots: ja vēlaties sekot budžeta izlietošanai un uzcenojumiem bez izklājlapām.

Vērošanas punkti: vairāk struktūras nekā elastīgās “uzdevumu kartes”.

Lietojuma gadījums: daudzpakalpojumu aģentūras, kas meklē aģentūru vadības programmatūra kas aizvieto pārrautā rīku kaudzē.

4) Accelo — Klientu darbs, apkalpošana un automatizācija

Piemērots: aģentūrām, kuras vēlas pārdošanas → projektus → apkalpošanu vienā automatizētā plūsmā.

Kāpēc tas izceļas: Mērķtiecīgi izstrādāts klientu darbam, ar apkalpošanu, kapacitāti un automatizāciju, kas savieno jūsu dzīves ciklu kopā.

Labs piemērots: servisa uzņēmumi, kas attīstās pāri pamata PM rīkiem.

Vērošanas punkti: var justies “PSA jaudīgs” ļoti mazām komandām.

Lietojuma gadījums: aģentūras, kas meklē aģentūru vadības programmatūra kas automatizē administrāciju un virza uzraudzību.

5) Kantata (PS Cloud) — Uzņēmuma līmeņa PSA profesionālajiem pakalpojumiem

Piemērots: lielākām aģentūrām vai tiem, kas Salesforce, un kuriem nepieciešama robusta pārvaldība.

Kāpēc tas izceļas: Dziļa resursu pārvaldība, prognozēšana un projekta vadība ar nobriedušu ziņošanu. Arī publicē pārdomātus ceļvežus par aģentūru operācijām.

Labs piemērots: kompleksās iesaistīšanās, vairākkantoru resursošana.

Vērošanas punkti: uzņēmuma uzstādījums; plānojiet savu izvietošanu.

Lietojuma gadījums: kad aģentūru vadības programmatūra jāapmierina vadības līmeņa ziņošanas un atbilstības prasības.

6) Monday.com — Elastīga “darba OS” kampaņām un piegādēm

Piemērots: vizuālie plānotāji, kas vēlas pielāgojamas paneļus, automatizāciju un informācijas paneļus.

Kāpēc tas strādā aģentūrām: vieglas ieplūdu formas, statusa plūsmas un starpkomandas pārredzamība.

Vērošanas punkti: finanču dziļumam nepieciešami papildinājumi/radoša uzstādīšana.

Lietojuma gadījums: jums ir nepieciešami pieejami aģentūru vadības programmatūra ko komandas ātri pieņem.

7) ClickUp — Viena lietotne, lai aizstātu daudzas

Piemērots: aģentūras, kas jaukto produktu, radošo un operāciju uzskaita intensīvus uzdevumus.

Kāpēc tas darbojas: dokumentu, uzdevumu, baltās tāfeles, mērķu un automatizācijas — vieglas, bet plašas.

Vērošanas punkti: aizsargs liedzes jūsu darba vidi, vai tā var izaugt nekontrolējami.

Lietojuma gadījums: ja vēlaties aģentūru vadības programmatūra kas ir elastīgs un pieejams.

8) Asana — Tīra koordinācija starp funkcionālajām komandām

Piemērots: aģentūras, kas rūpējas par skaidrību un termiņiem.

Kāpēc tas darbojas: skaira uzdevumi, atkarības, darba slodze un portfeļa skati.

Vērošanas punkti: finanšu/laika prasība integrācijām.

Lietojuma gadījums: jums nepieciešami aģentūru vadības programmatūra par piegādes disciplīnu un klientu gatavību.

9) Teamwork — Veidots no aģentūras viedokļa

Piemērots: klasiski aģentūras darba plūsmas ar laiku, rēķināšanu un klientu atļaujām.

Kāpēc tas darbojas: veidnes apkalpošanai/projektiem, klientu skatīšanas kontrole.

Vērošanas punkti: prognostiskā plānošana ir vieglāka nekā PSA rīki.

Lietojuma gadījums: vidēja izmēra veikali, kas vēlas praktiskas aģentūru vadības programmatūra bez uzņēmuma bagāžas.

