HR Құжат Басқару Бағдарламасы: Өсуші Командалар Үшін

HR құжат басқару бағдарламасы нені шешеді

Үш папка, екі шкаф және ешкім жылдар бойы ретке келтірмеген 400 файлы бар ортақ диск. Шағын және орта компаниялардың көпшілігінде HR жазбалары осындай күйде болады. Біреу қызметкердің алғашқы ұсыныс хатын сұрайды, HR менеджері оны «Түрлі – Ескі» деп белгіленген папкадан тапқанша электрондық хат жіптерінде 40 минут іздейді.

HR құжат басқару бағдарламасы – қызметкерлер жазбаларын сақтау, ұйымдастыру және іздеу үшін арналған жүйе: шарттар, саясат растаулары, жұмыс нәтижелерін бағалау, куәліктер, жұмысқа қабылдау құжаттары және жұмыс қатынасы барысында жиналатын барлық басқа нәрселер. Ең жақсы HR жазбаларын басқару платформалары файлдарды жай сақтаудан әлдеқайда көп нәрсе жасайды. Олар құжат мерзімдерін бақылайды, кімнің нені көре алатынын басқарады және әр құжатқа қашан қол жеткізілгенін немесе жаңартылғанын дәл көрсететін тексеру ізін жасайды.

Қауіп менеджерлердің көпшілігі ойлайтыннан жоғары. АҚШ федералды заңнамасы бойынша EEOC жазбаларды жүргізу талаптары жұмыс берушілерден жұмыстан шыққаннан кейін белгілі бір персонал файлдарын бір-үш жыл бойы сақтауды, кейбір санаттар отыз жылға дейін созылуымен талап етеді. Ауысымдық және сағаттық жұмысшылар үшін – жұмыс ауысымы жоғарырақ және құжаттама көлемі үлкенірек – арнайы жүйесіз қызметкерлер құжаттамасын қадағалау шынымен қиын болып кетеді.

HR командалары қандай құжаттарды басқаруы керек

Кез келген бағдарламаны таңдамас бұрын, нені басқаратыныңызды дәл картографиялаған дұрыс. HR файлдарын басқарудың қажеттіліктерінің көпшілігі бірнеше ерекше санаттарға жатады.

Жұмысқа қабылдау және бейімдеу құжаттары

Жұмысқа өтінімдер, ұсыныс хаттары, жұмыс шарттары, I-9 тексеруі, W-4 формалары, тікелей депозит рұқсаттары. Бұл құжаттар бейімдеу кезінде уақытқа сезімтал – бірі жетіспесе, біреудің бірінші жалақысын кешіктіруі немесе сәйкестілік мәселесін туғызуы мүмкін. Сандық HR файлдары қағаз формаларды қуудың орнына орындау мәртебесін нақты уақытта бақылауды мүмкін етеді.

Саясатты растау және оқыту жазбалары

Қолмен қол қойылған нұсқаулықты растаулар, қауіпсіздік оқытуы куәліктері, қудалауды болдырмауды аяқтау және жабдықты пайдалануға қол қоюлар. Реттеушілік қадағалауы бар салалар үшін – тамақ өнеркәсібі, денсаулық сақтау, құрылыс – бұлар міндетті. OSHA инспекторы «барлығы ол оқытуды аяқтады деп ойлаймыз» деп естігісі келмейді. Ол күні көрсетілген қолтаңбаларды, оларды жылдам қалайды.

Мұндағы құжатты автоматтандырудың нақты құндылығы – мерзімнің аяқталуын бақылау. Үш айдан кейін мерзімі аяқталатын вилочный погрузчик куәлігі мерзімі аяқталғаннан кейін емес, бұрын жаңарту туралы хабарлама қажет.

Жұмыс нәтижелері мен тәртіптік жазбалар

Жұмыс нәтижелерін бағалау, жазбаша ескертулер, жұмыс нәтижелерін жақсарту жоспарлары және жұмыстан шығару құжаттамасы. Бір нәрсе дұрыс болмаған кезде бұл санат ең маңызды болады. Егер жұмыстан шығару кейінірек оспарланса, күні көрсетілген, дәйекті форматталған тәртіптік жазбаларды ұсыну мүмкіндігі таза шығуды қымбатқа тұратыннан бөлетін нәрсе болады. HR жазбаларын дұрыс жүргізу тек әкімшілік емес – бұл тәуекелді басқару.

Жалақы және жеңілдіктер құжаттары

Жалақыны өзгерту рұқсаттары, бонустық келісімдер, жеңілдіктерге тіркелу формалары және өтемақы шарттарына кез келген өзгертулер. Бұл құжаттарға нұсқалар бақылауы қажет – даулы кезеңде алынған ақы келісімінің дұрыс емес нұсқасы нақты проблемалар туғызуы мүмкін. Құжат нұсқаларын бақылайтын және әр өзгерістің уақыт белгісін жасайтын персонал файлдарын басқару бағдарламасы мұны байқамай ретке келтіреді.

