Gudra Laika Uzskaite: Dariet un Nedariet, Kuras Nevar Ignorēt

Mūsdienu bizness tiek veikts minūtēs. Zaudē tās, un tu zaudē naudu, uzticību un juridisku drošību. Sasniedz tās, un tu iegūsti tīrākas algas, laimīgākas komandas un lēmumus, kas balstīti uz realitāti, nevis minējumiem. Šis ceļvedis paskaidro praktiskos labo un slikto piemērus, rīkus un ieviešanas soļus, lai tu varētu beigt cīnīties ar izklājlapām un sākt veikt dzīvotspējīgu uzņēmējdarbību.

Kāpēc laikapošana vēl joprojām ir svarīga 2025.gadā

Darba izmaksas ir tavas lielākās kontrolējamās izmaksas. Precīza laikapošana nodrošina datus to kontrolēšanai: tu redzi, kur maiņas noslīd, kur virsstundas pieaug un kur slēpjas brīvais laiks. Tā tevi aizsargā revīzijās, pierāda atbilstību darba likumiem un iekļauj taisnīgumu algas lapās. Arī darbinieki no tā gūst labumu: tīras uzskaites nozīmē, ka viņi tiek apmaksāti par savu darbu laikā un bez strīdiem. Īsumā, kad laikapošana ir precīza, visi uzvar.

Kādām nolūkām patiešām paredzēti precīzi ieraksti

Stundas ir vairāk nekā tikai algas apmaksas materiāls. Tās ir pierādījumi strīdos, iespējamie dati kapacitātes plānošanai un informācija cenu noteikšanas lēmumiem. Kad ieraksti ir pilnīgi, līdz pat minūtēm un pielāgojuma iemesliem, tu vari redzēt modeļus: hroniskas novēlotas sākšanās, projekti, kas vienmēr pārsniedz termiņus, nodaļas, kas izmanto virsstundas, lai sasniegtu mērķus. Ar šādu skaidrību tu ne tikai “maksā cilvēkiem pareizi”; tu noregulē darbinieku, servisu līmeņu un peļņas robežas.

Labās lietas: ieradumi, kas uztur stundu precizitāti

Izvēlies vienu patiesības avotu. Viena platforma novērš versiju haosu. Ja trīs sistēmas uzglabā stundas, ir garantēti strīdi.Automatizē stundu reģistrāciju. Ļauj cilvēkiem sākt un apturēt maiņas lietotnē, kioska vai pārlūkā. Automatizācija samazina transkripcijas kļūdas un novērš “es aizmirsu to pierakstīt” atrunas.Iegūst kontekstu. Lūdz darba kodus, atrašanās vietas vai uzdevumu birkas blakus stundām. Konteksts pārvērš neapstrādātu laiku izmaksu analītikā.Pārskati reālajā laikā. Dienas pārskati pārspēj mēneša beigu arheoloģiju. Vadītājiem būtu jāpārskata informācijas paneļi un jānovērš anomālijas, kamēr atmiņas ir svaigas.Apmāci visus. Piecu minūšu demonstrācija pirmajā dienā ietaupa stundas korekciju vēlāk. Raksti īsu SOP, dalies ar ekrānuzņēmumiem un veic pārbaudes par izpratni.Iestati ģeozonu vai ierīces noteikumus, ja nepieciešams. Lauka komandām ierobežo, kur cilvēki var reģistrēt laiku vai kuru ierīci var izmantot. Tas novērš draudzības darba veikšanu bez policijas uzraudzības.Parādi darbiniekiem viņu pašu datus. Caurredzamība veido uzticību. Ja cilvēki var atvērt lietotni un redzēt savas stundas, viņi varēs ātrāk pamanīt kļūdas, nevis pēc algas slēgšanas.Saglabā pārtraukumus, ceļojumus un apmācību laiku ierakstā. Neproduktīvs nenozīmē neapmaksātu daudzās jurisdikcijās. Skaties to skaidri, lai zinātu, ko atlīdzināt.Iekonservē periodus. Kad algas saraksts par nedēļu ir apstiprināts, sastingst to. Nekas ātrāk nezaudē uzticību kā klusējošā retro rediģēšana.

