Ārpus biroja tikšanās, kas darbojas: Lēmumi par noskaņu

Ārpus biroja sanāksmes nav veltīgs laika tērējums—tās ir kā atiestatīšanas poga. Pareizi organizēta ārpus biroja sanāksme izvelk cilvēkus no autopilota režīma, attīra fonu, un veicina komandas domāšanu kā vienotībā. Šis ceļvedis ir jūsu praktiskā rokasgrāmata: bez žargona, bez korporatīvām izrādēm, tikai soli, kas palīdz plānot, rīkot un sekojoši rīkoties kā profesionālis.

Kas patiesībā ir ārpus biroja sanāksme?

An Ārpus biroja sanāksme ir jebkurš apzināti organizēts komandas pasākums, kas norisinās ārpus parastās darbavietas vai rutīnas. Tas var būt trīs stundu darbnīca tuvējā kopstrādes telpā, dienu ilgs plānošanas retreats viesnīcas konferenču telpā vai divu dienu stratēģijas sesija pie ezera. Vietas maiņa ir svarīga, jo vide ietekmē enerģiju: mazāk traucējumu, mazāk nesankcionētu sarunu, vairāk koncentrēšanās.

Doma par Ārpus biroja sanāksme kā konteineru. Jūs uzstādāt skaidru nodomu (atrisināt X, saskaņot Y, plānot Z), izvēlaties telpu, kas atbalsta šo nodomu, un piedāvājat cilvēkiem ritmu—ievads, dziļš darbs, lēmumi, nākamie soļi. Ne brīvdiena. Ne sapulce, kas kā brīnums izauga. Izstrādāta pieredze, kas virza uzņēmumu uz priekšu.

Kāpēc ārpus biroja sanāksmes darbojas (un kāpēc tās var izgāzties)

Tās darbojas, kad:

• Mērķis ir ass un izmērāms.

• Apmeklētība ir pareizi izvēlēta (pēc iespējas mazāk cilvēku, kas spēj pieņemt lēmumus un rīkoties).

• Laiks ir aizsargāts: telefoni noglabāti, cilnes aizvērtas, noteikta darba kārtība.

• Rezultāti tiek fiksēti un pārvērsti atbildīgajos, termiņos un sekojošos pasākumos.

Tās tiek apturētas, kad:

• Nav viena konkrēta jautājuma, ko atbildēt.

• Cilvēki runā apļos, neatrisinot jautājumus.

• Tā kļūst par trofeju dienu (jaukas fotogrāfijas, nav rezultātu).

• Vadītāji ir "pārāk aizņemti", lai sagatavotos, un tad improvizē.

Ieguvumi, ko sajutīsi šajā ceturksnī

• Skaidrība: Cilvēki dodas prom, saprotot plānu, savu lomu un termiņus.

• Ātrums: Lēmumi, kas citkārt vilktos nedēļām, tiek pieņemti stundu laikā.

• Uzticība: Strādājot ārpus parastiem spiediena apstākļiem, veidojas jauna ķīmija.

• Kreativitāte: Atšķirīgas sienas = atšķirīgas idejas. Ierobežojumu maiņa, domāšanas maiņa.

• Koncentrācija: Labi izplānota Ārpus biroja sanāksme samazina troksni, lai varētu dzirdēt signālu.

• Motivācija: Mazas cilvēciskas tradīcijas (kopīgas maltītes, ātras spēles, nesteidzīgas 1:1 tikšanās) uzlādē komandas akumulatoru.

Kad to realizēt

Izmantojiet ārpus biroja sapulci, kad likmes ir reālas un kalendāra matemātika to atbalsta:

• Jūs nosakāt mērķus nākamajam ceturksnim vai gadam.

• Organizācija nesen mainīja struktūru un tai nepieciešama jauna spēles grāmata.

• Produkts, cenas vai tirgus maiņa prasa ātru saskaņošanu.

• Starpkomandu berzes kavē piegādi.

• Jums ir jāpieņem daži lieli lēmumi, kas prasa koncentrēšanos (perfekta skatuve Ārpus biroja sanāksme).

Pakāpenisks plāns, ko var kopēt:

1) Definējiet vienu rezultātu

Pabeidziet šo teikumu: "Ja mēs veiksim X, ārpus biroja sapulce ir uzvara." Padariet to konkrētu:

• Apstiprināt trīs punktu produktu ceļvedi.

