7 efektīvas ikdienas vadības ieradumi, ko komandas izjūt katrā maiņā

Līderus vērtē katru dienu, ne tikai ceturksnī. Jūsu komanda pamanīs, ja sapulces sākas laikā, ja nodošanas process ir skaidrs un ja lēmumi tiek pieņemti, pirms rindas sāk uzkrāties. Labas nodomas nav pietiekamas. Cilvēkiem ir nepieciešams stabils ritms un vienkārši rīki, kas uztur darbu kustībā. Ja pamati ir kārtībā, morāle paaugstinās un klienti izjūt atšķirību. Šajā rakstā lielās idejas tiek pārvērstas ikdienas darbībās, kuras varat kopēt. Tas darbojas gan kontaktu centros, gan restorānos, mazumtirdzniecībā, loģistikā, lauka apkalpošanā un biroju komandās. Ar stingrām rutīnām un gudru plānošanu jūs pārvērtīsiet centienus rezultātos.

Parasta nedēļa, bez drāmas

Iedomājieties pirmdienu. Divi cilvēki ziņo, ka ir slimi. Jaunais darbinieks sāk darbu. Laikapstākļi palēnina piegādes. Klients pievieno steidzamu pasūtījumu. Pulkstenis neapstājas. Stipri līderi saglabā redzamu plānu, ātri pārvieto cilvēkus un aizsargā fokusa laiku. Īsumā, viņi praktizē Efektīvu Ikdienas Vadību veicot nelielas, pastāvīgas izvēles, kas kopā veido lielu efektu. Ne runas. Tikai skaidrība, ritms un izpilde, uz ko citi var paļauties.

Kas ir Efektīva Ikdienas Vadība? Vienrindes definīcija

Efektīvu Ikdienas Vadību nozīmē cilvēku vadību šodienas darbā ar skaidriem mērķiem, ātriem lēmumiem un vienkāršiem ieradumiem, kas atkārtojas rīt. Tas ir praktisks, nevis izdomāts: definējiet plānu, pielāgojiet, kad realitāte izmainās, komunicējiet reizi visiem, kam tas ir svarīgi, un aizveriet cilpu, lai nekas nepaliek neizdarīts.

Šeit ir atslēga: standarts ir “vai mēs varam nākamo stundu labi?” Kad jūs uzvarat stundu, diena uzlabojas. Kad diena uzlabojas, seko nedēļa.

Septiņas pazīmes, kas krājas katru dienu

1) Nākošā darba posma skaidrība

Komandas strādā ātrāk, kad viņi var atbildēt uz trim jautājumiem: Kas ir svarīgi tagad? Kam tas pieder? Kad ir termiņš? Iesniedziet šodienas prioritātes vienā vietā. Piesaistiet katru vārdu vārdam un laikam. Noņemiet neskaidrus vārdus kā “ASAP.” Skaidrība samazina atpakaļ un uz priekšu un aptur atkārtotu darbu pirms tas sākas. Tas ir kluss veids Efektīvu Ikdienas Vadību jo tas noņem minējumus.

Kopējiet šo

• Viena saraksta vienība katrai komandai, maksimums pieci priekšmeti šodien.

• Katram priekšmetam ir viens īpašnieks.

• Termiņi vietējā laikā, nevis “dienas beigās.”

2) Īsi, paredzami ritmi

Iestatiet ikdienas ritmu un ievērojiet to. Standup 9:00. Pusdienas pārbaude 13:30. Noslēgums 16:45. Tie paši laiki, īss ilgums, skaidri rezultāti: paceliet šķēršļus, piešķiriet palīdzību, apstipriniet izmaiņas. Paredzami ritmi padara nodošanas procesu gludu un ļauj cilvēkiem plānot dziļu darbu.

Kopējiet šo

• 10–15 minūšu standup. Kameras ieslēgtas, ja attālināti.

• Viena tāfele, ko visi redz (ekrāns vai siena).

• Piezīmes ir lēmumi + īpašnieki + datumi. Nekas cits.

3) Īstermiņa izšķirība

Lēmumi, kas ierodas vēlu, ir gandrīz tas pats, kas “nav lēmuma.” Iemācies izvēlēties iespēju ar informāciju, kas ir pieejama. Izsaki to vienā teikumā. Ja parādās jauni fakti, mainieties ātri un paskaidrojiet, kāpēc. Cilvēki novērtē ātrumu un caurredzamību.

Kopējiet šo

• Izmantojiet kā paraugu “Lēmums / Kāpēc / Pārskatīties.”

• Ja izvēle bloķē daudzus, izvēlieties atgriezenisko ceļu pār aizkavēšanu.

• Pēc izmaiņām, nosūtiet vienu ziņu pareizajai grupai, nevis piecas čatā.

4) Mierīga, viena ziņojuma komunikācija

Kad spiediens pieaug, izkaisītas ziņas vairo sāpes. Nosūtiet vienu skaidru ziņojumu uz pareizo kanālu, pievienotu pie pareizās lomas. Izvairieties no sānu sarunām, kas pretrunīgas. Mierīga rakstīšana ir ikdienas signāls Efektīvu Ikdienas Vadību, īpaši jauktu uz vietas un attālināto komandu vidū.