Laika uzskaites metrikas, kuras tev jāpārvalda

Pārvaldi kopējās stundas, virsstundu stundas, novēlotus/agrākus nospiešanas, neatļauto laiku (bez darba koda), manuālās rediģēšanas un apstiprinājuma kavējumu (laiks no iesniegšanas līdz apstiprināšanai). Skaties rediģēšanas likmi uz vadītāju – pārāk augsta nozīmē sliktu apmācību vai ļaunprātīgu izmantošanu. Salīdzini plānotās vs. faktiskās stundas, lai notvertu sistēmisku novirzi. Laika gaitā šīs laika uzskaites metrikas atklāj, vai tavs process pieež vai izplūst.

Sliktās lietas: kļūdas, kas tevi maksā naudu

Nedari to sarežģītu. Ja stundu reģistrēšana aizņem vairāk par minūti, cilvēki to vilto vai aizmirst. Veido divos pieskārienos, nevis desmitos.Neaizkavē algas korekcijas. Ja kāds ziņo par iztrūkstošu stundu, labojiet to šajā ciklā. Kavēšanās rada aizvainojumu un tiesisku risku.Nesakrauj noteikumus. Ja politika ir aprakstīta rokasgrāmatā, kuru neviens nelasa, sagatavojies aizstāvībai "es nezināju". Apkop noteikumus uz sienas, lietotnē un ieviešanas laikā.Nepievērs uzmanību sīkiem labojumiem. Pāris "noapaļošanas" katram cilvēkam saskaita kopā. Modeļa analīze atklāj ļaunprātīgu izmantošanu pirms tā kļūst par kultūru.Nezaudē darba laika lapas. Mākoņkrātuve ar pieejas tiesībām pēc lomas ir labāka par USB stick un e-pasta pielikumiem. Dublēt automātiski.Nepalaid vaļā ārpus darba laika darbu. Laba griba var pārvērsties tiesās. Ja kāds palīdz "tikai piecas minūtes," pieraksti to. Tad izlem, vai apmaksāt vai aizliegt, - bet pieraksti to vispirms.Neparedzi atmiņu. Nedēļas atjaunošana no tērzēšanas logiem ir murgs. Reāllaika ievade vai nekas.Neaizmirsti pārtraukumus. Daudzi likumi pieprasa apmaksātus vai neapmaksātus noteiktu garumu pārtraukumus. Ja tie tiek izlaisti vai netiek pierakstīti, soda naudas tērē naudu.Nepadarītu apstiprinājumus pārāk sarežģītus. Padari to par vienu klikšķi darbiniekiem uz iesniegšanu un vienu klikšķi vadītājiem uz apstiprināšanu. Birokrātijas slāņi vairo īsceļus.

Izveido skaidru politiku, kuru visi var saprast

Politikas nedarbojas, ja tās izklausās kā juridiskas grāmatas. Saglabā savu uz vienas lapas:

• Kas ieraksta: visi, kas nav atbrīvoti no izvairīšanās no darba, un arī atbrīvotie, kad ceļo vai apmācās.
• Kā ierakstīt: lietotnes ikona → “Sākuma maiņa,” pievieno projekta kodu, “Beigu maiņa.” Pārtraukuma poga pusdienām. Rediģēšanas pieprasījumi caur formu, nevis tieši.
• Termiņi: iesniegumi līdz 10:00 pirmdien; vadītāju apstiprinājumi līdz pusdienlaikam.
• Rediģēšana: tikai algas departaments var izmainīt apstiprinātus periodus; visas izmaiņas tiek reģistrētas.
• Aizliegums ārpus darba laika: jebkurš darbs bez ierakstīta laika ir aizliegts un joprojām tiks apmaksāts, ja tas notiks.
• Sekas: atkārtota neatbilstība izraisa apmācību, vēlāk disciplīnu.

Publicē šo politiku ieviešanas laikā, Slack un uz fiziska paziņojumu dēļa. Pārskati to ik gadu, kad likumi vai darba plūsmas mainās.

Izvēloties pareizo rīku: kāpēc Shifton ir piemērota izvēle

Tev nevajag divdesmit funkcijas; tev vajag pareizās piecas, ja tās tiek labi izpildītas. Shifton piedāvā:

• Mobilo un tīmekļa laika uzskaiti ar GPS vai IP ierobežojumiem.
• Automātiski ģenerētas digitālās darba laika lapas gatavas pārskatīšanai un eksportēšanai.
• Reālās laika paneļi kas izceļ anomālijas pirms algas dienas.
• Pamatojoties uz lomām apstiprinājumi lai kontrolētu un auditu rediģējumus.
• Algu integrācijas tā, lai laiks pārietu tieši uz tavu grāmatvedības kaudzi.

