HR Sənəd İdarəetmə Proqramı: Böyüyən Komandalar Üçün

HR sənəd idarəetmə proqramı əslində nə edir

Üç qovluq, iki sənəd şkafı və heç kimin illərdir nizama salmadığı 400 faylla dolu ümumi disk. Kiçik və orta şirkətlərin əksəriyyətində HR qeydlərinin vəziyyəti belədir. Kimsə işçinin ilk iş təklifi məktubunu istəyir və HR meneceri onu “Müxtəlif – Köhnə” etiketli bir qovluqda tapana qədər e-poçt mövzularında 40 dəqiqə axtarır.

HR sənəd idarəetmə proqramı işçi qeydlərini – müqavilələr, siyasət təsdiqləri, performans qiymətləndirmələri, sertifikatlar, işə qəbul sənədləri və iş münasibəti boyunca yığılan hər şeyi – saxlamaq, təşkil etmək və əldə etmək üçün xüsusi bir sistemdir. Ən yaxşı HR qeydlərini idarəetmə platformaları yalnız faylları saxlamaqdan çox daha artıq iş görür. Onlar sənəd son tarixlərini izləyir, kimin nəyi görə biləcəyini idarə edir və hər sənədə nə vaxt daxil olunduğunu və ya yeniləndiyini tam olaraq göstərən audit izi yaradır.

Risklər əksər menecerlərin düşündüyündən daha yüksəkdir. ABŞ federal qanununa görə, EEOC qeydlər aparmaq tələbləri işəgötürənlərə müəyyən kadr fayllarını işdən çıxarılmadan sonra bir-üç il saxlamağı, bəzi kateqoriyaların otuz ilə qədər uzanmasını məcbur edir. Növbəli iş və saatlıq işçilər üçün – heyət dövriyyəsi daha yüksək və sənədləşmə həcmi daha böyük olduğu hallarda – xüsusi bir sistem olmadan işçi sənədlərini izləmək həqiqətən çətinləşir.

HR komandalarının idarə etməli olduğu sənədlər

Hər hansı bir proqram seçməzdən əvvəl tam olaraq nəyi idarə etdiyinizi xəritəyə çıxarmaq faydalıdır. Əksər HR fayl idarəetmə ehtiyacları bir neçə fərqli kateqoriyaya düşür.

İşə qəbul və adaptasiya sənədləri

İş müraciətləri, iş təklifi məktubları, iş müqavilələri, I-9 yoxlaması, W-4 formaları, birbaşa depozit icazələri. Bu sənədlər adaptasiya zamanı vaxta həssasdır – biri çatışmazsa, birinin ilk əmək haqqını gecikdirə bilər və ya uyğunluq problemi yarada bilər. Rəqəmsal HR faylları kağız formaları qovmaq əvəzinə tamamlanma statusunu real vaxtda izləməyi mümkün edir.

Siyasət təsdiqləri və öyrənim qeydləri

İmzalanmış təlimat kitabçası təsdiqləri, təhlükəsizlik öyrənmə sertifikatları, tacizin qarşısının alınması tamamlamalar və avadanlıq idarəetmə imzaları. Tənzimləyici nəzarəti olan sənayeler üçün – ərzaq xidməti, səhiyyə, inşaat – bunlar isteğe bağlı deyil. OSHA müfəttişi “hamının o öyrənimi tamamladığını düşünürük” eşitmək istəmir. O, tarixlənmiş imzaları istəyir və onları tez istəyir.

Burada sənəd avtomatlaşdırmasının əsl dəyəri son tarix izləməsidir. Üç ayda bitmək üzrə olan bir forklift sertifikatı bitdikdən sonra deyil, bitməzdən əvvəl yeniləmə bildirişi tələb edir.

Performans qeydləri və intizam sənədləri

Performans qiymətləndirmələri, yazılı xəbərdarlıqlar, performans təkmilləşdirmə planları və işdən çıxarma sənədləşməsi. İşlər düzgün getmədikdə bu kateqoriya ən çox əhəmiyyət kəsb edir. Bir işdən çıxarma sonradan mübahisələnirsə, tarixlənmiş, ardıcıl formatlanmış intizam qeydlərini təqdim etmə bacarığı çox vaxt yüksək maliyyəli bir çıxışdan təmiz bir çıxışı ayıran şeydir. HR qeydlərinin düzgün aparılması yalnız inzibati deyil – bu risk idarəsidir.

Əmək haqqı və müavinət sənədləri

Maaş dəyişikliyi icazələri, bonus müqavilələri, müavinətlərə qeydiyyat formaları və əmək haqqı şərtlərinə edilən hər hansı düzəlişlər. Bu sənədlər versiya nəzarəti tələb edir – mübahisə zamanı əldə edilən bir maaş müqaviləsinin yanlış versiyası real problemlər yarada bilər. Sənəd versiyalarını izləyən və hər dəyişikliyin vaxt möhürünü vuran kadr faylları idarəetmə proqramı bunu arxa planda səssizcə həll edir.

