Pieņemšana darbā kļūst problemātiska, kad loma ir neskaidra. Cilvēki dara mazliet no visa, neviens nav atbildīgs par rezultātiem, un projekti tiek apturēti. Risinājums ir skaidra darbības zona— īss, praktisks apraksts par to, par ko atbild darbs, ko tas not apraksta, un kā tiks vērtēti panākumi. Šim īsajam aprakstam ir nosaukums: Darbības zona. Šajā ceļvedī mēs to izskaidrosim vienkāršā angļu valodā, parādīsim piecus reālus piemērus un sniegsim septiņus vienkāršus soļus, lai uzrakstītu darbības zonas, kas palīdz komandām koncentrēties un būt apmierinātām.
Ātra definīcija: Darbības zona vienā teikumā
Darbības zona ir īss paziņojums, kas uzskaita lomas misiju, galvenos pienākumus un lēmumu tiesības, robežas tam, ko loma nedarīs, un vienkāršus rādītājus, ko izmanto panākumu noteikšanai.
Kāpēc vispār lietot darbības zonu? Jo tas:
-
vieno vadītāju un darbinieku par to, kāds izskatās “jauki”
-
samazina konfliktus ar blakus lomas
-
paātrina iepazīšanas periodu un pārskatus
-
padara darbaspēka plānošanu un grafiku sastādīšanu daudz vienkāršāku tādos rīkos kā Shifton
Kāpēc skaidra darbības zona ir svarīga
Doma par darbības zonu kā žogu ap lomu. Iekšpusē: uzdevumi, par kuriem atbild darbinieks. Ārpusē: uzdevumi, kurus viņi var palīdzēt, bet ne vada. Bez žoga cilvēki iejaucas viens otra teritorijā. Ar žogu sadarbība kļūst vieglāka, jo visi zin, kas ko vada.
Rezultāti, ko iegūsit, ja darbības zonas būs skaidras
-
Ātrāki lēmumi (cilvēki zina, ko viņi var apstiprināt paši)
-
Mazāk pārsūtīšanu un “kas to vada?” sarunu
-
Tīrākas darbības pārskatīšanas (mērķi atbilst darbības zonai)
-
Zemāka darbinieku mainība (jaunie darbinieki ātrāk jūtas pārliecināti)
Darbības zona pret darba aprakstu (un kāpēc tās nav vienādas)
Darba apraksts ir garš sabiedrisks dokuments, ko jūs publicējat darbā pieņemšanai. Tas ietver informāciju par uzņēmumu, pabalstus, nepieciešamās prasmes un bieži vien uzdevumu sarakstu. Darbības zona ir īsāka un tiek izmantota iekšpusē komandā. Tas koncentrējas uz misiju, atbildību, robežām un rādītājiem. Lielākā daļa uzņēmumu pievieno darbības zonu darba apraksta augšpusē vai glabā to darbinieka profilā ikdienas atsaucei.
Lieliskas darbības zonas būvelementi
Uzglabājiet to vienā lapā. Lietojiet vienkāršus punktus. Izvairieties no buzzword. Iekļaujiet:
-
Misija (1–2 teikumi). Kāpēc loma pastāv.
-
Galvenās atbildības (5–8 punkti). Nedēļas darbs, kas veicina rezultātus.
-
Lēmuma tiesības. Ko persona var apstiprināt vai mainīt bez vadītāja.
-
Robežas. Darbs, kuru loma nevada (lai novērstu darbības zonas izplešanos).
-
Rādītāji. 3–5 skaitļi, kuru apskats tiek veikts mēnesī vai ceturkšņa.
-
sadarbības karte. Ar ko šī loma strādā un kādēļ.
Izkaisiet frāzi Darbības zona dokumenta nosaukumā un augšpusē, lai visi zinātu, ka šī ir dzīva “kas/kāpēc” rokasgrāmata, ne tikai kārtējā darba sludinājums.
5 reāli piemēri (kopējiet, rediģējiet, lietojiet)
Zemāk ir kondensētas darbības zonas, ko varat pielāgot. Katrs tika uzrakstīts skaidrībai, ne juridiskai pilnībai.
1) Klientu atbalsta aģents
-
Misija: Ātri atrisināt klientu problēmas un uzturēt augstu apmierinātību.
-
Galvenais: Atbildēt uz biļetēm un čatiem, eskalēt kļūdas, dokumentēt risinājumus palīdzības centrā.
-
Lēmuma tiesības: Izsniegt kredītus līdz 100 $; aizvērt biļetes pēc saviem ieskatiem.
-
Robežas: Neatbild par produkta ceļa karti vai cenu izmaiņām.
-
Rādītāji: Pirmais atbildes laiks, risinājuma laiks, CSAT, raksti atjaunināti mēnesī.