Kopējiet šo

• Sāciet ar lēmumu, pēc tam pievienojiet kontekstu.

• Piementiniet vārdus tikai darbībām, nevis vainas uzlikšanai.

• Beidziet ar “Ko mēs pārbaudīsim nākamo un kad.”

5) Respektabls atbildības veids

Ievērojiet standartus bez teatralitātēm. Ja kāds izlaiž soli, parādiet standartu, parādiet atšķirību, vienojieties par labojumu un sekojiet tam. Privāti vispirms, publiski tikai tad, kad modelis atkārtojas. Standarti kļūst īsti, kad tos pārbauda laipni un bieži.

Kopējiet šo

• Izmantojiet “Sagaidījumi / Realitāte / Nākamreiz” divu minūšu laikā vai mazāk.

• Sekojiet saistībām vienā redzamā sarakstā.

• Pārskatiet sarakstu nākamā standupa sākumā.

6) Apmācība mazos apjomos

Garas apmācību sesijas izzūd. Mikro-apmācība iespiežas. Dodiet vienu prasmes padomu dienā: labāks sveiciens, ātrāks kontrolsaraksts, tīrāka nodošanas piezīme. Lūdziet cilvēkiem to izmēģināt vienā maiņā un ziņot atpakaļ. Mazi ieguvumi summējas stiprā kultūrā.

Kopējiet šo

• “Šodienas 1%” karte uz tāfeles vai lietotnē.

• Pieslāgojiet jaunu darbinieku ar stabilu kolēģi pirmo stundu.

• Ierakstiet 60 sekunžu ekrāna vai telefona piemēru komandai.

7) Dokumentējiet reizi, izmantojiet mūžīgi

Ja jūs norādāt to pašu instrukciju divreiz, pārvērtiet to par kontrolsarakstu, fragmentu vai veidni. Glabājiet to, kur darbs notiek. Mērķis ir samazināt atkārtotu skaidrojumu un uzturēt kvalitāti stabilu aizņemtās dienās. Šī ir neredzamā puse Efektīvu Ikdienas Vadību, un tā maksā katru nedēļu.

Kopējiet šo

• Sākumā izveidojiet trīs veidnes: nodošana, incidents un “kā atvērt.”

• Pārskatiet veidnes katru mēnesi; izdzēsiet novecojušus soļus.

• Saite uz veidnēm savā plānošanas vai uzdevumu rīkā.

Rīki un ieradumi, kas uztur dienu vienkāršu

Jums nav vajadzīga smaga sistēma, lai labi vadītu. Jums ir nepieciešama viena lapa, kurai komanda uzticas. Šī lapa parāda šodienas plānu, pašreizējo personālu, galvenos riskus un nākamo lēmumu laiku. Saspiediet to ar ātriem brīdinājumiem, kas sasniedz tikai tos, kam tie nepieciešami. Pievienojiet tīru laika uzskaiti, lai diena beigtos bez meklēšanas. Šie pamati pārsniedz duci panelīšu, kuras jūs neatverat.

Kā Shifton atbalsta šīs uzvedības

Shifton palīdz līderiem vadīt mazās lietas, kurām ir nozīme. Tas uztur redzamus grafikus, ātri pārvieto cilvēkus un pārvērš laika datus par tīriem eksportiem. Jūs varat:

• Importēt personālu dažu minūšu laikā un grupēt pēc vietas, lomas vai komandas.

• Izmantot maiņu veidnes un kopēt nedēļas modeļus ar vienu klikšķi.

• Sūtīt masveida paziņojumus par izmaiņām un savākt apstiprinājumus.

• Likt cilvēkiem piereģistrēties ar mobilo ierīci vai kiosku, izmantojot PIN/KR.

• Izmantot ģeogrāfiskās žoga noteikšanu, lai apstiprinātu atrašanos, kur tas ir svarīgi.

• Uztvert laiku izslēgtā režīmā, kad signāls ir vājš, un sinhronizēt vēlāk.

• Iestatīt vienkāršas lomas, lai vadītāji pielāgoto savas komandas, kamēr vadītāji redz kopainu.

• Eksportēt apkopotas laika uzskaites algas sarakstiem un analīzei.

Nekas no tā neaizstāj vadību. Tas noņem berzes, lai līderi varētu praksē Efektīvu Ikdienas Vadību tur, kur tas ir vissvarīgākais: nākamā darbā stunda.

Gadījumu momentuzņēmumi dažādās nozarēs

Mazumtirdzniecības piegādes centrs
Problēma: vēlie kravas auto radīja pārsteidzošus virsstundas un nokavētas nodošanas.
Rīcība: vadītāji ieviesa 3-reizes dienā ritmu un izmantoja ātras maiņu apmaiņas steigu logiem.
Rezultāts: mazāk pēdējā brīža zvanu, stabilāks pārklājums un agrāka stundas aizvēršana.

Kontaktu centrs
Problēma: reklāmas lēkmes appludināja čatu; pārtraukumi krājās un rindas pieauga.
Rīcība: uzraugi pārslēdza divus aģentus no balss uz čatu uz 90 minūtēm un nosūtīja vienu brīdinājumu ar jauniem mērķiem.
Rezultāts: rindu laiks samazinājās; adherence atjaunojās bez apmācības atcelšanas.

