Pārmantošana Vienkāršota: 5 Soļi, Bezmaksas Veidnes un Reālā Pasaules Piemēri

Ja jūsu galvenais vadītājs rīt pametīs darbu, kas pārnēsīs kontroli pirmdien? Tas ir jautājums, uz kuru atbild laba plānošana. Vienkāršiem vārdiem sakot, pēctecības plānošana ir veids, kā sagatavot cilvēkus pārņemt nozīmīgas pozīcijas bez panikas vai nokavēšanās. Jūs kartējat kritiskās lomas, apmācāt piemērotus rezerves darbiniekus un nodrošināt nepārtrauktu darbību, kad notiek pārmaiņas. Kad redzat vārdu Pēctecība zemāk, domājiet par „nepārtrauktību bez haosa”.

Ko nozīmē pēctecības plānošana (vienā minūtē)

Plāns nav mapē esošs putekļains dokuments. Tā ir īsa, dzīva dokumentācija, kas nosaka, kas varētu pārņemt katru kritisko lomu, kādas prasmes tām vēl jāapgūst un kā jūs aizvērsit šīs atšķirības. Mērķis ir vienkāršs: kad kāds aiziet, tiek paaugstināts vai dodas atvaļinājumā, uzņēmums turpina darboties gludi. Skaidrs process nomierina arī komandu, jo cilvēki zina, ka pastāv ceļš uz priekšu. Izturi Pēctecība kā iknedēļas apkopi par jūsu vadību, nevis vienreizēju projektu.

Kāpēc tas ir svarīgi katrai komandai

Vadības izmaiņas ir normālas. Bērni piedzimst, karjeras attīstās, veselības problēmas rodas, īpašnieki aiziet pensijā. Bez plāna jūs apstādināt projektus, pārslogojat pārējos cilvēkus un riskējat ar neapmierinātiem klientiem. Ar plānu jūs ietaupāt laiku un naudu, aizsargājat garastāvokli un nodrošināt nepārtrauktu pakalpojumu. Jūs arī parādāt augošiem talantiem, ka smags darbs ved pie izaugsmes, kas liek tiem palikt. Īsāk sakot, Pēctecība pārvērš pārsteigumus plānotā nodošanā.

Šeit ir vispraktiskākie ieguvumi:

• Biznesa nepārtrauktība. Kad notiek pārmaiņas, darbības turpinās ar minimāliem traucējumiem.

• Skaidrība un taisnīgums. Cilvēki zina prasmes un rezultātus, kas nepieciešami, lai virzītos uz augšu.

• Ātrāka iesaistīšana. Rezervisti jau praktizē galvenos uzdevumus pirms krīzes iestāšanās.

• Zināšanu uztveršana. Jūs dokumentējat, kā darbs patiešām tiek veikts, ne tikai to, kas to dara. Laba pēctecība rada vienīgu patiesības avotu par “kā mēs vadām šo vietu”.

5 soļu plāns

Jums nav nepieciešams konsultants, lai sāktu. Turiet to viegli un atkārtojami. Šeit ir vienkārša, piecu soļu rutīna, kas darbojas gan mazajiem uzņēmumiem, gan lielām kompānijām:

1) Uzskaitiet lomas, kuras nevar neizdoties

Izvēlieties dažas darba pozīcijas, kas vissāpīgāk varētu kaitēt, ja atstāj neapdzīvotas 30–90 dienas. Domājiet: izpilddirektors, finanšu vadītājs, operāciju vadītājs, rūpnīcas uzraugs, kontu menedžeris lielam klientam, IT vadītājs vai maiņu plānotājs. Katru lomu aprakstiet vienā teikumā, paskaidrojot, kāpēc tā ir svarīga un kas ir vissliktākais, kas var notikt, ja to nepaceļ. Marķējiet dokumentu „Lomu karte – Pēctecība”, lai visi zinātu, kam tas domāts.

2) Uzrakstiet „darba kopsavilkumu”

Katram kritiskajam uzdevumam uzrakstiet vienas lapas sniedzumu:

• Misija (kāpēc šis darbs pastāv)

• Top 5 atbildības

• Lēmumi, kas saistīti ar šo lomu (un kurus nesaista)

• Galvenie rādītāji (kā izskatās “labs”)

• Nepieciešamās prasmes, rīki un sertifikāti
  Šī lapa ir jūsu etalons rezerves darbinieku izvēlei un apmācībai. Saglabājiet to koplietošanas mapē ar nosaukumu Pēctecība tā, lai piekļuve nekad nebūtu šķērslis.