-
Sadarbība: Darbojas ar produktu ziņu kļūdas; ar pārdošanu kontekstuālai informācijai par kontiem.
2) Algu un laika uzskaites koordinators
-
Misija: Nodrošināt precīzas laika uzskaites un savlaicīgas algas.
-
Galvenais: Auditēt laika uzskaites, uzmeklēt trūkstošas stundas, piemērot virsstundu noteikumus, eksportēt uz algas.
-
Lēmuma tiesības: Apstiprināt laika labošanas mazāk par vienu stundu; atgriezt strīdīgus ierakstus.
-
Robežas: Nenoteikt algas likmes vai neparakstīt līgumus.
-
Rādītāji: % savlaicīgas algas izmaksas, algu kļūdu likme, vidējais labošanas laiks.
-
Sadarbība: Sadarbojas ar personāla nodaļu un vadītājiem; Shifton eksporta izmantošana nedēļā.
3) Lauka operāciju vadītājs
-
Misija: Saglabāt ikdienas maršrutus uz ceļa un ekipāžas būt drošiem.
-
Galvenais: Piešķirt darbus, uzraudzīt GPS/žoga atbilstību, pārvaldīt pārtraukumus un virsstundas.
-
Lēmuma tiesības: Pārsūtīt darbus, apstiprināt ārkārtas virsstundas, apturēt nedrošus uzdevumus.
-
Robežas: Nenoteikt klientu cenu vai neapstiprināt jaunus piegādātājus.
-
Rādītāji: Darbi pabeigti dienā, vēlu ierašanās likme, drošības incidenti, degvielas patēriņš.
-
Sadarbība: Strādā ar sūtījumiem un drošību; ziņo statusu 16:00.
4) Sociālo mediju speciālists
-
Misija: Augt zīmola sasniedzamību un kopienas iesaisti.
-
Galvenais: Plānot satura kalendāru, publicēt ziņas, mērenāt komentārus, ziņot par rezultātiem.
-
Lēmuma tiesības: Publicēt zem zīmola balss; palielināt ziņas līdz 200 $ mēnesī.
-
Robežas: Neatbild par mājaslapas pārveidošanu vai apmaksātiem meklējumiem.
-
Rādītāji: Sekotāju pieaugums, iesaistes līmenis, klikšķu līmenis (CTR), atbildēšanas laiks komentāriem.
-
Sadarbība: Ikdienas sinhronizācija ar mārketinga vadītāju un produktu laižāmiem.
5) Noliktavas asociētais (preču atlases/pakošanas speciālists)
-
Misija: Nosūtīt pareizos pasūtījumus laikā ar nulles bojājumiem.
-
Galvenais: Izvēlēties preces ar skeneri, droši iesaiņot, marķēt, sagatavot uz pārvadātāja izņemšanai.
-
Lēmuma tiesības: Norādīt krājumu iztrūkumu; pieprasīt ciklu pārbaudījumu.
-
Robežas: Nenoteikt pārvadātāja līgumus vai neiepirkt krājumus.
-
Rādītāji: Izvēlēto līniju stunda, iepakošanas precizitāte, bojājumi uz 1 000, laikus nosūtīšana.
-
Sadarbība: Ziņo maiņas vadītājam; koordinē ar krājumu kontroli.
Šie piemēri saglabā Darbības zona skaidru un nosakāmu,lai vadītāji varētu pārskatīt progresu bez debatēm.
7 soļi, lai noteiktu darbošanas zonu, kas strādā
Izmantojiet šo darbnīcas plūsmu ar savu komandu. Tas aizņem 45–60 minūtes uz lomu.
-
Sāciet ar misiju. Viens teikums: “Šī loma pastāv, lai…” Ja jūs to nevarat uzrakstīt, loma ir pārāk neskaidra.
-
Izveidot augstāko rezultātu sarakstu. Kas ir jāuzlabo, jo šī persona ir šeit? Ierobežojiet līdz pieciem.
-
Grupēt uzdevumus pa nedēļas ritmu. Ja pienākums notiek reti, tam varbūt labāk piestāv citu lomu.
-
Noteikt robežas. Pierakstīt “Neatbildīgs par…” un uzskaitīt blakus uzdevumus (piemēram, cenu noteikšana, pieņemšana darbā).
-
Piešķirt lēmuma tiesības. Apstiprinājumi, budžeti, atlaidītes, pārsūtīšana—būt skaidriem.
-
Izvēlēties vienkāršus rādītājus. Izvēlēties trīs numurus, ko persona var tieši ietekmēt.
-
Pārbaudēt ar scenāriju. Iziet caur sarežģītu situāciju un pārbaudīt, vai darbības zona vada izvēli.
Pārskatīt katru Darbības zona ik pēc sešiem mēnešiem vai, ja pārveidojat komandas.
