Phan mem quan ly tai lieu HR: Huong dan day du cho nhom dang phat trien

Phan mem quan ly tai lieu HR thuc su lam duoc gi

Ba thu muc, hai tu dung ho so, va mot o dia chung chua 400 tap tin ma khong ai sap xep tu rat lau. Day la tinh trang ho so nhan su tai phan lon cac cong ty vua va nho. Khi co nguoi yeu cau thu chao moi lam viec goc cua nhan vien, nguoi quan ly HR mat 40 phut tim kiem trong email roi moi thay no trong thu muc ten “Linh tinh – Cu”.

Phan mem quan ly tai lieu HR la he thong chuyen dung de luu tru, sap xep va tra cuu ho so nhan vien – hop dong, xac nhan chinh sach, danh gia hieu suat, chung chi, ho so tuyen dung va moi thu tich luy trong suot qua trinh lao dong. Cac nen tang quan ly ho so HR hang dau lam duoc nhieu hon chi luu tru tap tin. Chung theo doi ngay het han tai lieu, kiem soat quyen xem tai lieu va tao nhat ky kiem toan cho thay chinh xac khi nao tai lieu duoc truy cap hoac cap nhat.

Rui ro cao hon nhieu so voi nhung gi phan lon quan ly nhan ra. Theo luat lien bang My, yeu cau luu tru ho so cua EEOC bat buoc nguoi su dung lao dong phai giu cac ho so nhan vien nhat dinh tu mot den ba nam sau khi cham dut, voi mot so danh muc keo dai den ba muoi nam. Doi voi luc luong lao dong theo ca va theo gio – noi ti le nghi viec cao va khoi luong tai lieu lon hon – viec quan ly tai lieu nhan vien khong co he thong chuyen dung tro nen that su kho khan.

Nhom HR thuc su can quan ly nhung tai lieu gi

Truoc khi chon bat ky phan mem nao, viec xac dinh ro nhung gi ban dang quan ly se rat co ich. Nhu cau quan ly ho so HR chu yeu chia thanh mot vai danh muc ro rang.

Tai lieu tuyen dung va nhan viec

Don xin viec, thu chao moi, hop dong lao dong, xac minh danh tinh, mau thue, uy quyen nhan luong qua tai khoan. Nhung tai lieu nay rat khan cap khi nhan viec – thieu mot cai co the lam cham luong thang dau hoac tao rui ro vi pham. Cac tap tin HR so hoa cho phep theo doi tien do hoan thanh theo thoi gian thuc thay vi chay theo giay to.

Xac nhan chinh sach va ho so dao tao

Xac nhan so tay co chu ky, chung chi dao tao an toan, bien ban hoan thanh phong chong quay roi va chung nhan van hanh thiet bi. Voi cac nganh co giam sat phap ly – an uong, y te, xay dung – day khong phai la tuy chon. Kiem tra vien OSHA khong muon nghe “chung toi nghi moi nguoi da hoan thanh dao tao do.” Ho can chu ky co ngay thang va can nhanh.

Gia tri that su cua tu dong hoa tai lieu la theo doi het han. Chung chi xe nang het han sau ba thang can duoc thong bao gia han truoc khi qua han, khong phai sau.

Ho so hieu suat va ky luat

Danh gia hieu suat, canh cao bang van ban, ke hoach cai thien hieu suat va tai lieu cham dut hop dong. Danh muc nay quan trong nhat khi co su co. Neu vu cham dut hop dong bi tranh chap sau nay, kha nang xuat trinh ho so ky luat co ngay thang va dinh dang nhat quan thuong la dieu phan biet ket thuc on thoa voi vu kien ton kem. Quan ly ho so HR tot khong chi la hanh chinh – do la quan ly rui ro.

Ho so luong thuong va phuc loi

Uy quyen dieu chinh luong, thoa thuan thuong, mau dang ky phuc loi va bat ky sua doi dieu kien thu lao nao. Nhung tai lieu nay can kiem soat phien ban – lay nham phien ban thoa thuan luong khi tranh chap co the gay ra van de nghiem trong. Phan mem quan ly ho so nhan su theo doi phien ban tai lieu va dat moc thoi gian moi thay doi se giai quyet dieu nay im lang o phia sau.

