Veidojot bezstresa svētku grafikus: Praktisks ceļvedis vadītājiem

Brīvdienas rada garas rindas, aizņemtus kalendārus un vairāk brīvdienu pieprasījumu nekā parasti. Klienti tērē vairāk, projekti tiek pabeigti, un jūsu komanda vēlas būt kopā ar ģimeni. Bez skaidra plāna izceļas pārklājuma trūkumi, pāreja uz virsstundām un kvalitātes kritums. Šajā ceļvedī jums tiek piedāvāts vienkāršs, lauka pārbaudes veids, kā vadīt Brīvdienu Grafiku bez haosa. Jūs iemācīsities prognozēt pieprasījumu, piešķirt godīgas maiņas, noteikt noteikumus, kurus cilvēki respektē, un uzturēt atjauninājumus minūtēs, nevis stundās. Piemēri nāk no mazumtirdzniecības, restorāniem, noliktavām, zvanu centriem un pakalpojumu komandām—plus vienkārši norādījumi par to, kā Shifton palīdz jums publicēt tīrus grafikus, apstiprināt klātbūtni un eksportēt kārtīgas darba laikbūles.

Kāpēc plānošana iepriekš atmaksājas

Sasniegšanas svētki rada trīs vienlaikus spiedienus: pieprasījums pieaug, pieejamība samazinās un koordinācijas laiks samazinās. Vadītāja diena var izšķīst grupu sarakstēs un izklājlapās. Ar stingru plānu jūs nomaināt pēdējā brīža ugunsdzēsēšanu ar mazām, ātrām pielāgošanām. Labs Brīvdienu Grafiku aizsargā pakalpojumu līmeņus, notur morāli stabilu un novērš “janvāra paģiru” no izdegšanas un aiziešanas.

Kas mainās decembrī (un ap katru nozīmīgāku svētku):

• Kāju plūsma un pasūtījumi uzglabājas īsos laikposmos.

• Piegādes termiņi un notikumu laiki padara grafiku nemainīgu.

• Laika apstākļi sarežģī braucienus un āra darbus.

• Brīvdienu pieprasījumi sakrīt ap skolas brīvdienām.

• Jauni sezonas darbinieki pirmajā nedēļā prasa vairāk vadības.

Ja jūs par to rēķinaties iepriekš, jūsu komanda izjūt pacelšanos, bet saglabā kontroli.

Slēptās izmaksas, ja “improvizējat”

Formāla plāna izlaišana šķiet vieglāka, līdz problēmas sāk krāties:

• Pārklājuma plaisas: priekšējais galds ir aizņemts, kamēr noliktava ir pārkārtota.

• Neplānotas virsstundas: mazas izmaiņas krājas nedēļas beigās.

• Vēlu dati: papīra darba laikbūves un fotoattēli aizkavē algu sarakstu.

• Krustotu komandu berzēšana: virtuve, grīda un bārs (vai darbību un atbalsta) nav saskaņoti.

• Klientu gaidīšanas laiks pieaug pīķa stundās.

• Vadītāji pavada naktis, pārgrupējot, nevis apmācot.

Skaidrs Brīvdienu Grafiku pārveido tos paredzamos uzdevumos ar zināmiem atbildīgiem darbiniekiem.

Kas Brīvdienu Grafiku Nozīmē ikdienas darbībās

Apsveriet Brīvdienu Grafiku kā dzīvu sarakstu, kas veidots ap reālu pieprasījumu. Jūs prognozējat savas pīķa logus, veidojat maiņu šablonus katrai lomai, savācat brīvdienu pieprasījumus agri un publicējat plānu, ko ir viegli mainīt. Plāns aptver, kas strādā, kur, kad un kādā uzdevumā—un tas pavada īsas piezīmes, uz kurām cilvēki var reaģēt.

Praktiski scenāriji:

• Mazumtirdzniecība un restorāni: Piektdienas vakarā un pēdējā nedēļas nogalē pirms brīvdienām nepieciešami papildus kasieri, saimnieki un skrējēji. Plāns paplašina pakalpojumu punktu pārklājumu un saīsina zema pieprasījuma blokos.

• Loģistika un izpilde: Lai izpildītu pasūtījumus, pārcelieties no plānotajiem darbiem uz pakošanas darbu. Pievienojiet vēlēšanos komandu.

• Pakalpojumi un atbalsts: Dāvināšanas sezona veicina sarunas un zvanus pēc darba stundām. Pievienojiet otru rindu apmācītiem aģentiem un rezerves grupu straujām izmaiņām.