Faydalı alətləri bahalı qovluqlardan ayıran xüsusiyyətlər

Bir çox platforma özünü HR sənəd idarəetmə sistemi kimi tanıtdırır, lakin mahiyyətcə HR brendinqlə bulud saxlamasıdır. Əslində nəyin əhəmiyyəti var:

Rola əsaslı giriş nəzarəti

Şirkətdəki hər kəs hər sənədi görməməlidir. Növbə nəzarətçisinin birbaşa tabeli olan işçilər üçün sertifikatlara və öyrənim qeydlərinə girişi var. Digər şöbələrin maaş tarixçəsinə və ya intizam fayllarına girişinə ehtiyac yoxdur. Düzgün giriş nəzarətləri həssas işçi məlumatlarını idarə edən hər hansı bir komanda üçün qəbul edilməzdir.

Audit izləri və fəaliyyət izlənməsi

Bir sənəd hər baxılanda, yükləndikdə və ya dəyişdirildikdə sistem bunu qeyd etməlidir. Bu uyğunluq və daxili hesabatlılıq üçün əhəmiyyətlidir. Bir işçi şikayət etmədən üç həftə əvvəl məxfi kadr faylına daxil olunubsa, kimin daxil olduğunu və nə vaxt daxil olduğunu bilmək lazımdır. Fəaliyyət izlənməsi sistemi hər kəsin aktiv olaraq izləməsi olmadan bunu görünür edir.

Son tarix xəbərdarlıqları və müddət idarəsi

Sertifikatların müddəti bitir. İş icazələrinin yeniləmə tarixləri var. Rəqabət yasaqlama müqavilələrinin bəzən müddətləri var. Bu son tarixləri izləyən və avtomatik xatırlatmalar göndərən bir sənəd idarəetmə sistemi HR menecerinin boynundan bir risk kateqoriyasını götürür. Əl ilə edilən təqvim girişləri miqyasda işləmir – 80 işçini idarə edərkən, bir sertifikat həmişə bitmek üzrədir.

Axtarış və əldə etmə sürəti

Bu sadə görünür. Deyil. İşçi qeydlərindən tam mətn axtarışı, sənəd növünə, tarix aralığına, şöbəyə və ya fərdi şəxsə görə süzgəcdən keçirilmiş – bu, sənəd depozitarını faydalı alətə çevirən şeydir. Müəyyən bir imzalanmış formu tapmaq 30 saniyədən çox çəkirsə, sistem sizin üçün işləmir.

Uyğunluq bunun vacib olmasının əsas səbəbidir

HR uyğunluq sənədləşməsi – şirkətlərin çoxunun onu təcili ehtiyac duymayana qədər düşünmədiyidir. Bir audit, əsassız işdən çıxarılma iddiası, işçilərin kompensasiyası mübahisəsi, miqrasiya uyğunluğu yoxlaması – bu hadisələr çox az xəbərdarlıqla gəlir və müəyyən sənədləri tez bir zamanda hazır etməyi tələb edir.

Bu vəziyyətləri rahat həll edən şirkətlər mütləq daha yaxşı davranışlı işçilərə malik olanlardır. Onlar kağızsız HR sistemlərinin iki saat əvəzinə iki dəqiqədə tam kadr faylını çəkə biləcəyi şirkətlərdir. Sənəd idarəetmə infrastrukturu yalnız şirkəti qorumur – HR menecerlərini heç vaxt düzgün saxlanılmamış çatışmayan qeydlər üçün günahlandırılmaqdan qoruyur.

Növbəli komandalar üçün xüsusən, HR məlumatlarının idarə edilməsi daha yüksək heyət həcmi və daha sürətli dövriyyə ilə mürəkkəbləşir xe2x80x94 bu, işçilərin işə bağlılığının güclü olmasının nə qədər sənəd yaratdığınıza birbaşa təsir etdiyi bir sahədir. Bir neçə yerdə 150 yarı ştat işçilə işləyən bir şirkət 40 maaşlı işçidən ibarət bir ofisə nisbətən adam başına daha çox sənəd yaradır. Əl ilə işləmə proseslərinin riyaziyyatı tez pozulur. Avtomatlaşdırılmış son tarix izlənməsi ilə yox olan – hamının sertifikatlarının cari olduğundan əmin olmaq üçün bütün cümə günlərini keçirən əməliyyat komandaları gördük.

HR sənəd idarəetmə proqramını necə qiymətləndirmək olar

Ehtiyac duya biləcəyinizi düşündüyünüz xüsusiyyətlərlə deyil, artıq sahib olduğunuz sənədlərlə başlayın. Əksər HR komandalarının yeni proqramı düşünmədən əvvəl nizamsız rəqəmsal faylların bir birikintisi var. Mövcud sənədləri idxal edib kateqoriyalara bölən bir platforma yeniləri yaxşı idarə edən qədər önəmlidir.