• Prioritizēt piecus pieņemšanas likmju ar īpašniekiem un datumiem.

• Noriegt trīs galvenos rādītājus (un kā tos mērīt).

Ierakstiet šo rezultātu savas darba kārtības, skaidres un ielūgumu augšdaļā. Atkārtojiet to sapulces atvēršanā, vidū un noslēgumā. Ārpus biroja sanāksme.

2) Izvēlieties pareizo telpu darbam

Telpas sūta signālus. Izvēlieties telpu, kas atbilst darbam:

• Lēmumu pieņemšanas telpas: Spilgtas, vienkāršas, sienas piezīmēm, liels ekrāns, apļveida sēdēšana.

• Konceptu telpas: Baltās tāfeles, pārvietojamie galdi, materiāli ātram skicēšanai.

• Attiecību veidošanas telpas: Klusi stūri individuālām tikšanām, dabiskā gaisma, pusdienas uz vietas.

Ja jūsu Ārpus biroja sanāksme ir pusdiena, palieciet tuvumā. Ja tas ir divas dienas, izvairieties no garas ceļošanas — ierodieties ar enerģiju, nevis nogurumu.

3) Nosakiet dalībniekus un lomas

Ielūdziet tikai tos cilvēkus, kuri patiesi ietekmē rezultātu. Piešķiriet lomas:

• Vieskas: nosaka mērķi, kontrolē laiku, nodrošina koncentrāciju.

• Lēmējs (-i): lemj par organizāciju, izbeidz strupceļus.

• Rakstītājs: fiksē lēmumus, īpašniekus, termiņus reāllaikā.

• Fasilitators (pēc izvēles): vada vingrinājumus, lai līderi varētu domāt.

Norādiet šīs lomas kalendāra notikumā un ārpus biroja sanāksmes sākumā. Ārpus biroja sanāksme.

4) Izstrādājiet stingru darba kārtību (ar atelpu)

Domājiet blokus par dziļu darbu un atveseļošanos:

• 00:00–00:15 — Ierašanās, telefoni klusē, mērķis un veiksmes kritēriji.

• 00:15–01:15 — Bloks 1: Problēmas karte / stāvokļa analīze.

• 01:15–01:25 — Pārtraukums.

• 01:25–02:25 — Bloks 2: Diverģēšana (idejas), konverģēšana (īss saraksts).

• 02:25–02:35 — Pārtraukums.

• 02:35–03:25 — Block 3: Decide (who/what/when).

• 03:25–03:45 — Fiksējiet īpašniekus, riski, pirmās soļa norādes.

• 03:45–04:00 — Slēgšana: ko mēs darīsim rīt, pateicoties šodienai.

Garākas ārpus biroja sapulces vienkārši atkārto šo modeli dažādām tēmām ar ilgākiem atelpas logiem un pusdienām, kas netiek sasteigtas.

5) Plānojiet pirmsdarbus

Pirmsdarbi ietaupa dzīvu laiku. Nosūtiet 5–7 lapas maksimāli vienu nedēļu iepriekš:

• Īsi dati par veiktspēju, klientiem vai tirgu.

• Trīs iespējas katram lielajam lēmumam, ar ātriem plusiem/mīnusiem.

• Pašreizējie ierobežojumi (budžets, darbinieku skaits, termiņi).

Lūdziet dalībniekus ierasties ar pozīciju katrā jautājumā. Kārtīga Ārpus biroja sanāksme sākas pirms tā sākuma.

6) Nostipriniet pamata noteikumus

• Datori ir izslēgti, ja vien mēs nepārskatām datus.

• Telefoni prom blokos; ātra pārbaude pārtraukumos.

• Vienlaicīgi tikai vienu sarunu; izaiciniet idejas, nevis cilvēkus.

• "Nepiekrist un pieņemt" reizi, kad lēmējs pieņem lēmumu.

• Ja tēma pavirzās, vieskas to novirza. Autostāvvietas saņem savus īpašniekus līdz beigām.

Izklausiet tos skaļi. Izdrukājiet tos uz pirmās slīdga. Piestipriniet tos pie sienas.