• Lauka darbi: Laika apstākļi piespiež darbu veikt iekštelpās. Izvelciet ārējās komandas uz pārbaudēm un priekšdarbu sarakstiem, līdz uzlabosies vējš.

Visos gadījumos Brīvdienu Grafiku strādā, kad vadītāji var ātri atjaunināt maiņas un komanda redz šīs izmaiņas uzreiz.

Prognozēt vispirms: vienkārši veidi, kā aprēķināt pieprasījumu

Jums nav nepieciešami sarežģīti modeļi, lai nonāktu pietiekami tuvu:

• Sāciet ar pagājušā gada numuriem par to pašu nedēļu (vai tuvāko periodu).

• Pievienojiet zināmus notikumus: algas dienas, skolu pārtraukumus, koncertus, sporta spēles, vietējās parādes.

• Slāņa rezervācijas, pirms-pasūtījumi, piegādes un mārketinga kampaņas.

• Vērojiet norādes: mājas lapu satiksmi, zvanu apjomu, biļešu neizpildi, āra apmeklētāju skaitu.

• Pārbaudiet laika apstākļus nākamajām 10 dienām. Lietus vai aukstums pārcilina pieprasījumu telpās; silti vakari uztur terases un vakara pārdošanu stiprus.

• Atzīmējiet piegādātāju termiņus un piegādes dedlainus, kas pārvieto darbu uz priekšu.

Uzrakstiet vienas lapas prognozi ar trim logiem dienā (lēna, vidēja, pīķa). Šī lapa virza jūsu Brīvdienu Grafiku šablonus.

Izveidojiet godīgus noteikumus, kurus cilvēki pieņem

Cilvēki paliek iesaistīti, kad viņi redz skaidru, konsekventu procesu. Publicējiet savus noteikumus pirms sezonas sākuma:

• Melnie datumi kritiskajiem dienām; skaidrojiet, kāpēc un rotējiet gadu no gada.

• Rotācijas par prēmiju maiņām (piemēram, Ziemassvētku vakars, Jaungada vakars), lai tie paši cilvēki vienmēr netiktu pie tam tām piesaistīti.

• Brīvprātīgie vispirms: ļaujiet cilvēkiem pieteikties uz papildus stundām vai vēlajām naktīm ar ierobežojumiem.

• Pirmais atnāk, pirmais saņem apstiprinātajām atvēršanas laikā, ko definējat.

• Krust-izglītošana lai paplašinātu pārklājumu un sniegtu darbiniekiem izaugsmes iespējas.

• Pārtraukumu aizsardzība iepakota maiņu šablonos, lai atveseļošanās laiks būtu reāls.

• Apmaiņas noteikumi: viena vadītāja apstiprinājums, skaidrs dedlains un revīzijas vēsture.

Labi noteikumi padara Brīvdienu Grafiku justies godīgi, pat ja ne visi varētu dabūt savu pirmo izvēli.

Atpakaļskaitīšanas plāns: no sešu nedēļu laika līdz dienai

Laika skala palīdz jums atrasties priekšā gaitām.

6–4 nedēļas priekšā

• Savāciet brīvdienu pieprasījumus ar stingru termiņu.

• Apstipriniet piegādātāju termiņus, notikumu kalendārus un personāla ierobežojumus (piemēram, maksimālo telpu piepildījumu, drošības, divkontroles prasības banku darbībā).

• Sagatavojiet maiņu šablonus katrai lomai un zonai (naudas apliekšana, terase, pakošanas rinda, tālruņi).

• Iepriekš-ieceļiet “peldētājus”, kuri varēs aizpildīt trūkumus.

3–2 nedēļas priekšā

• Publicējiet pirmo pilno grafiku.

• Ieplānojiet apmācības atsvaidzinātājus sezonas personālam un ārkārtas gadījumu aizvietotājiem.

• Ielādējiet standartpiezīmes: apģērba kods, atvēršanas/aizvēršanas kontrolsaraksti, kontaktu saraksti.

Nedēļas laikā

• Nostipriniet pārklājumu pīķa logiem; atstājiet buferi citur.

• Veiciet ikdienas sasaukumu: kas mainījās, kur mēs esam cieši, kas ir rezervē.

• Iepriekš uzrakstiet ziņojumus par laika apstākļiem un paplašinātām stundām.

Dienā

• Skatieties dzīvo pieprasījumu pirmajā stundā un pielāgojiet.

• Izkliedējiet pārtraukumus pirms galvenā pieplūduma.

• Aizvēriet vakardienas stundas līdz pulksten 10:00, lai algu saraksts paliktu tīrs.

Šis ritms uztur Brīvdienu Grafiku proaktīvu nevis reaktīvu.