Izplatītās kļūdas (un viegli risinājumi)
-
Kļūda: Katras iespējamās uzdevuma uzskaitīšana.
Risinājums: Saglabāt tikai nedēļas darbu, kas tiešām ietekmē; arhivēt retas uzdevumus citur -
Kļūda: Nav robežu—darbības zonas izplešanās.
Risinājums: Pievienot “Neatbildīgs par” lodziņu. Aizsargājiet žogu. -
Kļūda: Rādītāji, ko nevar izmērīt.
Risinājums: Izmantojiet numurus, ko jūsu sistēma jau izseko (biļetes dienā, CSAT, savlaicīgi sūtījumi). -
Kļūda: Rakstīšana korporatīvajā žargonā.
Risinājums: Izmantojiet īsus darbības vārdus: pārvaldīt, nosūtīt, apstiprināt, eskalēt, saskaņot. -
Kļūda: Darbības zonu uzglabāšana, kur neviens tās nevar atrast.
Risinājums: Saglabājiet katru Darbības zona blakus grafikam un darba lapām Shifton, lai vadītāji un personāls to redzētu ikdienā.
Sadarbības karte: Kurš ar ko strādā
Darbības zonas novērš berzi, norādot partnerus. Katrai lomai aizpildiet šo ātro tabulu:
-
Augšupvārdi: kurš nodrošina ievades (piemēram, Pārdošana iesniedz pasūtījumus)
-
Lejupvārdi: kurš izmanto izvades (piemēram, Sūtīšana izmanto iepakotas kastes)
-
Vienādrangā: kurš koordinē laiku (piemēram, Sūtījumu saskaņošanas maršruti)
Ja divas darbības zonas pārklājas, rīkojiet īsu tikšanos, lai sadalītu atbildību. Ievietojiet lēmumu abās darbības zonās, lai tas būtu spēkā.
Pārsūtīšana un lēmumu tiesības
Jebkuras jaudīgā sastāvdaļa Darbības zona ir rindiņa “var izlemat pats pretēji tam, kas jājautā”. Piemēri:
-
Atbalsta aģents var atmaksāt līdz 100 $; Vadītājs apstiprina virs šīs summas.
-
Operāciju vadītājs var pārdalīt šodienas maršrutus; Direktors apstiprina pastāvīgas izmaiņas.
-
Algu koordinatoram var labot laika uzskaites kļūdas; Personāldaļa apstiprina likmes izmaiņas.
Kad lēmumi ir precīzi, cilvēki virzās ātri, neradot autoritātes pārsvaru.
Darbības zona un karjeras izaugsme
Labs Darbības zona neiesprosto cilvēkus kastē — tas parāda ceļu uz nākamo kastīti. Pievienot nelielu izaugsmes piezīmi: “Lai pārietu uz vecāko, jūs sāksiet vadīt X un pieņemt Y lēmumus.” Tad darbinieki redz, kā viņi var pelnīt vairāk autonomijas un atalgojuma, paplašinot rezultātus, ne tikai strādājot ilgākas stundas.
Kā uzrakstīt Darbības zona Paziņojumu (šablons)
Kopēt šo, ielīmēt savā dokumentā un aizpildiet tukšumus:
-
Lomas nosaukums:
-
Misija (ne vairāk kā 2 teikumi):
-
Galvenās atbildības (5–8 punkti):
-
Lēmuma tiesības:
-
Neatbildīgs par:
-
Rādītāji (3–5):
-
Sadarbības karte: Augšupvārdi / Vienādrangā / Lejupvārdi
-
Pārskatīšanas biežums: Ceturkšņa ar vadītāju
Glabājiet šo darbības zonu, kur darbinieka grafikā. Kad nedēļas laikā rodas jautājumi, jūs abi skatāties uz vienu un to pašu patiesības avotu.
Rādītāju piemēri, kas patiesībā darbojas
Izvēlieties skaitļus, ko kāds var pārvietot mēneša laikā:
-
Atbalsts: pirmās atbildes laiks, atrisināts dienā, CSAT
-
Pārdošana: tikšanās notika, izveidota cauruļvada vērtība, noslēguma likme
-
Operācijas: savlaicīgas ierašanās %, pārstrādes likme, darbi uz maršruta
-
Finanses: dienas līdz noslēgšanai, kļūdu likme, savākta skaidra nauda
-
Personāla vadībā: laiks līdz darbā pieņemšanai, pieņemšanas likme, 90 dienu noturēšana
Piesaistiet vienu vai divas prēmijas pie šiem skaitļiem, lai Darbības zona būtu saistīta ar reāliem sasniegumiem.