7) Iegūstiet rezultātus tā, it kā jums tas būtu svarīgi

Lēmumi nepastāv, kamēr tie nav pierakstīti ar īpašniekiem un datumiem. Izmantojiet kopīgu dokumentu vai plānošanas platformu, piemēram, Shifton to:

• Uzdevumu noteikšana uz vietas.

• Pievienojiet piezīmes, failus un iesniegšanas datumus.

• Bloķējiet kalendāra laiku pirmajiem izpildes soļiem.

Šeit daudzas ārpus biroja sapulces neizdodas. Neļaujiet to notikt jūsu gadījumā. Ārpus biroja sanāksmes izirst. Neļaujiet savējai.

8) Noslēdziet ar izaugsmi, nevis atmosfēru

Noslēdziet ar piecu minūšu pārskatu:

• Ko mēs nolēmām?

• Kas ir atbildīgs par ko, līdz kuram laikam?

• Ko mēs teiksim plašākai organizācijai un kad?

Ieplānojiet 30 minūšu pārbaudi, pirms pametat telpu. Ievietojiet to kalendārā, kamēr visi ir klāt pie Ārpus biroja sanāksme.

Divi piemēru darba kārtības (nozagiet un pielāgojiet)

Stratēģija un ceļvedis (1 diena)

• Uzsākšana (15 min): Mērķis, veiksmes kritēriji.

• Stāvokļa analīze (60): KPI ieskats, klientu balss, riski.

• Iespējas (60): Trīs likmes; mazu grupu rotācijas.

• Lēmums (50): Izvēlēties 1–2 likmes, noteikt "izpildīts."

• Resursi (40): Cilvēki, budžets, atkarības.

• Posmi (30): Pirmās 30/60/90 dienas.

• Komunikācija (20): Kam jāzina, līdz kad, un kā.

• Noslēgums (15): Īpašnieki, datumi, nākamā pārbaude.

Komandas atjaunošana un sadarbība (½ diena)

• Uzsākšana (10): Kāpēc esam šeit.

• Berzes (40): Kur darbs palēninās; fakti, nevis vaina.

• Labojumi (40): Definējiet 3 procesa uzlabojumus; īpašnieki un pilotprojekti.

• Normas (30): Saulītes noteikumi, Slack noteikumi, lēmumu noteikumi.

• Noslēgums (10): Viens solījums uz cilvēku.

Iekļaujiet savu Ārpus biroja sanāksme rezultātu abu virspusē.

Budžets un loģistika bez galvassāpēm

• Telpa: Rezervējiet iepriekš; lūdziet dabisko gaismu, pārvietojamu mēbeles un baltās tāfeles.

• Ēdiens: Saglabājiet to vienkāršu; stabila enerģija > smagas maltītes.

• Rīki: Līmētās piezīmes, marķieri, taimeri, lieli ekrāni, pagarinātāji, vārda kartītes.

• Piekļuve: Norādes, stāvvietas, caurlaides, Wi-Fi kodi ielūgumā.

• Laimēšana: Izvairieties no atpakaļ uz pēdējās ceturtdaļas beigām vai lieliem izlaidumiem.

• Iekļaušana: Uztura vajadzības, pieejamība, attālināti dial-ini, lai kāds nevarētu ceļot.

• Izmaksu kontrole: Fokusi Ārpus biroja sanāksme vietējā vietā ir pārāki par nesakārtotu izbraucienu.

Aktivitātes, kas nešķiet neveiklas

Ja pievienojat aktivitātes, saglabājiet tās īsās un noderīgas:

• Zibspuldzes demonstrācijas (15 min): Katra komanda parāda vienu lietu, kas darbojas labi.

• Klientu ieskats (10): Katra īstā lietotāja stāsts, kas mainīja jūsu prātu.

• Klusais prāta vētras (10): Vispirms rakstiet, runājiet vēlāk; samazina aizspriedumus.

• Pāra pastaigas (15): Divi cilvēki iziet ārā, lai saskaņotu un pēc tam atgrieztos ar izklāstu.

• Sākt/Pārtraukt/Turpināt (20): Konkrēti ieradumi, ko jāsaglabā vai jāvērtē.

Izlaidiet uzticības krišanu. Veidojiet uzticību, pieņemot lēmumus, sūtot un dodot atzīnību.

Biežās kļūdas (un viegli labojumi)

• Nav viena dienas īpašnieka. Labojums: Viena saimniece vada telpu; viens rakstītājs raksta rezultātus.