Šabloni, kas ietaupa stundas

Šabloni novērš lēmumu pieņemšanas nogurumu un uztur standartus nemainīgus:

• Lomas šabloni: kasieris, bārmenis, līnijas pavārs, izvēlētājs, pakošanas darbinieks, vadītājs, aģents.

• Zonas šabloni: priekšējais bārs, terase, stāvēšanas ceļš, atgriešanas galds, pakošanas stīpa A.

• Notikumu šabloni: degustācijas nakts, firmas ballīte, pēdējās dienas piegāde, ietves izpārdošana.

• Maiņas garuma varianti: 4 stundu pīķis, 6 stundu standarts, 8 stundu atvērtā/js bārs.

• Pārtraukumu modeļi: pirms pīķa mikro-pārtraukumi; vidus maiņu maltīte; nakts beigu atskaite.

Pievienojiet īsas piezīmes katram šablonam: “Paņemiet skeneri”, “Izmantojiet reģistru 3”, “Vārtu kods 4281.” Ar kopīgu valodu Brīvdienu Grafiku strādā gludāk vairākās vietās.

Komunikācija, kas nomierina grīdu

Cilvēki labi tiek galā ar smagām dienām, kad informācija ir skaidra un vēlu izmaiņas ir retas.

• Nosūtiet grafiku vienā un tajā pašā laikā katru nedēļu.

• Izcelt trīs aizņemtākos logus katru dienu.

• Izmantojiet vienu kanālu atjauninājumiem; izvairieties no paralēlām grupu tērzēšanām.

• Nosakiet izmaiņas vienā paziņojumā katrai personai dienā, kad tas iespējams.

• Apskatiet lēmumus: “Mēs pārcēlām Samu uz stāvēšanas ceļu no 4 līdz 8 pēc lietus. Pārtraukumu pārcēlums par 30 minūtēm agrāk.”

• Piespraudiet plānu, kur visi čeku ieslēdz.

Šie paradumi padara Brīvdienu Grafiku justies organizētai, pat jūsu lielākajās dienās.

Shifton: kā rīks novērš berzi

Shifton koncentrējas uz lietām, kas svarīgas pīķa nedēļās:

• Ātrs sākums: importēt cilvēkus no izklājlapas, grupēt pēc lomas vai atrašanās vietas, publicēt pirmo sarakstu vienā sesijā.

• Maiņu šabloni un klonēšana: kopēt nedēļu vai notikuma modeli sekundēs.

• Mobilās pulksteņošanās un kioska režīms: PIN vai QR; uzraugi apstiprina izņēmumus uz vietas.

• Atrašanās vietas nožogojums/GPS: apstipriniet klātbūtni veikalos, bāros, dokos vai pie letēm; mazāk zvanu “kur jūs esat?”.

• Bezsaistes uztveršana: ierakstiet laikus, kur segums ir slikts; dati sinhronizējas vēlāk.

• Atvērtas maiņas un apraides brīdinājumi: ātri aizpildiet trūkumus un paziņojiet pareizajai grupai.

• Virsstundu un dubultgrāmatošanas brīdinājumi: piedzīt jautājumus, pirms tie pieaug.

• Tīri eksports: koncentrēti laiki ietveras algu apstrādē un analīzē.

Laikā Brīvdienu Grafikušīs funkcijas pārvērš vēlās nakts labojumus 2 minūšu uzdevumā.

Robežgadījumi, par kuriem varat plānot

Pat vislabākais plāns var salūzt. Pievienojiet gaismas buferus par:

• Laikapstākļi kas aizver terases, palēnina piegādes vai izraisa iekštelpu satiksmes sastrēgumus.

• Slimības dienu viļņi kad ziemas slimības sit. Saglabājiet rezervējumu sarakstu ar ierobežojumiem uz papildus stundām.

• Piegādātāju nobīdes kas pārvieto darbu uz vienu dienu; iepriekš rezervējiet elastīgu komandu.

• Pūļa kontrole vai drošības pārklājums pīķa naktīm.

• Sistēmas izsekošanas: ir īss papīra rezerves variants un vēlāka saskaņošanas rutīna.

Uzrakstiet divrindu darbības vadlīnijas katrai. Jūsu Brīvdienu Grafiku tad pielāgojas bez panikas.

Lomu piemēri

• Restorāni un bāri: Piektdiena no 18:00 līdz 9:00 vajag papildus bārmeni, skrējēju un saimnieku; lietainās sestdienās uzņemšana iekštelpās, tāpēc terases personāls palīdz uz grīdas. Banketu naktij ir sava komanda, tāpēc regulāri apmeklētāji netiek atstāti gaidīt.