10) Wrike — Jaudīga darba orkestrācija

Piemērots: aģentūrām, kas mīl pielāgotas darba plūsmas un apstiprinājumus.

Kāpēc tas darbojas: plāni, pieprasījumu formas, pārbaude, un spēcīga automatizācija.

Vērošanas punkti: var justies smags; labi apmāciet savu komandu.

Lietojuma gadījums: ja vēlaties aģentūru vadības programmatūra par atbilstību un nodošanu.

11) Smartsheet — Izklājlapu raksturīga vadība

Piemērots: komandas, kas domā režģos un zina formulas.

Kāpēc tas darbojas: pazīstama lietotāja vide, projekti + kapacitāte + informācijas paneļi.

Vērošanas punkti: finanču dziļums atkarīgs no tā, cik tālu jums lapas virzīs.

Lietojuma gadījums: lapa vispirms uzņemas aģentūru vadības programmatūra ar pieaugušo pārvaldību.

12) Notion — Dokumenti, projekti un zināšanas vienā kanvā

Piemērots: satura bagātas aģentūras, kas vajag dzīvus dokumentus + uzdevumus.

Kāpēc tas darbojas: elastīgas datu bāzes, enciklopēdijas un ieguljumi no brīfiem līdz piegādei.

Vērošanas punkti: laika/finanču vajadzības integrācijām.

Lietojuma gadījums: vieglas aģentūru vadības programmatūra satura cauruļvadiem.

13) Jira Work Management — Kad inženierija un radošums saskaras

Piemērots: aģentūras, kas nodarbojas ar izstrādēm un dizainu.

Kāpēc tas darbojas: darba plūsmas, problēmu veidi, celiņi; spēcīgs tehniskās piegādes jomā.

Vērošanas punkti: radošās komandas var vēlēties vienkāršāku lietotāju interfeisu.

Lietojuma gadījums: aģentūru vadības programmatūra hibrīdām izstrādes-radošajām grupām.

14) Basecamp — Minimālistiski projekta centri

Piemērots: mazas studijas un klientu sadarbība.

Kāpēc tas darbojas: ziņojumi, darāmo lietu saraksti, faili, grafiki — vienkārši un mierīgi.

Vērošanas punkti: ierobežots dzimtās valūtas finansiālais atbalsts.

Lietojuma gadījums: bez liekvārdiem aģentūru vadības programmatūra lai būtu skaidra komunikācija.

15) Trello — Kanban pirmā koordinācija

Piemērots: mazas komandas un vizuālās plūsmas.

Kāpēc tas darbojas: dēļi, saraksti, kartiņas — ātri un draudzīgi.

Vērošanas punkti: operāciju paplašināšana nozīmē daudzus jauninājumus.

Lietojuma gadījums: iesācējs aģentūru vadības programmatūra vienkāršām cauruļvadām.

16) Workamajig — Radošo operāciju klasika

Piemērots: aģentūras, kas vēlas satiksmi, finanses un radošo zem viena jumta.

Kāpēc tas darbojas: ilgi stāvošie radošo operāciju iespējas, pārbaude un grāmatvedības savienojumi.

Vērošanas punkti: mantojuma lietotāja interfeiss; plānojiet iesākumu.

Lietojuma gadījums: etablētie veikali, kas nepieciešama izturīga aģentūru vadības programmatūra.

17) Function Point — Projekts + finanšu rādītāji radošajām darbnīcām

Piemērots: dizaina/reklāmas studijas ar cenas, laika un rēķina vajadzībām.

Kāpēc tas darbojas: aplēse → piegāde → norēķins programmā.

Vērošanas punkti: mazāk informācijas panelu greznuma nekā jaunākos rīkos.

Lietojuma gadījums: vienkāršs aģentūru vadības programmatūra maziem/vidēja izmēra studijām.

18) Float — Tīra resursu plānošanas izcilība

Piemērots: aģentūras, kuras dzīvo un mirst pēc kapacitātes un pieejamības.

Kāpēc tas darbojas: velciet un nometiet plānošanu, prasmes un izslēgšanu kartē.

Vērošanas punkti: savienojiet ar PM/finanšu rīku.