Visbeidzot, Shifton ir ātrs. Ja darbinieki ienīst saskarni, viņi to ignorēs. Ja vadītāji nespēj pamanīt problēmas sekundēs, viņi tās ignorēs. Shifton samazina berzi, lai pieņemšana notiktu viegli.

30 dienu ieviešanas plāns

1.–3. diena: Kartē savu pašreizējo plūsmu. No kurienes nāk stundas? Kurš apstiprina? Cik bieži parādās kļūdas? Pieraksti sāpju punktus.4.–7. diena: Konfigurē Shifton. Izveido komandas, lomas, algu periodus, pārtraukuma noteikumus un ģeozonas. Importē darbinieku sarakstus.8.–10. diena: Uzraksti vienas lapas politiku. Iekļauj ekrānuzņēmumus. Pārveido, ja nepieciešams.11.–14. diena: Testē ar vienu komandu. Vāc atsauksmes. Labo neskaidras pogas vai trūkstošos kodus.15.–18. diena: Apmāci vadītājus. Parādi viņiem informācijas panelus, labojumu žurnālus un apstiprināšanas soļus.19.–22. diena: Apmāci visus citus. Piecu minūšu darbavietas sesijas vai īss video.23.–26. diena: Sāc darbu. Vadīt pirmo nedēļu pilnīgi digitāli. Vēro metrikas.27.–30. diena: Pārskati un pielāgo. Stingrini noteikumus, dzēs nelietotus kodus un publiski svini ātrās uzvaras.

Speciālie gadījumi: Apmācība, Ceļošana, Pārtraukumi, Tāldarbs

Apmācība: Ja dalība ir obligāta vai saistīta ar darbu, ieraksti un apmaksā to. Piesaisti to apmācībām, lai analizētu izmaksu.Ceļošana: Brauciena laiks parasti netiek apmaksāts; ceļošana starp darba vietām dienā parasti tiek apmaksāta. Ieraksti sākumu/beigas, kilometeru skaitu un mērķi.Pārtraukumi: Sniedz pārtraukuma pogu. Pieprasi izvēlēties apmaksātu/neapmaksātu, ja jūsu jurisdikcija to atšķir.Attālināts darbs: Izmanto ierīču vai atrašanās vietas noteikumus, ja iespējams, bet līdzsvaro uzticību ar privātumu. Skaidri sākuma/beigu nosacījumi ir svarīgāki par spiegprogrammatūru.Darba laiks pēc pieprasījuma: Nosaki, kas tiek uzskatīts par “nodarbinātu gaidīšanu” pret “brīvu, lai dotu”. Ieraksti abi veidus atsevišķi, lai saglabātu atbilstību.

Ievērot atbilstību, nekļūstot par juristu

Tev nav jāmācās no galvas katrs likums. Tev jāintegrē atbilstība procesā:

• Atbilstini algu periodus ar likumā noteiktajiem termiņiem algu izmaksai.
• Ieraksti labojumus: kurš mainīja, ko, kad un kāpēc.
• Saglabā ierakstus uz pieprasītajiem gadiem (bieži 2–4; nodokļu noteikumi var pieprasīt vairāk).
• Pārvaldi nepilngadīgos vai īpašas kategorijas atsevišķi, ja likumi ierobežo viņu stundas.
• Dokumentējiet izlaistus pārtraukumus un koriģējošas darbības.

Ja rodas šaubas, apmaksājiet laiku un vēlāk koriģējiet politiku. Soda un pagājušie algas mēdz izmaksāt vairāk nekā pareiza alga.

