Kā automatizēta grafiku programmatūra palielina lauka servisa efektivitāti

Darba vietas operācijas dzīvo un mirst stundas ritmā. Jūsu komanda pārvietojas starp darbiem, saskaras ar satiksmi un laikapstākļiem, bet joprojām jāpilda ierašanās laiki un ātri jāatrisina problēmas. Papīra kalendāri un grupu čati nevar tikt līdzi. Vienkārša sistēma, kas plāno dienu, pielāgojas minūšu laikā un nodrošina, ka visi ir informēti, to var izdarīt. Turklāt šajā procesā Automatizēta plānošanas programmatūra atrodas savā vietā. Tā pārvērš jucekļainu iesūtni skaidrā maršruta plānā, piešķir pareizajam tehniķim pareizo darbu un atjaunina telefonus, kad kaut kas mainās. Rezultāts ir mazāk palaistu garām ierašanās logu, vienmērīgāki darījuma procesi un uzticami laika dati algas aprēķināšanai. Šajā ceļvedī jūs redzēsiet, kā efektīvs uzstādījums ļauj reaģēt ātrāk, aizsargājot SLA (pakalpojumu līmeņa līgumus) un noslēgt nedēļas darbus bez krīzes vadības.

Kas mainās darba dienā, kad izmantojat automatizētu plānošanas programmatūru

Ar Automatizēta plānošanas programmatūra, rīts sākas ar tīru darba, prasmju un ceļošanas laika karti. Nosūtītāji var vilkt un nomet plānojumus vai ļaut noteikumiem tos automatizēti izkārtot. Tehniķi redz savu maršrutu, piekļuve piezīmēm un kontaktinformācijai mobilajā ierīcē. Ja darbs tiek pārvietots, plāns pārbīdas un veic vienotu atjauninājumu — nav garu zvanu koku. Pārtraukumi un buferzonas tiek iekļautas grafikā, tāpēc ierašanās logi ir reālistiski. Atvērtie un prioritārie pārvietojumi palīdz uzņemt steidzamus darbus, nesagraujot dienu. Jūs arī uztverat sākumus, beigas un fotoattēlus vienā vietā, kas nozīmē, ka dienas beigās atskaite parāda, kas patiesībā notika. Nedēļas laikā šie mazie uzlabojumi sakrājas: mazākas atstarpes starp darbiem, vairāk pirmoreiz veiktu darbu, ātrākas reakcijas un mazāks virsstundas darbs. Tā ir īstā efektivitāte, nevis tikai modes vārds.

Pamatlīdzekļi, ko komandas jūt pirmajā mēnesī

Komandas pāriet uz Automatizēta plānošanas programmatūra jo tas novērš minējumus. Maršruti sakrīt ar satiksmes modeļiem, nevis veido zigzagus. Prasmju balstīta piešķiršana atrisina problēmu “nepareizais tehniķis pie durvīm”. Ierašanās logi kļūst par solījumiem, kurus var turēt, un klientu ziņojumi paliek īsi un patiesi. Vadītājiem ir dzīvais skats uz dienu — kurš ir laikā, kam vajag palīdzību un kur detaļa varētu novērst otro vizīti. Darba laika atskaites atbilst plānam, jo mobilās laika reģistrācijas atrodas blakus katram darbam. Finanšu nodaļa ātrāk noslēdz algu aprēķinus, un vadītāji redz virsstundas pirms tās kļūst par pārsteigumu. Vissvarīgākajā: tehniķi jūtas atbalstīti. Viņi saņem skaidras piezīmes, mazāk pēdējā brīža izmaiņu un plānu, kas respektē pārtraukumus un ceļošanu. Kad plāns ir godīgs, cilvēki strādā labāk.

