ক্যাটারিং ও ব্যাঙ্কোয়েট দলের জন্য ইভেন্ট স্টাফ শিডিউলিং সফটওয়্যার

ক্যাটারিং কোনো পুনরাবৃত্ত সাপ্তাহিক রোস্টারে চলে না। এটি চলে বুকিং ধরে, যার প্রতিটির জন্য আলাদা দল, আলাদা ভেন্যু আর আলাদা ঘণ্টার হিসাব লাগে, যা সপ্তাহ আগে নিশ্চিত হয় এবং দিন আসার আগেই দুবার বদলায়। ইভেন্ট স্টাফ শিডিউলিং সফটওয়্যার আছে কারণ স্প্রেডশিট এই আকার বেশিদিন ধরে রাখতে পারে না, কেউ না কেউ হিসাব হারিয়ে ফেলেন কে কোন কাজে নিশ্চিত ছিলেন।

কর্মীবাহিনীর ধরন কাজটা আরও কঠিন করে। বাইরের আয়োজনের ক্যাটারিং নির্ভর করে অস্থায়ী ও ফ্রিল্যান্স কর্মীদের ওপর, যাঁরা একসঙ্গে দুই-তিন কোম্পানির কাজ করেন, তাই মঙ্গলবার যাঁকে বুক করেছেন বৃহস্পতিবার তিনি অন্যত্র প্রতিশ্রুতিবদ্ধ হয়ে যেতে পারেন। সময়সূচি শুরু করতে হবে উপলব্ধতা থেকে, ফাঁকা গ্রিড থেকে নয়। একই কর্মীরা প্রদর্শনীর মণ্ডপ তৈরি ও খোলার কাজেও থাকেন, যা নিয়ে আলাদা করে বলা আছে প্রদর্শনী কেন্দ্রে কর্মী পরিকল্পনা পাতায়।

ইভেন্ট স্টাফ শিডিউলিং সফটওয়্যারকে যা সামলাতে হয়

চারটি বিষয় ঠিক করে দেয় একটি টুল ব্যস্ত মৌসুম টিকবে কি না। এটিকে সাধারণ সপ্তাহ নয়, নির্দিষ্ট তারিখ ও ভেন্যুর জন্য দল গড়তে হবে। এটিকে ফ্রিল্যান্স কর্মীদের ফোনে পৌঁছাতে হবে এবং উত্তর রেকর্ড করতে হবে। এটিকে প্রকৃত কাজের ঘণ্টা ধরতে হবে, কারণ ইভেন্ট দীর্ঘ হওয়াটা প্রায় নিয়ম। আর পরের বুকিংয়ের দর ঠিকভাবে বাঁধার সময় থাকতে থাকতেই দেখাতে হবে একটি বুকিংয়ে শ্রমের খরচ কত পড়ল।

যে ইভেন্ট স্টাফিং সফটওয়্যার এই চারটি ঢেকে ফেলে, তা এমন ভারী প্ল্যাটফর্মকে হারায় যার মেনু ঘাঁটার সময় বিয়ের মৌসুমে কোনো সমন্বয়কের থাকে না। নামের চেয়ে বেশি জরুরি মানানসই হওয়া: ইভেন্ট স্টাফিং শিডিউলিং সফটওয়্যার, ইভেন্ট স্টাফিং ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার আর ক্রু রোস্টারিং টুল - বিপণনের ভাষা সরালে সবই একই কাজের বর্ণনা।

সপ্তাহ ভরানো নয়, ইভেন্টের দল গড়া

ক্যাটারিং শিফট বাঁধা থাকে ইভেন্টের সঙ্গে, বিভাগের সঙ্গে নয়। অতিথি আসার কয়েক ঘণ্টা আগে সেটআপ শুরু হয়, পরিবেশন শেষ হয় অনিশ্চিত সময়ে, আর গোছানো মধ্যরাত পেরিয়ে যেতে পারে। সাপ্তাহিক ক্যালেন্ডারে এটি তখনই কাজ করে যখন প্রতিটি শিফটের নিজস্ব নির্দিষ্ট শুরু ও শেষের সময় থাকে এবং সেটিকে সংশ্লিষ্ট ভেন্যু বা ক্লায়েন্ট প্রকল্পে ট্যাগ করা যায়।

