HR dokumentu pārvaldības programmatūra: rokasgrāmata komandām

Ko HR dokumentu parvaldibas programmatūra patiesiba dara

Trīs mapes, divi dokumentu skapji un koplietota mape ar 400 failiem, ko neviens nav kārtojis gadiem ilgi. Tāds ir HR arhīva stāvoklis vairākumā mazo un vidējo uzņēmumu. Kāds lūdz darbinieka sākotnējo darba piedāvājuma vēstuli un HR vadītājs pavada 40 minūtes, pārmeklējot e-pasta pavedienus, pirms atrod to mapē ar nosaukumu “Dažādi – Vecie”.

HR dokumentu pārvaldības programmatūra ir specializēta sistēma darbinieku ierakstu glabāšanai, kārtošanai un meklēšanai – līgumi, politiku apstiprinājumi, darbības novērtējumi, sertifikāti, uzņemšanas dokumenti un viss pārējais, kas uzkrājas darba attiecību laikā. Labākās HR dokumentu pārvaldības platformas dara vairāk nekā tikai glabā. Tās seko dokumentu derīguma termiņiem, kontrolē kurš ko var redzēt un veido revīzijas ierakstu, kas precīzi parāda kad katram dokumentam tika piekļūts vai tas tika atjaunināts.

Likmes ir augstākas, nekā saprot vairums vadītāju. Saskaņā ar ASV federālo likumdošanu EEOC uzskaites prasības uzliek darba devējiem pienākumu glabāt noteiktus personāla dokumentus vienu līdz trīs gadus pēc darba attiecību izbeigšanas, un dažās kategorijās – pat līdz trīsdesmit gadiem. Maiņu darbu un stundu darbiniekiem – kur mainība ir lielāka un dokumentu apjoms – nozīmīgāks – darbinieku dokumentācijas pārvaldība bez specializētas sistēmas kļūst patiesi sarežģīta.

Kādus dokumentus HR komandām faktiski nepieciešams pārvaldīt

Pirms izvēlēties jebkādu programmatūru, ir noderīgi precīzi kartēt to, ko pārvaldāt. Vairums HR lietu pārvaldības vajadzību iekļaujas dažās skaidri norobežotās kategorijās.

Pieņemšanas darbā un ievadīšanas dokumenti

Darba pieteikumi, piedāvājuma vēstules, darba līgumi, personu apliecinoša dokumenta pārbaudes veidlapas, tiešā pārskaitījuma pilnvaras. Šie dokumenti ir laika ziņā jutīgi ievadīšanas laikā – trūkstošais dokuments var aizkavēt pirmo algu vai radīt atbilstības risku. Digitālās HR lietas ļauj reāllaikā sekot izpildes statusam, nevis dzīties pakaļ papīra veidlapām.

Politiku apstiprinājumi un apmācību ieraksti

Parakstīti rokasgrāmatas apstiprinājumi, drošības apmācības sertifikāti, aizskaršanas novēršanas programmu pabeigšanas apliecinājumi un iekārtu lietošanas atļaujas. Nozarēs ar regulatīvu uzraudzību – pārtikas pakalpojumi, veselības aizsardzība, būvniecība – tie nav pēc izvēles. OSHA inspektors nevēlas dzirdēt “mēs domājam, ka visi apmācību pabeidza”. Viņš vēlas datumus, parakstus un vēlas tos ātri.

Patiesā dokumentu automatizācijas vērtība šeit ir derīguma termiņu izsekošana. Autotransportlīdzekļa vadītāja sertifikātam, kas beidzas pēc trim mēnešiem, pirms termiņa beigšanās vajadzīgs atjaunošanas paziņojums, nevis pēc.

Darbības un disciplīnas dokumenti

Darbības novērtējumi, rakstiski brīdinājumi, uzlabošanas plāni un atlaišanas dokumentācija. Šī kategorija visvairāk nozīmē, kad kaut kas noiet greizi. Ja atlaišana vēlāk tiek apstrīdēta, datētu, konsekventi formatētu disciplīnas ierakstu iesniegšanas spēja bieži vien ir tas, kas atdala tīru šķiršanos no dārgas. Kārtīga HR uzskaite nav tikai administratīva – tā ir riska pārvaldība.

Atalgojuma un pabalstu dokumenti

Algas maiņas pilnvarojumi, prēmiju vienošanās, pabalstu reģistrācijas veidlapas un jebkādi grozījumi atalgojuma noteikumos. Šiem dokumentiem nepieciešama versiju kontrole – strīda laikā iegūta nepareiza algas vienošanās versija var radīt nopietnas problēmas. Personāla lietu pārvaldības programmatūra, kas izseko dokumentu versijas un laika zīmogo katras izmaiņas, to risina klusi fonā.