3) Izvēlieties 1–3 rezerves katrai lomai

Meklējiet cilvēkus ar 60–70% no nepieciešamajām prasmēm un pareizu uzvedību: uzticamus, zinātkārus, mierīgus stresa situācijās. Neizvēlieties vienīgi skaļāko balsi. Apsveriet maiņas vadītājus, vecākos speciālistus un augsta potenciāla jaunos darbiniekus. Pastāstiet viņiem skaidri: “Jūs esat nosaukts šī darba rezerves. Šeit ir tas, ko tas nozīmē un kā mēs jūs apmācīsim.” Pievienojiet viņu vārdus savam Pēctecība sarakstam un pārskatiet to katru ceturksni.

4) Aizpildiet atstarpes ar mini attīstības plānu

Katrai rezervei izveidojiet 90 dienu plānu ar skaidru darbību plānu:

• Ēno lomu divu nedēļu blokos

• Vadīt pirmdienas sapulci nākamo mēnesi

• Prezentēt ceturkšņa skaitļus ar koučingu

• Pabeigt kursu vai iegūt sertifikātu

• Rotēt divu nedēļu uzdevumā, kas veido trūkstošo prasmi
  Turiet to reālu. Ja laiks ir ierobežots, mainiet uzdevumus, lai mācību laiks būtu aizsargāts. Izskatiet katru plānu kā īsu Pēctecība sprintu: mazi mērķi, ātra atgriezeniskā saite, atkārtoti.

5) Pārbaudiet plānu un atjauniniet to

Uzziniet nododamo kārtību reizi ceturksnī. Ļaujiet rezervei veikt darbu vienu dienu vai nedēļu, kamēr vairāks vadītājs novēro un sniedz atgriezenisko saiti. Pēc katras pārbaudes atjauniniet dokumentāciju. Pārskatiet visu plānu ik pēc sešiem mēnešiem vai pēc jebkādām nozīmīgām pārmaiņām. Noturīgi Pēctecība treniņi saglabā pārsteigumus mazus. Darbojoša pēctecības sistēma tiek pārbaudīta, ne tikai aprakstīta.

Lomas, prasmes un riska līmeņi

Ne visas lomas ir līdzvērtīgas. Izmantojiet vienkāršu režģi, lai noteiktu prioritātes:

• Liela ietekme, reta retums. Vecākais finansu, rūpnīcas vadītājs, galvenais inženieris. Šīs ir jānodrošina ar pienācīgāko uzmanību un vismaz diviem sagatavotiem rezervistiem.

• Liela ietekme, biežās prasmes. Operāciju vadītājs, maiņu plānotājs, klientu atbalsta vadītājs. Plaši pārtrauciet, lai atvaļinājuma pārklājums būtu vienkāršs.

• Mazāka ietekme, retas prasmes. Nišas analītiķis vai speciālists. Turiet rokasgrāmatu un ārējais frīlancers uz zvanu.

Katrai lomai vērtējiet trīs riskus no 1 (zems) līdz 5 (augsts):

1. Iespējama vakance nākamo 12 mēnešu laikā

2. Laiks, kas nepieciešams, lai aizpildītu no ārpuses

3. Biznesa zaudējumi, ja paliek neapdzīvoti

Koncentrējieties vispirms tur, kur kopsumma ir visaugstākā. Izmantojiet riska skatījumu, lai noteiktu Pēctecība darba tempu: sarkanās lomas tagad; dzeltenās nākamās; zaļās uzgaidi.

Vadītāja kontrolsaraksts

• Uzrakstiet vienas lapas pārskatu katrai kritiskajai lomai.

• Nosauciet rezervistes un nosakiet ceturkšņa mācību mērķus.

• Organizējiet praktisko nodošanu katru ceturksni un debriefējiet.

Glabājiet piezīmes koplietotā diskā vai HR sistēmā, lai tās nepazustu, kad klēpjdatori tiek zaudēti.

