Systém, který podporuje správa dovolených a zaměstnanci jej skutečně používají

Volno by nemělo připadat jako boj. Ale v mnoha týmech ano. Někdo požádá o dovolenou ve zprávě na chatu. Manažer odpoví o hodiny později. HR aktualizuje tabulku. Mzdová účtárna se to dozví příliš pozdě. Rozvrh se zhroutí a tým skončí ve stresu.

A systém správy absencíto řeší tím, že dává všem jednu jasnou cestu: požádat, schválit, sledovat a plánovat. Nahrazuje chaotické zprávy jednoduchým schvalovacím pracovním tokem, takže manažeři mohou chránit pokrytí a zaměstnanci mohou plánovat své životy bez hádání.

Pokud chcete jednoduchý výchozí bod pro pracovní postupy nad rámec volna, můžete se podívat na jádrovou platformu zde: podívejte se, jak Shifton funguje

Co by měl dělat systém správy absencí

Dobrý systém není jen formulář. Je to proces, který snižuje chyby a činí rozhodnutí předvídatelnými.

Měl by zpracovávat žádosti o volno způsobem, který je pro zaměstnance přirozený, včetně mobilního použití. Měl by jasně zobrazovat status, aby se nikdo neptal ‚schválili jste to‘ pětkrát. Měl by podporovat sledování absencí zaměstnanců s přehlednou historií, kdo požádal, kdo schválil a jaké termíny byly zahrnuty.

Měl by také pomáhat manažerům s plánováním, nejen se schvalováním. To znamená jasný kalendář absencí, přehled o překrývajících se žádostech a způsob, jak předejít výpadkům ve zaměstnání, než k nim dojde.

Pro HR by měl podporovat správu pravidel absence s konzistentními pravidly. Pro mzdovou agendu by měl podporovat sledování placeného volna a čisté součty, které nevyžadují ruční úpravy na konci měsíce.

Správa dovolené by neměla být náročnější než požádat o den volna. Sledování nemocenské by mělo být rychlé, protože nemocenské dny zřídka přicházejí s týdenním předstihem.

Proč tabulky a chaty selhávají

Tabulky selhávají, protože závisí na dokonalých lidech. Někdo zapomene aktualizovat buňku. Jiná osoba upraví špatný řádek. Manažer něco schválí ústně a nikdo to nezaznamená. Brzy máte dvě pravdy a žádnou důvěru.

Schválení přes chat působí rychle, ale vytváří zmatek. Zprávy mizí pod novými konverzacemi. Nový manažer nemůže vidět, co se stalo minulý čtvrtletí. HR nemůže odpovědět na základní otázky bez prošmejdění screenshotů.

Správný proces správy absencí potřebuje jediný zdroj pravdy, který je snadno použitelný, nikoli slepenec nástrojů.

Skutečné náklady na chaotické sledování volna

Špatná správa absencí není jen nepříjemná. Je drahá.

Když manažeři nemohou jasně vidět volno, personálně posílí, jen aby se cítili bezpečně. Nebo podstaví a tým vyhoří. Když zaměstnanci nedůvěřují procesu, přestanou plánovat dopředu. Berou volno na poslední chvíli a podnik běží v panickém režimu.

Vytváří to také nespravedlnost. Někteří lidé dostanou schválení rychle, protože vědí, komu poslat zprávu. Jiní čekají déle, protože dodržují pravidla. Postupem času to působí osobně, i když není.

Dobrý systém správy absencí činí proces viditelným a konzistentním, takže rozhodnutí působí spravedlivě a snadno se vysvětlují.

Jak nastavit správa dovolených tak, aby fungovala každý den

Nepotřebujete složitá pravidla. Potřebujete jasná pravidla, která mohou všichni dodržovat.

Nastavte typy volna pro lepší správa dovolených v praxi

Začněte s malým seznamem, který lidé skutečně používají. Většina týmů potřebuje jen dovolenou, nemocenskou, osobní volno a neplacené volno. Udržujte názvy jednoduché. Pokud lidé nemohou rozeznat rozdíl mezi dvěma podobnými možnostmi, vyberou tu špatnou.

To pomáhá HR softwaru pro správu absencí zůstat čistým a zabraňuje tomu, aby se z reportování stávalo hádání.

Udělejte schválení rychlá a předvídatelná

Pomalá schválení ničí důvěru. Nejlepší přístup je obvykle jedno přímé schválení manažera pro většinu žádostí, a druhý krok pouze ve zvláštních případech.

Definujte, co znamená rychle ve vašem týmu. Manažeři odpovídají do jednoho pracovního dne. Když je manažer pryč, žádost putuje náhradnímu schválilo. Takto předejdete žádostem, které uvíznou, a redukujete změny rozvrhu na poslední chvíli.

Použijte kalendář volna k ochraně pokrytí

Kalendář volna je tam, kde se plánování stává skutečným.

Manažeři by měli být schopni na první pohled zjistit, zda se pracoviště nepřekrývá. Zaměstnanci by měli vidět, jestli je týden již přeplněn, a tím zabránit konfliktům ještě před podáním žádosti. To snižuje míru odmítnutí a snižuje konflikty.

Když je váš kalendář spolehlivý, lidé přestanou zdvojovat rezervace ve svém životě a vy přestanete zdvojovat rezervace personálu.