Пайдалы құралдарды қымбат папкалардан ерекшелейтін мүмкіндіктер

Көптеген платформалар өздерін HR құжат басқару жүйесі ретінде жарнамалайды, бірақ іс жүзінде HR брендімен бұлтта сақтау болып табылады. Шынымен маңызды не екенін қарайық:

Рөлге негізделген қол жеткізуді басқару

Компаниядағы барлығы әр құжатты көруі керек емес. Ауысым супервайзері өзінің тікелей бағынышты қызметкерлерінің куәліктері мен оқыту жазбаларына қол жеткізуі керек. Олардың басқа бөлімдердің жалақы тарихына немесе тәртіптік файлдарына қол жеткізуі қажет емес. Дұрыс қол жеткізу бақылаулары сезімтал қызметкер деректерімен жұмыс жасайтын кез келген команда үшін міндетті.

Тексеру іздері және белсенділікті қадағалау

Құжатқа қараған, жүктеп алған немесе өзгерткен сайын жүйе оны тіркеуі керек. Бұл сәйкестілік пен ішкі жауапкершілік үшін маңызды. Егер қызметкер шағым берудің үш аптасы бұрын құпия персонал файлына кіру болса, кімнің кіргенін және қашан кіргенін білуіңіз керек. Белсенділікті қадағалау жүйесі мұны ешкімнің белсенді қадағаламауынсыз көрінді етеді.

Мерзімнің аяқталуы туралы ескертулер және мерзімдерді басқару

Куәліктердің мерзімі аяқталады. Жұмыс рұқсаттарының жаңарту күндері бар. Бәсекелестік пен шектелмеу туралы келісімдерде кейде нақты мерзімдер болады. Осы мерзімдерді бақылайтын және автоматты еске салғыштар жіберетін құжат басқару жүйесі HR менеджерінің тәуекелдің тұтас санатын алып тастайды. Қолмен жасалған күнтізбе жазбалары масштабталмайды – 80 қызметкерді басқарған кезде, кейбір куәліктің мерзімі аяқталуға жақын болады.

Іздеу және табу жылдамдығы

Бұл қарапайым естіледі. Іс жүзінде олай емес. Қызметкерлер жазбалары бойынша толық мәтінді іздеу, құжат түрі, күн аралығы, бөлім немесе жеке тұлға бойынша сүзгіленген – бұл құжат репозиторийін пайдалы құралға айналдыратын нәрсе. Егер белгілі бір қол қойылған форманы табу 30 секундтан артық уақыт алса, жүйе сізге жұмыс жасамайды.

Сәйкестілік – бұл маңызды болудың негізгі себебі

HR сәйкестілік құжаттамасы – компаниялардың көпшілігі оны шұғыл қажет еткенше ойламайтын нәрсе. Тексеру, негізсіз жұмыстан шығару туралы талап, жұмыс орнындағы жарақат туралы дау, иммиграциялық сәйкестілік тексеруі – бұл оқиғалар ескертусіз келеді және нақты құжаттарды жылдам ұсынуды талап етеді.

Бұл жағдайларды тегіс шешетін компаниялар міндетті түрде жақсы мінез-құлықты қызметкерлері бар компаниялар емес. Олардың қағазсыз HR жүйелері толық персонал файлын екі минутта, екі сағаттың орнына ала алады. Құжат басқару инфраструктурасы тек компанияны қорғамайды – ол HR менеджерлерін алдымен ешқашан дұрыс сақталмаған жоқ жазбалар үшін айыптаудан қорғайды.

Ауысымдық командалар үшін HR деректерін басқару жоғары персонал көлемі мен жылдамырақ ауысуымен күрделенеді xe2x80x94 бұл қызметкерлердің жұмысқа белсенді қатысуы қанша құжат жасайтыныңызға тікелей әсер ететін сала. Бірнеше орынды 150 жартылай жұмыс уақытымен жұмыс жасайтын қызметкерді басқаратын компания 40 жалақылы жұмысшысы бар кеңседен адам санына қарай әлдеқайда көп қағаз жасайды. Қолмен жасалған процестердің математикасы жылдам бұзылады. Мерзімнің аяқталуын автоматты бақылаумен жоғалып кететін – барлығының куәліктері күнделікті болатынына тек бейсенбілерде уақыт жұмсайтын жұмыс топтарын көрдік.

HR құжат басқару бағдарламасын қалай бағалау керек

Қажет болуы мүмкін деп ойлаған мүмкіндіктерден емес, қазір бар құжаттардан бастаңыз. HR командаларының көпшілігінде жаңа бағдарламаны қарастырмас бұрын ұйымдастырылмаған сандық файлдар жиналып қалады. Бар құжаттарды импорттап, санаттайтын платформа жаңа құжаттарды жақсы басқаратын платформаға қарағанда кем емес маңызды.