Bezmaksas veidnes, kuras var kopēt

Jūs varat ielīmēt zemāk esošās struktūras Google Docs vai Word. Turiet katru līdz vienai lapai. Īsie uzvaras. Katrs veidnes ir paredzēta, lai tieši pieslēgtos jūsu Pēctecība ritmam.

Veidne 1: Darba kopsavilkums (viena lapa)

Loma:
Iesniedz:
Misija (1 teikums):
Top atbildības (5 punktu saraksts):
Lēmumi kontrolētie / nekontrolētie:
Galvenie rādītāji (3-5):
Nepieciešamās prasmes & sertifikāti:
Krustu apmācības plāns (2-3 punkti):
Kā veikt lielo uzdevumu (saites vai kontrolsaraksts):

Veidne 2: Rezerves plāns (katrai personai)

Aizpildītā loma:
Primārā rezerves:
Sekundārā rezerves:
Gatavība šodien (Zaļā/Dzeltenā/Sarkanā):
Prasmju trūkumi:
90 dienu darbības:

• Ēnošana:

• Praktiskie uzdevumi:

• Kurss/sertifikāts:

• Izplešanās uzdevums:
  Īstā pārskata datums:

Veidne 3: Nodošanas dienas kontrolsaraksts

Pirms: piekļuve piešķirta, faili un kalendārs kopīgoti.
Laikā: rezerves vada sapulci, apstiprina vienu pieprasījumu, sagatavo vienu pārskatu.
Pēc: debriefēšana, problēmu reģistrēšana, dokumentu atjaunināšana, nākamās treniņu sesijas plānošana.

Reālās pasaules piemēri, ko jūs varat pielāgot

Piemērs A: Operāciju vadītājs vairāku vietu uzņēmumā
Uzņēmums pārvalda trīs lokācijas ar pakāpeniskām maiņām. Operāciju vadītājs uztur grafikus cieši un atrisina pudeles kaklu. Rezerve ir vecākais maiņu uzraugs, kurš jau pazīst darbu. Viņu 90 dienu plāns: apgūt nedēļas darbinieku modeli, vadīt otrdienas stand-up, slēgt mēneša inventāra ciklu ar finansiem un prezentēt savlaicīgas piegādes rezultātus vadībai. Tas ir ikdienas darbs Pēctecība ikdienā.

Piemērs B: Finanšu pārzinis augošā uzņēmumā
Naudas plūsma ir būtiska. Pārzinis pārvalda maksājumus, iekasējumus un ikmēneša slēgšanu. Noteikts divas rezerves: vecākais grāmatvedis un FP&A analītiķis. Viņi rotē ikmēneša grafikā: viens vada slēgšanas kontrolsarakstu; otrs sagatavo naudas prognozi un satiekas ar banku. Abi praktizē pārdevēju sarunas pie zemā riska līgumiem. Šī rutīna nodrošina stabilu Pēctecība jūtīgā amatā.

Cilvēku pusē: sarunāt skaidri, būt taisnīgiem

Pasakiet darbiniekiem, kā jūs izvēlaties rezerves. Izmantojiet vienkāršus kritērijus: sniegumu, potenciālu, vērtības un pieejamību. Aiciniet cilvēkus pieteikties brīvprātīgi. Pirms vārda nosaukšanas pajautājiet viņu vadītājam un pārbaudīt darba slodzi. Būt rezervei ir attīstības iespēja, nevis neapmaksāts virsstundas darbs. Aizsargājiet mācību laiku un atzīstiet papildus pūles pārskatījumos un algā. Publikējiet savus Pēctecība noteikumus, lai process šķistu taisnīgs.

Dodiet iespēju dažādiem talantiem. Rotējiet projektus, lai dažādas balsis iegūtu reālas iespējas vadīt. Piesaistiet rezerves mentoriem, kas nodrošina godīgu atgriezenisko saiti, ne tikai uzslavas. Turiet vadītājus atbildīgus par koučingu, ne tikai uzdevumu ieturēšanu. Spēcīga Pēctecība atkarīga no noturīga, iekļaujoša koučinga.

Apmācība, kas tiešām pielīp

Patiesa mācīšanās notiek darbā. Sajauciet šīs metodes:

• Ēnošana ar mērķi. Rezerves pieraksta lēmumus, ne tikai uzdevumus.

• Vadīta prakse. Viņi vada reālu sapulci ar klātesošu treneri.