Praktisks 7 dienu uzsākšanas plāns, kuru var ievērot jebkura komanda

Sāciet vienkārši. 1.-2. diena: ievadiet atrašanās vietas, lomas, maiņu tipus un pamata apkalpošanas uzdevumus. 3. diena: ielādējiet savas nedēļas darbus ar adresēm, ierašanās logiem un prasmju tagiem. 4. diena: izveidojiet divas veidnes—“standarta diena” un “steidzīgi smaga diena”—tā, lai jūs varētu mainīt modeļus, kad zvanu apjomi pieaug. 5. diena: nosūtiet mobilos ielūgumus un pārbaudiet laika reģistrācijas, piezīmes un foto pielikumus divos dzīvos darbos. 6. diena: vadiet pilno dienu no dēļa; izmantojiet atvērtās maiņas, lai aizpildītu nepilnības, un pārejiet vienu darbu, lai pierādītu brīdinājumu plūsmu. 7. diena: salīdziniet plānotās stundas ar faktisko un pielāgojiet buferzonas vai maršrutus. Saglabājiet cilpu: plānošana → maršruts → darbs → pārskats. Jo ātrāk pārskatāt, jo labāk jūsu nākamais plāns kļūst. Ja vēlaties vadītu sākumu, rezervējiet ātru demonstrācijas tūri un aktivizējiet savu pirmo sarakstu jau tajā pašā dienā.

Līdzekļi, kas ir svarīgi (un kāpēc tie ir svarīgi)

Jums nevajag lielu elementu izvietojumu—tikai rīkus, kas novērš berzi. Maiņas veidnes un automātiskā plānošana darba vietas sakārto gudrā secībā. Prioritārās un atvērtās maiņas ļauj pievienot steidzamus apmeklējumus, nesagraujot dienu. Drošas maiņas dod vadītajiem kontroli, kad cilvēki veido maiņas. Mobilie laika pulksteņi reģistrē sākumus, beigas un pārtraukumus; atrašanās vietas kontrole apstiprina pareizo vietu. Pārtraukumu un atvaļinājuma plānošana novērš “bez aizstājēja” dienas. Uzdevumu kontrolsaraksti uztur darba kvalitāti konstantu visā komandā. Paziņojumi un kalendāra sinhronizācija padara atjauninājumus viegli pamanāmus. Ziņojumi salīdzina plānoto darbu un paveikto, lai jūs varētu novērst pudelenei. Ja jums ir vairāki noliktavu vai darbuzņēmēju, atvērts API palīdz savienot ar jūsu CRM vai darba uzdevumu sistēmu. Šāds koncentrēts rīku komplekts—pieejams Shifton’s Lauka pakalpojumu vadība—nodrošina vienmērīgu nosūtīšanu un samazina administratīvās minūtes no katra darba.

Izmēģiniet to savā reālā nedēļā

Programmatūras apspriešana nemainīs jūsu maršrutus—izmantošana to darīs. Izveidojiet darba vietu un ielādējiet nākamās nedēļas darbus. Izveidojiet divus modeļus, pievienojiet buferzonas un uzaiciniet savu komandu. Vadiet dēli septiņas dienas un mērījiet palaistos ierašanās logus, virsstundas un vidējo ceļošanas laiku uz darbu. Ja skaitļi nekustas, izslēdziet. Ja tie kustas, jūs atradāt savu jauno ritmu. Mēs padarām pirmo soli vieglu: pamatplāns ir bezmaksas vienu mēnesi, tāpēc jūs varat testēt dzīvos darbus bez jebkāda riska. Izveidojiet savu kontu dažu minūšu laikā reģistrācijas lapā, vai, ja vēlaties to vispirms redzēt, rezervējiet demonstrāciju un lūdziet mums modelēt jūsu dienu zvana laikā. Saglabājiet to, kas palīdz; ignorējiet to, kas nepalīdz.

