Phần mềm quản lý tài liệu HR: Hướng dẫn đầy đủ cho nhóm đang phát triển

Phan mềm quan ly tai liệu HR thực su lam dược gi

Ba thu muc, hai tu dung ho so, va một o dia chung chua 400 tạp tin ma không ai sắp xếp tu rất lâu. Day la tinh trang ho so nhan su tai phan lớn các cong ty vua va nhỏ. Khi co người yeu cầu thu chào moi lam việc goc của nhan viên, người quan ly HR mat 40 phút tim kiểm trong email roi moi thay no trong thu muc tên “Linh tinh – Cu”.

Phan mềm quan ly tai liệu HR la he thông chuyển dung de lưu tru, sắp xếp va tra cứu ho so nhan viên – hợp dòng, xác nhan chỉnh sách, danh gia hiệu suất, chung chi, ho so tuyến dung va moi thu tích lũy trong suốt qua trình lao dòng. Các nen tang quan ly ho so HR hàng dấu lam dược nhiều hơn chi lưu tru tạp tin. Chung theo dõi ngay hết hạn tai liệu, kiểm soát quyền xem tai liệu va tao nhất ky kiểm toàn cho thay chỉnh xác khi nào tai liệu dược truy cấp hoặc cấp nhất.

Rủi ro cao hơn nhiều so với những gi phan lớn quan ly nhan ra. Theo luật liên bang My, yeu cầu lưu tru ho so của EEOC bat bước người su dung lao dòng phai giữ các ho so nhan viên nhất dinh tu một den ba nam sau khi chấm dứt, với một so danh muc keo dài den ba mười nam. Dõi với lực lương lao dòng theo ca va theo giờ – noi ti le nghi việc cao va khối lương tai liệu lớn hơn – việc quan ly tai liệu nhan viên không co he thông chuyển dung tro nen that su kho khan.

Nhóm HR thực su can quan ly những tai liệu gi

Trước khi chọn bat ky phan mềm nào, việc xác dinh ro những gi ban dàng quan ly se rất co ich. Nhu cầu quan ly ho so HR chu yeu chia thanh một vai danh muc ro ràng.

Tai liệu tuyến dung va nhan việc

Dọn xin việc, thu chào moi, hợp dòng lao dòng, xác minh danh tinh, mẫu thuế, uy quyền nhan lương qua tai khoan. Những tai liệu nay rất khan cấp khi nhan việc – thiếu một cai co the lam chấm lương thang dấu hoặc tao rủi ro vi phạm. Các tạp tin HR so hoa cho phép theo dõi tiên do hoan thanh theo thời gian thực thay vi chạy theo giấy to.

Xác nhan chỉnh sách va ho so dao tao

Xác nhan so tay co chu ky, chung chi dao tao an toàn, biến ban hoan thanh phong chóng quay roi va chung nhan van hành thiết bi. Với các ngành co giảm sát pháp ly – an uống, y te, xay dung – day không phai la tuy chọn. Kiểm tra viên OSHA không muốn nghe “chung toi nghi moi người da hoan thanh dao tao do.” Ho can chu ky co ngay thang va can nhanh.

Gia tri that su của tu dòng hoa tai liệu la theo dõi hết hạn. Chung chi xe nang hết hạn sau ba thang can dược thông bao gia hạn trước khi qua hạn, không phai sau.

Ho so hiệu suất va ky luật

Danh gia hiệu suất, cảnh cao bang van ban, ke hoạch cai thiện hiệu suất va tai liệu chấm dứt hợp dòng. Danh muc nay quan trong nhất khi co su co. Neu vu chấm dứt hợp dòng bi tranh chấp sau nay, khả nang xuất trình ho so ky luật co ngay thang va dinh dàng nhất quan thường la diệu phan biệt kết thực on thỏa với vu kiến ton kem. Quan ly ho so HR tốt không chi la hành chỉnh – do la quan ly rủi ro.

Ho so lương thường va phục loi

Uy quyền diệu chỉnh lương, thỏa thuần thường, mẫu dàng ky phục loi va bat ky sua dõi diệu kiến thu lao nào. Những tai liệu nay can kiểm soát phiên ban – lay nhầm phiên ban thỏa thuần lương khi tranh chấp co the gay ra van de nghiệm trong. Phan mềm quan ly ho so nhan su theo dõi phiên ban tai liệu va dắt moc thời gian moi thay dõi se giai quyết diệu nay im lang o phía sau.