• Mazumtirdzniecība: pēdējās nedēļas nogales rindas formējas atvēršanas laikā un vēlās pēcpusdienā; pievienojiet veicinātāju, pārvietojiet pārdevēju uz atgriezēm un ielieciet papildus darbinieku pie malāpiņķelēšanās.

• Noliktavu saimniecība: pārvadātāju termiņi rada vakara pieaugumus; jūs pārgrupējat uztvērējus pie pakošanas pēc 15:00 un pievienojat vēlēšanos komandu.

• Atbalsta centri: vakara sarunas dubultojas; jūs piepulcināt daļlaikā nodarbināto 17:00 līdz 9:00 un ieplānojat vadītāju eskalācijai.

Katrai piemēra veido tikai strukturēta Brīvdienu Grafiku darbībā.

Personāla godīgums bez drāmas

Godīgums nav sauklis; tā ir struktūra, ko cilvēki var redzēt.

• Rotētu prēmiju dienas; publicējiet rotāciju.

• Pārī brīvprātīgos ar limitiem (piemēram, maksimум divas prēmiju maiņas uz cilvēku).

• Piedāvājiet nelielas priekšrocības grūtos slotos: braukšanas kuponus, maltītes kredītus, vēlākas priekšrocību maiņas.

• Ļaujiet cilvēkiem noteikt pieejamos logus, pēc tam piešķiriet viņiem.

• Publicējiet maiņu apmaiņas caurspīdīgi un apstipriniet tās pamatojoties uz pārklājumu, nevis favorītu atbalstīšanu.

Kad process ir redzams, Brīvdienu Grafiku jūtas līdzsvarota, pat spriegumā.

Kāpēc Shifton uzvar Brīvdienu Grafiku pār reālās pasaules komandām

Nakts pīķiem nepieciešamas tūlītējas kustības. Vadītājs pārceļ divus apkalpotājus uz grīdas, vienu skrējēju uz apmaļu un nospiež brīdinājumus. Visi redz atjauninājumu pirms nākamā viļņa sit.

Laikapstrādes plāns apgriežas. Lietus atceļ terasi. Shifton pārstāda zonas, pielāgo pārtraukumus un piesprauž jaunus stacijas ierakstus pie tās pašas maiņas.

Divas lokācijas, viens baseins. Pēcpusdienā visā pilsētā ir šauri. Jūs publicējat atvērtas maiņas; pirmie pieņem piedāvājumu ierobežojumu ietvaros, un saraksts tiek atjaunināts abās vietās.

Sezonas nolīgumiem jābūt ātri pierēķinātiem. Faktamorījiet ar saiti, rādiet divus ekrānus un piespraudiet uzdevumu piezīmes. Cilvēki pulksteņojas pirmajā dienā bez apmācības.

Zemais signāls nev vajadzētu apturēt darbu. Pagrabi un atpakaļistabas iznīcina pārklājumu. Personāls ieraksta laiku bezsaistē; Shifton sinhronizējas vēlāk, tāpēc Brīvdienu Grafiku paliek uzticama.

Mini gadījumi

Elites ielas veikals, 8 veikali
Nepieciešamība: garas rindas pēdējā nedēļas nogalē; haotiskas darba laikbūves pirmdienās.
Uzstādīšana: importēt personālu, klonēt nedēļas nogales šablonus katrai veikalam, iestādīt ieejas un noteikt kioska režīmu naudas apliekšanā, izmantot atvērtas maiņas sestdienas noslēgumam.
Rezultāts: Vidējā gaidīšanas laiks noa pīķu stundās; virsstundas stabilizējās; algu sarakstu eksports tika piegādāts pirms pirmdienas pusdienlaika.

Aizņemtais apkārtnes bārs
Nepieciešamība: Piektdienas pīķi un biežas slimības dienu apmaiņas.
Uzstādīšana: bārs/grīda/terase šabloni ar 4 stundu pīķi; gaidītāju baseins; spiež brīdinājumus pēkšņiem apmaliem; pulksteņošanās bezsaistē bedrēs.
Rezultāts: apmaiņas tika apstrādātas minūtēs; pakalpojums saglabājās vienmērīgs; vadītāji pārtrauca pārveidot nakti 17:00.

Reģionāla noliktava
Nepieciešamība: pārvadātāju termiņi radīja vēlu pieaugumus; pārtraukumi sakrauti nepareizā laikā.
Uzstādīšana: shift varianti pakošanai un ielādei; pārtraukumu izkliede iepakota šablonos; ikdienas stand-up piezīmes piespraustas sarakstam.
Rezultāts: vienmērīgākas kravas, mazāk izlaisto kravas automašīnu un tīrākas stundas.