Tinh nang phan biet cong cu huu ich voi thu muc dat tien

Nhieu nen tang tu gioi thieu la he thong quan ly tai lieu HR nhung thuc chat chi la luu tru dam may voi thuong hieu HR. Day la nhung gi thuc su quan trong:

Kiem soat truy cap theo vai tro

Khong phai ai trong cong ty cung nen xem moi tai lieu. Truong ca can truy cap chung chi va ho so dao tao cua nhan vien truc tiep duoi quyen. Ho khong can truy cap lich su luong hoac ho so ky luat cua cac phong khac. Kiem soat truy cap hop ly la dieu khong the thoa hiep voi bat ky nhom nao xu ly du lieu nhan vien nhay cam.

Nhat ky kiem toan va theo doi hoat dong

Moi khi tai lieu duoc xem, tai xuong hoac chinh sua, he thong can ghi lai. Dieu nay quan trong cho tuan thu va trach nhiem giai trinh noi bo. Neu ho so nhan vien mat duoc truy cap ba tuan truoc khi nhan vien nop khieu nai, ban can biet ai truy cap va khi nao. Mot he thong theo doi hoat dong hien thi dieu nay ma khong can ai chu dong giam sat.

Canh bao het han va quan ly han chot

Chung chi het han. Giay phep lao dong co ngay gia han. Cac thoa thuan khong canh tranh doi khi co thoi han. He thong quan ly tai lieu theo doi nhung han chot nay va gui nhac nho tu dong se giai phong mot danh muc rui ro khoi ban quan ly HR. Lich thu cong khong mo rong duoc – khi quan ly 80 nhan vien, luc nao cung co chung chi sap het han.

Toc do tim kiem va tra cuu

Nghe co ve don gian. Nhung khong phai vay. Tim kiem toan van ban trong ho so nhan vien, loc theo loai tai lieu, khoang thoi gian, phong ban hoac ca nhan – day la dieu bien kho luu tru thanh cong cu that su. Neu tim mot mau don co chu ky cu the mat hon 30 giay, he thong khong hoat dong cho ban.

Tuan thu la ly do can ban cua tat ca dieu nay

Tai lieu tuan thu HR khong phai la dieu phan lon cong ty nghi den cho den khi can gap. Kiem toan, khieu nai sa thai sai phap luat, tranh chap boi thuong lao dong, kiem tra tuan thu nhap cu – nhung su kien nay den ma khong co nhieu canh bao va yeu cau xuat trinh tai lieu cu the nhanh chong.

Cac cong ty xu ly nhung tinh huong nay tron tru khong nhat thiet co nhan vien hanh xu tot hon. Ho la nhung cong ty co he thong HR khong dung giay lay duoc ho so nhan vien day du trong hai phut thay vi hai gio. Co so ha tang quan ly tai lieu khong chi bao ve cong ty – no con bao ve quan ly HR khoi bi do loi vi ho so thieu ma chua bao gio duoc luu tru dung cach.

Dac biet voi cac nhom lam ca, quan ly du lieu HR phuc tap hon do so luong nhan vien nhieu va ti le nghi viec nhanh – giu nhan vien gan bo voi cong viec co anh huong truc tiep den khoi luong tai lieu phat sinh. Cong ty van hanh 150 nhan vien ban thoi gian tai nhieu dia diem tao nhieu giay to hon tinh theo dau nguoi so voi van phong 40 nhan vien chinh thuc. Phep tinh cho quy trinh thu cong pha vo nhanh. Chung toi thay cac nhom van hanh mat ca ngay Thu Sau chi de kiem tra chung chi cua moi nguoi – thoi gian nay bien mat khi co theo doi het han tu dong.

Cach danh gia phan mem quan ly tai lieu HR

Bat dau tu tai lieu ban da co, khong phai tinh nang ban nghi co the can. Phan lon nhom HR co dong ton dong tap tin so chua duoc to chuc truoc khi xem xet phan mem moi. Nen tang nhap khau va phan loai tai lieu hien co quan trong ngang voi nen tang xu ly tot tai lieu moi.