Lietojuma gadījums: papildinājums jūsu aģentūru vadības programmatūra lai būtu skaidra resursošana.

19) Harvest + Forecast — Laika + plānošanas kombinācija

Piemērots: tīra laika uzskaite ar vieglu resursošanu un rēķinu izrakstīšanu.

Kāpēc tas darbojas: ātras laika ierakstus, vienkāršus budžetus, draudzīgiem līgumdarbiniekiem.

Vērošanas punkti: ierobežota projekta/portfeļa dziļums.

Lietojuma gadījums: moduļa veids, lai pievienotu aģentūru vadības programmatūra būtiskos elementus.

20) Zoho Projects (un Zoho One) — Budžetam draudzīga komplekta

Piemērots: vērtības meklētājiem, kam patīk integrētas CRM, galda un finanšu iespējas.

Kāpēc tas darbojas: projekti plus ekosistēma (CRM, Books, Desk) zem viena jumta.

Vērošanas punkti: dažas funkcijas šķiet pamata salīdzinājumā ar PSA platformām.

Lietojuma gadījums: sākuma līmenī aģentūru vadības programmatūra nav aug plašāk.

Shifton pret pārējiem (reālajā dzīvē)

• Viena ritma darbs un samaksa: Plānošana un reāllaika laika fiksēšana sasaucas ar apstiprinājumiem un algas nodošanu. Šī ciešā loka nozīmē mazāk mirkļu “Kur pazuda stundas?”.

• Uz izņēmumiem balstīta vadība: Pārmērīga darba laika, konfliktu vai trūkstoša laika situācijas izceļas, pirms tās pārvēršas ugunīs.

• Cilvēkiem draudzīgs lietotāja interfeiss: Vadītāji plāno, komandas laikus pielikumā, līderi redz ieskatus. Nav drāmas.

• Mērogojas pāri formātiem: Apkalpošana, fiksēta maksa, ražošanas spērieni — Shifton pielāgojas.

Ja jūsu aģentūra vēlas aģentūru vadības programmatūra kas samazina administrāciju, vienlaikus palielinot vadību, Shifton ir īsākais ceļš no haosa uz skaidrību.

Ātrais izvēles ceļvedis: Kurā joslā jūs esat?

• Mēs pārdodam apkalpošanu un vēlamies redzamību peļņai: Productive, Scoro, Accelo, Kantata.

• Mums nepieciešamas elastīgas “dēļi + automatizācija”: Monday.com, ClickUp, Asana, Teamwork, Wrike.

• Mēs vēlamies resursu plānošanas superspējas: Shifton, Float, Forecast.

• Mēs esam mazi un vēlamies to visu vienkārši: Basecamp, Trello, Function Point.

• Mēs vēlamies pieejamu komplektu: Zoho Projects (vai Zoho One).

• Mēs vēlamies cilvēka prioritātes darbību kodolu: Shifton.

Visi šie ir aģentūru vadības programmatūra kādā veidā vai citā — pareizā izvēle ir atkarīga no jūsu plūsmas, starpībām un kultūras.

Kā izvēlēties pareizo aģentūru vadības programmatūru

1. Kartējiet savu plūsmu (ievade → novērtējums → plāns → piegāde → rēķins).

2. Norādiet obligāti nepieciešamos elementus (piemēram, cilvēku plānošana, laiks, retainers, pasūtījumi, apstiprinājumi).

3. Definējiet vadlīnijas (budžeti, apmaksa par darbu, izmantošanas gaidas).

4. Pārbaudiet integrācijas (Slack, Drive, grāmatvedība, darba samaksa).

5. Pilotversijas testēšana ar īstu klientu uz 2–4 nedēļām.

6. Izmēriet rezultātus (laika piegāde, margināli, ietaupīts administratīvais laiks).

7. Pieņemiet lēmumu reģistrēt—viens aģentūru vadības programmatūra jābūt patiesības avotam.

8. Izplatiet pa posmiem (Vispirms operācijas, pēc tam pārējie).

9. Apmāciet un izveidojiet veidnes—fiksējiet labās prakses.

10. Pārskatiet ik ceturksni—sakopiet savas dēlis, izgrieziet automatizācijas, pārskatiet likmes.

Šī pieeja nodrošina, ka jūsu aģentūru vadības programmatūra patiesi nostiprinās—un atmaksa pati sevi.