Kā komandas uztur SLA, kad plāni mainās

Slikti laika apstākļi, satiksme un detaļu trūkums vienmēr parādīsies. Automatizēta plānošanas programmatūra palīdz tos uzņemt bez minējumiem. Kad lietus skar reģionu, jūs varat nomainīt āra uzstādījumus ar iekštelpu apkopi un veikt vienotu atjauninājumu ar jauniem ETA. Ja zvanās svarīgs klients, ievietojiet prioritāru darbu un pārvietojiet neaktīvu apmeklējumu uz rītdienu. Dēlis pārrēķina ceļošanas laiku un darba apjomu. Tehniķi redz jauno kārtību mobilajā ierīcē kopā ar detaļu piezīmēm un piekļuves kodiem. Tādēļ, ka sistēma izseko prasmes un sertifikātus, jūs nosūtāt pareizo cilvēku pirmoreiz. Vēl un vēl, tas ietaupa braucienu, aizsargā jūsu logu un patur jūsu nedēļu no haosa. Tā jūs padarāt SLA par normālām, nevis heroiskām.

Kur automatizēta plānošanas programmatūra ietilpst jūsu komplektā

Lielākajā daļā komandu jau darbojas CRM vai biļešu sistēma. Grafiks ir tilts starp solījumu un kravas automašīnu. Turiet tiltu vieglu un uzticamu. Automatizēta plānošanas programmatūra vajadzētu lasīt darba detaļas, izkārtot darbu, maršrutēt dienu un rakstīt atpakaļ laiku un piezīmes, kad darbs ir pabeigts. Ja jūs augat vai nepieciešami uzlaboti ziņojumi, izmantojiet elastīgu platformu, piemēram, Shifton’s darbaspēka vadības komplektu, lai pievienotu prognozēšanu, darba tiesību pārbaudes un algas gatavus eksporta failus. Mērķis nav vairāk ekrānu; tas ir vienots avots patiesībai priekš “kurš dodas, kur un kad”, kuru visi uzticas.

Pastāvīgs aicinājums darbībai

Jums nav vajadzīgs liels projekts, lai iegūtu īstus ieguvumus. Ielādējiet savus darbus, piespiediet “auto” un virzīt plānu nedēļu. Vērojiet, kā ceļošanas samazinās un atjauninājumi kļūst mierīgāki. Ja tas palīdz, turpiniet. Ja ne, jūs iemācījāties ātri. Jebkurā gadījumā jūs varat sākt šodien. Izveidojiet savu darba vietu reģistrācijas lapā, izpētīt iespējas Lauku pakalpojumu vadībā vai rezervēt demonstrāciju ātrai, praktiskai ekskursijai. Jūsu pirmais mēnesis ir mūsu dāvinājums — izmantojiet to, lai pierādītu izmaiņas savos reālajos maršrutos.

FAQ

Cik ātri mēs varam ieviest automatizētu plānošanas programmatūru?

Lielākā daļa komandu ielādē atrašanās vietas un darbus vienā dienā, uzaicina komandu un darbojas dzīvajā jau tajā pašā nedēļā. Sāciet ar divām veidnēm un pievienojiet detaļas, mācoties.

Vai tas darbojas jauktajām komandām — darbiniekiem un darbuzņēmējiem?

Jā. Piešķiriet lomas, prasmes un piekļuvi tādā pašā veidā. Darbuzņēmēji var reģistrēt laiku un saņemt atjauninājumus mobilajā ierīcē, neredzot privātas datus.

Kā automatizēta plānošanas programmatūra tiek galā ar pēdējās minūtes izmaiņām?

Ievietojiet jauno darbu, atzīmējiet to kā prioritāru, un dēlis pārmaršrutē. Sistēma nosūta vienotu atjauninājumu ar jaunu ETA un piezīmēm pareizajam tehniķim.

Vai mēs varam saglabāt savu CRM un tomēr izmantot plānošanu?

Pilnīgi noteikti. Izmantojiet plānošanu kā dzīvo slāni starp biļetēm un kravas automašīnām. Sinhronizējiet darbus uz iekšienē, nosūtiet atpakaļ laiku un piezīmes caur API vai iebūvētiem savienotājiem.

Ko mums vajadzētu mērīt, lai redzētu, vai tas darbojas?

Izsekojiet palaistos ierašanās logus, ceļošanas minūtes uz darbu, pirmoreiz veikto darbu un virsstundas stundas. Ja šie rādītāji tendējas uz leju mēneša laikā, jūsu jaunais ritms darbojas.