Grafiku izmantošana, lai turētu darbības zonas godīgumu
Grafiki atklāj nesaskaņas starp to, ko darbības zona sola, un kā laiks tiek pavadīts. Ja lomas kalendārs rāda, ka 70% laika tiek pavadīts ārpus tā žoga, vai nu labojiet grafiku, vai atjauniniet darbības zonu. Shifton darba marķējumi un ģeožogs palīdz šeit: marķējiet uzdevumus ar darbības zonas punkti, vērojiet, kā laiks tiek sadalīts, un pielāgojiet.
10 ātru Biežāk uzdotie jautājumi (kopējiet savā rokasgrāmatā)
1) Kurš raksta darbības zonu—HR vai menedžeris?
Tiešais menedžeris to vada ar HR un darbinieka ievadi.
2) Cik ilgai tai jābūt?
Vienu lapu. Ja tas pārvēršas pāri tam, samaziniet vai sadaliet lomu.
3) Cik bieži mēs to atjauninām?
Ik pēc sešiem mēnešiem vai kad iznākumi mainās.
4) Vai darbības zona ir tāda pati kā KPI?
Nē. KPI ir skaitļi; darbības zona izskaidro, kāds darbs tos virza.
5) Vai divi cilvēki var dalīties ar vienu un to pašu darbības zonu?
Jā—dublējiet to un piešķiriet individuālus rādītājus.
6) Ko darīt, ja kāds pāraug savu darbības zonu?
Svinēt, tad rakstīt nākamo darbības zonu un pielāgot atalgojumu/grādu.
7) Kā mēs apstrādājam pagaidu projektus?
Pievienojiet īsu “projekta pievienojumu” sadaļu ar beigu datumu.
8) Ko darīt, ja darbības zonas pārklājas un rada konfliktu?
Pavadiet 15 minūšu robeždiskusiju; atjauniniet abus dokumentus ar lēmumu.
9) Vai darbības zonas aizstāj darba aprakstus?
Nē—tās tos papildina. Publicējiet JD; pārvaldiet ikdienu ar darbības zonu.
10) Kur jāatrodas darbības zonām?
Blakus grafikiem un darba laikiem, tā tās tiek lietotas ikdienā.
Mini gadījums: Novērstu nesakārtotu lomu viena nedēļa
Aizņemts pakalpojumu uzņēmums bija “Uzraugi”, kas nodarbojās ar nosūtīšanu, klientu zvaniem un iepirkumiem. Uguns visur. Mēs sadalījām vienu lomu divās darbības zonās:
-
Nosūtīšanas uzraugs: vada maršrutus, ierašanās laikus, pārsūtīšanu.
-
Pakalpojumu uzraugs: vada klientu atjauninājumus, eskalācijas, tehniķu apmācību.
Mēs piešķīrām rādītājus (savlaicīgas ierašanās vs. CSAT), noteicām lēmuma tiesības un apmācījām abas komandas. Mēneša laikā pārstrādes samazinājās par 23% un virsstundas kritās, jo nosūtīšanai bija skaidra autoritāte pārisūtīt. Tas ir stipras Darbības zona.
kontrolsaraksts, kuru varat palaist šodien
-
Misija uzrakstīta divos teikumos
-
5–8 pamatpienākumi darbības vārdos
-
Lēmuma tiesības noteiktas ar ierobežojumiem
-
Pievienots “neatbildīgs par” lodziņš
-
3–5 rādītāji izvēlēti no dzīvajiem datiem
-
Pabeigta sadarbošanās karte
-
Darbības zona uzglabāta blakus grafikam
-
Pārskatīšanas datums rezervēts
Izdrukājiet to. Uzlīmējiet uz sienas. Pārskatiet to individuālajās sanāksmēs. Kad parādās uzdevums, kas neiederas, jautājiet: “Vai tas ir žoga iekšpusē?” Ja nē, vai nu atdodiet vai mainiet žogu ar nodomu.
Saprotot to visu kopā
Skaidrība ir pārāka par haosu. Īsa, asa darbības zona dod cilvēkiem pārliecību, izslēdz minējumus un tur projektus kustībā. Sāciet ar misiju, izvēlieties dažus nozīmīgus iznākumus un zīmējiet robežas. Mēriet to, ko jūs patiešām varat ietekmēt. Tad novietojiet dokumentu, kur komanda dzīvo — tieši blakus nedēļas grafikam. Dariet to, un frāze Darbības zona izbeigs būt HR žargons un kļūs par jūsu komandas ikdienas rokasgrāmatu uz labāku darbu.
Nobeiguma vārds (un draudzīgs barikāžu)
Ja jūs jau pārvaldāt maiņas Shifton, jūs esat pusceļā. Pievienojiet katru Darbības zona lomas profilam, saistiet dažus rādītājus ar ieplānotiem uzdevumiem un veiciet īsu pārskatu katru ceturksni. Jūsu cilvēki tērēs mazāk laika atļaujas jautājumos un vairāk laika rezultātu piegādē.