ডিজাইন স্টুডিওর জন্য টাইম ট্র্যাকিং ও শিফট সময়সূচি

ডিজাইন স্টুডিও ঘণ্টা বিক্রি করে। ফাইল নয়, ডেক নয়, রিভিশন নয়, দক্ষ মনোযোগের ঘণ্টা, যা হয় কোনো পেইড প্রকল্পে গিয়ে বসে, নয়তো নীরবে হারিয়ে যায় অভ্যন্তরীণ কাজ, পুনরায় করা কাজ আর কেউ নির্ধারণ করেনি এমন মিটিংয়ে। ক্রিয়েটিভ এজেন্সি টাইম ট্র্যাকিং গুরুত্বপূর্ণ কারণ স্টুডিওর হাতে থাকা একমাত্র মজুত এটিই, আর বেশিরভাগ স্টুডিও ঠিক এটিই সবচেয়ে খারাপভাবে মাপে।

সমস্যাটা আলস্য নয়। ক্রিয়েটিভ কাজ পরিপাটি টাইমশিটকে প্রতিরোধ করে। একজন ডিজাইনার দুপুরের আগেই তিনটি প্রকল্পের মধ্যে ঘোরেন, একটি পিচ ক্লায়েন্টের জন্য রাখা বৃহস্পতিবারটি গিলে ফেলে, আর শুক্রবার বিকেলে যাকে পুরো সপ্তাহ পুনর্গঠন করতে হবে তিনি পরের সপ্তাহেই পিছিয়ে আছেন।

ক্রিয়েটিভ এজেন্সি টাইম ট্র্যাকিংকে যা সমাধান করতে হবে

চারটি সমস্যা, এবং সবগুলোই প্রশাসনিক নয়, বাণিজ্যিক। একটি প্রকল্প আসলে কতটা খেয়েছে তা জানা, যাতে পরের কোটেশন অনুমান না হয়। ক্লায়েন্টকে ডেডলাইন দেওয়ার আগে কার ক্যাপাসিটি আছে তা জানা। ঘণ্টাগুলো এক সপ্তাহ পরে পুনর্গঠনের বদলে ঘটার সময়েই ধরে রাখা। আর পুরো ব্যবস্থাটা এতটা হালকা রাখা যাতে আট জনের স্টুডিও ছয় মাস পরেও এটি ব্যবহার করে।

যে অ্যাডভার্টাইজিং এজেন্সি টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার এই চারটির উত্তর দেয়, সেটি এমন ভারী স্যুটের চেয়ে বেশি মূল্যবান যার রিপোর্ট দ্বিতীয় মাসের পর কেউ খোলে না।

স্টুডিওর সময় আসলে কোথায় হারায়

যেকোনো স্টুডিও মালিককে জিজ্ঞেস করুন একটি প্রকল্পে মার্জিন কোথায় গেল, সৎ উত্তরটি সাধারণত কাঁধ ঝাঁকানো। ওভাররান ছিল বাস্তব কিন্তু অদৃশ্য: কোনো আলোচনা ছাড়াই শুষে নেওয়া বাড়তি এক দফা সংশোধন, দুই দিনের অভ্যন্তরীণ কাজ যা কারও হিসেবে যায়নি, একজন জুনিয়র সারা সপ্তাহ এক কাজে আটকে থাকলেন কারণ কেউ দেখেনি তিনি মুক্ত।

ঘণ্টা যখন স্মৃতি থেকে টাইপ করার বদলে সময়সূচির বিপরীতে লেখা হয়, কুয়াশা কেটে যায়। একই শিফটে পরিকল্পিত সময়ের পাশেই থাকে কাজ করা সময়, আর দুইয়ের ফারাক তখন অনুভূতি নয়, সংখ্যা। যেসব স্টুডিও অ্যাডভার্টাইজিং এজেন্সি টাইম ট্র্যাকিং অ্যাপ চালু করে, তাদের প্রথম মাসটি সাধারণত অস্বস্তিকর আর দ্বিতীয় মাসটি লাভজনক হয়। সিদ্ধান্ত বদলাতে সংখ্যাগুলোর নিখুঁত হওয়া লাগে না, পরের কোটেশন যাওয়ার আগে সেগুলোর অস্তিত্ব থাকাই যথেষ্ট।

