Dalītā maiņa, viegli saprotama: kas tā ir, kam tā palīdz un kā to pareizi vadīt

Biznesa vadīšana bieži nozīmē tikt galā ar intensīvām darbavirsotnēm un mierīgām ielejām vienā dienā. Tāpēc, kur dalītā maiņa var palīdzēt: jūs sadalāt vienu darba dienu divos darba blokos ar garu neapmaksātu pārtraukumu pa vidu. Piemēram, cilvēks var strādāt no 7:00–11:00 un 16:00–20:00, nevis vienā nepārtrauktā 8 stundu blokā. Šis grafiks ir izplatīts restorānos, mazumtirdzniecībā, viesmīlības nozarē, piegādēs, zvanu centros un jebkurās darbībās, kurām ir pusdienu vai vakara augsta slodze. Tas ir arī noderīgs komandām, kurām nepieciešama pārklāšana laika zonās bez nakts piemaksām. Šajā vadlīnijā mēs skaidrosim šo ideju ikdienas valodā, norādīsim reālos ieguvumus un kompromisus, sniegsim juridiskus un algas pamatprincipus, kā arī dalīsimies ar soļiem un gataviem piemēriem, lai jūs varētu izlemt, vai šis formāts atbilst jūsu darba vietai.

Kas tas ir vienkāršā angļu valodā

Iedomājieties dienu kā divas puses, ko atdala garš pārtraukums. Darbinieks strādā rīta blokā, iziet no darba vairākas stundas, tad atgriežas otrajam blokam, kad pieprasījums atkal pieaug. Galvenā atšķirība no parastām pusdienām ir pārtraukuma ilgums: tas ir pietiekami garš, lai cilvēki varētu pamest vietni un izpildīt personiskos darbus, ceļot vai pienācīgi atpūsties. Daudzviet šis formāts jāplāno iepriekš un tam jābūt saskaņotam abām pusēm; jūs nevarat vienkārši pagarināt pusdienas un to nosaukt par jaunu plānu. Kad tas ir rūpīgi izstrādāts ar skaidriem sākuma/beigu laikiem un taisnīgu paziņojumu, tas ļauj komandai aptvert patiesi aizņemtās stundas, nemaksājot par dīkstāves laiku rīta vidū.

Kad dalītā maiņa patiesi ir saprātīga

Šo grafiku vajadzētu izmantot tikai tad, kad pieprasījumam ir skaidras virsotnes un ielejas — un šīs virsotnes ir tā vērtas, lai tās apkalpotu. Ja visa diena ir nemainīga, jūs cilvēkus tikai samulsināt bez ieguvuma. Atrodiet paraugus savos datos: stundas pārdošanu, zvanu apjomu, rezervācijas, piegādes vai servisa biļetes. Ja rīti un vakari izceļas, bet pusdienlaikā dips vairākas stundas, šis formāts ir labs kandidāts. Izplatītās komandām tas ir arī veids, kā pārklāties ar agrīno EMEA un vēlo Ziemeļameriku, neprasot nakts darbu. Pārbaude ir vienkārša: ja otrais bloks konsekventi pārvērš zaudēto pieprasījumu par laimīgiem klientiem, tad šo dalītā maiņa tiek veikts pareizi.

Labs derīgums (viens rindā)

• Restorāni un kafejnīcas ar pusdienu un vakariņu augstu slodzi

• Mazumtirdzniecības veikali ar pusdienu pārtraukuma un pēc darba veikalu apmeklētājiem

