Često se suočavamo s pojmom planiranja u našem svakodnevnom životu. Jednom godišnje pažljivo i temeljito planiramo svoja putovanja, rjeđe razmišljamo o promjeni radnog mjesta ili slavljenju godišnjica i dana vjenčanja. Naravno, gotovo svi planiramo kako će se mjesečni proračun potrošiti i kako će se obiteljska sredstva raspodijeliti. Nažalost, mnogi vlasnici tvrtki i zaposlenici na vrhu zaboravljaju na nužnost predviđanja potražnje za radnom snagom. Još je zanimljivije da postoje generalni direktori koji ne koriste profesionalne HR menadžere. Sami provode intervjue i upravljaju zaposlenicima. Ovaj članak pokušat će objasniti što je predviđanje potražnje za radnom snagom i dokazati da je to nužan i ključan dio vođenja bilo koje tvrtke.
Svi razumijemo da je teže postići uspjeh bez kvalificiranog osoblja nego s timom stručnjaka. Zato generalni direktor ili HR menadžer mora pravilno procijeniti potražnju za radnom snagom, odabrati najučinkovitije metode izračuna i pronaći izvore za pokrivanje te potrebe prije nego što potraži nove zaposlenike. No prije nego što dođemo do toga, moramo početi s osnovama i razumjeti što znači predviđanje potražnje za radnom snagom.
Predviđanje potražnje za radnom snagom dio je većeg procesa planiranja radne snage. Njegov je glavni cilj napraviti popis potrebnih pozicija i stručnjaka koji mogu postati ključni u rastu poslovanja tvrtke, postizanju ciljeva i prekretnica u bliskoj budućnosti.
Ciljevi planiranja radne snage:
-
Osigurati tvrtku s potrebnim zaposlenicima uz niske troškove vremena i financija;
-
Opskrbljivanje poslovanja ispravnim, profesionalnim radnicima u najkraćem mogućem roku;
-
Predviđanje potražnje za radnom snagom omogućuje smanjenje nepotrebnih segmenata radne snage ili optimizaciju njihovog rada
-
Pravilno planiranje i raspoređivanje zaposlenika osigurava pravilnu i vrlo učinkovitu upotrebu bilo kojeg zaposlenikovog resursa, temeljenog na njihovim vještinama, znanju i sposobnostima.
Faktori koje treba uzeti u obzir za pravilno planiranje radne snage:
-
Kakva je financijska situacija u vašoj tvrtki i kakvo je trenutno opće stanje ekonomije?;
-
Reorganizacija radne snage (planovi za smanjenje, otpuštanje ili premještanje zaposlenika na nove pozicije. Također je potrebno razmotriti umirovljenja i porodiljne dopuste);
-
Analiziranje i razumijevanje situacije na tržištu rada i među vašim konkurentima je još jedna ključna točka;
-
Razina plaća u tvrtki;
-
Možda jedan od najvažnijih faktora je imati strateške planove i ciljeve za tvrtku.
Znanje u kojoj fazi razvoja se vaša tvrtka trenutno nalazi mora biti jedan od faktora kojeg biste trebali biti svjesni prilikom predviđanja potražnje za radnom snagom. U većini slučajeva učinkovito planiranje može se postići tijekom razdoblja aktivnog rasta i u vrijeme osnivanja poduzeća.
Prije nego što se uhvatite u koštac s predviđanjem potražnje za radnom snagom, također je ključno razumjeti da je to proces uzastopnih, promišljenih akcija i odluka koji imaju jasne ciljeve ispred sebe. Glavni cilj planiranja leži u ideji da bilo koje poduzeće ili uspješna direktorija tvrtke mora zaposliti i angažirati prilično kvalificirano osoblje na svim pozicijama kako bi se rad mogao obaviti kvalitetno i učinkovito.
Vrste predviđanja potražnje za radnom snagom:
-
Strateško ili dugoročno planiranje;
-
Taktičko (situacijsko) planiranje.
Tijekom strateškog planiranja ključno je osmisliti program usmjeren na otkrivanje potencijalnih zaposlenika koji bi u budućnosti mogli biti potrebni tvrtki. Ovaj proces također zahtijeva stvaranje strateškog programa razvoja ljudskih resursa koji istovremeno procjenjuje nužnost ovih resursa na duge staze.
Taktičko planiranje zahtijeva pažljivu analizu potražnje u organizaciji zaposlenika tijekom razdoblja koje određuje izvršni direktor. Na primjer, može obuhvatiti mjesec, kvartal ili godinu. Ova potreba će ovisiti o nekoliko faktora: razina fluktuacije zaposlenika u određenom razdoblju, broj umirovljenja, porodiljnih odmora kao i smanjenje osoblja.
Periodi planiranja radne snage
-
Kratkoročno planiranje — planiranje do 2 godine;
-
Srednjoročno planiranje — strategija za 2 do 5 godina;
-
Dugoročno planiranje — planiranje sljedećih 5 godina i dalje od toga.
Zamislimo na trenutak da ste novi voditelj tvrtke ili HR stručnjak. S čime biste prvo trebali početi kada je riječ o predviđanju potražnje za radnom snagom?
Prvo morate prikupiti informacije o rezultatima i važnim ciljevima koje tvrtka mora postići u narednom kvartalu ili godini. Ako ste HR stručnjak, dobiti te informacije od svojih nadređenih. Zatim proučite sve kratkoročne i dugoročne ciljeve, zadatke i planove poduzeća.
U većini slučajeva, računovođe i direktori odjela pomoći će vam da shvatite poduzeće u kojem radite i njegove planove, bez obzira radite li u ljudskim resursima ili vodite tvrtku.
Stvari potrebne za uspješno planiranje:
-
Prvo, morate pažljivo pregledati podatke o zaposlenicima. Morat ćete se dohvatiti osobnih datoteka, podijeliti upitnike, i prikupiti informacije o vještinama i sposobnostima zaposlenika koje nisu vezane uz rad obavljen u poduzeću;
-
Raspored rada ili plan svih zaposlenika tvrtke;
-
Podaci o postotku fluktuacije zaposlenika na raznim pozicijama unutar odjela.
U ovoj fazi obavlja se temeljita analiza potražnje za radnom snagom u tvrtki za razne pozicije za određeno vremensko razdoblje. Tada odgovarate na veliki broj pitanja koja su bitna za proces planiranja: koliko zaposlenika treba zaposliti, koliko kvalificirani moraju biti, a što je još važnije, kada će određeni radnici biti potrebni da popune određene pozicije.
Tijekom ovog procesa također donosite odluku hoćete li uključiti interne ljudske resurse ili je reprogramiranje postojećih zaposlenika financijski razumnija odluka.
Nije važno jeste li generalni direktor ili HR profesionalac. Zapamtite da svaki proces mora biti uzastopan, temeljen na odmjerenim odlukama i sustavnom pristupu. Čim počnete shvaćati svoj posao, na koji ste posvetili cijeli svoj život, malo ozbiljnije, moći ćete svaki zadatak, čak i tako složen kao planiranje radne snage, obaviti s lakoćom, strašću i žarom.