Funkcijas, kas atšķir noderīgus rīkus no dārgām mapēm

Daudzas platformas sevi reklamē kā HR dokumentu pārvaldības sistēmas, bet patiesībā tās ir mākoņkrātuve ar HR zīmolvedību. Lūk, kas patiesībā nozīmē:

Lomu piekļuves kontrole

Ne visiem uzņēmumā vajadzētu redzēt katru dokumentu. Maiņu vadītājam nepieciešama piekļuve savu tiešo padoto sertifikātiem un apmācību ierakstiem. Viņam nav vajadzīga piekļuve algu vēsturei vai citu nodaļu disciplīnas lietām. Pareiza piekļuves kontrole ir neapstrīdami nepieciešama jebkurai komandai, kas strādā ar sensitīviem darbinieku datiem.

Revīzijas ieraksti un aktivitāšu izsekošana

Katru reizi, kad dokumentam piekļūst, to lejupielādē vai modificē, sistēma to reģistrē. Tas ir svarīgi atbilstībai un iekšējai atbildībai. Ja konfidenciālai personāla lietai tika piekļūts trīs nedēļas pirms darbinieka sūdzības iesniegšanas, jums jāzina kurš tam piekļuva un kad. Aktivitāšu izsekošanas sistēma padara to redzamu, nepieprasot aktīvu uzraudzību.

Derīguma termiņa brīdinājumi un termiņu pārvaldība

Sertifikātiem beidzas derīguma termiņš. Darba atļaujām ir atjaunošanas datumi. Nekonkurences līgumiem dažreiz ir derīguma logi. Dokumentu pārvaldības sistēma, kas seko šiem termiņiem un sūta automatizētus atgādinājumus, novelk visu risku kategoriju no HR vadītāja pleciem. Manuālie kalendāra ieraksti netiek mērogoti – pārvaldot 80 darbiniekus, kāds sertifikāts vienmēr ir uz termiņa beigšanās robežas.

Meklēšanas un atrašanas ātrums

Izklausās pamataprīkojums. Nav. Pilna teksta meklēšana darbinieku ierakstos, filtrēta pēc dokumenta veida, datumu diapazona, nodaļas vai personas – tas pārvērš dokumentu krātuvi noderīgā rīkā. Ja konkrētas parakstītas veidlapas atrašana aizņem vairāk nekā 30 sekundes, sistēma nestrādā jūsu labā.

Atbilstība ir pamatotais iemesls, kāpēc tas nozīmē

HR atbilstības dokumentācija nav kaut kas, par ko vairums uzņēmumu domā, kamēr tas nav steidzami nepieciešams. Revīzija, prasība par nelikumīgu atlaišanu, darba traumas kompensācijas strīds, imigrācijas atbilstības pārbaude – šie notikumi rodas bez liela brīdinājuma un prasa ātru konkrētu dokumentu iesniegšanu.

Uzņēmumi, kas ar šādām situācijām tiek galā gludi, ne vienmēr ir tie ar disciplinētākiem darbiniekiem. Tie ir uzņēmumi, kuru bezpapīra HR sistēmas var iegūt pilnu personāla lietu divu minūšu laikā, nevis divu stundu laikā. Dokumentu pārvaldības infrastruktūra ne tikai aizsargā uzņēmumu – tā aizsargā HR vadītājus no apsūdzībām par trūkstošiem ierakstiem, kas nekad nebija pienācīgi glabāti.

Maiņu komandām HR datu pārvaldību sarežģī lielāks personāla apjoms un ātrāka mainība – joma, kur komandu iesaistes uzturēšana tieši ietekmē ģenerētas dokumentācijas apjomu. Uzņēmums ar 150 nepilna laika darbiniekiem vairākās atrašanās vietās ģenerē daudz vairāk dokumentu uz vienu cilvēku nekā birojs ar 40 pilna laika darbiniekiem. Manuālo procesu matemātika ātri sabrūk. Esam redzējuši, kā operatīvās komandas pavada veselas piektdienas, nodrošinot, ka visu sertifikāti ir aktuāli – laiks, kas pazūd ar automatizētu derīguma termiņu izsekošanu.

Kā novērtēt HR dokumentu pārvaldības programmatūru

Sāciet ar dokumentiem, kas jums jau ir, nevis ar funkcijām, kuras domājat, ka varētu būt nepieciešamas. Vairumam HR komandu ir uzkrājušies nekārtoti digitālie faili, pirms tās vispār apsver jaunu programmatūru. Platforma, kas importē un kategorizē esošos dokumentus, ir tikpat svarīga kā tā, kas labi apstrādā jaunus.