• Darba rotācija. Divu nedēļu tūres rāda, kā sistēma savienojas kopā.

• Pēc darbības pārskatīšanas. Īsas piezīmes par to, kas strādāja un kas jāmaina.

Uzrakstiet īsu mācību žurnālu un saglabājiet to pēctecībā, lai progress būtu redzams.

Budžets un laiks: ko sagaidīt

Jūs varat sākt ar gandrīz nekādu izmaksu: dažas stundas vadītājiem, lai uzrakstītu kopsavilkumus, viena koplietošanas mape un ceturkšņa treniņi. Galvenās izmaksas ir laiks. Lai izveidotu vietu, pārtrauciet mazāku vērtību sapulces un izmantojiet īsus kontrolsarakstus ilgāku ziņojumu vietā. Budžetēts neliels mēneša bloks, kas marķēts Pēctecība lai saglabātu ieradumu.

Viena lappuses pēctecības veidne

Kopējiet to dokumentā un aizpildiet to katrai kritiskajai lomai:

Lomas nosaukums
Kāpēc tas ir svarīgi (1–2 rindiņas)
Kas ir rezerves (primārā/sekundārā)
Gatavība šodien (Z/D/S) un divas galvenās atšķirības
30-90 dienu darbības, lai aizpildītu atšķirības
Nākamais treniņu datums un īpašnieks
Kur dzīvo norādījumi (saiti)

Saglabājiet to vienā lapā. Ja tas prasa vairāk, jūsu plāns ir pārāk sarežģīts.

Kā to izvērst 30 dienās

1. nedēļa: Izvēlieties lomas, uzrakstiet darba aprakstus un nosakiet pārskata datumu.
2. nedēļa: Izvēlieties rezerves, vienojieties par attīstības plāniem un rezervējiet mācību laiku.
3. nedēļa: Veiciet pirmo mazo nodošanas testu vienai lomai. Atrisiniet piekļuves problēmas.
4. nedēļa: Pārskatiet mācību stundas, pielāgojiet plānus un informējiet visu komandu par turpmāko.

Pēc tam saglabājiet ritmu: viens vingrinājums katrā ceturksnī, pilns pārskats ik pēc sešiem mēnešiem. Marķējiet katru pārskatu kā Pēctecība kalendāros, lai neviens to nepalaistu garām. Nodaliet iknedēļas pārbaudes kā mikro Pēctecība pārskatus, lai nelielās problēmas nekad nepārapkopos.

Mērījumi, kas pierāda, ka tas strādā

• % no kritiskajām lomām ar nosauktajām rezervēm

• Laiks, lai nodotu lomu

• Iekšējās aizpildīšanas rādītājs kritiskajām lomām

Koplietojiet mērījumus vienā slaidā ikmēneša vadības sapulcēs.

FAQ

Vai tas ir tikai lieliem uzņēmumiem?
Nē. Mazās komandas var iegūt visvairāk, jo viens cilvēks bieži nēsā daudzas cepures.

Ko darīt, ja man trūkst acīmredzamu rezervju?
Sadaliet darbu daļās. Apmāciet divus cilvēkus dažādās daļās un glabājiet vienu kontrolsarakstu, kas sasaista šīs daļas kopā.

Vai cilvēki necīnīsies par paaugstinājumiem?
Skaidrība palīdz. Nosauciet prasmības un rezultātus, kas darbam ir vajadzīgi. Parādiet ceļu un to konsekventi piemērojiet. Jūsu Pēctecība noteikumiem jābūt publiskiem un vienkāršiem.

Kā sākt, ja laiks ir ierobežots?
Sāciet ar vienu lomu, vienu rezervi un vienu testu. Šis mazais loks rada pierādījumus, kas padara nākamo Pēctecība soli vieglāku.

Noslēguma vārds

Pārmaiņas ir neizbēgamas. Haoss ir izvēle. Ar īsu, godīgu plānu un noturīgu praksi varat pārvaldīt kustību augšā — un katrā kritiskajā vietā — bez drāmas. Sāciet mazi, saglabājiet to redzamu un uzlabojiet katru kvartālu. Ieguvums ir stiprāks, mierīgāks uzņēmums, kas tur savus solījumus klientiem un darbiniekiem, neatkarīgi no tā, kurš nav klāt. Labs Pēctecība ir vienkārši disciplinēta sagatavošana.