Vztahy mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci jsou základem pro vytváření mikroklimatu v jakékoli organizaci. Mnoho generálních ředitelů selhává při osvojování principů efektivní komunikace se zaměstnanci a věří, že přirozeně ovládají efektivní komunikační dovednosti. Nezapomínejme, že žijeme v neustále se měnících a dynamických časech. Moderní pracovní trh je plný sebevědomých a soutěživých zástupců různých profesí. V minulosti se očekávalo, že zaměstnanci budou tiše snášet neopodstatněnou agresi, předsudky, tresty a výtky. Dnes i ti méně kvalifikovaní pracovníci jednají s respektem a mění zaměstnání podle libosti, aniž by se báli, že nebudou na pracovním trhu žádaní. Mnoho zkušených zaměstnavatelů ví, jak těžké je najít kvalifikované, poctivé a loajální zaměstnance. Proto hraje jemně naladěná organizační komunikace důležitou roli v jakékoli firmě. Aby podnik fungoval jako hodinky, musejí se zaměstnanci i zaměstnavatelé kompromisně domlouvat o každém vysloveném a slyšeném slovu, a přitom si zachovat úroveň zdvořilosti. Zkusme tedy zjistit, jaké jsou správné způsoby komunikace se zaměstnanci a jaká opatření je třeba zavést, aby váš tým byl nejefektivnější pracovní silou, kterou jste kdy měli potěšení řídit.
Nejčastěji používané techniky interní komunikace
Být hlavou společnosti není nejjednodušší věc. Finanční odpovědnost a samotní zaměstnanci jsou vaše zodpovědnost. Vedoucí manažer musí být moudrý, flexibilní, neustále zvažovat svá rozhodnutí a znát správné způsoby delegování pravomocí. Existuje mnoho seminářů, webinářů a školení o řízení týmů, kde můžete získat potřebné znalosti a dovednosti. Každý zaměstnavatel s úctou k sobě by měl navštívit alespoň jeden z těchto seminářů, aby držel krok s nejnovějšími trendy v náboru a řízení zaměstnanců. Měli byste také pracovat na svém vlastním stylu řízení zaměstnanců.
Obvykle existuje několik technik interní komunikace, které se probírají během různých profesních školení:
-
Autoritářský. Všechna důležitá rozhodnutí činí výhradně zaměstnavatel. Uplatňuje přísnou systémovou kontrolu nad plněním všech úkolů. Za tohoto vedení jsou všechny iniciativy a individualita tvrdě potlačovány.
-
Anarchistický. Zaměstnavatel se snaží zůstat co nejvíce mimo každodenní činnost společnosti a práci zaměstnanců, nechává věci volně plynout a zříká se veškeré odpovědnosti za výsledky.
-
Demokratický. Zaměstnavatel se snaží zvyšovat roli zaměstnanců v rozhodovacím procesu, dává jim příležitost vyjádřit svůj názor a učinit rozhodnutí druhotného významu samostatně. Navíc se pravidelně diskutují všechna nová řešení, kolektivní cíle a cíle společnosti, přičemž každý pracovník má právo hlasovat.
Kromě toho mohou zaměstnavatelé využívat společnou kreativitu v řízení zaměstnanců. Jádrem tohoto stylu spočívá dosažení pozitivních výsledků, stanovených cílů a úkolů společnými silami zaměstnanců a zaměstnavatele.
Každá z těchto metod je dobrá svým způsobem a vhodná za určitých okolností. Autoritářský přístup dosahuje poměrně slušných výsledků díky neustálé kontrole, ale lze jej použít pouze v kritických situacích. Demokratická metoda může být implementována, když je vedoucí společnosti velmi inteligentní a má dobré manažerské schopnosti. Bez toho je prakticky nemožné získat dobrý výsledek z demokratické techniky interní komunikace.
Zkušený vlastník společnosti musí mít určitý stupeň předvídavosti. Především musí analyzovat chování a charakterové vlastnosti všech členů týmu, určit potenciál všech zaměstnanců, předvídat možnost různých situací. Všechny tyto faktory musí být zohledněny při hledání správného stylu organizační komunikace.
