ซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร HR: คู่มือสำหรับทีมที่กำลังเติบโต

ซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร HR ทำอะไรได้บ้างจริงๆ

สามโฟลเดอร์ ตู้เก็บเอกสารสองใบ และไดรฟ์ร่วมที่เต็มไปด้วยไฟล์ 400 ไฟล์ที่ไม่มีใครจัดระเบียบมานานแล้ว นี่คือสภาพของบันทึก HR ในบริษัทขนาดเล็กและกลางส่วนใหญ่ เมื่อมีคนขอจดหมายข้อเสนองานต้นฉบับของพนักงาน ผู้จัดการ HR ต้องใช้เวลา 40 นาทีค้นหาในอีเมลก่อนจะพบมันในโฟลเดอร์ชื่อ “อื่นๆ – เก่า”

ซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร HR คือระบบเฉพาะสำหรับจัดเก็บ จัดระเบียบ และดึงข้อมูลบันทึกพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นสัญญา การรับทราบนโยบาย การประเมินผลงาน ใบรับรอง เอกสารการรับเข้าทำงาน และทุกอย่างที่สะสมตลอดความสัมพันธ์การจ้างงาน แพลตฟอร์มจัดการบันทึก HR ที่ดีที่สุดทำได้มากกว่าแค่จัดเก็บไฟล์ พวกมันติดตามวันหมดอายุของเอกสาร ควบคุมว่าใครดูอะไรได้ และสร้างเส้นทางตรวจสอบที่แสดงว่าเอกสารแต่ละชิ้นถูกเข้าถึงหรืออัปเดตเมื่อใด

ความเสี่ยงสูงกว่าที่ผู้จัดการส่วนใหญ่ตระหนัก ภายใต้กฎหมายสหรัฐฯ ข้อกำหนดการเก็บบันทึกของ EEOC บังคับให้นายจ้างเก็บไฟล์บุคลากรบางอย่างไว้หนึ่งถึงสามปีหลังการเลิกจ้าง โดยบางประเภทอาจนานถึงสามสิบปี สำหรับแรงงานแบบกะและรายชั่วโมง ซึ่งมีอัตราการลาออกสูงและปริมาณเอกสารมากกว่า การดูแลเอกสารพนักงานโดยไม่มีระบบเฉพาะนั้นยากอย่างแท้จริง

ทีม HR ต้องจัดการเอกสารประเภทใดบ้างจริงๆ

ก่อนเลือกซอฟต์แวร์ใดๆ การวางแผนว่าคุณกำลังจัดการอะไรอยู่จริงๆ จะช่วยได้มาก ความต้องการในการจัดการไฟล์ HR ส่วนใหญ่แบ่งออกเป็นหมวดหมู่ที่ชัดเจนไม่กี่อย่าง

เอกสารการสรรหาและการรับเข้าทำงาน

ใบสมัครงาน จดหมายข้อเสนอ สัญญาจ้างงาน การยืนยันตัวตน แบบฟอร์มภาษี การอนุญาตฝากเงินโดยตรง เอกสารเหล่านี้มีความเร่งด่วนในช่วงการรับเข้าทำงาน หากขาดไปหนึ่งฉบับอาจทำให้การรับเงินเดือนครั้งแรกล่าช้าหรือเกิดความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎหมาย ไฟล์ HR ดิจิทัลช่วยติดตามสถานะการดำเนินการแบบเรียลไทม์แทนที่จะวิ่งตามแบบฟอร์มกระดาษ

การรับทราบนโยบายและบันทึกการฝึกอบรม

การรับทราบคู่มือที่ลงนามแล้ว ใบรับรองการฝึกอบรมด้านความปลอดภัย การผ่านการอบรมป้องกันการล่วงละเมิด และการรับรองการใช้อุปกรณ์ สำหรับอุตสาหกรรมที่มีการกำกับดูแล เช่น บริการอาหาร การดูแลสุขภาพ การก่อสร้าง สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่ทางเลือก ผู้ตรวจสอบ OSHA ไม่ต้องการฟังว่า “เราคิดว่าทุกคนผ่านการฝึกอบรมนั้นแล้ว” พวกเขาต้องการลายเซ็นพร้อมวันที่ และต้องการอย่างรวดเร็ว

คุณค่าที่แท้จริงของการทำให้เอกสารอัตโนมัติคือการติดตามวันหมดอายุ ใบรับรองรถโฟล์คลิฟต์ที่หมดอายุในอีกสามเดือนต้องการการแจ้งเตือนการต่ออายุก่อนหมดอายุ ไม่ใช่หลังจากนั้น