যা কিছু পূরণ হয়নি তা চলে যায় খালি শিফটের সারিতে, যেখানে যোগ্য প্রতিটি কর্মী একসঙ্গে তা দেখতে পান। ইভেন্ট স্টাফ ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার আর ফোনের তালিকার তফাত এখানেই: প্রস্তাব একবারে, এক জায়গায় যায় এবং উত্তর মনে রাখার বদলে রেকর্ড হয়। Shifton এর শিফট শিডিউলিং মডিউল খালি শিফট, বদল ও পুনর্ব্যবহারযোগ্য টেমপ্লেট সামলায়, ফলে ১২০ অতিথির সাধারণ বিয়ের ছক আবার টাইপ না করে কয়েক সেকেন্ডেই তৈরি হয়। কর্মীর দিকে একই তথ্য ফোনে ইভেন্ট স্টাফ শিডিউলিং অ্যাপ হিসেবে পৌঁছায়, আর ফ্রিল্যান্স কর্মীরা নির্ভরযোগ্যভাবে কেবল এই চ্যানেলটিই দেখেন। ইভেন্ট স্টাফ ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ বিচার হয় একটি বিষয়ে: কর্মী কাউকে বার্তা না পাঠিয়ে কল টাইম, ভেন্যু ও শেষের সময় দেখতে পান কি না।

ফ্রিল্যান্স কর্মী ও উপলব্ধতার সংকট

ক্যাটারিং শিডিউলিং সফটওয়্যারের সবচেয়ে কঠিন অংশ ক্যালেন্ডার নয়, বরং কে সত্যিই কাজ করতে পারবেন তা জানা। একজন কর্মী মাসিক উপলব্ধতার ক্যালেন্ডারে নিজের মুক্ত ঘণ্টা চিহ্নিত করেন এবং নিজেই তা হালনাগাদ করেন, অর্থাৎ রোস্টার গড়া হয় জীবন্ত ছবির ওপর, ছয় সপ্তাহ আগে কারও পূরণ করা ফর্মের ওপর নয়।

এই একটি বদলই বেশিরভাগ পাল্টাপাল্টি বার্তা মুছে দেয়। প্রস্তাব যায় মুক্ত মানুষের কাছে, নিশ্চয়তা ফেরে দ্রুত, আর সমন্বয়ককে আর নির্ভরযোগ্যতার ক্রমানুসারে কন্টাক্ট লিস্ট ধরে এগোতে হয় না। উপলব্ধতা থেকে শুরু করা ক্যাটারিং শিডিউলিং অ্যাপে প্রত্যাখ্যান অনেক কম আসে, ফাঁকা সপ্তাহ থেকে শুরু করা অ্যাপের তুলনায়। বাড়ন্ত ব্যবসাগুলো সাধারণত ক্যাটারিং কোম্পানি শিডিউলিং সফটওয়্যারের দিকে যায় ঠিক তখন, যখন কন্টাক্ট লিস্ট একজন মানুষের স্মৃতির চেয়ে বড় হয়ে যায়।

সপ্তাহ নয়, মৌসুমের পরিকল্পনা

ক্যাটারিংয়ের চাহিদা আসে ঢেউয়ের মতো। কর্পোরেট মৌসুম, বিয়ের মৌসুম আর ডিসেম্বরের ধারা কয়েক সপ্তাহে বুকিং জমিয়ে ফেলে, আর ঝুঁকি সরে যায় লোক খোঁজা থেকে একই নির্ভরযোগ্য কয়েকজনকে অতিরিক্ত চাপে ফেলার দিকে। মাসিক ভিউ পুরো বুকিং ক্যালেন্ডার এক পর্দায় আনে, প্রতিটি নামের পাশে ঘণ্টার চলমান যোগফলসহ, ফলে কেউ ক্লান্ত হয়ে পড়ার আগেই চাপ ভাগ হয়ে যায়।