Zpětná vazba je cennou dovedností při komunikaci se zaměstnanci
Schopnost nastavit správnou zpětnou vazbu je již dlouhou dobu považována za jednu z nejdůležitějších komunikačních dovedností nezbytných pro efektivní komunikaci se zaměstnanci mezi vedoucími společností. I mladí a zkušení generální ředitelé musí být schopni mluvit se zaměstnanci, řešit případné nepřesnosti, chválit nebo upozornit na věci, které by se daly zlepšit, správně delegovat pravomoci, poskytovat rady k různým úkolům. Komunikace se zaměstnanci by pro CEO neměla být problémem. Vedoucí společnosti musí být schopen komunikovat s jakýmkoli zaměstnancem, i s těmi nejneústupnějšími a nejkapričnějšími, protože správná zpětná vazba je základním kamenem vzájemně prospěšné komunikace. Zpočátku se zdá, že svolat pracovníka k projednání záležitostí, se kterými máte problémy, je nejjednodušší věc na světě. Ukazuje se, že není snadné vůbec. Většina psychologických a sociologických výzkumů prováděných stovkami společností po celém světě ukázala, že zpětná vazba je nejproblematičtější částí vztahů mezi zaměstnanci a zaměstnavateli. Mnoho pracovníků je stresováno během špatně vedených osobních rozhovorů s nadřízenými a kvůli absenci správně zavedeného procesu zpětné vazby. Bojí se vyjádřit svůj názor, cítí se nedoceněně, bezcenně a poníženě. Neexistující nebo špatně nastavený systém zpětné vazby dezorientuje pracovníky v organizaci a snižuje jejich chuť směřovat ke společnému cíli. Talentovaný a moudrý CEO musí pochopit, že zpětná vazba je dobrý nástroj, který umožňuje:
-
Opravit chování zaměstnance v týmu
-
Směřovat zaměstnance k růstu a rozvoji v určitém oddělení
-
Vyjádřit vděčnost a zdůraznit důležitost zaměstnance
-
Motivovat pracovníky k novým úspěchům
-
Stanovit důvod nevhodného chování zaměstnance
Podívejme se nyní na některé techniky interní komunikace, které vám pomohou nastavit správný systém zpětné vazby. Dodržováním těchto postupů budete schopni snadno komunikovat se svými zaměstnanci.
Pravidlo č. 1: Buďte přesní s cíli
Před schůzkou se zaměstnancem pochopte, jakého cíle sledujete, a zapište si ho na kus papíru. Zeptejte se sami sebe: „Co chci z této schůzky dosáhnout?“ Tímto způsobem si usnadníte konverzaci.
Pravidlo č. 2: Mějte čas a místo pro rozhovory
Je zásadní, abyste při rozhovoru se zaměstnancem diskutovali pouze o nedávných událostech. Nejlepší praxí je kontaktovat zaměstnance a diskutovat o události, která se mu nedávno stala. Nemá smysl zmiňovat, když přišel pozdě do práce před 3 lety, pokud během posledního týdne přicházel pozdě. Když jste viděli, že někteří zaměstnanci včera nebo před několika dny čelili problémům s projektem, je čas tuto otázku projednat a poskytnout nějaké rady.
Pravidlo č. 3: Zapojte zaměstnance do diskuzí
Všichni zaměstnanci napříč všemi společnostmi chtějí být potřební, důležití a slyšet. Nechte své zaměstnance, aby vyjádřili své myšlenky. Za prvé, je to dobrý způsob, jak podpořit nezávislost pracovníků a odpovědnost za rozhodnutí, která budete během diskuse činit. Za druhé, pokud zaměstnancům odepřete právo vyjádřit svůj názor, můžete si odepřít užitečné informace a dostat se do nepříjemné situace. Můžete také zjistit skutečný potenciál konkrétního zaměstnance, získat pár dobrých nápadů a dokonce získat nové zkušenosti.
Pravidlo č. 4: Chvalte veřejně, kritizujte soukromě
Toto je velmi důležité pravidlo! Existuje k tomu mnoho důvodů. Veřejná kritika ponižuje a hluboce demotivuje zaměstnance. Nemůže dojít k žádné správné komunikaci, pokud si vedoucí společnosti dovolí veřejně kritizovat zaměstnance s špetkou posměchu. Pochopte, že pokud to uděláte některým zaměstnancům, uděláte to i dalším pracovníkům, což vás okamžitě postaví na jejich špatnou stranu. Chvála by měla být udělena upřímně, ať už veřejně nebo soukromě.
Pravidlo č. 5: Diskutujte o událostech a činnostech
Není vhodné se na někoho osobně obracet a za žádných okolností nasazovat nálepky. Při rozhovorech se svými zaměstnanci, ať už soukromě nebo kolektivně, se zaměřte pouze na události a činnosti, ne na pracovníky. Je opravdu snadné někoho označit nebo urazit, ale může trvat měsíce či roky, než znovu nastolíte týmovou komunikaci.
Způsob, jakým komunikujete se svými zaměstnanci a který styl komunikace používáte, závisí zcela na vás. Můžete ignorovat naše rady a selhat při zavádění zpětné vazby se zaměstnanci, avšak tím bude vaše kariéra velmi krátká. Jako generální ředitel byste měli pochopit jednu jednoduchou věc: Vy i vaši zaměstnanci musíte být orientováni na dosažení společných cílů a úkolů i na co nejpříjemnější atmosféru v týmu. Hodně štěstí, milí zaměstnavatelé. Nezanedbávejte zlepšování svých dovedností a dosáhnete všeho!
