직원들이 실제로 사용하는 휴가 관리 시스템

휴가 요청은 싸움처럼 느껴져서는 안 됩니다. 그러나 많은 팀에서 실제로 그렇습니다. 누군가가 채팅 메시지로 휴가를 요청합니다. 관리자는 몇 시간 후에 답장을 보냅니다. 인사팀은 스프레드시트를 업데이트합니다. 급여 부서는 늦게 알게 됩니다. 일정이 깨지고, 팀은 결국 스트레스를 받게 됩니다.

A 휴가 관리 시스템 이 문제를 해결하여 모두가 명확한 경로를 따를 수 있도록 합니다: 요청, 승인, 추적, 계획. 혼란스러운 메시지를 간단한 휴가 승인 워크플로우로 대체하여 관리자는 배치를 보호할 수 있고, 직원은 추측 없이 생활을 계획할 수 있습니다.

휴가 관리 외에도 인력 워크플로우에 대한 간단한 출발점을 원한다면 핵심 플랫폼을 여기에서 확인할 수 있습니다: Shifton이 어떻게 작동하는지 보기

휴가 관리 시스템이 해야 할 일

좋은 시스템은 단순한 양식이 아닙니다. 그것은 실수를 줄이고 예측 가능한 결정을 만드는 과정입니다.

이를 통해 직원들이 자연스럽게 휴가 요청을 할 수 있고, 특히 모바일 사용을 포함해야 합니다. 상태를 명확하게 보여주어 "승인이 되었는가"를 다섯 번 묻지 않도록 해야 합니다. 깨끗한 기록으로 누가 요청했고, 누가 승인했으며 어떤 날짜에 관련된 것인지 지원해야 합니다.

또한 관리자에게 단순히 승인하는 것이 아니라 계획하는 데 도움을 줘야 합니다. 명확한 휴가 달력, 중복 요청에 대한 가시성, 일어날 수 있는 인력 공백을 피하는 방법을 제공합니다.

HR 부문에서는 일관성을 유지하는 규칙으로 휴가 정책 관리가 가능해야 합니다. 급여 부문에서는 유급 휴가 추적과 수작업 수정이 필요 없는 명확한 합계를 지원해야 합니다.

휴가 관리가 하루 휴가를 요청하는 것보다 어려워서는 안 됩니다. 병가 추적은 빠르게 처리되어야 하며, 왜냐하면 병가는 드물게 일주일 전에 통보되기 때문입니다.

스프레드시트와 채팅의 실패 이유

스프레드시트는 완벽한 인간에 의존하기 때문에 실패합니다. 한 사람이 셀을 업데이트하는 것을 잊어버립니다. 다른 사람은 잘못된 행을 편집합니다. 관리자가 구두로 승인하지만 아무도 기록하지 않습니다. 그러면 두 가지 진실과 신뢰가 전혀 없게 됩니다.

채팅 승인에서는 빠르게 느껴지지만 혼란을 야기합니다. 메시지는 새로운 대화 아래로 사라집니다. 새로운 관리자는 지난 분기에 무슨 일이 있었는지 볼 수 없으며, HR은 스크린샷을 뒤지지 않고는 기본적인 질문에 대답할 수 없습니다.

올바른 결근 관리 프로세스는 사용하기 쉬운 단일 출처, 도구의 조각모음이 아닌 것이 필요합니다.

엉망진창인 휴가 추적의 실제 비용

잘못된 휴가 관리는 단순히 귀찮은 문제가 아닙니다. 비용이 많이 듭니다.

관리자가 휴가를 명확히 볼 수 없을 때, 안전을 느끼기 위해 인력을 과다 배치하거나, 팀을 소진시키는 과소 배치를 할 수 있습니다. 직원들이 프로세스를 신뢰하지 않을 때, 그들은 미리 계획을 세우기를 멈추고, 비행기 예약과 같은 마지막 순간 휴가를 취합니다. 그러면 회사는 비상 모드로 운영됩니다.

또한 불공평함을 만듭니다. 누군가는 누구에게 메시지를 보내야 할지 알기 때문에 빠르게 승인을 받습니다. 다른 사람은 규칙을 따르기 때문에 더 오래 기다립니다. 시간이 지남에 따라 그것은 개인적인 일처럼 느껴지게 됩니다, 그것이 진실이 아님에도 불구하고.