Tich hop voi he thong HR hien tai

Quan ly tai lieu tach biet voi lap lich va cham cong tao cong viec trung lap. Neu ai duoc thang chuc va muc luong thay doi, ban muon dieu do tu dong kich hoat cap nhat tai lieu – khong can ai nho cap nhat hai he thong rieng. Quan ly tai lieu HR ket noi voi van hanh luc luong lao dong co gia tri hon mot kho tai lieu doc lap.

Cong cu bao cao luc luong lao dong cua Shifton ket noi du lieu van hanh – so gio lam, thay doi lich, phan cong vai tro – voi lop ho so nhan vien, de tai lieu phan anh nhung gi thuc su dang xay ra thay vi nhung gi ai do nho cap nhat.

Tu phuc vu cho tai lieu thong thuong

Cho phep nhan vien tu truy cap va ky tai lieu cua ho – thu chao moi, cap nhat chinh sach, mau phuc loi – ma khong qua HR cho moi giao dich se giam tai trong hanh chinh dang ke. He thong quy trinh tai lieu tot nhat cho nhan vien tu xu ly viec thuong ngay trong khi HR van kiem soat nhung gi duoc hoan tat va luu tru.

Mo rong quy mo khong tang gia dot ngot

Mot so nen tang tinh phi theo tung tai lieu hoac tung chu ky dien tu. O khoi luong nho dieu do on. Nhung voi 500 nhan vien va danh gia hieu suat hang nam, dang ky lai phuc loi, theo doi chung chi lien tuc, cac chi phi theo giao dich tang nhanh. Mo hinh gia phang theo nguoi dung hoac luu tru khong gioi han an toan hon cho nhom dang tang truong.

Cau hoi thuong gap

Phan mem quan ly tai lieu HR la gi?

Day la he thong luu tru, sap xep va tra cuu ho so nhan vien – hop dong, chung chi, xac nhan chinh sach, tai lieu hieu suat va cac giay to HR khac. Ngoai luu tru, phan mem quan ly tai lieu HR tot theo doi ngay het han, kiem soat truy cap theo vai tro va duy tri nhat ky kiem toan ve ai da xem hoac chinh sua tung tap tin.

Nguoi su dung lao dong can giu tai lieu HR bao lau?

Dieu nay thay doi theo loai tai lieu va khu vuc phap ly. Theo luat lien bang My, ho so lao dong co ban phai giu it nhat mot nam sau cham dut. Ho so luong thuong can ba nam. Ho so tiep xuc OSHA co the can den ba muoi nam. Luat tieu bang thuong bo sung yeu cau them. He thong quan ly tai lieu co chinh sach luu giu tich hop se loai bo viec phai doan.

Phan mem quan ly tai lieu HR khac DMS thong thuong nhu the nao?

Co su khac biet. DMS thong thuong xu ly bat ky tai lieu kinh doanh nao. Cac nen tang HR chuyen biet duoc xay dung xung quanh vong doi nhan vien – chung hieu ho so nhan su, quy trinh nhan viec, theo doi chung chi va lich luu giu tuan thu. Su dung DMS thong thuong cho HR la duoc nhung thuong phai xay dung lai cau truc tu dau.

Doanh nghiep nho co huong loi tu phan mem quan ly tai lieu HR khong?

Hoan toan co – va thuong duoc nhieu hon cong ty lon. Doanh nghiep nho hiem co nhan vien tuan thu chuyen trach. Bo so mot yeu cau luu giu hoac khong theo doi het han chung chi co the gay ra van de lon khong tuong xung. Nguong gioi han khong phai la quy mo ma la do phuc tap tai lieu. Bat ky doanh nghiep co nhan vien luan chuyen, chung chi hoac nhieu dia diem deu huong loi tu he thong tai lieu HR phu hop.

Daria Oleshko

Quản lý Thành công Khách hàng tại Shifton với kinh nghiệm phong phú trong quản lý lực lượng lao động và quản lý dịch vụ tại chỗ.