الحلول البسيطة للجدولة، بما في ذلك Microsoft Word وExcel، بالكاد تحافظ على سير العمل بشكل ثابت. مع دخول العديد من الصناعات، بما في ذلك المطاعم والصحة والتجزئة والاستعانة بمصادر خارجية، إلى العصر الرقمي، ظهرت المئات من منتجات برمجيات الجدولة التي سهلت بشكل كبير عملية إنشاء الجداول الزمنية.
قبل الانتقال إلى إمكانيات برامج الجدولة الحديثة، من الضروري التعرف على أنواع الجداول الزمنية للعمل.
ما نوع الجداول التي يمكن إعدادها في صانع جداول الموظفين
بالطبع، تستخدم معظم الشركات الحديثة نوع الجدول الزمني الثابت لبساطته: نفس عدد الساعات والأيام كل أسبوع - على سبيل المثال، عندما تعمل شركة من الاثنين إلى الجمعة من 9 صباحًا إلى 6 مساءً. يُستخدم هذا النظام في الصيدليات والمتاجر الصغيرة وخدمات العملاء والمنظمات الحكومية. في بعض الحالات، يمكن للموظفين العمل لساعات إضافية للحصول على مزيد من الأجر.
مرن
على الورق، يبدو هذا وسيلة مثالية لتنظيم القوة العاملة: يتفق الموظفون وأصحاب العمل على عدد الساعات والأيام التي يجب تلبيتها أسبوعيًا. يمكنهم العمل 20-30 ساعة في الأسبوع متى شاؤوا أو خلال وقت معين من اليوم. تصبح الأمور معقدة عندما يرغب معظم الموظفين في جدول زمني مرن. إذا لم يكن هذا كافيًا للتعامل معه، فهناك عدد من الأنواع الفرعية للجدول الزمني المرن:
الأسبوع المضغوط. يأخذ هذا التنوع من الجدول الزمني المرن أسبوعًا من 40 ساعة ويجعله في بضعة أيام. على سبيل المثال، يمكن للموظف أن يعمل ثلاثة أيام من 12 ساعة أو أربعة أيام من 10 ساعات ولكن يحصل على يوم إضافي أو يومين.
مرن. إذا اختار الموظفون هذا الخيار، يمكنهم اختيار الوقت الذي تنتهي فيه نوبتهم وتبدأ، لكن يجب أن يعملوا نفس عدد الساعات كل يوم،
بيئة العمل القائمة على النتيجة. لا يتطلب احتساب الساعات العمل للحصول على الراتب، ولكن بدلاً من ذلك، تعتمد المدفوعات على كمية العمل المنجز: المهام المكتملة والموعد النهائي المحقق.
النوبة المنقسمة. يسمح هذا النوع من الجدول الزمني المرن بتقسيم النوبة بين ساعات مختلفة من اليوم. يمكن للعامل العمل لمدة 3 ساعات في الصباح و4 ساعات في المساء.
دوار
الجدول الزمني الدوار هو الأقل استخدامًا، لكنه مع ذلك حي ويعمل وهو نوع الجدول الزمني الذي يسمح للأعمال بالعمل 24/7 بتقسيم دورة الإنتاج إلى ثلاث نوبات: النهار، المتأرجحة، والليل. يُوجد هذا النوع من تنظيم جداول العمل في الغالب في أعمال البناء والمستشفيات ومحطات الطاقة وأعمال الطرق.
تتغير نوبات الموظفين أسبوعيًا أو ربع سنويًا، بناءً على متطلبات العمل. على سبيل المثال، قد يعمل أولئك الذين يعملون في وظائف البناء في النوبة الليلية لمدة أسبوع ثم يتحولون إلى النهار في الأسبوع التالي. قد يجد الموظفون هذا صعبًا بسبب ضرورة تغيير نمط النوم وتناول الطعام باستمرار.
لماذا التبديل إلى صانع جداول الموظفين
قد تبدو هذه الأنواع من الجداول صعبة التحكم بعض الشيء، ولكن لحسن الحظ هناك وفرة من مولدات جداول الموظفين. تقدم معالم متعددة تجعل الجدولة سهلة لمختلف أنواع الأعمال، مهما كانت خياراتهم لجميع العاملين أو مجموعة منهم.
يمكن تحقيق ذلك بفضل الإعدادات المختلفة التي يقدمها هذا البرنامج:
توليد الجداول يمكن للمستخدمين إنشاء جداول، بغض النظر عن النوع الذي يختارون العمل به. تقدم معظم برامج الجدولة عبر الإنترنت إمكانية إنشاء عدد من القوالب والجداول الزمنية للنوبات.
إدارة النوبات إذا كانت هناك تغييرات في مدة النوبة، يمكن تعديلها أثناء العمل. على سبيل المثال، إذا أراد موظف العمل لساعات أطول ولكن بأيام أقل، يمكن حذف بعض نوباتهم، بينما يتم تمديد أو تقصير نوبات أخرى لفترة معينة. يمكن حذف النوبات التي لم تُخصص لأي موظف أو تسلّم من قبل عاملين آخرين.
استبدال النوبات إذا حدثت أي ظروف غير متوقعة، يمكن للموظفين بسهولة استبدال النوبات مع بعضهم البعض، لتجنب تضييع الوقت في استبدال النوبات باستخدام برامج الجهات الخارجية والحفاظ على سير العمل تحت السيطرة. قد يكون هناك عدد من الحالات التي تكون فيها هذه الميزة مفيدة. مع ذلك، يجب على الإدارة تأكيد هذه الطلبات للحفاظ على السيطرة على تنظيم القوة العاملة.
طلبات الإجازات أخيرًا وليس آخرًا، تقدم معظم حلول جدولة الموظفين الحديثة طريقة للموظفين لطلب الإجازات. ربما يكونون متعبين جدًا، يحتاجون إلى عطلة، أو لن يحضروا غدًا بسبب المرض. يمكن القيام بذلك دون استخدام أي خدمة طرف ثالث. في بعض الحالات، يتمكن المستخدمون من إرفاق وثائق لتأكيد أن غيابهم مبني على دليل متين.
هناك وفرة من منتجات البرمجيات المشابهة المتاحة حاليًا في السوق. يتميزون بمعالم مختلفة من المذكورة أعلاه وبعضها الخاص بها. مع ذلك، لا يمكننا إلا أن نوصي بشدة بخدمة شيفتون لجدولة الخدمة. توفر لأصحاب الشركات طريقة سريعة لإنشاء وتطبيق جداول العمل لأي عدد من الموظفين مع معالم مختلفة و نظام جدولة مرن.
خدمة شيفتون هي واحدة من منتجات البرامج المتاحة حاليًا في السوق لتحديد جداول الموظفين.