বিলযোগ্য ঘণ্টা আর চলতে চলতে ট্র্যাক করার যুক্তি

পেছন ফিরে ভরা টাইমশিট হলো দশমিকসহ অনুমান। মানুষ ওপরে রাউন্ড করে, ছোট কাজ ভুলে যায়, বাধাগুলো পুরোপুরি হারিয়ে ফেলে, আর মোট সংখ্যাটি উদার আর ভুলের মাঝামাঝি কোথাও গিয়ে পড়ে। চলমান সময়সূচির বিপরীতে ট্র্যাক করলে এই ভুলের বেশিরভাগ চলে যায়, কারণ শিফট আগে থেকেই আছে আর ক্লক-ইন করতে একটি ট্যাপই যথেষ্ট।

Shifton-এর টাইম ট্র্যাকিং প্রতিটি শিফটের প্রকৃত শুরু ও শেষ ধরে রাখে বিরতি, কাজ ও প্রযোজ্য পে রেটসহ, আর এটিই এক সপ্তাহের স্টুডিও কাজকে ইনভয়েসে যুক্তিসঙ্গত এক সারিতে পরিণত করে। সময়সূচি থেকে আলাদা বসে থাকা অ্যাডভার্টাইজিং এজেন্সি টাইমশিট সফটওয়্যার সবসময় সত্যের দুটি সংস্করণ আর কোনটির বিল হবে তা নিয়ে তর্ক তৈরি করে। সেরা ক্রিয়েটিভ স্টুডিও টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার সেটিই, যা ডিজাইনারকে কখনো মঙ্গলবার মনে করতে বলে না।

ডিজাইনার ক্যাপাসিটি: সপ্তাহ শুরুর আগেই পরিকল্পনা

ক্যাপাসিটি কাজের অন্য অর্ধেক। স্টুডিওর প্রতিভা ফুরায় না, ফুরায় বৃহস্পতিবার। সাপ্তাহিক ও মাসিক ভিউ দেখায় প্রতিটি মানুষ ইতিমধ্যে কত ঘণ্টা বহন করছেন, আর উপলব্ধতা ক্যালেন্ডার দেখায় তিনি কত ঘণ্টা নিতে পারবেন, ফলে নতুন ব্রিফ আঁটবে কি না তার উত্তর আশাবাদী নয়, দৃশ্যমান হয়।

• ডেলিভারির তারিখ মানার আগে প্রতিটি ডিজাইনারের নেওয়া ঘণ্টা দেখুন
• টানা তিন সপ্তাহ ধরে নীরবে অতিরিক্ত চাপে থাকা মানুষটিকে চিনে নিন
• খালি স্টুডিও সময় প্রকাশ করুন যাতে ফ্রিল্যান্সার বা বৃহত্তর টিম তা নিতে পারে
• পার্ট-টাইম ও চুক্তিভিত্তিক ডিজাইনারদের সম্মত ঘণ্টার ভেতরে রাখুন

যে অ্যাডভার্টাইজিং এজেন্সি শিডিউলিং সফটওয়্যার কেবল আজকের দিন দেখায়, সেটি প্যাটার্নটাই লুকিয়ে ফেলে। মাসিক ভিউতেই অতিরিক্ত প্রতিশ্রুতি স্পষ্ট হয়ে ওঠে যখন কিছু সরানোর সময় হাতে থাকে, আর এই একটি বৈশিষ্ট্যই সেরা ক্রিয়েটিভ টিম শিডিউলিং অ্যাপকে রঙিন শেয়ার্ড ক্যালেন্ডার থেকে আলাদা করে।

স্টুডিও, রিমোট ও ফ্রিল্যান্স এক সময়সূচিতে

আজকের বেশিরভাগ ক্রিয়েটিভ টিম মিশ্র: স্টুডিওতে একটি কেন্দ্র, রিমোট বিশেষজ্ঞ আর ফ্রিল্যান্সার যারা এক প্রকল্পের জন্য আসেন এবং চলে যান। প্রত্যেকের নিজস্ব পদ, অ্যাক্সেস লেভেল ও টাইম জোন থাকে, তাই রিমোট ডিজাইনার শিফট পড়েন স্থানীয় সময়ে, আর ম্যানেজার ধরে রাখেন একটাই সঙ্গতিপূর্ণ ভিউ। ফ্রিল্যান্সাররা কেবল নিজেদের শিফটেই প্রবেশ পান, অন্য কিছুতে নয়।