좋은 휴가 관리 시스템은 프로세스를 가시적이고 일관되게 만들어, 결정이 공정하고 쉽게 설명될 수 있도록 합니다.

일상에서 효과 있는 휴가 관리를 설정하는 방법

복잡한 규칙은 필요 없습니다. 모두가 따를 수 있는 명확한 규칙이 필요합니다.

실제 생활에 맞는 휴가 유형 설정

사람들이 실제로 사용하는 작은 목록으로 시작하십시오. 대부분의 팀은 단순히 휴가, 병가, 개인 휴가, 무급 휴가만 필요합니다. 이름을 간단하게 유지하십시오. 사람들이 두 개의 유사한 옵션 사이의 차이점을 구별할 수 없다면 잘못된 옵션을 선택하게 될 것입니다.

이것은 HR 휴가 소프트웨어가 깨끗하게 유지되고 보고가 추측 게임으로 변하지 않도록 도와줍니다.

승인을 빠르고 예측 가능하게 만들기

느린 승인은 신뢰를 파괴합니다. 가장 좋은 접근 방식은 대부분의 요청에 대해 한 명의 직접 관리자가 승인하고, 특별한 경우에만 2단계로 진행하는 것입니다.

팀 내에서 빠른 것의 정의를 시작하십시오. 관리자는 영업일 기준 하루 이내에 응답합니다. 관리자가 부재 중인 경우 요청은 백업 승인자에게 전달됩니다. 이것이 어떻게 중단된 요청을 방지하고 마지막 순간의 일정 변경을 줄이는 방법입니다.

커버리지를 보호하기 위한 휴가 달력 사용

휴가 달력은 계획이 현실로 실현되는 장소입니다.

관리자들은 겹치는 부분을 한눈에 파악할 수 있어야 합니다. 직원들은 한 주가 이미 포화 상태인지 확인하여 요청하기 전에 충돌을 피할 수 있어야 합니다. 이는 거절률을 낮추고 갈등을 줄입니다.

캘린더가 신뢰할 수 있으면 사람들이 개인 일정을 이중 예약하는 것을 멈추고, 직원 스케줄도 이중 예약되지 않습니다.

휴가를 스케줄링 및 출석 관리에 연동하기

휴가는 가용성을 변경해야 합니다. 누군가가 휴가 승인을 받으면 그들은 해당 날짜 동안 근무 교대에 가능한 상태로 나타나지 않아야 합니다. 이것이 요청을 저장하는 시스템과 운영을 보호하는 시스템의 차이입니다.

교대제 팀을 관리하는 경우, 휴가와 스케줄링을 결합하면 큰 차이를 만듭니다. Shifton은 이러한 흐름을 지원합니다:휴가 요청 및 승인 도구

출석 및 급여의 깨끗한 총계를 필요로 할 때, 여기에서 휴가 결정과 시간 추적을 연결하십시오:수작업 없는 근무 시간 추적

교대 및 커버리지 리스크가 있는 팀을 위한 휴가 관리

어떤 팀은 혼잡한 휴가 추적을 다른 팀보다 더 오래 견딜 수 있습니다. 사무직 팀은 고통을 느낄 수 있지만, 교대 팀은 재앙을 느낍니다.

의료 분야에서는 한 명의 결원이 전체 부서를 과부하시킬 수 있습니다. 소매업에서는 피크 시간 동안의 공백이 수익과 고객 경험에 해를 끼칩니다. 시설 업무에서는 한 명의 기술자가 없어지면 중요한 작업이 지연될 수 있습니다.

만약 당신의 업무가 커버리지를 필요로 한다면, 휴가 관리 시스템은 단순한 HR 위생이 아니라 운영 안전입니다.

시설 팀은 매일 신뢰할 수 있는 커버리지가 필요하기 때문에 강력한 예입니다. 이 페이지는 가장 중요한 커버리지 사고방식을 보여줍니다:시설 팀이 커버리지를 유지하는 방법

직원들이 신뢰하는 프로세스를 만드는 모범 사례

시스템은 직원들이 공정하다고 믿어야만 작동합니다. 신뢰는 엄격함이 아닌 명확성에서 나옵니다.