• Piegāde un loģistika ar vakara saņemšanas logiem

• Viesnīcas un norises vietas ar reģistrēšanās vai pasākumu virsotnēm

• Zvanu centri un palīdzības dienesti ar rīta un vēlo trafiku

• Lauka pakalpojumi, kas koncentrē darbu ap klientu pieejamību

• Izplatītās komandas, kurām nepieciešami divi tiešas pārklāšanas logi

Ieguvumi un kompromisi

Ieguvums ir kontrole. Jūs varat pieskaņot personālu reālajam pieprasījumam, samazināt dīkstāves stundas un nodrošināt augstu apkalpošanas līmeni, kad tas ir visvērtīgākais. Daudziem darbiniekiem patīk garais dienas vidus pārtraukums: viņi var apmeklēt nodarbību, paņemt bērnus, veikt ērģijas vai atpūsties. Vadītājiem patīk skaidrākās virsotnes: īstie cilvēki ir klāt visintensīvākajos mirkļos. Negatīvais ir vidējais pārtraukums, kas var būt nogurdinošs, ja ceļošana ir ilga vai sabiedriskais transports reta. Dažos reģionos arī šai sakārtojumā ir nepieciešami piemaksas, un plānošana var kļūt sarežģīta, ja iepriekš nedomājat. Esi godīgs ar komandu: dalītā maiņa nekad nedrīkst būt pārsteigums, un tam jānāk ar skaidrām cerībām par pārtraukumiem, maksāšanas noteikumiem un virsstundām.

Dalītās maiņas izmaksu matemātika

Vispirms izdariet aprēķinus uz papīra. Uzskaitiet stundas katram blokam, neapmaksātas pārtraukuma ilgumu, paredzēto pārdošanu vai biļešu apjomu stundā un jebkādas nepieciešamās piemaksas. Salīdziniet to ar vienu nepārtrauktu maiņu: vai jūs nopelnāt vairāk vai pietiekami ietaupāt dīkstāves laiku, lai attaisnotu sarežģītību? Pievienojiet transporta vai bērnu aprūpes izmaksas, ja cilvēkiem jāceļo divas reizes. Ātra izklājlapā ar “stundas pieprasījums × nodarbinātība × alga” bieži padara lēmumu acīmredzamu. Ja grafikā ir asas virsotnes, kurās ieņēmumi vai darba apjoms pieaug, šis grafiks var atmaksāties pats. Ja nav, pieturieties pie nepārtrauktiem blokiem un lietojiet elastīgus sākuma laikus.

Juridiskas un algu pamatprincipi (pārbaudiet savu reģionu)

Noteikumi atšķiras atkarībā no valsts, štata vai pilsētas, tāpēc vienmēr pārbaudiet vietējos likumus pirms uzsākšanas. Dažās vietās nepieciešams iepriekšējs grafiku paziņojums, īpašas piemaksas atdalītām stundām vai rakstiska piekrišana. Neapmaksātam pārtraukumam jābūt pietiekami garam, lai tas tiktu uzskatīts par ārpus darba laiku; pretējā gadījumā tas var tikt uzskatīts par apmaksātu gaidīšanas laiku. Virsstundas joprojām tiek piemērotas, ja kopējais apmaksātais stundas skaits pārsniedz dienas vai nedēļas limitus. Sekojiet precīzi sākuma/beigu laikus abiem blokiem, reģistrējiet ēdienreizes un atpūtas pārtraukumus katrā blokā, kur tas nepieciešams, un saglabājiet precīzus kopumus algas aprēķiniem. Ja jūs darbojat dažādās vietās, dokumentējiet politiku pēc reģioniem, lai neviens neuzminētu, vai dalītā maiņa ir atļauta noteiktā vietā.

Kā to īstenot (soli pa solim)

Sāciet ar datiem. Izvelciet 30–60 dienu stundas pieprasījumu un atzīmējiet patiesās virsotnes. Draftējiet vienu vai divus testa grafikus vienai komandai un kopīgojiet tos agrīni ar brīvprātīgajiem. Piedāvājiet izvēles: divus četru stundu blokus vai garāku pirmo bloku un īsāku otro, atkarībā no pieprasījuma un transporta realitātēm. Pierakstiet plānu rakstiski: kas kvalificējas, brīdinājuma periodi, maiņu noteikumi, maksāšanas detaļas un kā atteikties. Testējiet divas nedēļas, tad pajautājiet komandai atsauksmes īsajā aptaujā. Saglabājiet, kas strādāja, labojiet, kas nedarīja, un tikai tad paplašiniet. Mazs, rūpīgs sākums veido uzticību; tas pierāda, ka jūs uzlabojat dienu, nevis tikai sadalāt to. Ja dalītā maiņa neuzlabo pakalpojumu vai darbinieku apmierinātību, atgrieziet to ātri.