যেসব স্টুডিওতে অভ্যন্তরীণ ডেভেলপমেন্ট বা প্রোডাকশন টিমও আছে, তারা প্রায়ই দুই দিকই এক অ্যাকাউন্টে পরিকল্পনা করে, যা আমাদের আইটি টিম শিডিউলিং পাতায় বলা আছে। অ্যাডভার্টাইজিং এজেন্সি ওয়ার্কফোর্স ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার তখনই কাজে লাগে যখন কাজ ছুঁয়ে দেখা প্রত্যেকেই এক সময়সূচিতে থাকেন। যে অ্যাডভার্টাইজিং এজেন্সি এমপ্লয়ি শিডিউলিং সফটওয়্যার স্থায়ী কর্মীদের ধরে কিন্তু চুক্তিভিত্তিকদের নয়, সেটি স্টুডিওর দামি অর্ধেকটাই অদৃশ্য রেখে দেয়, তাই সেরা ডিজিটাল এজেন্সি শিডিউলিং সফটওয়্যার দুই পক্ষকেই এক তালিকায় রাখে।

যে টাইমশিট মানুষ সত্যিই পূরণ করবে

এখানে সবকিছু নির্ভর করে গ্রহণযোগ্যতার ওপর। পনেরো মিনিট লেখার জন্য কোনো ডিজাইনার ডেস্কটপ টুল খুলবেন না, আর ক্রিয়েটিভ ডিরেক্টর সেটা পাহারা দেবেন না। ক্যালেন্ডারে আগে থেকেই থাকা শিফটে ফোন থেকে ক্লক-ইন করতে সেকেন্ড লাগে, আর ব্যস্ত স্টুডিওর সংস্পর্শে টিকে থাকা অ্যাডভার্টাইজিং এজেন্সি টাইম অ্যান্ড অ্যাটেনডেন্স সফটওয়্যারের এটাই একমাত্র সংস্করণ।

পুশ নোটিফিকেশন সময়সূচির পরিবর্তন বয়ে আনে, ছুটির অনুরোধ আসে একই অ্যাপে, আর অনুমোদন হয় এক ট্যাপে। যে ঘর্ষণ অ্যাডভার্টাইজিং এজেন্সি শিফট প্ল্যানিং সফটওয়্যারকে মেরে ফেলে, তা প্রায় সবসময়ই ডিজাইনারের অভিজ্ঞতার প্রথম ত্রিশ সেকেন্ডে। অ্যাডভার্টাইজিং এজেন্সি শিডিউল অ্যাপ করিডোরে ফোনেই পড়া যেতে হবে, আর যে অ্যাডভার্টাইজিং এজেন্সি ওয়ার্ক শিডিউল অ্যাপের জন্য প্রশিক্ষণ লাগে সেটি আগেই হেরে গেছে। অ্যাডভার্টাইজিং এজেন্সি শিফট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার বাঁচে বা মরে ওই প্রথম মিথস্ক্রিয়ায়, তার সেটিংস স্ক্রিনে নয়।

প্রকল্পে কত খরচ হলো তার উত্তর দেয় যে রিপোর্ট

মাস শেষে প্রশ্নটা সহজ আর উত্তরটা সাধারণত ধীর। কাজের ঘণ্টার রিপোর্ট দেয় ব্যক্তি ও সময়কাল অনুযায়ী ঘণ্টা, বাজেট ও পে রেট রিপোর্ট সেই ঘণ্টাকে খরচে রূপ দেয়, আর ছুটি ও ছুটির ব্যালান্স ফাঁকগুলো ব্যাখ্যা করে। সবকিছু মাস বা পদ অনুযায়ী ফিল্টার হয় এবং স্প্রেডশিটে এক্সপোর্ট হয়, আর একটি অ্যাডভার্টাইজিং এজেন্সি শিডিউলিং সিস্টেমের ঠিক এটিই অর্থ বিভাগকে হাতে গড়ে না তুলে দেওয়া উচিত।