Biežāk uzdotie jautājumi

Ko darīt, ja kāds aizmirst pierakstīties? Pieprasīt vienas dienas labojumu formu ar vadītāja apstiprinājumu. Ierobežot, cik daudz mēnesī pirms tiek piedāvāta apmācība.Kā novērst "drauga pierakstīšanos"? Izmantot PIN plus foto, GPS vai ierīces piesaisti. Paziņot par nejaušām pārbaudēm.Vai mēs varam noapaļot līdz tuvākajām 5 minūtēm? Daži likumi ļauj minimālu noapaļošanu, ja tas attiecas uz darbinieku vienādi laika gaitā. Drošāks ceļš: ierakstīt precīzas minūtes.Vai algotiem darbiniekiem jāseko līdzi laikam? Ja viņi ir atbrīvoti, varbūt ne ikdienā, bet sekošana projektiem un ceļojumiem uztur izmaksu datus tīrus. Ja viņi nav atbrīvoti, jā.Cik ilgi jāglabā ieraksti? Vismaz divi gadi attiecībā uz algām un stundām; četri vai vairāk par nodokļiem daudzviet. Pārbaudiet vietējos noteikumus.Kas attiecībā uz līgumslēdzējiem? Fiksējiet arī viņu stundas vai piegādes. Tev nepieciešami dati par izmaksām un norēķiniem, pat ja algas likumi atšķiras.

Veiktspējas rādītāji un nepārtraukta uzlabošana

Procesu, kuru nemēra, bojājas. Pārbaudiet mēreno metrikas ar vadītājiem katru mēnesi:

• Apstiprinājuma kavējums (mērķis: zem 24 stundām)
• Procentuālā daļa labojumu periodā
• Neparādītais pret novēloto uzskaitījumu
• Virsstunda kā % no kopējām stundām
• Pārtraukumu atbilstības rādītājs
• Ieplānotās pret faktiskajām stundām attiecība
• Izmaksas uz darba stundu katram projektam

Iestatīt ceturkšņu mērķus: "Samazināt labojumu likmi no 12% līdz 5%", "Samazināt virsstundas par 15% ar gudrāku plānošanu". Piesaistiet tos bonusiem vai komandas OKR, lai laika uzskaite būtu svarīga visiem.

Pēdējais vārds

Precīzi stundu ieraksti nenozīmē mikropārvaldīšanu – tie nozīmē, kā vadīt saprātīgu, taisnīgu un pelnošu uzņēmumu. Saglabā noteikumus vienkāršus, rīku viegli lietojamu, un datus caurspīdīgus. Dariet pareizās lietas katru dienu, izvairieties no biežākajām kļūmēm un ļaujiet Shifton tikt galā ar grūto darbu, lai tu varētu pievērsties izaugsmei.

No papīra uz digitālo: Migrācijas Kontrolsaraksts

Pāreja no papīra uz digitālo var izklausīties biedējoši, bet sāpes rodas no slikti plānota procesa, nevis no pašas pārejas. Strukturētā migrācija samazina neskaidrības. Sāc ar visu pašreizējo laika uzskaites veidņu, izklājlapu un noteikumu savākšanu. Etiķetē, kas paliek, kas dodas prom, un kas jāpārskaita sistēmas iestatījumos. Tad notīri savu darbinieku sarakstu: nekādu dublikātu, sastāv vārdus, pareizas lomas. Tālāk izveido minimālu testēšanas vidi: dažus darbiniekus, dažus darba kodus, un vienu algu periodu. Vas mēģinājums nedēļas laikā. Pamaniet skarbas malas – kā trūkstoši lauki, mulsinošas etiķetes vai aizbloķēti apstiprinājumi. Labo to tagad, nevis algas dienā. Visbeidzot, paziņojiet par pārejas datumu, atbalsta kontaktiem un kārtību, kā rīkoties, lai darbinieki zinātu, kā saņemt palīdzību, kad kaut kas šķiet nepareizs. Ar šo struktūru digitālā laika uztveršana kļūst par otro dabu.Pārejas laikā atkārtojiet vārdu, par kuru rūp visiem: vienkāršība. Ja lauks neveicina ziņojumus, rēķinus vai atbilstību, atmetiet to. Katrs papildu lauks palēnina cilvēkus. Digitālās sistēmas var savākt bezgalīgus datus, bet tev to nevajadzētu darīt. Savākt, kas ir svarīgs, un ignorēt pārējo. Šī disciplīna uztur laika uzskaiti lieenu un ilgtspējīgu.