• Darba kārtība iestūķēta kā čemodāns. Labojums: Mazāk tēmu, dziļš darbs.

• Neskaidra noslēguma daļa. Labojums: Katrs lēmums = īpašnieks + datums + pirmais kalendāra bloks.

• Pārāk daudz cilvēku. Labojums: Paturiet telpu mazu; informējiet visus pārējos vēlāk.

• Ceļošanas nogurums. Labojums: Īsi ceļojumi, vienkārša darba kārtība, godīgi pārtraukumi.

• Pēcpārbaudes kritums. Labojums: Pārbaude ir kalendārā jau pirms Ārpus biroja sanāksme beidzas.

Padariet to izmērāmu: no justenis uz ROI

Izsekojiet šos divās nedēļās un atkal pēc 60 dienām:

• Lēmumu skaits, kas pārveidots uzdevumos un nosūtīts.

• Laiks no lēmuma līdz pirmajam redzamajam progresam.

• Mazāk Slack sarunu vai e-pastu par to pašu tēmu.

• Skaidra īpašumtiesība uz plāna elementiem.

• Apmierinātības impulss (ne vairāk kā 3 jautājumi).

Fokusi Ārpus biroja sanāksme vajadzētu saīsināt debates, samazināt pārstrādi un paātrināt piegādi.

Rīki, kas palīdz (jā, ieskaitot Shifton)

• Plānošana: Nosakiet datumu, laiku un atbildes bez problēmām.

• Uzdevumi: Pārveidojiet lēmumus par atbildīgajiem ar termiņiem tieši sanāksmē.

• Laiks-neizmantotais redzamība: Izvairieties no ārpus biroja sapulces plānošanas laikā atvaļinājumu vai maiņu. Ārpus biroja sanāksme pār pārtraukumiem vai maiņām.

• Piezīmes un faili: Glabājiet darba kārtības, slaidus un vienošanās tur, kur komanda jau strādā.

• Pēcpārbaudes grafiks: Iestatīt regulāras pārbaudes un atgādinājumus, lai izaugsme paliek.

Bieži uzdotie jautājumi, ātri un skaidri

Cik ilgi vajadzētu būt ārpus biroja sapulcei?

Pietiekami ilgi, lai sasniegtu vienu rezultātu. Vairumam komandas: pusdienu līdz pusotru dienu. Ja ceļojums paņem enerģiju, ejiet īsāk un tuvāk.

Cik daudz cilvēku vajadzētu piedalīties?

Ielūdziet tik maz cilvēku, cik var pieņemt lēmumus un tos īstenot. Visi pārējie saņem īsu pārskatu vēlāk.

Kā iekļaut attālinātos kolēģus?

Ja pat viens cilvēks ir attālināts, plānojiet tādu veidu: augstas kvalitātes audio/video, viens ekrāns uz vienu personu, strukturēti runas pagriezieni, kopīgoti dokumenti un bieži pātari.

Vai mums ir vajadzīgs fasilitators?

Ja vadītāji vēlas domāt, nevis kontrolēt laiku, pieņemiet vai nodaliet vienu. Pretējā gadījumā vadītājs var fasilitēt ar skaidru darba kārtību un redzamu taimera.

Kas, ja mēs nesasniegsim mērķi?

Pasakiet to. Izlemiet mazāko nākamo soli, lai atbloķētu progresu, un rezervējiet sekojošo Ārpus biroja sanāksme vai dziļa darba bloku nedēļas laikā.

Vienu teikumu tests ārpus biroja sapulcei

Ja jūs nevarat uzrakstīt ārpus biroja sapulces mērķi vienā teikumā, kas beidzas ar izmērāmu darbības vārdu—apstiprināt, prioritizēt, izlemt, piešķirt—pauze un labojiet to vispirms. Skaidrība uzvar šarmu. Vienkāršs viena līnija notur katru dienas daļu izlīdzinatu un padara Ārpus biroja sanāksme vērts izdevumiem.

Kā paziņot par ārpus biroja sapulci (e-pasts / Slack)

Temats: Pirmskats: fokusa diena, lai lemtu par nākamo ceturkšņa plānu

Ziņojums:

• Kāpēc: Mēs sapulcējamies, lai izvēlētos nākamā ceturkšņa trīs galvenās likmes un piešķirt īpašniekus.