Reālās pasaules piemēri (ātrie scenāriji)

• Kampaņu sprinti ar ārštata darbiniekiem: Shifton plāno dizaina un satura blokus, uzrauga laiku reālajā laikā un norāda pārstrādājumus, lai PM ievietotu robežas pirms rēķins tiek sašķelts.

• Maksājumi ar mainīgu apjomu: Productive/Scoro modeļa maksājumi, izsekojiet izmantošanu un prognozējiet kapacitāti, lai AM pārslēgtos agrāk.

• Studija ar atkārtojošiem darbiem: Teamwork vai Function Point padara veidņotu piegādi vienkāršu; Shifton apstrādā personālu un virsstundu riskus.

• Hibrīda radošs + izstrāde: Jira Work Management + Asana/ClickUp hibrīda plūsmai; Shifton vai Float kapacitātes plānošanai.

Katrs scenārijs nodrošina, ka jūsu aģentūru vadības programmatūra vajadzētu parādīt nākamo labāko lēmumu, nevis likt jums to izmeklēt.

Bieži uzdotie jautājumi

1. jautājums: Vai mums patiešām ir nepieciešama aģentūras vadības programmatūra, ja jau izmantojam dēļus un izklājlapas?

Jā—kad darbinieku skaits, klienti vai retainers pieaug, izklājlapas plīst. Aģentūru vadības programmatūra dod jums vienu vietu laika, kapacitātes, budžetu un kvīšu glabāšanai.

2. jautājums: Kādas ir minimālās funkcijas, lai uzskaitītu kā aģentūras vadības programmatūru?

Projekti, laika uzskaite, resursu plānošana un pamatfinanses (budžeti/likmes). Pievienojiet fakturēšanu un pārskatus, lai izveidotu īstu aģentūru vadības programmatūra pamatu.

3. jautājums: Cik ilgi vajadzētu ilgt ieviešanu?

Fokusēta aģentūra var ievietot aģentūru vadības programmatūra 2–4 nedēļās, pēc tam paplašinoties pa posmiem. Apmāciet, izveidojiet veidnes un sākumā turpiniet vienkārši.

4. jautājums: Kā panākt, lai komanda iesaistītos?

Izvēlieties aģentūru vadības programmatūra ar ātru laika ievadi, skaidriem grafikiem un tīriem informācijas paneliem. Ja tas cilvēkiem ietaupa laiku jau pirmajā dienā, pieņemšana seko.

5. jautājums: Vai varam sajaukt rīkus?

Protams. Daudzas komandas izmanto Shifton cilvēkiem/laikam + PM rīku projektiem. Triks: izvēlieties vienu aģentūru vadības programmatūra kā uzskaites sistēmu.

Metodoloģija

Salīdzinājām platformas dokumentus un publiskas produktu lapas, pārskatījām funkcijas, kas ir svarīgas aģentūrām (retainers, kapacitāte, fakturēšana), un meklējām vienkāršas darbplūsmas, kas samazina administrēšanu. Mēs arī prioritizējām, cik labi katrs aģentūru vadības programmatūra pārvalda reāllaika klienta darbu: mainīgus apjomus, jauktas apmaksas, izplatītas komandas un ātras apstiprināšanas.

Galvenās domas: izvēlieties rīku, kas jums atdod jūsu laiku

Dienas beigās jūsu klienti nemaksā jums par rīku uzturēšanu — viņi jums maksā, lai piegādātu izcilu darbu. Pareizais aģentūru vadības programmatūra izzūd priekšplānā un dod jums atpakaļ tās stundas, ko esat veltījis izklājlapām un statusa sanāksmēm.

Ja vēlaties vienu sistēmu, kas uztver cilvēkus, laiku un naudu kā vienu stāstījumu, sāciet ar Shifton. Tas ir īsākais, laipnākais ceļš no “pārāk daudz cilnēm” uz “mēs to nokārtojām”.