Datu pieslēgšana algu un grāmatvedības uzskaitei

Stundu integrēšana ar algu un grāmatvedību ir tas, kur automatizācija atmaksājas. CSV eksportēšana un skaitļu pārrakstīšana izraisa kļūdas. Tā vietā kartē laukus vienreiz – parastās stundas, virsstundas, apmaksāti pārtraukumi, neapmaksāts laiks – un iestati tos, lai tie darbotos automātiski pēc apstiprinājuma. Izpalīdziet paralēlu algu vienam ciklam, lai pārbaudītu, vai summē sakrīt. Ja tās nesakrīt, pārbaudiet noapaļošanas noteikumus, laika joslu iestatījumus un virsstundas trigerus.Shifton eksporti un API ļauj sinhronizēt ar lielāko daļu algu sniedzēju. Izmantojiet tos. Jo mazāk manuālu pieskārienu iegūst jūsu dati, jo mazāk iespēju tiem ir mainīties. Un, kad revidenti prasa, kā numurs tika aprēķināts, jūs varat norādīt uz skaidru ķēdi: nospiešana → apstiprinājums → eksports → algas lapa. Šī izsekojamība ir visa jēga apzinātai laika uzskaites uzturēšanai, pat ja tas nav skaidri izteikts.

Privātums, drošība un ētika

Stundas ir personas dati. Atrašanās vietas ir vēl jutīgākas. Attietieties pret tiem ar respektu. Informaties darbiniekus, kas tiek uzskaitīts, kādēļ un cik ilgi tas tiek glabāts. Piedāvājiet caurspīdīguma paneļus, lai viņi redz tos pašus žurnalus, ko jūs redzat. Ierobežojiet piekļuvi pēc lomas: vadītājiem jāredz sava komanda, algām jāredz summas, IT drīkst skart tikai konfigurācijas. Šifrējiet rezerves kopijas un dzēsiet vecos ierakstus atbilstoši likumiem un politikai.Ētika pārsniedz atbilstību. Neizmantojiet laika uzskaites žurnālus, lai izķidātu tualetes pārtraukumus vai sodītu kādu, kurš palicis piecas minūtes vēlāk, lai palīdzētu klientam. Izmantojiet datus, lai uzlabotu personāla plānus, nevis spiegošanai. Kad cilvēki uzticas jūsu motīviem, pieņemšana ievērojami paaugstinās.

Reālās pasaules situācijas (un kā no tām izvairīties)

Skatīsim trīs īsos scenārijus, kas parāda, kā mazās atšķirības var pārvērsties par lielām problēmām:Scenārijs 1: Vēlais piespiedējs. Aleks vienmēr kavējas par trīs līdz piecām minūtēm, tad rediģē ierakstus piektdien, lai izskatītos punktuāli. Bez rediģēšanas žurnalēm tu nekad nepamanītu. Ar Shifton, rediģēšanas biežums parādās informācijas panelī. Tu apmāci Aleksu, pielāgo maiņas sākuma laiku, un problēma mierīgi izzūd.Scenārijs 2: Neapmaksāta apmācības diena. Tavi tehniķi apmeklē obligāto drošības sesiju. Neviens neieraksta stundas, jo "tas nebija plānots." Mēnešus vēlāk, darba inspektors pieprasa maksājuma pierādījumu. Tā kā tu pieprasīji, lai visi notikumi tiktu reģistrēti ar 'Apmācības' kodu, tu nekavējoties ģenerējat ierakstus un izvairies no sodiem.Scenārijs 3: Nozaudētā klēpjdatora izklājlapas. Vadītājs turēja galveno laika uzskaites lapas personīgajā ierīcē, kas tika nozagta. Tagad pusgada ieraksti ir pazuduši. Mākoņuzglabāta laika uzskaite to novērš; katrs pieraksts tiek saglabāts dublēts un pastāvīgi, glābjot jūs no algas haosa.

Uzlabojumu cikls

Metrikas ir svarīgas, taču vēl svarīgāka ir rīcība. Ieplānojiet katru mēnesi 30 minūšu pārskatu ar katru departamenta vadītāju. Skatieties vienu un to pašu informācijas paneli katru reizi, lai tendences būtu acīmredzamas. Jautājiet: Kas izraisīja virsstundas? Kuri uzdevumi radīja visvairāk nepiešķirto laika? Kur kavējās apstiprinājumi? Izlemiet par vienu izmaiņu, ko pārbaudīt nākamajā mēnesī - darbinieku pārbīdi, politikas atgādinājumu, grafika veidni. Cilpa ir Novērot → Izlemt → Rīkoties → Mērīt. Gada laikā šie mazie cikli nostiprina jūsu Laika uzskaites procesu, līdz tas darbojas automātiski.