บันทึกผลงานและวินัย

การประเมินผลงาน คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร แผนปรับปรุงประสิทธิภาพ และเอกสารการเลิกจ้าง หมวดหมู่นี้สำคัญที่สุดเมื่อมีสิ่งผิดพลาดเกิดขึ้น หากการเลิกจ้างถูกท้าทายในภายหลัง ความสามารถในการนำเสนอบันทึกวินัยที่มีวันที่และรูปแบบสม่ำเสมอมักเป็นสิ่งที่แยกความแตกต่างระหว่างการออกอย่างสะอาดและการต่อสู้ที่ราคาแพง การเก็บบันทึก HR ที่ดีไม่ใช่แค่งานธุรการ มันคือการบริหารความเสี่ยง

เอกสารค่าตอบแทนและสวัสดิการ

การอนุมัติการเปลี่ยนแปลงเงินเดือน ข้อตกลงโบนัส แบบฟอร์มลงทะเบียนสวัสดิการ และการแก้ไขเงื่อนไขค่าตอบแทนใดๆ เอกสารเหล่านี้ต้องการการควบคุมเวอร์ชัน การดึงข้อตกลงค่าจ้างเวอร์ชันผิดในระหว่างข้อพิพาทอาจก่อให้เกิดปัญหาจริงๆ ซอฟต์แวร์จัดการไฟล์บุคลากรที่ติดตามเวอร์ชันเอกสารและประทับเวลาทุกการเปลี่ยนแปลงจะแก้ปัญหานี้อย่างเงียบๆ เบื้องหลัง

ฟีเจอร์ที่แยกแยะเครื่องมือที่มีประโยชน์จากโฟลเดอร์ราคาแพง

แพลตฟอร์มจำนวนมากโฆษณาตัวเองว่าเป็นระบบจัดการเอกสาร HR แต่โดยพื้นฐานแล้วเป็นเพียงพื้นที่จัดเก็บในคลาวด์ที่มีแบรนด์ HR นี่คือสิ่งที่สำคัญจริงๆ

การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท

ไม่ใช่ทุกคนในบริษัทควรเห็นเอกสารทุกชิ้น หัวหน้างานกะต้องการเข้าถึงใบรับรองและบันทึกการฝึกอบรมของผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรง แต่ไม่จำเป็นต้องเข้าถึงประวัติเงินเดือนหรือไฟล์วินัยจากแผนกอื่น การควบคุมการเข้าถึงที่เหมาะสมเป็นสิ่งที่ต้องมีสำหรับทีมใดๆ ที่จัดการข้อมูลพนักงานที่ละเอียดอ่อน

เส้นทางตรวจสอบและการติดตามกิจกรรม

ทุกครั้งที่มีการดู ดาวน์โหลด หรือแก้ไขเอกสาร ระบบควรบันทึกไว้ สิ่งนี้สำคัญสำหรับการปฏิบัติตามกฎหมายและความรับผิดชอบภายใน หากมีการเข้าถึงไฟล์บุคลากรที่เป็นความลับสามสัปดาห์ก่อนที่พนักงานจะยื่นเรื่องร้องเรียน คุณต้องรู้ว่าใครเข้าถึงและเมื่อใด ระบบติดตามกิจกรรม ทำให้สิ่งนี้มองเห็นได้โดยที่ไม่ต้องมีใครคอยตรวจสอบอย่างแข็งขัน

การแจ้งเตือนวันหมดอายุและการจัดการกำหนดเวลา

ใบรับรองหมดอายุ ใบอนุญาตทำงานมีวันต่ออายุ ข้อตกลงไม่แข่งขันบางครั้งมีกรอบเวลา ระบบจัดการเอกสารที่ติดตามกำหนดเวลาเหล่านี้และส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติจะช่วยลดความเสี่ยงที่ต้องแบกรับทั้งหมดของผู้จัดการ HR การบันทึกในปฏิทินด้วยตนเองไม่สามารถขยายขนาดได้ เมื่อคุณจัดการพนักงาน 80 คน ใบรับรองบางอย่างมักใกล้หมดอายุอยู่เสมอ

ความเร็วในการค้นหาและดึงข้อมูล

ฟังดูพื้นฐาน แต่ไม่ใช่ การค้นหาข้อความทั้งหมดในบันทึกพนักงาน กรองตามประเภทเอกสาร ช่วงวันที่ แผนก หรือบุคคล นี่คือสิ่งที่เปลี่ยนคลังเอกสารให้เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ หากการค้นหาแบบฟอร์มที่ลงนามเฉพาะใช้เวลามากกว่า 30 วินาที ระบบนั้นไม่ได้ทำงานให้คุณ