• প্রতিটি নিশ্চিত তারিখ এবং কার কত ঘণ্টা জমেছে তা দেখুন
• যেসব তারিখে এখনও অপূর্ণ ঘণ্টা আছে সেগুলো আগেভাগে ধরুন
• যেসব সরকারি ছুটিতে বাড়তি হার লাগবে সেগুলো চিহ্নিত করুন
• দূরের বুকিং আলাদা ডায়েরিতে না রেখে চোখের সামনে রাখুন

যে ব্যাঙ্কোয়েট শিডিউলিং সফটওয়্যার কেবল এক সপ্তাহ দেখায়, তা ঠিক সেই ধারাটাই আড়াল করে যা আপনার সামলানো দরকার। যে ব্যাঙ্কোয়েট শিডিউল অ্যাপ দিন নয় মাস ধরে খোলে তা সুপারভাইজারদের একই দূরদৃষ্টি দেয়, আর যে ব্যাঙ্কোয়েট শিডিউলিং সিস্টেম প্রতিটি মানুষের ঘণ্টার যোগফল রাখে তা মৌসুমটাকে তিনজনের কাঁধে পড়তে দেয় না।

ইভেন্টের রাতে ঘণ্টা, বিরতি ও বাড়তি হার

ক্যাটারিংয়ে পরিকল্পিত ঘণ্টা আর কাজের ঘণ্টা কদাচিৎ এক হয়। দশটায় শেষ হওয়ার কথা যে পরিবেশন, তা শেষ হয় এগারোটায়, আর সেই ফারাকটা পরদিন সকালের বার্তার সারি ছাড়াই বেতনে পৌঁছাতে হবে। কর্মীরা অ্যাপ থেকে নিজের নির্ধারিত শিফটে ক্লক-ইন ও ক্লক-আউট করেন, বিরতি আলাদা লিপিবদ্ধ হয়, আর প্রকৃত সময় একই শিফট কার্ডে পরিকল্পিত সময়ের পাশে থাকে।

মজুরির হার বসানো হয় শিফটের ওপরেই, তাই রাত, সরকারি ছুটি বা দীর্ঘ হওয়া কাজ সাধারণ দিনের বুকিংয়ের চেয়ে বেশি হার পেতে পারে। বোনাস ও কর্তনও একই জায়গায় লেখা হয়। যে ব্যাঙ্কোয়েট স্টাফ শিডিউলিং সফটওয়্যার এসব শিফট পর্যায়ে ধরে রাখে, তা প্রতি মাসের প্রথম দিনটা খেয়ে ফেলা মিলকরণের কাজ দূর করে। আলাদা করে জুড়ে দেওয়া ব্যাঙ্কোয়েট স্টাফ অ্যাটেনডেন্স সফটওয়্যার দ্বিতীয় একটি রেকর্ড বানায় যা নিয়ে তর্ক করতে হয়, উদ্দেশ্যের ঠিক উল্টো। ব্যাঙ্কোয়েট টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যারকে চব্বিশ ঘণ্টায় দুটি ইভেন্টও সামলাতে হয়, যা দিনভিত্তিক টাইমশিট কখনও পারে না।

প্রতিটি বুকিংয়ে দলের প্রকৃত খরচ

বাইরের আয়োজনের ক্যাটারিংয়ে মুনাফা লুকিয়ে থাকে শ্রমে। ঘণ্টা, হার, বোনাস ও কর্তন যখন পরে টাইমশিটে টাইপ না করে শিফটের সঙ্গে যুক্ত থাকে, তখন বুকিংয়ের খরচ হয় এমন একটি সংখ্যা যা আপনি বের করে আনতে পারেন, এমন অনুমান নয় যা আপনাকে সাফাই দিতে হয়। কাজের ঘণ্টা, বাজেট ও মজুরির হারের রিপোর্ট মাস ও পদ ধরে ফিল্টার হয় এবং বেতনের জন্য বা ক্লায়েন্ট পর্যালোচনার জন্য রপ্তানি করা যায় - এখানেই ক্যাটারিং স্টাফ ব্যবস্থাপনা অনুমান হওয়া বন্ধ করে আপনার দর ঠিক করতে সাহায্য করে। যে ক্যাটারিং স্টাফ শিডিউলিং সফটওয়্যার ঘণ্টা ও হার একই শিফটে রাখে, তা মাসপ্রতি নয়, বুকিংপ্রতি খরচ দেয়।