Lauku apkalpošanas brigāde
Problēma: lietus mainīja āra darbus; brigādes zaudēja laiku gaidot.
Rīcība: vadītāji pārvirzīja divus auto uz iekštelpu uzdevumiem un izmantoja vienlīnijas atjauninājumu, lai apstiprinātu kārtību.
Rezultāts: izmantojamība pieauga, diena beidzās saskaņā ar plānu.

Kopīgas kļūdas (un risinājumi)

• Neskaidri plāni. Ja jūsu “šodienas” sarakstā ir desmit vienības, jums nav prioritāšu. Ierobežojiet līdz piecām.

• Pārāk daudz kanālu. Izvēlieties vienu vietu atjauninājumiem; spogulis, ja nepieciešams, bet avots paliek vienots.

• Sapulces, kas izplūst. Noteikt laika ierobežojumu un beigt ar tikai lēmumiem.

• Varoņu kultūra. Aplausu tīrām nodošanām vairāk nekā pēdējā brīža glābšanu.

• Nav sekošanas. Sāciet nākamo dienu, pārbaudot vakardienas saistības.

Divu nedēļu sākuma rokasgrāmata

Dienas 1–2: Uzrakstiet “šodienas” saraksta veidni un definējiet standupa laikus.
Dienas 3–5: Izveidojiet trīs galvenos kontrolsarakstus un glabājiet tos, kur notiek darbs.
Dienas 6–7: Iestatiet maiņu veidnes un sagatavojiet savus brīdinājumu grupus.
2. nedēļa: Praktizējiet vienu kustību dienā: ātrāka nodošana, viens mazs apmācību padoms, viens skaidrs lēmuma piezīme.
Pabeidziet katru dienu, eksportējot laiku un nosūtot kopsavilkumu “kas izmainījās un kāpēc.” Šis stabils ritms ir Efektīvu Ikdienas Vadību.

Kāpēc Shifton palīdz komandām praktizēt Efektīvu Ikdienas Vadību

Vakara burzma restorānā? Dublēt veidni, pārvietot divus apkalpes locekļus uz terases un izsūtīt vienu ziņojumu, kas atjaunina lomas un laikus. Tāfeles atbilst tam, ko cilvēki redz telefonos. Vēlās piegādes noliktavā? Pārvirzīt izkraušanas komandu uz stundu un atzīmēt jaunu kontrolpunktu; laika uzskaite paliek tīra. Attālināti aģenti divās laika zonās? Vadītāji pielāgo pārtraukumus, nepārtraukties adherencei, un viens brīdinājums sasniedz pareizo rindu. Vājš signāls uz vietas? Cilvēki piereģistrējas izslēgtā režīmā un sinhronizē vēlāk, tāpēc algas saraksts ir precīzs. Šīs mazās kustības parāda vadību darbībā un padara dienu mierīgāku.

FAQ

Vai šis modelis ir tikai vadītājiem?

Nē. Ikviens, kas koordinē cilvēkus uz maiņu, var to izmantot. Ieradumi variē no mazām komandām līdz daudzvietņu operācijām.

Kā es sāku, ja komanda ir pārslogota?

Samaziniet apjomu uz divām dienām. Palaidiet sarakstu ar piecām vienībām, salabojiet nodošanas procesus un nosūtiet dienas kopsavilkumu. Pievienojiet vairāk, kad ritms kļūst stabils.

Ko darīt, ja lēmumi nav manā kompetencē?

Formulējiet iespējas vienā teikumā katru, ieteikt vienu un noteikt pārskatīšanas laiku. Nosūtiet kopumu. Ātrums joprojām palīdz.

Kā saglabāt attālināto un uz vietas personālu saskaņotu?

Izmantojiet to pašu vienoto patiesības avotu un tās pašas standupa laikus. Nosūtiet atjauninājumus vienreiz uz lomas bāzētu sarakstu, nevis uz atsevišķiem čatiem.

Kā es mēru progresu?

Izvēlieties trīs signālus: savlaicīgas sākšanas, nodošanas kvalitāte un pārdarīšanas līmenis. Pārbaudiet iknedēļā. Ja visi trīs tendences uzlabojas, jūsu diena kļūst veselīgāka.

Ieguvums

Ikdienas dzīvei darbā vajadzētu būt paredzamai, pat ja pieprasījums nav. Kad vadītāji nosaka skaidrus mērķus, uztur stabilu ritmu, ātri pieņem lēmumus un aizver cilpu, komandas kustas ar mierīgu ātrumu. Rīki kā Shifton padara plānu redzamu, uztur tīru laika datus un palīdz izmaiņas nodot pareizajās rokās. Tas atbrīvo vadītājus no vadības un dod cilvēkiem godīgu iespēju labā dienā. Praktizējiet šos ieradumus un jūs iegūsiet uzticību, maiņa pēc maiņas.

Izveidojiet savu Shifton kontu un publicējiet savu pirmo komandas plānu šodien.