Iesaukšanas skripts, ko varat kopēt

Šeit ir kompakts skripts jūsu iesaukšanas trenerim vai video stāstītājam:

1. Atveriet Shifton aplikāciju. Pieskarieties Sākt maiņu. Ja tiek prasīts, izvēlieties projektu vai klientu.
2. Ņemat pusdienas? Pieskarieties Sākt pārtraukumu. Kad atgriežaties, pieskarieties Beigt pārtraukumu.
3. Diena beigusies? Pieskarieties Beigt maiņu. Divreiz pārbaudiet parādītās stundas.
4. Vajag izlabot kaut ko? Iesniedziet rediģēšanas pieprasījumu aplikācijā. Ne DM savam vadītājam.
5. Pirmdienas rītā, apstipriniet pagājušās nedēļas stundas Manā laika lapā cilnē.

Šis skripts pārvērš abstraktus Laika uzskaites noteikumus konkrētās darbībās, kurām jauns darbinieks var sekot, neuzdodot nevienu jautājumu.

Terminu vārdnīca, ko visiem jādalās

Vārdnīcas saglabā strīdus. Kad jūs vienreiz definējat galvenos terminus, jūs pārtraucat tos no jauna izskatīt katru reizi, kad kāds pievienojas. Šeit ir dažas, kuras jums vajadzētu nostiprināt:

• Regulārās stundas: Jebkurš darbs ierobežotā laikā.
• Virsstundas: Stundas, kas pārsniedz dienas vai nedēļas sliekšņus, ko nosaka likums vai politika.
• Apmaksāts pārtraukums: Īss atpūtas laiks, kas tiek ieskaitīts darba stundai.
• Neapmaksāts pārtraukums: Garāks ēdināšanas periods, kas netiek iekļauts darba stundās.
• Labojums: Jebkura manuāla izmaiņa oriģinālajā ciparnicā, ieskaitot laiku, kodu vai atrašanās vietu.
• Apstiprinājums: Vadītāja apstiprinājums, ka ieraksts ir pareizs un gatavs algas izmaksai.

Pievienojiet šīs definīcijas savai politikai, lai visi runā vienā valodā. Vienotība ir uzticamas Laika uzskaites pamats.

Investīciju atdeves pierādīšana vadībai

Investīciju atdeves aprēķināšana uztur vadību iesaistītu. Šeit ir vienkārša formula: ROI = (Izvairītie kļūdas + administratīvie ietaupījumi + samazinātas virsstundas) − programmatūras izmaksas.Pieņemsim, ka jūs maksājāt trim administratoriem 10 stundas mēnesī katram, lai labotu laika lapas. Pāreja uz automatizētu Laika uzskaiti samazina to līdz divām stundām. Pie 25 $/stundā, jūs ietaupāt 600 $ mēnesī. Ja nejaušs virsstundas samazinās par 15 stundām, pie 35 $/stundā, tas ir vēl 525 $. Pievienojiet vienu izvairītu tiesas prasību gadā un matemātika kļūst smieklīga. Pēc jūsu pirmā ceturkšņa ar Shifton, prezentējiet šos skaitļus, lai nodrošinātu pastāvīgu apstiprinājumu.

Vairāk īsu atbilžu

Ko darīt, ja kāds aizmirst izrakstīties? Automātiski beidziet maiņas pēc noteikta laika un paziņojiet gan darbiniekam, gan vadītājam. Pieprasiet apstiprinājumu nākamajā rītā.Kā mēs rīkojamies ar algotiem darbiniekiem, kuri laiku pa laikam veic stundu darbu? Izveidojiet īpašu kodu un prasiet viņiem reģistrēt tikai šos gabalus. Tas saglabā revīzijas tīras, nepārkarinot tās ar administratīvajām darbiniecēm.Vai mēs varam dzēst ierakstus? Nekad. Atzīmējiet tos kā spēkā neesošus un pievienojiet iemeslu, bet saglabājiet rindu. Dzēšana iznīcina auditācijas ceļus.Cik bieži mums ir jāpārbauda žurnāli? Ceturksnī uz komandai, kā arī reizi gadā visai kompānijai. Rotējiet pārbaudītājus, lai neviens nepārbauda paša datu ceļu.Kāda ir labākā ierīce, lai reģistrētos uz vietas? Sienā uzstādīts planšetdators ir lēts un uzticams. Vienkārši nostipriniet to uz aplikācijas un piespiediet stabilam tīklam.