Mövcud HR sisteminizlə inteqrasiya

Planlaşdırma və vaxt izlənməsindən ayrı yaşayan sənəd idarəsi ikiqat iş yaradır. Kimsə yüksəliş alıb əmək haqqı dəyişirsə, bunun avtomatik olaraq sənəd yeniləməsini tetikləməsini istəyirsiniz – iki ayrı sistemi yeniləməyi xatırlaması lazım olan birinə deyil. İşçi qüvvəsi əməliyyatlarına qoşulan HR sənəd idarəsi müstəqil sənəd anbarından daha dəyərlidir.

Shifton-un işçi qüvvəsi hesabat alətləri əməliyyat məlumatlarını – işlənmiş saatları, cədvəl dəyişikliklərini, rol tapşırıqlarını – işçi qeydlər qatıyla birləşdirir ki, sənədləşməniz əməliyyatlarda həqiqətən baş verənləri yansıtsın.

Gündəlik sənədlər üçün işçilərin öz-özünə xidməti

İşçilərə öz sənədlərinə – iş təklif məktublarına, siyasət yeniləmələrinə, müavinət formalarına – hər əməliyyat üçün HR-dən keçmədən daxil olmağa və imzalamağa icazə vermək inzibati yükü əhəmiyyətli dərəcədə azaldır. Ən yaxşı sənəd iş axını sistemləri işçilərə rutin işləri həll etməyə imkan verir, HR-i isə nəyin tamamlandığı və saxlandığına nəzarəti əlindən buraxmır.

Qiymət artışı olmadan genişlənmə

Bəzi platformalar saxlanılan sənəd başına və ya elektron imza başına ödəniş alır. Az həcmdə bu yaxşı görünür. 500 işçi, illik performans qiymətləndirmələri, müavinətlərə yenidən qeydiyyat və davamlı sertifikat izlənməsi ilə bu əməliyyat başına xərclər sürətlə toplanır. İstifadəçi başına sabit qiymətlər və ya limitsiz sənəd saxlama modelləri böyüyən komandalar üçün daha etibarlıdır.

Tez-tez verilən suallar

HR sənəd idarəetmə proqramı nədir?

Bu, işçi qeydlərini – müqavilələr, sertifikatlar, siyasət təsdiqləri, performans sənədləri və digər HR sənədlərini – saxlamaq, təşkil etmək və əldə etmək üçün bir sistemdir. Saxlamaqdan əlavə, yaxşı HR sənəd idarəetmə proqramı son tarixləri izləyir, rola görə sənəd girişini idarə edir və hər faylı kimin baxdığı və ya dəyişdirdiyi barədə audit izi saxlayır.

İşəgötürənlər HR sənədlərini nə qədər müddət saxlamalıdır?

Bu, sənəd növünə və yurisdiksiyaya görə dəyişir. ABŞ federal qanununa görə, əsas iş qeydləri işdən çıxarılmadan sonra ən azı bir il saxlanılmalıdır. Əmək haqqı qeydləri adətən üç il tələb edir. OSHA məruz qalma qeydləri otuz ilə qədər tələb edə bilər. Dövlət qanunları çox vaxt əlavə tələblər qoyur. Daxili saxlama siyasətlərə malik sənəd idarəetmə sistemi qeyri-müəyyənliyi aradan qaldırır.

HR sənəd idarəetmə proqramı ümumi DMS-dən fərqlidir?

Bəli. Ümumi sənəd idarəetmə sistemi (DMS) hər hansı bir növ biznes sənədini idarə edir. HR-ə xas platformalar işçi həyat dövrü ətrafında qurulub – onlar kadr faylları, işə qəbul iş axınları, sertifikat izlənməsi və uyğunluq saxlama cədvəlləri kimi anlayışları başa düşür. HR sənədləşməsi üçün ümumi DMS istifadə etmək mümkündür, lakin bu adətən həmin strukturları sıfırdan yenidən qurmaq deməkdir.

Kiçik bizneslər HR sənəd idarəetmə proqramından faydalana bilərmi?

Qəti şəkildə – və çox vaxt böyük bizneslərdan daha çox. Kiçik bizneslər nadir hallarda xüsusi uyğunluq heyətinə malikdir. Bir buraxılmış sənəd saxlama tələbi və ya diqqətdən yayınmış sertifikat bitmesi qeyri-mütənasib problemlərə səbəb ola bilər. Eşik komanda ölçüsü deyil – sənədləşmə mürəkkəbliyi. Dövri heyəti, sertifikatları və ya çox yerdə əməliyyatları olan hər hansı bir biznes düzgün HR sənəd sistemindən faydalanır.

Daria Oleshko

Shifton-da iş gücü idarəçiliyi və sahə xidmətlərinin idarə edilməsi sahəsində geniş təcrübəyə malik müştəri uğuru meneceri.