Propojte dovolenou s plánováním a docházkou

Dovolená by měla změnit dostupnost. Pokud je někomu schválena dovolená, neměl by být během těchto dnů k dispozici na směny. To je rozdíl mezi systémem, který ukládá žádosti, a systémem, který chrání provoz.

Pokud řídíte týmy založené na směnách, kombinace dovolené s plánováním dělá velký rozdíl. Shifton podporuje tento druh toku zde:nástroje pro žádost o dovolenou a její schválení

Když také potřebujete čisté součty pro docházku a mzdy, spojte rozhodnutí o dovolené se sledováním hodin zde:sledování pracovních hodin bez manuálních výkazů

Správa dovolené pro týmy se směnami a riziky pokrytí

Některé týmy mohou vydržet chaotické sledování dovolené déle než jiné. Tým v kanceláři může cítit bolest, ale tým ve směnách pocítí katastrofu.

Ve zdravotnictví může absence jedné osoby přetížit celé oddělení. V maloobchodě mezera během špičkových hodin poškozuje příjmy a zkušenosti zákazníků. Při práci na zařízení může absence jednoho technika zpozdit kritické úkoly.

Pokud vaše práce závisí na pokrytí, systém správy dovolené není jen otázkou HR hygieny. Je to věc provozní bezpečnosti.

Týmy zařízení jsou silným příkladem, protože potřebují spolehlivé pokrytí každý den. Tato stránka ukazuje druh myšlení o pokrytí, který je nejdůležitější:jak týmy zařízení zůstávají pokryté

Nejlepší postupy, které zvyšují důvěru zaměstnanců v proces

Systém funguje pouze tehdy, pokud zaměstnanci věří, že je spravedlivý. Důvěra pochází z jasnosti, nikoliv z přísnosti.

Zobrazte zůstatky jasně. Pokud lidé nevědí, kolik sledování PTO je dostupné, budou se neustále ptát HR nebo přestanou správně žádat.

Zveřejněte pravidla před tím, než někdo podá žádost. Pokud jsou zde dny blokování, pravidla o minimálním oznámení nebo omezení na překrývající se dovolenou, ukažte to včas. Nečekejte, až po odeslání žádosti.

Udržujte rozhodnutí vysvětlitelná. Když manažer odmítne žádost, důvod by měl být jednoduchý a konzistentní, jako jsou limity pokrytí nebo překrývání.

Udržujte historii. Když se později vyskytnou otázky, potřebujete fakta, ne názory.

Pro týmy v USA pomáhá odkazovat se na důvěryhodné pokyny o základech mezd a hodin:oficiální základy mezd a hodin

Plán zavádění, který tým nebude obtěžovat

Většina zavádění selhává, protože působí jako další práce. Dobré zavádění vypadá již od prvního dne jako méně práce.

Nejdříve nastavte typy dovolené a pravidla způsobem, který odpovídá tomu, jak lidé již hovoří. Poté proškolte manažery na jediném zvyku: rychle schvalovat a kontrolovat pokrytí. Poté přesuňte žádosti do systému a přestaňte přijímat schválení v chatu. Pokud necháte otevřené dva kanály, lidé si vždy vyberou ten chaotický.

Nakonec přezkoumejte, co se děje v prvních dvou týdnech. Pokud zaměstnanci stále vybírají špatný typ dovolené, přejmenujte ho. Pokud jsou schválení pomalá, určete záložního schvalovatele. Neustále zlepšujte proces, dokud nebude bez námahy.

Pokud chcete nejrychlejší způsob otestovat pracovní postup s vlastním týmem, začněte zde:vytvořte si svůj prostor Shifton

Časté dotazy

Co je systém správy dovolené?

Systém pro správu dovolené je software, který pomáhá zaměstnancům podávat žádosti o volno a manažerům je schvalovat, přitom udržuje přesné záznamy, zůstatky a sdílený kalendář dovolených.

Jak by měl vypadat dobrý schvalovací proces žádostí o dovolenou?

Měl by směrovat žádosti k správnému manažerovi, přehledně zobrazovat status, uchovávat historii rozhodnutí a zamezit tomu, aby se žádosti zasekly, když je někdo mimo kancelář.

Jak to pomáhá s řízením absence?

Poskytuje jeden spolehlivý zdroj informací o tom, kdo je kdy pryč, takže můžete plánovat pokrytí dříve a vyhnout se náhlým personálním výpadkům na poslední chvíli.

Může to řešit sledování dovolené PTO a placené dovolené?

Ano. Správný systém sleduje zůstatky a celkové počty dní dovolené, takže zaměstnanci vědí, co mají k dispozici, a mzdová účtárna může zpracovávat volno bez manuálních korekcí.

Jak bychom měli zvládat sledování nemocenské?

Udělejte to rychle a jednoduše. Nemocenská často nastává bez předchozího oznámení, takže systém by měl umožnit rychlé podávání žádostí a jasnou dokumentaci bez zbytečných kroků navíc.

Jaký je největší důvod, proč týmy neadoptují HR software pro správu volna?

Pokračují ve schvalování volna přes chat, zatímco lidi zároveň žádají, aby používali systém. Vyberte jeden kanál, vyškolte manažery k rychlým reakcím a zvyk se uchytí.

Jak snížit konflikty v řízení dovolených?

Používejte kalendář dovolených, který ukazuje překrytí a limity pracovníků včas. Když zaměstnanci mohou vidět konflikty před podáním žádosti, žádosti se stanou inteligentnějšími a schvalování rychlejším.