Viena lapas politikas veidne un vadītāja krāpšanās lapa

Rakstiska veidne palīdz startēt ātri. Kopējiet, ielīmējiet un pielāgojiet:Mērķis — Mūsu Laika uzskaites process pastāv, lai nodrošinātu, ka katrs darbinieks saņem pareizo algu, darba likumi tiek ievēroti, un vadība saņem uzticamu informāciju plānošanai. Konsekventa Laika uzskaite aizsargā gan uzņēmumu, gan jūs.Darbības joma — Šī politika attiecas uz visiem stundu darbiniekiem un uz algotiem darbiniekiem, kad tie veic stundu uzdevumus, ceļo, apmāca vai strādā papildus maiņas. Nevienam nav atļauts izvairīties no Laika uzskaites, kad uz šiem nosacījumiem attiecas.Atbildības — Darbinieki reģistrē savas pašsavlaicīgi; vadītāji pārbauda un apstiprina; algas auditi un eksportē. Laika uzskaites nodošana kolēģim ir aizliegta.Metode — Izmantojiet Shifton mobilo vai tīmekļa aplikāciju visiem ciparnīcām. Ja sistēma neizdodas, 24 stundu laikā iesniedziet manuālu Laika uzskaites labojuma formu. Atkārtoti iesniegumi izraisa treniņu.Precizitāte — Ievadiet laiku reālajā laikā. Laika pārkonstruēšana vēlāk nav pieņemama, izņemot izslēgšanas laikā. Jebkura tīša Laika uzskaites datu viltošana ir disciplinārā pārkāpšana.Pārtraukumi — Uzsāciet un beidziet visas ēdināšanas vai atpūtas pārtraukumus aplikācijā. Ja jūs nokavējat pārtraukumu, uzrakstiet to un paziņojiet savam vadītājam; nedokumentēti pārtraukumi rada algu un atbilstības problēmas.Labojumi — Tikai algas var mainīt apstiprinātos ierakstus. Katrs labojums ir reģistrēts. Labojumi bez piezīmes tiks noraidīti. Uzticēšanās Laika uzskaitei ir atkarīga no redzamas takas.Darbs bez ierakstiem — Strādāt bez reģistrēšanas ir aizliegts. Ja veicat jebkādu darbu, jums ir jāizmanto Laika uzskaites sistēma. Uzņēmums maksās par visiem darbiem, ko tas atļauj vai cieš, bet atkārtoti pārkāpumi noveduši pie disciplināras darbības.Glabāšana — Ieraksti tiek glabāti vismaz četrus gadus. Laika uzskaites žurnāli ir konfidenciāli un dalīti tikai ar tiem, kuriem tie nepieciešami, lai veiktu savu darbu.Jautājumi — Virziet visus politikas vai sistēmas jautājumus HR vai algas nodaļai, nevis nejaušiem kolēģiem, lai atbildes paliktu konsekventas. Ja domājat, ka Laika uzskaites aplikācija darbojas nepareizi, nekavējoties ziņojiet par to.Vadītāji saņem papildu krāpšanās lapu:

• Katru dienu pirms pusdienām pārbaudiet informācijas paneli. Redziet trūkstošos ciparnīcas un pamudiniet cilvēkus tajā pašā dienā. Ātrākas labojumi nozīmē tīrākas Laika uzskaites statistikas nedēļas beigās.
• Apstipriniet vai noraidiet iesniegumus 24 stundu laikā. Lēni apstiprinājumi bloķē algas izmaksu plūsmu. Veselīga Laika uzskaites plūsma ir tāda, kurā nekas nepaliek gaidošā stāvoklī.
• Skatieties labojumu attiecību. Ja viena cilvēka Laika uzskaitei pastāvīgi vajag labojumus, apmāciniet viņu vai vienkāršojiet viņa darbplūsmu.
• Eksportējiet pēc grafika. Vēlu eksports iznīcina uzticību, ka alga būs precīza. Apstrādājiet Laika uzskaites termiņus kā rēķinu termiņus — nepārprotami.