ভেন্যু, প্রকল্প ও একাধিক জায়গার দল

বেশিরভাগ ক্যাটারিং কোম্পানি এমন ভেন্যুতে কাজ করে যেগুলোর মালিক তারা নয়, প্রায়ই একই সপ্তাহান্তে দুই বা তিনটি জায়গায়। শিফটকে প্রকল্প বা অবস্থানে ট্যাগ করলে দলগুলো আলাদা থাকে অথচ মোট হিসাব এক অ্যাকাউন্টেই থাকে, ফলে সমন্বয়ক দেখতে পান শনিবার এক জায়গায় দুজন পরিবেশক কম আর অন্য জায়গায় বেশি। যেসব দল স্থায়ী জায়গাও সামলায় তারা ইভেন্টের কাজের পাশাপাশি সেগুলোর পরিকল্পনা করতে পারে, যা নিয়ে আমাদের সম্মেলন স্থলসমূহ পাতায় লেখা আছে। ব্যাঙ্কোয়েট ক্রু শিডিউলিং সফটওয়্যারকে ভেন্যু, কল টাইম ও দল একসঙ্গে রাখতে হয়, কারণ ঠিকানাটাই সেই খুঁটিনাটি যা মানুষ ভুল করে। যে ব্যাঙ্কোয়েট রোস্টারিং সফটওয়্যার প্রতিটি শিফটকে এমনভাবে দেখে যেন তা প্রধান কার্যালয়ে হচ্ছে, সেটিই এই ভুল ঘটায়। জিওলোকেশন মডিউলের মাধ্যমে অবস্থানভিত্তিক ক্লক-ইন পেইড অ্যাড-অন হিসেবে পাওয়া যায়, যেখানে অচেনা ভেন্যুতে পৌঁছানো নিশ্চিত করা জরুরি।

ক্যাটারিং শিডিউলিং সফটওয়্যার কীভাবে বাছবেন

যেকোনো প্ল্যাটফর্ম যাচাই করুন আপনার সবচেয়ে কঠিন সপ্তাহান্ত দিয়ে, সবচেয়ে সহজটি দিয়ে নয়। তিন ভেন্যুতে তিনটি ইভেন্টসহ একটি শনিবার সাজান এবং দেখুন কত সময় লাগে। একজন কর্মীর ফোনে অ্যাপটি খুলুন এবং দেখুন তিনি কত দ্রুত কল টাইম ও ঠিকানা পান। একটি শুরুর সময় এক ঘণ্টা সরিয়ে দিন এবং হিসাব করুন বুক করা সবার কাছে পৌঁছাতে কত সময় লাগে। ব্যাঙ্কোয়েট রোস্টার অ্যাপের কোনো মূল্য নেই যদি হালনাগাদ পৌঁছায় দল বাড়ি থেকে বেরিয়ে যাওয়ার পর, আর যে ব্যাঙ্কোয়েট শিফট শিডিউলিং সফটওয়্যার প্রকাশের জন্য ল্যাপটপ চায় তা শনিবারে ব্যবহারই হবে না।

যা কিছু এখনও ছাপানো ইভেন্ট স্টাফ শিডিউল টেমপ্লেট, ব্যাঙ্কোয়েট শিডিউল টেমপ্লেট বা শেয়ার করা ফাইলের ওপর নির্ভর করে, তা দুই সপ্তাহেই এলোমেলো হয়ে যাবে। দশজনের কম হলে Shifton সময়সীমা ছাড়াই বিনামূল্যে, যা স্প্রেডশিটের ক্যাটারিং শিডিউল টেমপ্লেট ছেড়ে আসা ছোট কোম্পানির জন্য মানানসই। বুকিং বাড়লে পেইড প্ল্যান যোগ করে একাধিক অবস্থানের পরিকল্পনা, গভীর রিপোর্টিং এবং বড় ইভেন্ট স্টাফিং কাজের জন্য দরকারি মডিউল। লক্ষ্য বদলায় না: প্রতিটি ইভেন্টে দল, প্রতিটি ঘণ্টার হিসাব, আর শ্রমের খরচ যা আপনার দেওয়া দরের সঙ্গে মেলে।