Бар HR жүйесімен интеграция

Кестелеу мен уақытты бақылаудан бөлек тіршілік ететін құжат басқару қосарлама жұмыс жасайды. Кімде-кім жоғарылатылып, жалақысы өзгерсе, мұның автоматты түрде құжаттаманы жаңарту туынды болуын қалайсыз – екі бөлек жүйені жаңарту керегін еске алатын адам емес. Жұмыс күші операцияларымен байланысатын HR құжат басқаруы дербес құжат жинағынан артық тұрады.

Shifton-ның жұмыс күші есептілігі құралдары жұмыс деректерін – жұмыс сағаттарын, кесте өзгерістерін, рөл тапсырмаларын – қызметкерлер жазбалары қабатымен байланыстырады, сонымен қатар құжаттамаңыз кімнің қолмен жаңарту есіне алғанын емес, операцияларда нақты не болып жатқанын бейнелейді.

Күнделікті құжаттар үшін қызметкерлердің өзіне қызмет көрсетуі

Қызметкерлерге өз құжаттарына – ұсыныс хаттарына, саясат жаңартуларына, жеңілдік формаларына – HR арқылы өтпей-ақ қол жеткізуге және қол қоюға мүмкіндік беру әкімшілік жүктемені айтарлықтай азайтады. Ең жақсы құжат жұмыс ағыны жүйелері қызметкерлерге күнделікті жұмыспен айналысуға, ал HR соңғы орнатылатын және сақталатын нәрсені бақылауда ұстауға мүмкіндік береді.

Бағаны өсірмей масштабтау

Кейбір платформалар сақталған құжат немесе электронды қол қою үшін ақы алады. Аз көлемде бұл жарайды. 500 қызметкер, жылдық жұмыс нәтижелерін бағалау, жеңілдіктерді қайта тіркеу және тұрақты куәлікті бақылаумен бұл операция шығындары жылдам жинақталады. Пайдаланушы басына тегіс баға немесе шексіз құжат сақтау үлгілері өсіп жатқан командалар үшін қауіпсіз.

Жиі қойылатын сұрақтар

HR құжат басқару бағдарламасы дегеніміз не?

Бұл қызметкерлер жазбаларын – шарттарды, куәліктерді, саясат растауларын, жұмыс нәтижелері туралы құжаттарды және басқа HR қағаздарын – сақтауға, ұйымдастыруға және іздеуге арналған жүйе. Сақтаудан тыс, жақсы HR құжат басқару бағдарламасы мерзімдерді бақылайды, рөл бойынша құжатқа қол жеткізуді бақылайды және әр файлды кімнің қарап шыққаны немесе өзгерткені туралы тексеру ізін жүргізеді.

Жұмыс берушілер HR құжаттарын қанша уақыт сақтауы керек?

Бұл құжат түрі мен юрисдикцияға байланысты. АҚШ федералды заңнамасы бойынша базалық жұмыспен қамту жазбаларын жұмыстан шыққаннан кейін кемінде бір жыл сақтау керек. Жалақы жазбалары әдетте үш жылды талап етеді. OSHA ықпал жазбалары отыз жылға дейін талап етуі мүмкін. Штат заңдары жиі қосымша талаптар қосады. Кіріктірілген сақтау саясаты бар құжат басқару жүйесі болжамсыздықты жояды.

HR құжат басқару бағдарламасы жалпы DMS-тен ерекшеленеді ме?

Иә. Жалпы құжат басқару жүйесі (DMS) кез келген тип іскерлік құжаттарды басқарады. HR-ге арналған платформалар қызметкер өмір циклі айналасында жасалған – олар персонал файлдары, жұмысқа қабылдау жұмыс ағыны, куәліктерді бақылау және сәйкестілікті сақтау кестелері сияқты ұғымдарды түсінеді. HR құжаттамасы үшін жалпы DMS пайдалану мүмкін, бірақ бұл әдетте сол құрылымдарды нөлден қайта жасауды білдіреді.

Шағын бизнестер HR құжат басқару бағдарламасынан пайда ала ала ма?

Міндетті түрде – және жиі үлкен кәсіпорындарға қарағанда. Шағын бизнестерде арнайы сәйкестілік қызметкерлері сирек болады. Бір жіберілген құжат сақтау талабы немесе байқалмаған куәлік мерзімінің аяқталуы шамадан тыс проблемаларға себеп болуы мүмкін. Шек команда өлшемі емес – бұл құжаттаманың күрделілігі. Ротациялық персоналы, куәліктері немесе бірнеше орындағы операциялары бар кез келген бизнес тиісті HR құжат жүйесінен пайда алады.

Daria Oleshko

Shifton-дағы жұмыс күшін басқару және далалық қызметтерді басқару саласындағы кең тәжірибесі бар тұтынушы табысы менеджері.