Kad jūs šo veidni izturaties kā dzīvu dokumentu un pielāgojat to pēc reāliem datiem, Laika uzskaites kultūra nobriest dabiskā veidā. Cilvēki vairs nesūdzēsies par to kā par pienākumu, bet sāks rādīt to kā drošības tīkliņu.Lai stiprinātu uzvedību, pievienojiet mazas motivācijas. Nosviniet ceturksni ar 98% savlaicīgu Laika uzskaites iesniegumu. Izceļiet komandas, kurām nav neviena manuāla labojuma. Atzīšana maksā maz, bet padara rutīnu jēgpilnu.Visbeidzot, atcerieties, ka instrumenti neglābs sakropļotu ieradumu. Shifton samazina klikšķu un kļūdu skaitu, taču vadībai joprojām jāmodelē tīra Laika uzskaite: vadītāji piesakās lauka dienās, vadītāji reģistrē apmācības stundas, visi ievēro vienus un tos pašus noteikumus. Sekotība no augšas nostiprina ieradumu visās citās vietās.

Algu piektdienas pārbaudes saraksts (un mītu šķembu saraksts)

Cilvēki mīl kontrolsarakstus, jo tie samazina domāšanu stresa dienās. Izmantojiet šo katru algu piektdienu:

1. Atveriet informācijas paneli un filtrējiet pēc "Iztrūkstošs beigu laiks." Tūlīt brīdiniet šos darbiniekus.
2. Sakārtojiet pēc neapstiprinātajiem ierakstiem. Atgādiniet vadītājiem paša sarunā, nevis pa e-pastu, kas iestieg.
3. Skenējiet ekstremālām maiņas garumiem (mazāk par 30 minūtēm vai vairāk par 16 stundām). Tā gandrīz vienmēr ir ievades kļūda.
4. Pārbaudiet pārtraukumu ievērošanu pret juridiskajiem minimumiem. Ja kāds izlaida, atzīmējiet iemeslu un koriģējošu darbību.
5. Eksportējiet projekta failu un izlases veidā pārbaudiet desmit cilvēku skaitu. Skatieties decimāldaļas, kas šķiet nepareizas, vai kategorijas, kuras nesakrīt.
6. Bloķējiet periodu tiklīdz alga tiek apstiprināta. Norādiet, ka retrospektīvas izmaiņas prasa oficiālu pieprasījumu.

Šis rituāls ilgst 20 minūtes, kad to izmanto. Tā neievērošana vēlāk izmaksās stundas, kad sāks izbazūnēt dīvaini e-pastos.Noslēdziet dažu mītu šķembas ar pēdējo:“Mana komanda ir maza, tādēļ manuāla izsekošana ir laba.” Mazas komandas aug. Paradumi, kas veidojās pie desmit cilvēkiem, sašķīst pie divdesmit. Sāciet tīri, lai nevajadzētu pārbūvēt, kad esat spiediens.“Programmatūra ir dārga.” Salīdziniet abonēšanas maksu ar vienu algas kļūdu, kas izraisa sodus vai ar algu stundas, kas pavadītas, labošanas izklājlapēs. Matemātika gandrīz vienmēr dod priekšroku automatizācijai.“Darbinieki ienīks, ka tiek izsekoti.” Viņi vēl vairāk ienīst, ka tiek nepietiekami apmaksāti vai lūgti atcerēties pagājušā otrdiena. Kad jums izskaidro ieguvumu - taisnību un ātru samaksu - pieņemšana ir gludāka, nekā jūs sagaidāt.“Mēs darīsim to vēlāk.” Vēlāk parasti nozīmē, kad regulators jau uzdod jautājumus. Ieviesiet sistēmu tagad, un jūs gulēsiet labāk, kad šī diena pienāks.

Labi, tāpēc, kas tālāk?

Gatavi aizstāt haosu ar skaidrību? Atveriet Shifton, izveidojiet savu pirmo maiņas veidni un uzaiciniet divus uzraugus šodien. Palaidiet mikropilotprojektu trīs dienas. Novērojiet, kas sabrūk. Labojiet to. Pēc tam paplašiniet. Inerce pārspēj pilnību. Jums nav nepieciešama darba grupa vai sešu mēnešu komiteja. Jums vajag lēmumu un kalendāra ielūgumu uz rītdienas rītu. Iestatiet to, dalieties ar to un kustieties. Jūsu komanda pateiksies, algas maksājumi būs vieglāk izelpojami, un vadība beidzot redzēs uzticamus darba datus.