Bieži kļūdas (un kā no tām izvairīties)

1. Realitāšu ignorēšana bezsaistē. Ja jūsu programma neizdodas bez signāla, tā arī neizdosies apakšējos stāvos. Pārbaudiet bezsaistes pulksteņošanas pirms pīķa nedēļas.

2. Nav atrašanās vietas pārbaudījumu. Bez ģeozonām jūs tērējat laiku uz jautājumiem “kur jūs esat?”. Iestatiet vienkāršas zonas pie ieejām un letenēm.

3. Sarežģīta ieguve. Ja iestatīšana aizņem nedēļas, personāls turpinās izmantot tērzēšanas pavedienus. Pieprasiet importu pa failu un uzaicinājumu pa saiti.

4. Vājas apmaiņas noteikumi. Beigumērķu apstiprinājumi palēnina labojumus. Atļaujiet ātras, auditējamas apmaiņas ar skaidru dedlainu.

5. Putraini eksports. Ja laika sarakstiem nepieciešama tīrīšana, jūs zaudējat laiku, ko ietaupījāt. Apstipriniet piemēra nedēļu ar algu sarakstiem.

Šīs ir plaisas, kurās Brīvdienu Grafiku saplūst. Aizzīmogojiet tās ātri.

FAQ

Vai mēs varam vadīt grafikus, kad savienojums ir vājš?

Jā. Izmantojiet rīku, kas reģistrē triecienus un piezīmes bezsaistē un sinhronizē vēlāk. Tas aizsargā jūsu Brīvdienu Grafiku uz īstām grīdām un vietām.

Cik ātri mēs varam sākt?

Importējiet savu personāla sarakstu, izvēlieties lomas un zonas šablonus, iestādiet ģeozonas un izsūtiet ielūgumus. Daudzas komandas to publicē darba plānu tajā pašā dienā.

Kā mēs vadām maiņu apmaiņas godīgi?

Publicējiet atvērtas maiņas noteiktai grupai, ierobežojiet skaitu uz cilvēku nedēļā un pieprasiet viena vadītāja apstiprinājumu. Uzturiet audita ierakstu.

Vai mobilās pulksteņošanas darbojas vairākās vietās?

Jā—tālruņi vai koplietots kiosks ar PIN/QR, plus ģeozonas, lai apstiprinātu pareizo vietu.

Kā mēs prognozējam bez sarežģītiem rīkiem?

Izmantojiet pagājušā gada nedēļu, zināmus notikumus, rezervācijas/pasūtījumus, galveno rādītāju un laika ziņojumus. Pietiekami labs pārspēj perfektu Brīvdienu Grafiku.

Kā mēs nodrošinām taisnīgus grafikus?

Pagrieziet prēmiju dienas, nodrošiniet pārtraukumus, publicējiet noteikumus laikus un īstenojiet tos vienādi visiem.

Īss praktisks ceļvedis, ko varat izmantot jau šodien

1. Uzrakstiet vienlapas pieprasījuma prognozi ar maksimuma logiem.

2. Publicējiet noteikumus brīvdienām, rotācijām un maiņām.

3. Izveidojiet lomu un zonas veidnes ar pārtraukumiem iekšpusē.

4. Importējiet savu komandu, uzstādiet ģeofensa un ielūdziet ar saiti.

5. Nosūtiet grafiku un tad turpiniet 10 minūšu ikdienas sanāksmi pīķa nedēļu laikā.

6. Aizveriet vakardienas stundas līdz 10:00 un izlabojiet problēmas, kamēr tās ir nelielas.

Izpildiet šīs darbības un Brīvdienu Grafiku kļūst par pastāvīgu rutīnu, nevis sezonas krīzi.

Secinājums

Brīvdienas ir noslogotas pēc būtības. Risina to ne garākas naktis, bet skaidrs plāns, kas ātri pielāgojas. Ar vienkāršu prognozi, taisnīgiem noteikumiem, atkārtoti izmantojamām veidnēm un ātru komunikāciju, jūsu komanda apkalpo vairāk klientu ar mazāk stresa. Shifton palīdz, pārvēršot atjauninājumus minūtēs, apstiprinot klātbūtni, kur tas ir svarīgi, un nodrošinot tīras stundas algas aprēķinam. Izkārtojiet plānu vienā vietā, turiet to aktuālu un jūsu Brīvdienu Grafiku jūtas mierīgi - pat uz savām lielākajām dienām.

Izveidojiet savu Shifton kontu un publicējiet savu pirmo brīvdienu grafiku jau šodien.