잔고를 명확하게 보여주세요. 사람들이 얼마나 많은 PTO 추적이 가능한지 알지 못하면 계속해서 인사팀에 묻거나 요청을 제대로 하지 않을 것입니다.

누군가가 요청을 제출하기 전에 규칙을 잘 보이게 하십시오. 블랙아웃 날짜, 최소 통보 규칙, 중첩 휴가 제한이 있는 경우 일찍 보여주세요. 요청이 전송된 후까지 기다리지 마십시오.

결정을 설명 가능하게 유지하십시오. 관리자가 요청을 거절할 경우, 이유는 커버리지 제한이나 중복과 같은 간단하고 일관성이 있어야 합니다.

기록을 유지하십시오. 나중에 질문이 생길 때, 의견이 아닌 사실을 원할 것입니다.

미국의 팀을 위해, 신뢰할 수 있는 임금 및 시간 기본 지침 참조가 도움이 됩니다:공식적인 임금 및 시간 기본 지침

팀을 성가시게 하지 않는 롤아웃 계획

대부분의 롤아웃은 더 많은 일처럼 느껴지기 때문에 실패합니다. 좋은 롤아웃은 첫날부터 더 적은 일처럼 느껴집니다.

첫째, 사람들이 이미 이야기하는 방식에 맞게 휴가 유형 및 규칙을 설정하십시오. 그런 다음, 관리자를 한 가지 습관으로 교육하세요: 빠르게 승인하고 커버리지를 확인하세요. 그 후, 요청을 시스템으로 전환하고 채팅에서 승인을 받는 것을 중단하십시오. 두 채널을 열어두면 사람들은 항상 혼란스러운 것을 선택할 것입니다.

마지막으로, 처음 2주 동안 무슨 일이 일어나는지 검토하세요. 직원들이 계속해서 잘못된 휴가 유형을 선택하면 이름을 바꾸세요. 승인이 느리다면 백업 승인자를 설정하세요. 프로세스를 개선하여 노력이 느껴지지 않을 때까지 계속하세요.

자신의 팀과 함께 워크플로를 가장 빠르게 테스트하고 싶다면, 여기에서 시작하세요:Shifton 워크스페이스 생성

자주 묻는 질문

휴가 관리 시스템이란 무엇인가요?

휴가 관리 시스템은 직원들이 휴가 요청을 제출하고, 관리자들이 이를 승인하며, 정확한 기록과 잔액, 공유 휴가 캘린더를 유지하는 데 도움을 주는 소프트웨어입니다.

좋은 휴가 승인 워크플로우는 어떻게 생겨야 할까요?

요청을 적절한 관리자에게 전달하고, 상태를 명확히 보여주며, 결정의 기록을 유지하고, 누군가 부재 중일 때 요청이 중단되지 않도록 해야 합니다.

이것이 결근 관리에 어떻게 도움이 되나요?

누가 언제 부재 중인지에 대한 신뢰할 수 있는 정보를 제공하여, 미리 인력을 계획하고, 마지막 순간의 인력 부족을 피할 수 있습니다.

PTO 추적과 유급 휴가 추적도 처리할 수 있나요?

네. 적절한 시스템은 잔액과 휴가 총계를 추적하여 직원들이 사용할 수 있는 휴가를 알고, 급여 처리가 수작업 수정 없이 이루어지도록 합니다.

병가 추적은 어떻게 처리해야 하나요?

빠르고 간단하게 처리하세요. 병가는 종종 예고 없이 발생하므로 시스템이 빠른 요청과 명확한 문서를 여분의 절차 없이 허용해야 합니다.

팀들이 HR 휴가 소프트웨어 채택에 실패하는 가장 큰 이유는 무엇인가요?

채팅으로 휴가를 승인하면서 동시에 시스템 사용을 요청합니다. 하나의 채널을 선택하고 관리자가 빠르게 응답하도록 훈련하면 습관이 정착됩니다.

휴가 관리에서 충돌을 줄이려면 어떻게 해야 하나요?

겹침과 인력 한계를 미리 보여 주는 휴가 캘린더를 사용하세요. 직원들이 요청 제출 전에 충돌을 확인할 수 있을 때, 요청이 더 스마트해지고 승인 속도가 빨라집니다.