Divi ātri piemēri, kurus varat kopēt

Piemērs A (restorāns): Rīta sagatavošana 9:00–12:00, ārpus darba 12:00–16:00, vakariņu serviss 16:00–20:00. Ieguvumi: sagatavošana pabeigta pirms pusdienām, un vakara bloks aptver slodzi bez virsstundām. Risks: garš ceļš? Piedāvājiet darbinieku maltīti un klusu telpu, ja uzturēšanās tuvumā ir vieglāka.

Piemērs B (atbalsta komanda pāri laika zonām): Pirmais bloks 7:00–11:00, lai pārklātu Eiropu/agri ASV austrumu krastu, otrais bloks 16:00–20:00, lai noslēgtu rietumu piekrasti. Ieguvumi: divi vērtīgi pārklājumi bez vēla vakara darba. Risks: konteksta maiņa — izmantojiet skaidru nodošanas veidni, lai pēcpusdienas darbs turpinātu tur, kur rīta darbs apstājās.

Veidnes un frāzes (pārņemiet šīs)

Grafika karte (ievietojiet čatā vai uz sienas)

• Persona: __________

• Bloks 1: ____ līdz ____ (apmaksāts)

• Dienas vidus pārtraukums: ____ līdz ____ (neapmaksāts)

• Bloks 2: ____ līdz ____ (apmaksāts)

• Pārtraukumi katrā blokā: ____ minūtes

• Nodošanas kontrolsaraksts: uzdevumi pabeigti, uzdevumi gaida, šķēršļi, īpašnieks

Nodošanas ziņojums (60 sekundes)

„Šodien Blokā 1 mēs pabeidzām ___ un ___; gaidošs: ___. Riksi: ___. Par Bloku 2, lūdzu, sāciet ar ___ un pārbaudiet ___ līdz ___.”

Piekrīšanas piezīme (parastā valodā)

„Es piekrītu šim sadalītajam grafikam uz norādītajiem datumiem. Es saprotu, ka neapmaksātā pārtraukuma laikā esmu ārpus darba, un ka virsstundas un piemaksas, ja ir, tiks maksātas saskaņā ar vietējiem likumiem.”

Biežākās kļūdas (un vienkārši labojumi)

Kļūda: formāta izmantošana, kad pieprasījums ir vienmērīgs.

Labojums: iekļaujiet to tikai tur, kur stundas dati rāda skaidras virsotnes.

Kļūda: paziņot personālam pēdējā brīdī.

Labojums: publicējiet grafikus agrāk; ļaujiet cilvēkiem plānot ģimeni un transportu.

Kļūda: aizmirst pārtraukumus bloku iekšpusē.

Labojums: ievērojiet juridiski nepieciešamos pārtraukumus; neslēpiet tos garajā pārtraukumā.

Kļūda: algas aprēķina mulsinošana.

Labojums: precīzi uzskaitiet abus blokus; atzīmējiet piemaksas uz algas zīmes.

Kļūda: divreiz dienā ceļošana bez atbalsta.

Labojums: piedāvājiet ceļojumu pabalstus, stāvvietu palīdzību vai klusu atpūtas zonu.

BUJ (ātri ieskati)

Ko darīt, ja kāds nevar strādāt atdalītās stundas katru dienu?

Izmantojiet to tikai dienās, kad ir skaidras virsotnes, un piedāvājiet standarta grafikus pārējās dienās.

Kā saglabāt vienādu kvalitāti?

Izmantojiet vienkāršas nodošanas piezīmes un kopīgu kontrolsarakstu, lai Bloks 2 sāktu ātri.

Vai nepilngadīgie vai noteiktas lomas var izmantot šo formātu?

Pārbaudiet vietējos darba noteikumus; dažām lomām vai vecuma grupām var būt papildu ierobežojumi.

Kā mēs mēram panākumus?

Vērojiet pakalpojumu līmeņus augstākajās stundās, darbinieku apmierinātību un kopējās darba izmaksas par produktīvu stundu. Ja visi trīs uzlabojas, jūs pieņēmāt pareizo lēmumu.