Tinh nang phan biệt cong cu hữu ich với thu muc dắt tiên

Nhiều nen tang tu giới thiếu la he thông quan ly tai liệu HR những thực chat chi la lưu tru dặm may với thường hiệu HR. Day la những gi thực su quan trong:

Kiểm soát truy cấp theo vai tro

Không phai ai trong cong ty cung nen xem moi tai liệu. Trường ca can truy cấp chung chi va ho so dao tao của nhan viên trực tiếp dưới quyền. Ho không can truy cấp lịch su lương hoặc ho so ky luật của các phong khác. Kiểm soát truy cấp hợp ly la diệu không the thỏa hiệp với bat ky nhóm nào xu ly du liệu nhan viên nhạy cam.

Nhất ky kiểm toàn va theo dõi hoạt dòng

Moi khi tai liệu dược xem, tai xuống hoặc chỉnh sua, he thông can ghi lai. Diệu nay quan trong cho tuần thu va trách nhiệm giai trình noi bo. Neu ho so nhan viên mat dược truy cấp ba tuần trước khi nhan viên nộp khiếu nại, ban can biệt ai truy cấp va khi nào. Một he thông theo dõi hoạt dòng hiện thi diệu nay ma không can ai chu dòng giảm sát.

Cảnh bao hết hạn va quan ly hạn chót

Chung chi hết hạn. Giấy phép lao dòng co ngay gia hạn. Các thỏa thuần không cảnh tranh dõi khi co thời hạn. He thông quan ly tai liệu theo dõi những hạn chót nay va gui nhắc nhỏ tu dòng se giai phong một danh muc rủi ro khối ban quan ly HR. Lịch thu cong không mo rộng dược – khi quan ly 80 nhan viên, lực nào cung co chung chi sắp hết hạn.

Tốc do tim kiểm va tra cứu

Nghe co ve dọn gian. Những không phai vay. Tim kiểm toàn van ban trong ho so nhan viên, lọc theo loại tai liệu, khoảng thời gian, phong ban hoặc ca nhan – day la diệu biến kho lưu tru thanh cong cu that su. Neu tim một mẫu dọn co chu ky cu the mat hơn 30 giấy, he thông không hoạt dòng cho ban.

Tuần thu la ly do can ban của tất ca diệu nay

Tai liệu tuần thu HR không phai la diệu phan lớn cong ty nghi den cho den khi can gap. Kiểm toàn, khiếu nại sa thai sai pháp luật, tranh chấp boi thường lao dòng, kiểm tra tuần thu nhấp cu – những su kiến nay den ma không co nhiều cảnh bao va yeu cầu xuất trình tai liệu cu the nhanh chóng.

Các cong ty xu ly những tinh hướng nay trơn tru không nhất thiết co nhan viên hành xu tốt hơn. Ho la những cong ty co he thông HR không dung giấy lay dược ho so nhan viên day du trong hai phút thay vi hai giờ. Co so ha tang quan ly tai liệu không chi bao ve cong ty – no con bao ve quan ly HR khối bi do loi vi ho so thiếu ma chua bao giờ dược lưu tru dung cách.

Dac biệt với các nhóm lam ca, quan ly du liệu HR phục tạp hơn do so lương nhan viên nhiều va ti le nghi việc nhanh – giữ nhan viên gan bo với cong việc co anh hướng trực tiếp den khối lương tai liệu phát sinh. Cong ty van hành 150 nhan viên ban thời gian tai nhiều dia diem tao nhiều giấy to hơn tinh theo dấu người so với van phong 40 nhan viên chỉnh thực. Phép tinh cho quy trình thu cong pha vo nhanh. Chung toi thay các nhóm van hành mat ca ngay Thu Sau chi de kiểm tra chung chi của moi người – thời gian nay biến mat khi co theo dõi hết hạn tu dòng.

Cách danh gia phan mềm quan ly tai liệu HR

Bat dấu tu tai liệu ban da co, không phai tinh nang ban nghi co the can. Phan lớn nhóm HR co dòng ton dòng tạp tin so chua dược to chức trước khi xem xét phan mềm moi. Nen tang nhấp khấu va phan loại tai liệu hiện co quan trong ngang với nen tang xu ly tốt tai liệu moi.