การปฏิบัติตามกฎหมายคือเหตุผลพื้นฐานที่สำคัญ

เอกสารการปฏิบัติตามกฎหมาย HR ไม่ใช่สิ่งที่บริษัทส่วนใหญ่คิดถึงจนกว่าจะต้องการอย่างเร่งด่วน การตรวจสอบ การเรียกร้องการเลิกจ้างที่ไม่ชอบด้วยกฎหมาย ข้อพิพาทค่าชดเชยแรงงาน การตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎหมายการย้ายถิ่น เหตุการณ์เหล่านี้มาโดยไม่มีการเตือนมากนักและต้องการให้คุณนำเสนอเอกสารเฉพาะอย่างรวดเร็ว

บริษัทที่จัดการสถานการณ์เหล่านี้ได้อย่างราบรื่นไม่จำเป็นต้องมีพนักงานที่ดีกว่า พวกเขาคือบริษัทที่ระบบ HR แบบไม่ใช้กระดาษสามารถดึงไฟล์บุคลากรที่สมบูรณ์ในสองนาทีแทนที่จะเป็นสองชั่วโมง โครงสร้างพื้นฐานการจัดการเอกสารไม่เพียงแต่ปกป้องบริษัท แต่ยังปกป้องผู้จัดการ HR จากการถูกตำหนิสำหรับบันทึกที่หายไปซึ่งไม่เคยถูกจัดเก็บอย่างเหมาะสมตั้งแต่แรก

โดยเฉพาะสำหรับทีมแบบกะ การจัดการข้อมูล HR จะซับซ้อนขึ้นจากปริมาณพนักงานที่มากขึ้นและอัตราการลาออกที่เร็วขึ้น ซึ่งการรักษาความผูกพันของทีมกับงานส่งผลโดยตรงต่อปริมาณเอกสารที่เกิดขึ้น บริษัทที่มีพนักงานพาร์ตไทม์ 150 คนในหลายสาขาสร้างเอกสารต่อหัวมากกว่าสำนักงานที่มีพนักงานประจำ 40 คนมาก คณิตศาสตร์ของกระบวนการด้วยตนเองพังทลายอย่างรวดเร็ว เราเห็นทีมปฏิบัติการใช้เวลาทั้งวันศุกร์เพื่อตรวจสอบว่าใบรับรองของทุกคนทันสมัยหรือไม่ ซึ่งเวลานี้จะหายไปด้วยการติดตามวันหมดอายุอัตโนมัติ

วิธีประเมินซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร HR

เริ่มต้นจากเอกสารที่มีอยู่ ไม่ใช่ฟีเจอร์ที่คิดว่าอาจต้องการ ทีม HR ส่วนใหญ่มีงานค้างของไฟล์ดิจิทัลที่ไม่มีระเบียบก่อนที่จะพิจารณาซอฟต์แวร์ใหม่ แพลตฟอร์มที่นำเข้าและจัดหมวดหมู่เอกสารที่มีอยู่นั้นสำคัญพอๆ กับแพลตฟอร์มที่จัดการเอกสารใหม่ได้ดี

การผสานรวมกับระบบ HR ที่มีอยู่

การจัดการเอกสารที่แยกจากการจัดตารางและการติดตามเวลาสร้างงานซ้ำซ้อน หากมีคนได้รับการเลื่อนตำแหน่งและอัตราค่าจ้างเปลี่ยน คุณต้องการให้มันทริกเกอร์การอัปเดตเอกสารโดยอัตโนมัติ ไม่ใช่ต้องการให้ใครจำไว้ว่าต้องอัปเดตสองระบบแยกกัน การจัดการเอกสาร HR ที่เชื่อมต่อกับการปฏิบัติงานแรงงานมีค่ามากกว่าตู้เซฟเอกสารแบบเดี่ยว

เครื่องมือรายงานแรงงานของ Shifton เชื่อมต่อข้อมูลการปฏิบัติงาน เช่น ชั่วโมงทำงาน การเปลี่ยนแปลงตาราง การมอบหมายบทบาท กับชั้นบันทึกพนักงาน เพื่อให้เอกสารของคุณสะท้อนสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในการปฏิบัติงานแทนที่จะเป็นสิ่งที่ใครบางคนจำไว้ว่าต้องอัปเดต