• Kad/kad: Datums, sākums—beigas, precīza vieta, ierašanās instrukcijas.

• Sagatavošana: Izlasiet piecu lapu pārskatu, pievienojiet komentārus un ierodieties ar savu pozīciju.

• Noteikumi: Portatīvie datori ir izslēgti blokos, telefoni prom; mēs veiksim pārtraukumus.

• Rezultāts: Lēmumi, īpašnieki, termiņi. Mēs dalīsīmes piezīmēs tajā pašā dienā.

Sakiet to īsi; noteikt toni. Cilvēki būs gatavi ierasties, un jūsu Ārpus biroja sanāksme sākas spēcīgi.

Pēcaprūpe: kas notiek, kad esat atgriezušies pie saviem galdiem

• Tās pašas dienas kopsavilkums: Lēmumi, īpašnieki, datumi, riski, novietojuma saraksta elementi.

• Uzdevumu uzsākšana: Viss kļūst par uzdevumu ar reālu termiņu (bez “precizēšanai”).

• Kalendāra bloki: Aizsargājiet laiku pirmajiem soļiem (uzsākšana, klientu zvani, dizaina apskates).

• Publiska lasījuma sesija: Dalieties ar “kāpēc, ko, kas, kad” ar plašāku organizāciju.

• Divu nedēļu impulss: Kas ir piegādāts? Kas ir iestrēdzis? Pielāgojieties vai no jauna apņemieties.

Impulss ir ieradums. Ārpus darba vietas sanāksmi uzskatiet par pacelšanos, nevis par visu lidojumu.

Ātrie kontrolsaraksti

Pirms ārpus biroja (1–2 nedēļas pirms)

• Rezultāts uzrakstīts vienā teikumā.

• Dalībnieku saraksts sašaurināts līdz lēmējiem/darītājiem.

• Telpa rezervēta, darba kārtība izstrādāta, materiāli pasūtīti.

• Nosūtīta īsa informācija (dati, iespējas, ierobežojumi).

• Piešķirtas lomas: vadītājs, lēmēji, pierakstītājs, facilitators.

• Savāktas uztura/piekļuves vajadzības, samazināta ceļošana.

• Izveidoti uzdevumi iestatīšanai; ieplānoti atgādinājumi.

Dienas laikā

• Telpa sagatavota; slaidi un taimeri gatavi.

• Pamatrules ievietotas.

• Pārtraukumi ievēroti.

• Lēmumi fiksēti reāllaikā ar īpašniekiem/datumiem.

• Novietojuma saraksts sakārtots un piešķirts.

• Noslēdziet ar kopsavilkumu; ieplānojiet pārbaudi.

Pēc ārpus biroja (24 stundas)

• Piezīmes dalītas, uzdevumi dzīvi, kalendāra turotumi veikti.

• Publicēts publisks lasījums.

• Pirmie uzvaras redzamas nedēļas laikā.

Piemēri rezultātiem pēc funkcijas

• Produktu un dizains: Nolemiet Q4 plāns un secība; piešķiriet dizaina apskates diviem riska likmēm.

• Pārdošana: Izvēlieties divas ICP, uz ko fokusēties; definējiet ziņojumu, iespējas un cauruļvadu mērķus.

• Mārketings: Izvēlieties trīs kampaņas, vienu galveno stāstu, vienu mērvienību plānu.

• Operācijas: Kartējiet vienu šauro vietu un vienu politikas maiņu, lai to novērstu.

• Cilvēki: Izvēlieties pieņemšanas kārtību, jaunināšanas pamatprincipus, vadītāju apmācību.

Katrs ir pietiekami mazs, lai to pārvaldītu, bet pietiekami liels, lai tas būtu svarīgs – tas ir veiksmīgais Ārpus biroja sanāksme.

Noslēguma vārds

Padariet to vienkāršu. Nosauciet rezultātu. Ielūdziet pareizos cilvēkus. Aizsargājiet laiku. Nolemiet telpā. Aizejiet ar īpašniekiem un datumiem. Svini pirmo mazo uzvaru. Atkārtojiet. Labi organizēta Ārpus biroja sanāksme nav privilēģija; tas ir darbības ieradums, kas kopumā uzlabojas.