Tích hợp với he thông HR hiện tai

Quan ly tai liệu tách biệt với lap lịch va chấm cong tao cong việc trung lap. Neu ai dược thang chức va muc lương thay dõi, ban muốn diệu do tu dòng kịch hoạt cấp nhất tai liệu – không can ai nhỏ cấp nhất hai he thông riêng. Quan ly tai liệu HR kết noi với van hành lực lương lao dòng co gia tri hơn một kho tai liệu doc lap.

Cong cu bao cao lực lương lao dòng của Shifton kết noi du liệu van hành – so giờ lam, thay dõi lịch, phan cong vai tro – với lớp ho so nhan viên, de tai liệu phan anh những gi thực su dàng xay ra thay vi những gi ai do nhỏ cấp nhất.

Tu phục vu cho tai liệu thông thường

Cho phép nhan viên tu truy cấp va ky tai liệu của ho – thu chào moi, cấp nhất chỉnh sách, mẫu phục loi – ma không qua HR cho moi giao dịch se giảm tai trong hành chỉnh dàng ke. He thông quy trình tai liệu tốt nhất cho nhan viên tu xu ly việc thường ngay trong khi HR van kiểm soát những gi dược hoan tất va lưu tru.

Mo rộng quy mo không tang gia dot ngột

Một so nen tang tinh phi theo tung tai liệu hoặc tung chu ky diện tu. O khối lương nhỏ diệu do on. Những với 500 nhan viên va danh gia hiệu suất hàng nam, dàng ky lai phục loi, theo dõi chung chi liên tuc, các chi phi theo giao dịch tang nhanh. Mo hình gia phẳng theo người dung hoặc lưu tru không giới hạn an toàn hơn cho nhóm dàng tang trường.

Cầu hoi thường gap

Phan mềm quan ly tai liệu HR la gi?

Day la he thông lưu tru, sắp xếp va tra cứu ho so nhan viên – hợp dòng, chung chi, xác nhan chỉnh sách, tai liệu hiệu suất va các giấy to HR khác. Ngoài lưu tru, phan mềm quan ly tai liệu HR tốt theo dõi ngay hết hạn, kiểm soát truy cấp theo vai tro va duy tri nhất ky kiểm toàn ve ai da xem hoặc chỉnh sua tung tạp tin.

Người su dung lao dòng can giữ tai liệu HR bao lâu?

Diệu nay thay dõi theo loại tai liệu va khu vực pháp ly. Theo luật liên bang My, ho so lao dòng co ban phai giữ it nhất một nam sau chấm dứt. Ho so lương thường can ba nam. Ho so tiếp xúc OSHA co the can den ba mười nam. Luật tiêu bang thường bo sung yeu cầu thêm. He thông quan ly tai liệu co chỉnh sách lưu giữ tích hợp se loại bo việc phai doan.

Phan mềm quan ly tai liệu HR khác DMS thông thường nhu the nào?

Co su khác biệt. DMS thông thường xu ly bat ky tai liệu kinh doanh nào. Các nen tang HR chuyển biệt dược xay dung xung quanh vòng dõi nhan viên – chung hiệu ho so nhan su, quy trình nhan việc, theo dõi chung chi va lịch lưu giữ tuần thu. Su dung DMS thông thường cho HR la dược những thường phai xay dung lai cầu trực tu dấu.

Doanh nghiệp nhỏ co hướng loi tu phan mềm quan ly tai liệu HR không?

Hoan toàn co – va thường dược nhiều hơn cong ty lớn. Doanh nghiệp nhỏ hiểm co nhan viên tuần thu chuyển trách. Bo so một yeu cầu lưu giữ hoặc không theo dõi hết hạn chung chi co the gay ra van de lớn không tương xung. Ngưỡng giới hạn không phai la quy mo ma la do phục tạp tai liệu. Bat ky doanh nghiệp co nhan viên luân chuyển, chung chi hoặc nhiều dia diem deu hướng loi tu he thông tai liệu HR phu hợp.

Daria Oleshko

Quản lý Thành công Khách hàng tại Shifton với kinh nghiệm phong phú trong quản lý lực lượng lao động và quản lý dịch vụ tại chỗ.