Shifton ঘণ্টা ও খরচ জানায়, আর ইনভয়েসিং যেখানে ছিল সেখানেই থাকে। QuickBooks ও Zapier-এর সঙ্গে ইন্টিগ্রেশন সংখ্যাগুলো আবার টাইপ না করেই সরিয়ে দেয়, আর সেরা ডিজাইন এজেন্সি টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যারের ব্যবহারিক পরীক্ষা এটাই: এটি অর্থ বিভাগের একটা দিন বাঁচায়, নাকি মেলানোর জন্য আরেকটি এক্সপোর্ট ধরিয়ে দেয়।

ডিজাইন স্টুডিওর জন্য টাইম ট্র্যাকিং বেছে নেওয়া

স্টুডিওরা নিজেদের নানা নামে ডাকে, ব্র্যান্ডিং এজেন্সি থেকে ডিজাইন স্টুডিও হয়ে ডিজিটাল প্রোডাকশন টিম, অথচ চাহিদা প্রায় একই থাকে। যা সেরা ব্র্যান্ডিং এজেন্সি শিডিউলিং সফটওয়্যার হিসেবে বিক্রি হয় আর যা সেরা ডিজাইন স্টুডিও টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার হিসেবে বিক্রি হয়, দুটোই একই দুটি জিনিসে গিয়ে ঠেকে: এমন সময়সূচি যা মানুষ প্রশ্ন না করেই পড়ে, আর এমন ঘণ্টা যা তাড়া না করেই আসে।

যেকোনো প্ল্যাটফর্ম একটি বাস্তব সপ্তাহে যাচাই করুন, দুই দিন খেয়ে ফেলা পিচ আর বুধবারে যোগ দেওয়া ফ্রিল্যান্সারসহ। একজন ডিজাইনারের ক্লক-ইন করতে কত সময় লাগে মেপে দেখুন। সময়সূচির পরিবর্তন রিমোট সদস্যের কাছে একই মিনিটে পৌঁছায় কি না দেখুন। কেউ ক্লক-আউট করতে ভুলে গেলে কী হয় জিজ্ঞেস করুন, কারণ এই ত্রুটিই নীরবে এক মাসের তথ্য নষ্ট করে। যে অ্যাডভার্টাইজিং এজেন্সি শিডিউলিং প্ল্যাটফর্ম সপ্তাহের মাঝপথে যোগ দেওয়া ফ্রিল্যান্সারকে সামলাতে পারে না, শুক্রবারের মধ্যেই তাকে পাশ কাটানো শুরু হবে।

সর্বজনীন সেরা ক্রিয়েটিভ এজেন্সি টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার বলে কিছু নেই, নিখুঁত অ্যাডভার্টাইজিং এজেন্সি শিডিউলিং টুলও নেই, আছে কেবল সেটিই যা আপনার স্টুডিও ষষ্ঠ মাসেও ব্যবহার করছে, আর ছয় জনের টিমের জন্য সেরা ডিজাইন স্টুডিও শিডিউলিং সফটওয়্যার ষাট জনের টিমে খুব কমই খাপ খায়। দশ জনের নিচে Shifton সময়ের সীমা ছাড়াই বিনামূল্যে, যা স্প্রেডশিটে রাখা অ্যাডভার্টাইজিং এজেন্সি শিডিউল টেমপ্লেট ছেড়ে আসা ছোট স্টুডিওর জন্য যথেষ্ট। টিম বড় হলে পেইড প্ল্যান যোগ করে মাল্টি-প্রজেক্ট পরিকল্পনা, গভীরতর রিপোর্টিং আর সেই মডিউলগুলো যেগুলো বড় পরিসরে অ্যাডভার্টাইজিং এজেন্সি রোস্টারিং সফটওয়্যারের কাছে প্রত্যাশিত। মূল কথাটা একই থাকে: যে ঘণ্টার বিল দেওয়া যায়, যে ক্যাপাসিটি চোখে দেখা যায়, আর যে স্টুডিও সপ্তাহ এক সুতোয় বাঁধা থাকে।