การบริการตนเองของพนักงานสำหรับเอกสารประจำ

การให้พนักงานเข้าถึงและลงนามเอกสารของตนเอง เช่น จดหมายข้อเสนอ การอัปเดตนโยบาย แบบฟอร์มสวัสดิการ โดยไม่ต้องผ่าน HR สำหรับทุกธุรกรรม จะลดภาระงานธุรการได้อย่างมาก ระบบเวิร์กโฟลว์เอกสารที่ดีที่สุดให้พนักงานจัดการงานประจำในขณะที่ HR ยังควบคุมสิ่งที่ถูกสรุปและจัดเก็บ

ความสามารถในการขยายโดยไม่มีการกระโดดของราคา

บางแพลตฟอร์มเรียกเก็บเงินต่อเอกสารที่จัดเก็บหรือต่อลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ในปริมาณน้อยดูเหมือนปกติดี แต่เมื่อมีพนักงาน 500 คนพร้อมการประเมินผลงานประจำปี การลงทะเบียนสวัสดิการใหม่ และการติดตามใบรับรองอย่างต่อเนื่อง ค่าใช้จ่ายต่อธุรกรรมเหล่านั้นจะสะสมอย่างรวดเร็ว โมเดลการกำหนดราคาต่อผู้ใช้แบบคงที่หรือการจัดเก็บเอกสารไม่จำกัดปลอดภัยกว่าสำหรับทีมที่กำลังเติบโต

คำถามที่พบบ่อย

ซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร HR คืออะไร?

เป็นระบบสำหรับจัดเก็บ จัดระเบียบ และดึงข้อมูลบันทึกพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นสัญญา ใบรับรอง การรับทราบนโยบาย เอกสารผลงาน และเอกสาร HR อื่นๆ นอกเหนือจากการจัดเก็บ ซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร HR ที่ดีจะติดตามวันหมดอายุ ควบคุมการเข้าถึงเอกสารตามบทบาท และรักษาเส้นทางตรวจสอบว่าใครดูหรือแก้ไขไฟล์แต่ละชิ้น

นายจ้างต้องเก็บเอกสาร HR ไว้นานแค่ไหน?

ขึ้นอยู่กับประเภทเอกสารและเขตอำนาจศาล ภายใต้กฎหมายของรัฐบาลกลางสหรัฐฯ บันทึกการจ้างงานพื้นฐานต้องเก็บไว้อย่างน้อยหนึ่งปีหลังการเลิกจ้าง บันทึกเงินเดือนโดยทั่วไปต้องการสามปี บันทึกการสัมผัส OSHA อาจต้องการถึงสามสิบปี กฎหมายของรัฐมักเพิ่มข้อกำหนดเพิ่มเติม ระบบจัดการเอกสารที่มีนโยบายการเก็บรักษาในตัวช่วยขจัดการเดา

ซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร HR แตกต่างจาก DMS ทั่วไปอย่างไร?

ใช่ ระบบจัดการเอกสารทั่วไป (DMS) จัดการเอกสารธุรกิจทุกประเภท แพลตฟอร์มเฉพาะ HR สร้างขึ้นรอบวงจรชีวิตพนักงาน พวกมันเข้าใจแนวคิดอย่างไฟล์บุคลากร เวิร์กโฟลว์การรับเข้าทำงาน การติดตามใบรับรอง และกำหนดการเก็บรักษาตามกฎหมาย การใช้ DMS ทั่วไปสำหรับเอกสาร HR เป็นไปได้แต่มักหมายถึงการสร้างโครงสร้างเหล่านั้นใหม่ตั้งแต่ต้น

ธุรกิจขนาดเล็กได้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร HR ได้ไหม?

ได้แน่นอน และมักได้มากกว่าบริษัทขนาดใหญ่ด้วย ธุรกิจขนาดเล็กแทบไม่มีพนักงานด้านการปฏิบัติตามกฎหมายโดยเฉพาะ ข้อกำหนดการเก็บรักษาเอกสารที่พลาดหนึ่งรายการหรือการหมดอายุใบรับรองที่ไม่ได้ติดตามอาจก่อให้เกิดปัญหาที่ไม่สมส่วน เกณฑ์ไม่ใช่ขนาดทีม แต่เป็นความซับซ้อนของเอกสาร ธุรกิจใดๆ ที่มีพนักงานหมุนเวียน ใบรับรอง หรือการดำเนินงานหลายสาขาจะได้ประโยชน์จากระบบเอกสาร HR ที่เหมาะสม

Daria Oleshko

ผู้จัดการความสำเร็จของลูกค้าที่ Shifton ที่มีประสบการณ์มากมายในการจัดการแรงงานและการจัดการบริการภาคสนาม