Integrācija ar esošo HR sistēmu kopu

Dokumentu pārvaldība, kas pastāv atsevišķi no grafiku veidošanas un laika izsekošanas, rada dublētu darbu. Ja kāds saņem paaugstinājumu un mainās viņa algas likme, vēlaties, lai tas automātiski aktivizētu dokumentācijas atjauninājumu – nevis lai kādam vajadzētu atcerēties atjaunināt divas atsevišķas sistēmas. HR dokumentu pārvaldība, kas savienota ar darba operācijām, ir vērtīgāka par atsevišķu dokumentu velti.

Shiftona darbaspēka pārskatu rīki savieno operatīvos datus – nostrādātās stundas, grafiku izmaiņas, lomu piešķires – ar darbinieku ierakstu slāni, tāpēc jūsu dokumentācija atspoguļo to, kas operācijās patiesībā notiek, nevis to, ko kāds atcerējās manuāli atjaunināt.

Darbinieku pašapkalpošanās rutīnas dokumentiem

Ļaujot darbiniekiem piekļūt saviem dokumentiem un tos parakstīt – piedāvājuma vēstules, politiku atjauninājumi, pabalstu veidlapas – bez HR starpniecības katram darījumam, ievērojami samazinās administratīvā slodze. Labākās dokumentu darbplūsmas sistēmas ļauj darbiniekiem rīkoties ar rutīnas lietām, vienlaikus saglabājot HR kontroli pār to, kas tiek pabeigts un glabāts.

Mērogojamība bez cenas kāpumiem

Dažas platformas iekasē maksu par glabāto dokumentu vai e-parakstu. Mazos apjomos tas šķiet labi. Ar 500 darbiniekiem ikgadējiem novērtējumiem, pabalstu pārreģistrāciju un pastāvīgu sertifikātu izsekošanu šīs izmaksas ātri uzkrājas. Fiksētas cenas vienam lietotājam vai neierobežotas dokumentu glabāšanas modeļi ir drošāki augošām komandām.

Bieži uzdotie jautājumi

Kas ir HR dokumentu pārvaldības programmatūra?

Tā ir sistēma darbinieku ierakstu glabāšanai, kārtošanai un meklēšanai – līgumi, sertifikāti, politiku apstiprinājumi, darbības dokumenti un cita HR dokumentācija. Papildus glabāšanai laba HR dokumentu pārvaldības programmatūra izseko derīguma termiņus, kontrolē piekļuvi dokumentiem pēc lomas un uztur revīzijas ierakstu par to, kurš apskatīja vai mainīja katru failu.

Cik ilgi darba devējiem jāglabā HR dokumenti?

Atkarīgs no dokumenta veida un jurisdikcijas. Saskaņā ar ASV federālo likumdošanu pamata nodarbinātības ierakstus jāglabā vismaz vienu gadu pēc darba attiecību izbeigšanas. Algas ierakstiem parasti nepieciešami trīs gadi. OSHA iedarbības ierakstiem var būt nepieciešami līdz trīsdesmit gadiem. Štatu likumi bieži pievieno papildus prasības. Dokumentu pārvaldības sistēma ar iebūvētām glabāšanas politikām novērš minējumus.

Vai HR dokumentu programmatūra atšķiras no vispārējas DMS sistēmas?

Jā. Vispārēja dokumentu pārvaldības sistēma (DMS) apstrādā jebkāda veida biznesa dokumentus. HR specifiskās platformas ir veidotas ap darbinieka dzīves ciklu – tās saprot tādus jēdzienus kā personāla lietas, ievadīšanas darbplūsmas, sertifikātu izsekošana un atbilstības glabāšanas grafiki. Vispārējas DMS izmantošana HR dokumentācijai ir iespējama, bet parasti nozīmē šo struktūru veidošanu no nulles.

Vai mazie uzņēmumi var gūt labumu no HR dokumentu programmatūras?

Noteikti – un bieži vairāk nekā lielie. Mazajiem uzņēmumiem reti ir speciāls atbilstības personāls. Viena nokavēta dokumentu glabāšanas prasība vai nesekota derīguma termiņa beidzošās sertifikāts var radīt nesamērīgas problēmas. Slieksnis nav komandas lielums, bet dokumentācijas sarežģītība. Jebkurš uzņēmums ar rotējošu personālu, sertifikātiem vai darbību vairākās vietās gūst labumu no pareizas HR dokumentu sistēmas.

Daria Oleshko

Klientu panākumu vadītāja Shifton ar plašu pieredzi darbaspēka pārvaldībā un lauka pakalpojumu pārvaldībā.